Perusahaan perlu melakukan analisis jabatan untuk mendefinisikan sebuah jabatan atau pekerjaan karyawannya dengan tepat.
Ketika kamu menemukan informasi lowongan pekerjaan, baik di media sosial, media cetak, maupun kanal informasi lain, tentu kamu akan menemukan bagian kualifikasi dan spesifikasi pekerjaan.
Bagian kualifikasi biasanya memuat persyaratan umum dan khusus yang harus dimiliki pencari kerja jika ingin melamar pada posisi yang dimaksud.
Sementara itu, spesifikasi atau job description berisi detail tugas dan tanggung jawab posisi tersebut. Kedua bagian tersebut merupakan hasil dari proses analisis jabatan.
Secara umum, kamu sudah dapat membayangkan bahwa analisis jabatan adalah kegiatan memanajemen sumber daya dan jabatan-jabatan dalam bisnis agar mampu dijalankan dengan baik.
Kualifikasi dan spesifikasi pekerjaan adalah contoh instrumen hasil analisis jabatan yang berfungsi untuk menjelaskan detail sebuah jabatan dan kriteria kandidat yang dicari untuk posisi tersebut.
Tanpa adanya proses analisis yang matang, perusahaan akan kesulitan menentukan struktur organisasi, kebutuhan tenaga kerja, penempatan karyawan, dan bahkan kesulitan menemukan kandidat terbaik untuk posisi yang tersedia.
Baca Juga: Tugas, Kisaran Gaji, Dan Skill Yang Wajib Dimiliki Brand Executive
Apa Itu Analisis Jabatan?
Sekilas kamu sudah mendapat gambaran tentang proses analisis jabatan. Melansir People Hum, proses tersebut terdiri dari istilah “analisis” yang berarti studi atau pemeriksaan yang sangat rinci dari pekerjaan tertentu.
Oleh karena itu, untuk memahami lebih lanjut tentang detail suatu pekerjaan, dibutuhkan analisis yang terperinci. Analisis jabatan merupakan proses sistematis yang terdiri dari pengumpulan informasi lengkap yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
Analisis pekerjaan atau jabatan didefinisikan sebagai prosedur dimana kamu dapat menentukan tugas dan tanggung jawab.
Hal ini termasuk serta sifat pekerjaan yang membantumu memutuskan kualifikasi, keterampilan, dan pengetahuan yang diperlukan oleh karyawan.
Analisis jabatan juga memberikan gambaran tentang kualifikasi fisik, emosional, dan kecerdasan kandidat terkait yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses.
Itulah mengapa sebagian posisi pekerjaan tertentu membutuhkan banyak kualifikasi yang sangat ketat. Mulai dari kualifikasi pendidikan, batas usia, penguasaan teknologi, penguasaan bahasa, penampilan, hingga medical check up.
Selain itu, analisis jabatan juga menjadi dasar untuk berbagai kegiatan pengembangan SDM seperti program pelatihan, workshop, mentoring, penetapan standar kerja, KPI, OKR, dan sistem remunerasi.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Perubahan, Jenis, Dan Tahapannya
Tujuan Analisis Jabatan
Salah satu tujuan analisis jabatan adalah mempermudah proses perekrutan karyawan. Analisis pekerjaan juga membantu perusahaan dalam menentukan KPI dan mengevaluasi suatu jabatan.
Beberapa tujuan utama dari analisis pekerjaan adalah:
1. Memudahkan Proses Rekrutmen
Seperti dijelaskan di awal, proses analisis ini akan menghasilkan beberapa poin kualifikasi atau kriteria kandidat untuk posisi tertentu.
Kualifikasi tersebut bisa mencakup latar pendidikan, batas usia, pengalaman kerja, keterampilan, penguasaan bahasa dan komunikasi, penguasaan teknologi, hingga kriteria fisik seperti tinggi badan dan kesehatan mata.
2. Menganalisis Kinerja Karyawan
Analisis pekerjaan dapat membantu mendefinisikan detail suatu pekerjaan, termasuk tugas, tanggung jawab, dan target yang ingin dicapai.
Artinya, proses analisis ini pada akhirnya dapat menilai apakah kinerja karyawan sudah memenuhi detail suatu pekerjaan atau belum. Jika belum, kamu dapat mengetahui kendala apa yang mungkin dihadapi dan dapat segera diperbaiki.
Dengan kata lain, proses analisis ini membantumu merumuskan objective key results (OKR) dan/atau key performance indicator (KPI).
3. Merancang Program Pelatihan Karyawan
Menyambung tujuan sebelumnya, setelah kamu menemukan kendala yang dihadapi karyawan pada jabatan tertentu, kamu bisa merumuskan upaya perbaikan yang konservatif.
Misalnya, kamu dapat merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan tertentu. Bentuk pelatihan ini dapat berbeda pada setiap pekerjaan, seperti seminar, workshop, bootcamp, bahkan memberikan beasiswa pendidikan.
Baca Juga: Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, Dan Contohnya
4. Menentukan Kompensasi
Dalam serangkaian proses analisis pekerjaan, kamu juga dapat menemukan sebuah pencapaian hebat yang berhasil diraih karyawanmu. Mereka yang memiliki kinerja yang positif layak mendapatkan kompensasi dari perusahaan.
Ada banyak bentuk kompensasi yang dapat kamu berikan berdasarkan proses analisis pekerjaan. Misalnya, kamu bisa memberikan bonus uang, kenaikan gaji, perjalanan bisnis, hingga tunjangan.
Besaran bonus tentu dapat berbeda, tergantung pada jabatan dan beban kerjanya.
5. Efisiensi Sumber Daya
Analisis pekerjaan dan jabatan membantumu menentukan posisi pekerjaan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan begitu, proses pencarian karyawan baru dapat berjalan sesuai kebutuhan dan tidak terkesan “bakar uang”. Tugas dan tanggung jawab setiap orang dapat berjalan dengan jelas dan terukur.
Pasalnya, banyak perusahaan yang membuka lowongan besar-besaran namun tidak memiliki tugas dan tanggung jawab jabatan yang jelas. Alhasil, ada di antaranya yang saling tumpang tindih pekerjaan.
Selain itu, perusahaan juga tak harus selalu merekrut karyawan tetap untuk posisi tertentu. Beberapa posisi mungkin dapat diisi oleh pekerja lepas yang lebih ringan biaya.
Baca Juga: Ini 9 Arti Penting Manajemen Sumber Daya Manusia Bagi Bisnis, Apa Saja Itu?
Manfaat Menerapkan Analisis Jabatan
Analisis jabatan juga memiliki berbagai manfaat bagi bisnis, berikut penjelasannya:
1. Perencanaan Tenaga Kerja
Analisis jabatan merupakan metode kualitatif dalam mengukur kebutuhan tenaga kerja. Termasuk menentukan persyaratan pekerjaan dalam hal keterampilan, kualitas dan, karakteristik kandidat lainnya.
Artinya, proses analisis ini memfasilitasi pembagian kerja ke dalam jabatan yang berbeda.
2. Evaluasi Pekerjaan
Analisis pekerjaan menjadi dasar untuk kegiatan evaluasi pekerjaan. Tujuan dari evaluasi pekerjaan adalah menentukan nilai relatif pekerjaan yang dapat membantu menentukan kompensasi bagi karyawan.
Data analisis pekerjaan memberikan standar kinerja yang jelas untuk setiap pekerjaan. Kinerja karyawan dapat dievaluasi secara objektif terhadap standar kinerja pekerjaan.
3. Keselamatan Pekerja
Manajemen perusahaan dapat mengambil tindakan korektif untuk memastikan keselamatan pekerja dan mengurangi risiko berbagai bahaya yang mengancam karyawan.
Misalnya, perusahaan yang bekerja dalam industri bahan kimia dapat menentukan standar pengolahan bahan baku yang aman, penentuan SOP berdasarkan ISO, pengadaan alat pelindung diri, hingga tindakan mitigasi bencana.
4. Promosi, Demosi, dan Mutasi
Analisis jabatan membantu perusahaan dalam menentukan kenaikan jabatan (promosi), penurunan jabatan (demosi), dan pergeseran jabatan (mutasi) berdasarkan kinerja karyawan dan kebutuhan bisnis.
5. Mencegah Perselisihan
Analisis jabatan dapat membantu merumuskan serangkaian aturan dan panduan manajemen SDM yang pada akhirnya dapat menghindari perselisihan antar pegawai.
Sebab, semua aturan dan kebijakan perusahaan sudah tertuang dengan jelas melalui proses analisis ini. Dengan kata lain, tidak akan ada aksi kecurangan dan tindakan toxic antar sesama pekerja.
Baca Juga: 7 Hal Ini Bisa Kamu Lakukan Setelah Terkena PHK, Catat Ya!
Cara Menerapkan Analisis Jabatan
Dirangkum dari Darwinbox, berikut ini cara menerapkan analisis jabatan yang bisa kamu implementasikan.
1. Kumpulkan Informasi Suatu Pekerjaan
Tahap pertama, kamu bisa mengamati dan mewawancarai karyawan yang saat ini sudah dipekerjakan.
Ajak karyawan untuk melakukan tugas mereka sespesifik mungkin saat menjalankan tanggung jawabnya. Kamu bisa membaca guide book atau dokumen yang menjelaskan posisi suatu pekerjaan.
Kemudian, bandingkan deskripsi pekerjaan tersebut dengan apa yang sebenarnya dilakukan karyawan. Catat hasilnya berdasarkan departemen atau posisi individual.
Setelah itu, kamu bisa merincikan semua tugas dan keterampilan yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.
2. Evaluasi Tugas dan Kompetensi
Setelah memahami keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan menjalankan jabatan, kamu dapat menilai kesulitan setiap tugas dan keterampilan tersebut.
Tentukan tingkatan keterampilan atas untuk setiap posisi. Perhatikan keterampilan mana yang membutuhkan level pemula dan butuh lebih banyak pengalaman.
3. Bandingkan Dengan Standar Industri
Kamu dapat melakukan analisis jabatan dengan membandingkan catatan yang sudah kamu miliki dengan standar industri saat ini. Kamu bisa mengintip kualifikasi pekerjaan yang sama pada perusahaan kompetitor.
Tak hanya itu, kamu bisa menggunakan informasi dari literatur pemerintah dan asosiasi pekerja. Selain itu, kamu mungkin membutuhkan masukan dari ahli atau pakar yang berkaitan dengan jabatan tertentu.
4. Tentukan Standar Pekerjaan
Setelah kamu mengidentifikasi dan menemukan kualifikasi paling penting yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, buatlah daftar untuk setiap jabatan dan keterampilan.
Gunakan daftar ini untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang ada atau membuat deskripsi yang baru agar sesuai dengan analisis kamu.
Kamu bisa menyusun serangkaian kriteria untuk setiap posisi yang sesuai dengan feed back karyawan dan pengamatan kerja kamu sendiri.
Sertakan juga harapan atau tujuan yang mungkin belum kamu penuhi, dengan begitu, kamu dapat memasukkan kualifikasi yang mungkin dapat memenuhi harapan tersebut.
Baca Juga: Waspada Ciri-Ciri Quiet Firing, Dipaksa Resign Oleh Atasan!
5. Lakukan Perubahan Berdasarkan Data Aktual
Cara terakhir dalam proses analisis jabatan adalah dengan menggunakan data aktual sebagai landasan melakukan perubahan pekerjaan.
Misalnya, kamu dapat melihat dalam perusahaanmu, apakah tugas yang tepat sudah diberikan kepada orang-orang yang tepat?
Jika ada pekerjaan yang lebih cocok untuk tim lain, kamu bisa memindahkan pekerjaan atau tim tersebut. Kamu mungkin juga perlu menggabungkan dua atau tiga tim menjadi satu departemen agar pekerjaan menjadi lebih efektif.
6. Pastikan Sejalan dengan Kebutuhan Kantor
Untuk melakukan analisis jabatan, kamu harus mengetahui fokus dan kebutuhan kantor saat itu. Jangan sampai kamu melakukan overlap sehingga tidak sesuai dengan keinginan perusahaan.
Setelah mengetahui keterampilan yang dibutuhkan untuk bisnis perusahaan, kamu bisa membuat tugas yang sesuai untuk orang-orang tersebut.
Dari situ, kamu akan menilai tingkat kesulitan setiap tugas serta keterampilan yang diperlukan.
Kamu bisa mulai menentukan keterampilan yang dibutuhkan di setiap posisi jabatan. Di sinilah, kamu mulai menyusun sesuai tingkatnya. Mulai dari pemula hingga berpengalaman.
7. Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Tepat
Tahukah kamu kalau membuat job desription merupakan salah satu cara melakukan analisis pekerjaan di sebuah perusahaan?
Kamu harus dapat memberikan tugas atau pekerjaan yang jelas dan padat pada posisi yang tepat. Ini supaya bisa terhindar dari major error.
Baca Juga: Hak Dan Jaminan Perlindungan Karyawan Yang Wajib Diketahui
Proses Analisis Jabatan
Tentunya, untuk melakukan analisis jabatan harus melewati sejumlah proses terlebih dulu. Ini supaya orang yang sedang di analisis tepat sasaran.
Selain itu, kamu yang melakukan analisis jabatan harus bisa mempertanggungjawabkan hasilnya.
Berikut ini proses yang dilakukan ketika melakukan analisis jabatan.
- Cek Tujuan Analisis. Kamu harus tahu guna dari analisis tersebut untuk seseorang. Bisa jadi untuk pengembangan karier atau justru hanya untuk penilaian saja.
- Pengumpulan Data. Tahap selanjutnya kamu diharapkan bisa mengumpulkan informasi terkait jabatan yang dituju. Hal ini bisa dilakukan dengan cara observasi langsung dan tidak langsung.
- Mulai Cek Tugas. Kamu harus mengetahui tugas-tugas yang bisa dilakukan orang di jabatan tersebut. Deskripsikan dengan jelas pekerjaan tersebut.
- Penentuan Tanggung Jawab. Sebuah jabatan pastinya bertanggung jawab akan suatu tugas. Kamu harus mengetahuinya detail tanggung jawabnya dan konsekuensinya bila lalai.
- Kualifikasi dan Keterampilan. Sebuah jabatan juga memerlukan kualifikasi keterampilan atau skill. Tentukan kualifikasinya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab tadi.
- Membuat Job Description. Setiap jabatan harus memiliki deskripsi pekerjaan. Hal ini digunakan supaya tidak ada penyalahgunaan wewenang dan orang mengetahui lingkup pekerjaannya.
- Saatnya Lakukan Verifikasi dan Validasi. Tidak ada salahnya untuk melakukan verifikasi kepada orang yang sudah pernah mengisi jabatan yang dimaksud. Ini supaya semakin akurat ketika memberikan tugas atau deskripsi pekerjaan.
- Terus Lakukan Pembaruan. Kamu perlu tahu proses analisis jabatan tak hanya sampai memberikan tugas kepada seseorang. Namun, kamu harus melakukannya secara berkala. Ini supaya ada perkembangan dari jabatan tersebut.
Baca Juga: Penjelasan Audit: Tahapan, Manfaat, Dan Tips Melakukannya
Itulah penjelasan lengkap tentang analisis jabatan yang sangat penting untuk perusahaan. Pastikan di tempatmu bekerja ada analisis pekerjaan untuk karier yang lebih baik, ya.
Sumber:
- https://explore.darwinbox.com/hr-glossary/job-analysis
- https://explore.darwinbox.com/hr-glossary/job-analysis
- https://hr.unl.edu/compensation/nuvalues/jobanalysis.shtml