Di era yang serba digital ini, teknologi berkembang dengan pesat dan memberikan kemudahan dalam setiap urusan melalui cara virtual.
Termasuk dalam dunia bisnis, peran teknologi memunculkan tren ngantor kekinian yang akrab disebut virtual office.
Istilah virtual sebenarnya bukan hal baru. Istilah ini sudah digunakan sejak lama.
Mendengar kata virtual, kamu mungkin akan langsung terbayang dengan gaya komunikasi jarak jauh yang berhubungan dengan aplikasi dan dunia maya.
Selain dalam hal komunikasi, ternyata konsep virtual juga diterapkan dalam hal bisnis. Banyak bisnis rintisan atau startup yang menggunakan kantor virtual dalam menjalankan bisnisnya.
Jenis kantor yang satu ini terbilang lebih praktis, murah, dan cocok digunakan untuk startup yang memiliki modal yang terbatas. Sebab, kamu tidak perlu membangun atau menyewa kantor sungguhan.
Konsep virtual office sendiri artinya kamu menyewa sebuah alamat untuk dijadikan sebagai alamat kantormu. Karena konsepnya yang virtual atau semu, kamu tidak benar-benar bekerja di kantor.
Lantas apa itu virtual? Bagaimana kaitannya dengan tren kantor kekinian? Simak penjelasan berikut, ya!
Baca Juga: 5 Cara Top Up PayPal Lewat E-Wallet dan Bank Transfer
Pengertian Virtual
Istilah virtual sudah sangat familiar dan sering digunakan. Istilah ini biasanya digunakan untuk menggambarkan sesuatu yang pada dasarnya ada, namun tidak nyata.
Contohnya, ketika kamu memiliki teman baru di media sosial, kamu bisa menyebutnya sebagai teman virtual.
Sebab, secara teori kamu memiliki teman baru. Namun kamu tidak bertemu secara fisik, sehingga dikatakan tidak nyata atau virtual. Istilah ini juga banyak diungkapkan dalam hal komunikasi.
Menurut Nextiva, komunikasi virtual adalah cara berinteraksi dengan orang lain tanpa berada di ruangan yang sama. Selama pandemi ini, konsep komunikasi virtual telah banyak digunakan.
Istilah work from home atau learning from home sejatinya menggunakan konsep virtual.
Sebab kegiatan tersebut dilakukan dari jarak jauh, tidak bertemu secara langsung, dan tidak dilakukan di tempat yang sama. Untuk melakukan interaksi secara virtual, dibutuhkan beberapa aplikasi pendukung.
Aplikasi tersebut bisa berupa aplikasi media sosial, aplikasi teleconference, dan aplikasi manajemen pekerjaan.
Beberapa aplikasi yang sering digunakan adalah WhatsApp, Slack, Zoom, Trello, Gmail, dan sejenisnya.
Dalam bisnis, konsep virtual tidak hanya diterapkan dalam cara berkomunikasi. Konsep ini juga diterapkan dalam wujud kantor atau tempat kerja.
Saat ini, banyak startup yang tidak benar-benar memiliki kantor fisik. Sebagian diantaranya memilih menggunakan kantor virtual.
Baca Juga: Pengertian Digital Marketing Agency dan Konsep Bisnisnya
Apa Itu Virtual Office?
Menurut Techopedia, virtual office mengacu pada tempat kerja yang diakses melalui komunikasi berbasis web dan teknologi komputer. Kantor virtual menggantikan ruang kerja nyata ke dunia maya.
Sebagian besar kantor virtual beroperasi tanpa alamat kantor fisik. Semua proses bisnis dan komunikasi dikerjakan melalui internet.
Model kantor ini mengharuskan semua karyawan untuk bekerja dari jarak jauh dan melakukan pekerjaannya dengan mengakses internet, aplikasi, dan alat bantu lain.
Biasanya, kantor virtual menyediakan alamat pos virtual, telepon, fax, dan layanan lain kepada penyewa. Meskipun memiliki alamat, namun alamat tersebut tidak menunjukkan wujud fisik kantor.
Berbagai kegiatan seperti surat menyurat, layanan telepon, dan rapat diadakan dengan bantuan aplikasi.
Menurut Investopedia, kantor virtual beroperasi tanpa memiliki lokasi tetap. Model kantor ini populer di kalangan startup dengan modal yang terbatas sehingga ingin menekan pengeluaran untuk menyewa kantor fisik.
Kantor virtual memungkinkan produktivitas yang lebih baik, sebab setiap pegawai bisa bekerja dari tempat yang paling nyaman.
Apalagi, pandemi ini mendorong banyak orang untuk menemukan cara agar bisa bekerja dari jarak jauh dengan nyaman dan optimal.
Baca Juga: 5 Ide Usaha Lauk Matang untuk Berbuka Puasa, Mau Coba?
Manfaat Virtual Office
Ketika sebuah bisnis membutuhkan jam kerja yang fleksibel dan produktivitas yang tinggi, kantor virtual memungkinkan setiap orang untuk bekerja kapan pun dan dari mana pun.
Apa saja manfaat kantor virtual bagi bisnis?
1. Meningkatkan Produktivitas
Setiap orang bekerja dengan gayanya masing-masing. Zona nyaman setiap orang dalam bekerja adalah hal penting yang harus diperhatikan, sebab dapat memengaruhi produktivitas.
Konsep virtual office memungkinkan setiap orang untuk bekerja dari mana pun dan kapan pun.
Kamu bisa bekerja dari rumah, dari kafe, dari hotel, bahkan dari tempat wisata. Kamu bisa bebas menentukan lokasi yang paling nyaman dan tenang untuk bekerja.
Dengan begitu, produktivitas akan meningkat dan berdampak baik bagi bisnis.
2. Waktu Kerja Lebih Fleksibel
Ketika bekerja di kantor, mungkin saja kamu jadi harus melewatkan beberapa momen bersama orang-orang terdekat.
Misalnya, kamu jadi tidak bisa menghadiri acara ulang tahun sahabatmu, atau tidak bisa datang menonton pentas seni anak di sekolahnya.
Sebagian waktumu akan banyak digunakan untuk bekerja di kantor, hal ini membuat waktu bersama teman dan keluarga jadi terbatas.
Dengan konsep virtual office, kamu bisa bekerja kapan pun. Kamu bisa bekerja sambil datang ke acara ulang tahun atau bekerja sambil hangout bersama dengan sahabatmu.
Kamu bisa menggunakan waktumu sebaik mungkin untuk bekerja dan untuk dirimu sendiri.
Baca Juga: Google Meet: Fitur, Kelebihan, dan Cara Menggunakannya
3. Menghemat Biaya
Ketika menggunakan kantor virtual, kamu tidak membutuhkan biaya untuk menyewa kantor fisik. Kamu juga tidak membutuhkan biaya untuk operasional kantor seperti biaya listrik, air, dan internet.
Semua biaya untuk kantor fisik bisa kamu gunakan untuk kebutuhan lain, misalnya untuk memasang iklan atau mengembangkan produk baru.
Kamu bisa menggunakan danamu untuk kebutuhan lain.
4. Menjadikan Pegawai Lebih Aktif
Menurut penelitian yang dilakukan oleh peneliti University of Sydney of Public Health, duduk selama lebih dari 11 jam sehari meningkatkan resiko kematian lebih dari 40% dalam tiga tahun ke depan.
Pada dasarnya, bekerja di kantor akan membuat pegawai duduk berjam-jam dan menjadi kurang aktif. Hal tersebut bisa menimbulkan berbagai macam penyakit.
Bekerja di luar kantor atau virtual office memungkinkan setiap orang untuk lebih aktif ketika bekerja.
Misalnya, berolahraga kecil atau peregangan ketika merasa pegal dan duduk terlalu lama.
Baca Juga: Cara Cek Resi TikTok Shop Mudah Melalui Aplikasi
5. Mengurangi Resiko Stres
Masalah yang sering dihadapi oleh pegawai adalah mengalami stress atau burn out dengan pekerjaannya.
Risiko stres ini tidak selalu muncul karena pekerjaan yang menumpuk. Masalah stress juga bisa muncul karena terjebak macet di perjalanan menuju kantor.
Bekerja dari luar kantor memungkinkan setiap orang untuk tepat waktu dan tidak perlu terjebak macet di jalan.
Bekerja dari luar kantor juga lebih aman saat pandemi, sebab setiap pegawai tidak harus melakukan kontak fisik yang tidak perlu.
Nah, itulah beberapa manfaat dari virtual office yang berguna bagi bisnis. Tertarik mencoba tren ngantor kekinian ini?