Komunikasi bisnis merupakan cara tepat untuk menentukan keputusan bisnismu. Lalu apa saja unsur-unsur komunikasi bisnis? Simak di sini.
Cara kita berinteraksi dengan orang lain merupakan kebiasaan yang tidak dapat dihindari. Sebagai makhluk sosial, kita membutuhkan komunikasi dalam berbagai aspek kehidupan.
Tidak hanya untuk kebutuhan sehari-hari, tetapi komunikasi juga memiliki berbagai bentuk, salah satunya adalah komunikasi bisnis.
Sebuah organisasi atau perusahaan bukanlah entitas tanpa wajah; di dalamnya terdapat sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi yang efektif memainkan peran kunci dalam mempengaruhi proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan atau organisasi.
Untuk lebih memahami unsur-unsur komunikasi bisnis, mari kita telusuri pembahasan selengkapnya di bawah ini!
Baca Juga: 4 Faktor Yang Mempengaruhi Kurva Permintaan Dan Penawaran Dalam Bisnis
Pengertian Komunikasi Bisnis
Sebelum masuk ke topik unsur-unsur komunikasi bisnis, penting untuk memahami konsep dasar dari komunikasi bisnis itu sendiri.
Hal ini krusial dalam menjalankan bisnis atau perusahaan dengan efektif.
Secara umum, komunikasi bisnis merujuk pada pertukaran pesan, baik secara verbal maupun non-verbal, di antara individu-individu di dalam dan di luar suatu perusahaan.
Pesan-pesan ini mencakup gagasan, ide, pendapat, dan informasi yang bisa disampaikan baik secara pribadi maupun tidak langsung.
Dalam konteks lain, komunikasi bisnis bisa diartikan sebagai cara di mana karyawan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.
Menurut Purwanto (2003), komunikasi bisnis adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua pihak, kelompok kecil, atau dalam suatu lingkungan, dengan tujuan memengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi.
Apa yang membuat unsur-unsur komunikasi bisnis menjadi sangat vital?
Ini menjadi kunci dalam melaksanakan berbagai kegiatan, seperti penyusunan proposal, perencanaan ide bisnis baru, presentasi bisnis, pengambilan keputusan, negosiasi, hingga operasional dalam layanan penjualan.
Efektivitas seluruh kegiatan ini sangat tergantung pada bagaimana proses komunikasi dijalankan.
Baca Juga: Untung Rugi Bisnis Sepak Bola, Bagaimana Prospeknya?
Unsur-unsur Komunikasi Bisnis
Setelah memahami apa itu komunikasi bisnis, penting untuk mengetahui unsur-unsur komunikasi bisnis.
Unsur-unsur ini menjadi elemen kunci yang perlu diperhatikan agar komunikasi dapat berlangsung dengan lancar. Jadi, apa saja unsur-unsur komunikasi bisnis tersebut?
1. Memiliki Tujuan
Komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan dan sejalan dengan tujuan organisasi atau lembaga terkait.
Tujuan tersebut dapat bersifat formal atau informal, namun tidak boleh bersifat sosial kecuali jika dapat mendukung pencapaian tujuan utama organisasi atau lembaga tersebut.
Kejelasan tujuan dalam komunikasi bisnis sangat penting untuk memastikan keterarahannya dan konsistensi dengan strategi organisasi atau lembaga.
Hal ini juga membantu mencapai efektivitas komunikasi dalam mencapai hasil yang diinginkan.
2. Komunikator
Menurut definisi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikator merujuk pada individu atau kelompok orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan kepada komunikan.
Dengan kata lain, komunikator dapat dianggap sebagai pihak pengirim pesan dalam konteks komunikasi bisnis.
Seorang komunikator harus memiliki keterampilan komunikasi yang unggul agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang menerima.
Komunikator berperan sebagai pemegang kendali dalam jalannya proses komunikasi bisnis, memastikan kelancaran dan efektivitasnya.
3. Berisi Pesan atau Informasi
Elemen kedua dalam proses komunikasi adalah pesan atau informasi yang akan disampaikan. Dalam dinamika komunikasi, penting untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan jelas.
Analoginya, ketika kamu mengirimkan suatu barang, pastikan barang tersebut tiba di tangan penerima dengan selamat.
Pesan atau informasi yang hendak disampaikan perlu disesuaikan dengan konteks situasi, kondisi, dan tujuan yang ingin dicapai.
4. Media Informasi
Dalam kegiatan komunikasi bisnis, penggunaan media informasi merupakan hal yang tak terhindarkan.
Media ini dapat bersifat formal atau informal, melibatkan berbagai bentuk seperti email, pesan instan, komunikasi telepon, atau pertemuan melalui video call menggunakan aplikasi khusus.
Selain itu, interaksi langsung atau tatap muka juga menjadi pilihan. Yang paling penting adalah pesan atau informasi dapat disampaikan secara efektif, terlepas dari jenis media yang digunakan.
5. Penerima Informasi
Dalam konteks komunikasi bisnis, terdapat unsur penerima informasi atau komunikan yang memainkan peran penting.
Komunikan adalah individu atau kelompok yang menerima informasi dari komunikator atau pengirim pesan.
Pentingnya komunikasi dua arah terjadi saat komunikan dapat dengan baik memahami dan merespons informasi yang disampaikan oleh komunikator.
Keterlibatan aktif dari pihak komunikan memastikan bahwa pesan atau informasi dapat dipahami dengan baik dan mencapai tujuan komunikasi.
6. Simbol atau Sinyal
Dalam dinamika komunikasi bisnis, simbol atau sinyal memiliki peran sebagai alat yang memfasilitasi pertukaran pesan antara komunikator dan komunikan.
Simbol dapat mengambil bentuk positif atau abstrak, sementara sinyal dapat berupa ekspresi verbal atau non-verbal.
Keberhasilan komunikasi tergantung pada kemampuan kedua belah pihak untuk memahami dan menafsirkan simbol atau sinyal tersebut dengan benar, sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami secara efektif.
Baca Juga: Jenis, Proses Operasi, Dan Fungsi Gudang Bagi Bisnis
Tujuan Komunikasi Bisnis
Setelah mengetahui unsur-unsur komunikasi bisnis, kita juga perlu tahu tentang tujuan komunikasi bisnis itu sendiri.
Pada umumnya, tujuan komunikasi bisnis adalah untuk memastikan kelancaran dan efektivitas setiap aktivitas bisnis.
Namun, untuk menjelaskan dengan lebih rinci, berikut adalah penjelasan mengenai tujuan tersebut.
1. Menyampaikan Informasi
Salah satu tujuan utama dalam komunikasi bisnis adalah menyampaikan informasi kepada pihak lain.
Ini berarti individu atau kelompok individu mengkomunikasikan berbagai informasi bisnis kepada pihak lainnya.
Informasi yang disampaikan dapat melibatkan berbagai aspek, seperti keuangan, operasional, manajemen, dan sumber daya perusahaan.
Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan biasanya menggunakan media komunikasi yang telah ditetapkan agar prosesnya berjalan dengan efektif dan tepat sasaran.
2. Melakukan Persuasi
Selain menyampaikan informasi, tujuan komunikasi bisnis juga mencakup kegiatan persuasif, di mana seseorang berupaya meyakinkan pihak lain untuk melakukan tindakan tertentu berdasarkan pesan yang disampaikan.
Kegiatan persuasi ini seringkali terjadi dalam konteks negosiasi antara dua kelompok, baik itu dalam lingkup internal perusahaan maupun dalam hubungan eksternal.
Tujuan akhirnya adalah mencapai kesepakatan atau tujuan bersama antara pihak-pihak yang terlibat.
3. Adanya Kolaborasi
Pencapaian tujuan kolaborasi yang efektif merupakan hal penting dalam komunikasi bisnis.
Dengan komunikasi yang baik, kolaborasi dalam konteks bisnis dapat ditingkatkan, baik itu dalam lingkup internal perusahaan maupun dalam hubungan dengan pihak eksternal.
Teknologi yang terus berkembang juga memudahkan perusahaan untuk meningkatkan kolaborasi, memungkinkan komunikasi yang lebih lancar antara karyawan dan pihak eksternal.
Hal ini memberikan kemudahan dalam berbagai aspek kerjasama dan koordinasi untuk mencapai tujuan bersama.
Baca Juga: Bisnis Manufaktur: Pengertian, Langkah Bisnis, Dan Contohnya
Jenis-jenis Komunikasi Bisnis
Dalam konteks bisnis, terdapat empat jenis komunikasi umum, yaitu komunikasi ke atas, ke bawah, lateral, dan eksternal.
Tidak ada satu pendekatan komunikasi yang bersifat mutlak benar, melainkan kamu perlu menyesuaikannya dengan situasi yang ada di perusahaanmu.
1. Upward Communication
Komunikasi bisnis ke atas melibatkan laporan yang disampaikan oleh manajer kepada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, seperti eksekutif atau pemilik perusahaan.
Dengan adanya komunikasi ini, mereka yang memiliki tanggung jawab tinggi dapat memperoleh informasi tentang perkembangan dan situasi yang terjadi di tingkatan di bawah mereka.
2. Downward Communication
Komunikasi bisnis ke bawah melibatkan aliran pesan dari tingkatan manajemen yang lebih tinggi menuju kepada laporan langsung atau staf yang berada di bawahnya dalam hierarki perusahaan.
Pesan tersebut mengikuti jalur hierarki yang telah ditetapkan, di mana informasi atau arahan diberikan oleh supervisor atau manajer kepada staf yang berada di tingkatan di bawahnya.
Contohnya adalah ketika seorang supervisor memberikan informasi mengenai penerapan kebijakan baru perusahaan atau prosedur operasional standar (SOP) yang baru kepada staf di bawahnya.
3. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merujuk pada segala bentuk interaksi yang terjadi di lingkungan internal suatu perusahaan atau organisasi.
Jenis komunikasi ini terjadi di antara anggota-anggota internal perusahaan dan mencakup berbagai bentuk, mulai dari pertukaran gagasan secara langsung hingga penggunaan media seperti telepon dan email.
Contoh nyata dari komunikasi internal adalah interaksi antar sesama pegawai di dalam perusahaan, tanpa memandang tingkat hierarki.
Ini bisa mencakup pertukaran ide, kolaborasi tim, atau komunikasi antara atasan dan bawahan tanpa adanya batasan formal.
Dengan demikian, setiap individu di dalam perusahaan memiliki akses dan partisipasi dalam proses komunikasi internal.
4. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal merujuk pada segala bentuk interaksi komunikasi yang terjadi antara suatu perusahaan atau organisasi dengan pihak eksternal, seperti mitra, pelanggan, vendor, dan entitas di luar perusahaan tersebut.
Perlu diingat bahwa, berbeda dengan komunikasi internal yang cenderung lebih informal, komunikasi eksternal seringkali lebih kompleks dan kurang terstruktur.
Dalam konteks komunikasi eksternal, perusahaan harus mengelola berbagai saluran dan platform untuk berinteraksi dengan pihak luar.
Ini mencakup kampanye pemasaran, hubungan media, respons terhadap pertanyaan pelanggan, dan komunikasi dengan pihak-pihak yang terkait secara bisnis.
Dengan sifat yang lebih terbuka terhadap dunia luar, komunikasi eksternal memerlukan strategi bisnis yang hati-hati untuk memastikan citra perusahaan tetap positif di mata publik.
Baca Juga: Bisnis Importir: Peluang, Cara Memulai, Dan Tips Menjalankannya
Contoh Komunikasi Bisnis
Selain unsur-unsur komunikasi bisnis, contoh komunikasi bisnis juga penting untuk kita ketahui. Terdapat contoh utama, yaitu komunikasi verbal dan non-verbal.
Berikut penjelasan lebih rinci mengenai kedua bentuk komunikasi tersebut:
Komunikasi Verbal:
- Pertemuan dengan HRD untuk Menyampaikan Hambatan Suasana Kerja: Saat menghadapi hambatan suasana kerja, komunikasi tatap muka dengan pihak HRD menjadi penting untuk menyampaikan masalah-masalah yang dihadapi oleh karyawan.
- Presentasi Ide atau Inovasi Baru kepada Atasan: Komunikasi verbal melibatkan presentasi ide atau inovasi secara lisan kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan atau masukan.
- Penulisan Surat Kerjasama: Walaupun tertulis, penulisan surat kerjasama juga dapat dianggap sebagai bentuk komunikasi verbal karena melibatkan penggunaan kata-kata secara tertulis.
- Diskusi Tim: Diskusi dengan anggota tim melibatkan penyampaian gagasan, pendapat, dan pertimbangan secara lisan.
Komunikasi Non-Verbal:
- Kontak Mata Selama Presentasi dengan Klien: Gestur seperti menjaga kontak mata selama presentasi dapat memberikan indikasi minat klien terhadap topik pembicaraan.
- Gestur Tangan saat Negosiasi: Perhatikan gestur tangan selama negosiasi, yang dapat memberikan wawasan mengenai kenyamanan atau ketidaknyamanan pihak yang terlibat.
Baca Juga: Apa Itu RDP (Remote Desktop Protocol)? Begini Cara Mengaktifkannya
Nah, itulah ulasan mengenai unsur-unsur komunikasi bisnis yang menjadi pondasi utama dalam menyampaikan informasi vital, termasuk dalam pengambilan keputusan dan perhitungan bisnis.
Dengan memahami peran krusial unsur-unsur komunikasi bisnis, kita dapat membuka pintu menuju kolaborasi yang kuat dan pencapaian tujuan perusahaan dengan lebih baik.