Signature email dapat membuat isi email-mu terlihat lebih professional. Simak cara membuatnya, ya!
Dalam era digital yang semakin berkembang, email telah menjadi salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan di dunia bisnis maupun personal.
Namun, selain sekedar mengirim pesan, penggunaan email juga memberikan peluang untuk memperkuat identitas dan brand personal atau perusahaan melalui signature email.
Signature email, atau tanda tangan email, adalah bagian penting dari setiap pesan elektronik yang mencakup informasi pribadi atau perusahaan, seperti nama, jabatan, kontak, dan seringkali tautan ke situs web atau media sosial.
Meskipun sering dianggap sebagai detil kecil, signature email dapat memberikan kesan profesional dan meningkatkan citra perusahaan serta mempermudah kontak antara pengirim dan penerima pesan.
Penggunaan signature email yang efektif bukan hanya tentang menambahkan informasi kontak.
Lebih dari itu, signature email dapat menjadi alat branding yang kuat.
Dengan desain yang tepat, signature email dapat membantu memperkuat identitas merek perusahaan atau individu.
Adanya signing ini, akan memperlihatkan profesionalisme, dan meningkatkan kesan keseriusan kepada penerima pesan.
Baca Juga: Cara Membuat Email Bisnis Dengan Berbagai Platform, Ini Keuntungannya
Apa Itu Signature Email?
Signature email adalah bagian dari pesan email yang berisi informasi identitas pengirim atau perusahaan pengirim.
Biasanya, signature email mencakup nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat email, nomor telepon, dan tautan ke situs web atau media sosial.
Fungsinya tidak hanya untuk memberikan informasi kontak, tetapi juga untuk memperkuat identitas dan citra merek baik individu maupun perusahaan.
Signature email memberikan kesempatan bagi pengirim pesan untuk menampilkan profesionalisme, meningkatkan kepercayaan, dan memperjelas identitas mereka kepada penerima pesan.
Dalam konteks bisnis, signature email juga dapat digunakan sebagai alat pemasaran.
Dengan menambahkan logo perusahaan, slogan, atau tautan langsung ke produk atau layanan, signature email dapat membantu dalam mempromosikan merek secara konsisten setiap kali pesan dikirim.
Ini juga memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan produk atau layanan baru kepada penerima pesan dengan cara yang bersahabat dan tidak mengganggu.
Melansir dari Kinsta, signature email yang bagus harus dapat menyebarkan brand awareness dan mengarahkan traffic ke situs web.
Selain itu, signature email juga dapat memfasilitasi komunikasi yang lebih efisien dengan menyertakan informasi kontak yang lengkap.
Dengan memiliki akses langsung ke alamat email, nomor telepon, atau tautan media sosial, penerima pesan dapat dengan mudah menghubungi pengirim untuk follow up.
Baca Juga: Ini 7 Cara Mengatasi Bounce Email, Anti Gagal Kirim!
Fungsi Signature Email
Melansir dari Mailchimp, tanda tangan digital pada email yang kamu kirim dapat menciptakan kesan pertama yang profesional bagi bisnis.
Signature email memiliki beberapa fungsi penting yang bisa kamu manfaatkan dalam berkomunikasi melalui email. Pertama, signature email berfungsi sebagai identitas dirimu atau perusahaanmu.
Dengan menyertakan nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak lainnya, seperti nomor telepon dan alamat bisnis, signature email membantu penerima pesan untuk mengenali siapa pengirimnya dengan lebih jelas.
Ini membantu membangun kepercayaan dan meningkatkan kredibilitasmu dalam komunikasi bisnis atau personal.
Selain itu, signature email juga berperan sebagai alat branding. Dengan menambahkan logo perusahaan, tautan ke situs web, atau tagline yang mencerminkan nilai-nilai merekmu, kamu dapat memperkuat citra dan kesan profesionalisme.
Ini membantu mengkomunikasikan identitas merekmu secara konsisten setiap kali kamu mengirim email, sehingga menciptakan kesan yang kuat dan melekat di benak penerima pesan.
Terakhir, signature email juga memfasilitasi akses cepat dan mudah terhadap informasi kontakmu.
Dengan menyertakan nomor telepon, alamat kantor, atau tautan langsung ke profil media sosialmu, penerima pesan dapat dengan mudah menghubungi lebih lanjut.
Ini membantu memperlancar proses komunikasi dan memudahkan penerima pesan untuk berinteraksi lebih lanjut denganmu.
Dengan memanfaatkan fungsi signature email ini secara optimal, kamu dapat memperkuat identitas, meningkatkan citra merek, dan memperlancar komunikasi melalui email.
Baca Juga: 10 Manfaat Newsletter, Pemasaran Lewat Email Yang Patut Dicoba
Komponen Signature Email
Informasi yang perlu ada dalam signature email biasanya meliputi:
- Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim pesan agar penerima pesan tahu siapa yang mengirim email.
- Jabatan: Jabatan atau posisi pengirim dalam perusahaan atau organisasi.
- Nama Perusahaan/Organisasi: Nama perusahaan atau organisasi tempat pengirim bekerja atau mewakili.
- Alamat Kantor: Alamat kantor atau alamat fisik perusahaan untuk memberikan informasi lokasi.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang bisa dihubungi untuk pertanyaan atau informasi lebih lanjut.
- Alamat Email: Alamat email pengirim yang bisa digunakan untuk berkomunikasi lebih lanjut.
- Website Perusahaan: Tautan ke situs web perusahaan untuk memberikan akses lebih lanjut kepada penerima pesan.
- Tautan Media Sosial: Opsional, tautan ke profil media sosial pengirim atau perusahaan untuk memperluas jangkauan online atau memperkuat branding.
- Logo Perusahaan: Opsional, logo perusahaan atau gambar branding yang memperkuat citra merek.
- Disclaimer atau Tanda Penutup: Opsional, disclaimer hukum atau tanda penutup standar yang mencakup informasi tentang kerahasiaan atau tanggung jawab hukum terkait isi email.
Baca Juga: 7 Manfaat Email Marketing Bagi Bisnis Online, Simak!
Cara Membuat Signature Email
Berikut cara membuat signature email di platform Yahoo Mail, Outlook, dan Gmail:
Yahoo Mail
- Buka Yahoo Mail dan masuk ke akun email kamu.
- Klik ikon Settings di pojok kanan atas, kemudian pilih “Settings”.
- Di menu sebelah kiri, pilih “Writing email”.
- Gulir ke bawah hingga kamu menemukan opsi “Signature”.
- Aktifkan opsi “Show a signature on all outgoing messages”.
- Ketik atau paste signature email ke dalam kotak teks.
- Klik “Save” untuk menyimpan perubahan.
Outlook (Microsoft 365):
- Buka Outlook di browser atau aplikasi desktop Microsoft Outlook.
- Di browser, klik ikon “Settings” di pojok kanan atas dan pilih “View all Outlook settings”. Di aplikasi desktop, klik “File” > “Options”.
- Di menu sebelah kiri, pilih “Mail” > “Compose and reply”.
- Gulir ke bawah hingga kamu menemukan opsi “Email signature”.
- Aktifkan opsi “Automatically include my signature on new messages that I compose” dan/atau “Automatically include my signature on messages I forward or reply to”.
- Ketik atau paste signature email kamu ke dalam kotak teks.
- Klik “Save” atau “OK” untuk menyimpan perubahan.
Gmail:
- Buka Gmail dan masuk ke akun email kamu.
- Klik ikon “Settings” di pojok kanan atas, kemudian pilih “See all settings”.
- Di tab “General”, gulir ke bawah hingga kamu menemukan opsi “Signature”.
- Aktifkan opsi “Create a new signature”.
- Ketik atau paste signature email kamu ke dalam kotak teks.
- Opsional: gunakan alat penyunting teks untuk mengatur format teks atau menambahkan tautan atau gambar.
- Klik “Save Changes” untuk menyimpan perubahan.
Baca Juga: Open Rate Email Marketing: Definisi Dan Cara Menghitungnya
Demikian penjelasan seputar cara membuat signature email dan fungsinya, semoga membantu, ya!
Sumber: