Dalam mengelola keuangan bisnis, kamu perlu membuat pembukuan. Salah satunya buku kas kecil. Berikut contoh buku kas kecil yang bisa kamu buat.
Sesuai dengan namanya, kas kecil merupakan jenis pengeluaran bisnis yang biasanya memiliki nominal kecil. Misalnya, pengeluaran untuk membayar internet, konsumsi rapat, hiburan klien, dan lainnya.
Meskipun nominalnya tidak besar, tetapi setiap transaksi kas kecil (petty cash) harus tetap dibukukan. Jadi, semua transaksi keuangan terdokumentasi dengan baik dan rapi.
Namun, catatan yang digunakan dalam setiap transaksi petty cash harus dibuat terpisah dari buku besar. Hal ini karena buku kas utama akan menjadi sangat besar dan terbebani karena transaksi kas kecil.
Oleh karenanya, transaksi petty cash ini dipisahkan dengan membuat pencatatan tersendiri dalam buku kas kecil
Baik bagi perusahaan besar maupun kecil, pembuatan laporan petty cash memiliki peran yang sangat penting.
Maka dari itu, kamu perlu memahami contoh buku kas kecil agar bisa membuatnya dengan tepat.
Baca Juga: Kas: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Manfaatnya bagi Bisnis
Contoh Buku Kas Kecil
Untuk membuat pembukuan petty cash, ada beberapa metode perhitungan yang umum digunakan.
Berikut contoh buku kas kecil yang dibagi berdasarkan metode pengelolaan dananya:
1. Metode Tetap (Imprest Fund System)
Salah satu contoh buku kas kecil, yaitu yang menggunakan metode tetap. Maksudnya adalah jumlah uang yang ada dalam rekening ini selalu sama (tetap).
Jadi, pengisian dana petty cash memiliki nominal yang sama dengan jumlah dana yang telah digunakan.
Untuk membuat pembukuan dengan metode ini, pemilik petty cash tidak langsung mencatat pengeluaran di dalam buku.
Melainkan, hanya mengumpulkan bukti transaksi dari setiap pengeluaran yang dilakukan.
2. Metode Tidak Tetap dan Berubah-ubah (Fluctuating Fund System)
Metode pembukuan petty cash yang selanjutnya adalah metode berubah-ubah atau tidak tetap.
Dalam hal ini, metode pengisian dan pengendalian uang akan selalu berubah-ubah, tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Maka dari itu, nominal atau jumlah kas kecil tidak ditetapkan. Jadi, ditentukan sesuai dengan kebutuhan.
Berbeda dengan kas kecil yang menggunakan metode tetap, jenis kas kecil yang satu ini bisa diisi sejumlah uang yang lebih atau kurang dari saldo awalnya.
Setiap transaksi yang terjadi dengan petty cash ini harus dicatat.
Semua bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
Baca Juga: Ketahui 10 Komponen Pembukuan Usaha Ini agar Catatan Keuanganmu Rapi
Fungsi Buku Kas Kecil
Pembukuan dari setiap transaksi petty cash tidak hanya bisa membantu pengelolaan keuanganmu lebih teratur, lho.
Ada beberapa fungsi lain dari pembuatan buku kas kecil ini, di antaranya:
1. Merinci Setiap Transaksi
Pencatatan petty cash dalam buku kas kecil membantu perusahaan kamu dalam merinci setiap transaksi yang terjadi.
Transaksi sekecil apapun bisa dicatat dengan baik melalui sistem pembukuan kas kecil ini. Jadi, setiap transaksi dibuat dengan benar dan sistematis.
Tentu saja, catatan kas kecil ini memiliki peran yang penting dalam laporan keuangan secara keseluruhan.
Sebab, setiap akuntan akan membutuhkan informasi kecil ini untuk membuat laporan keuangan dan anggaran perusahaan.
2. Bantu Menyusun Laporan Keuangan
Setiap transaksi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan sangat dibutuhkan dalam menyusun laporan keuangan, tak terkecuali buku kas kecil ini.
Buku kas kecil menyimpan catatan semua pembayaran kecil secara analitis, yang semua transaksinya dibutuhkan untuk pembuatan laporan keuangan utama.
Dikutip dari Explore X Insiders, akuntan harus memastikan bahwa mereka memiliki rincian pengeluaran yang lebih kecil saat menyiapkan buku kas. Nah, buku kas kecil menyediakan rincian ini.
Terlebih, cara membuat pembukuan kas kecil ini sangatlah mudah. Kamu tidak memerlukan pengetahuan formal tentang prinsip dan teknik akuntansi untuk mencatat kas kecil.
Selain itu, buku kas kecil bisa meminimalisir volume buku kas besar. Pasalnya, semua pengeluaran kecil memiliki pembukuan yang terpisah dari buku kas umum.
3. Transaksi Bernominal Kecil Mudah Dilakukan
Adanya buku kas kecil juga bisa membantu kamu dalam melakukan transaksi bisnis yang nominal atau jumlahnya tak terlalu besar.
Kamu pun tidak perlu membuat SOP untuk melakukan pembelian yang lebih kecil karena telah memiliki petty cash yang siap digunakan sesuai kebutuhan.
Dengan begitu, transaksi bisnis yang nominalnya kecil lebih mudah dan cepat untuk dilakukan.
Misalnya ketika kamu membutuhkan uang untuk membeli konsumsi peserta rapat, membayar internet perusahaan, serta transportasi klien. Petty cash bisa menjadi solusi terbaik.
Baca Juga: Ketahui 10 Komponen Pembukuan Usaha Ini agar Catatan Keuanganmu Rapi
4. Menyederhanakan Operasi Harian
Dengan adanya petty cash, operasional bisnis harian kamu akan lebih praktis. Jadi, setiap transaksi yang membutuhkan uang tunai dalam nominal kecil bisa diatasi dengan lebih mudah.
Namun, jangan lupa untuk selalu membuat pembukuan dari setiap transaki yang dilakukan. Meskipun itu memiliki nominal yang tidak seberapa bagi perusahaan.
Oleh karenanya, kamu tetap perlu membuat pembukuan kas kecil.
5. Hemat Waktu dan Tenaga
Adanya buku kas kecil bisa menghemat waktu dan tenaga bagi akuntan dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Hal ini karena buku kas kecil memungkinkan akuntan untuk membuat perbandingan pengeluaran kecil antara dua periode, sekaligus membantu mereka dalam mengendalikan pengeluaran kecil tersebut secara lebih efektif.
Pada akhirnya, akuntan dapat membuat buku kas utama lebih mudah dan cepat dengan bantuan petty cash insight.
6. Meminimalisir Kesalahan Laporan Keuangan
Dikutip dari QS Study, buku kas kecil membantu membuat buku kas utama lebih informatif dan jelas dengan hanya memasukkan transaksi-transaksi besar.
Setiap pembayaran berjumlah kecil tidak perlu diposkan ke buku besar satu per satu karena telah tercatat secara kronologis dalam buku kas kecil.
Buku kas kecil juga dapat membantu akuntan dalam membuat pencatatan transaksi kas menjadi up-to-date karena adanya pembagian kerja dalam pencatatan transaksi kas.
Jadi, kesalahan pencatatan transaksi bisa diminimalisir hingga sekecil mungkin karena buku kas biasanya akan diperiksa secara teratur oleh akuntan perusahaan.
Selain itu, buku kas dapat mengurangi risiko pemborosan uang tunai perusahaan karena pengelola petty cash tidak diperbolehkan menarik uang tunai kapan pun dimau.
Baca Juga: Ini 9 Contoh Laporan Keuangan dan Penjualan yang Perlu Kamu Tahu!
7. Bantu Mengendalikan Operasi Bisnis
Fungsi adanya buku kas kecil lainnya, yaitu dapat membantu kamu dalam mengendalikan operasi bisnis harian.
Hal ini karena buku kas kecil dapat membantumu dalam membandingkan pengeluaran dua periode keuangan.
Dengan pengelolaan buku kas kecil yang tepat, kamu bisa mengetahui apakah kinerja keuangan bisnis saat ini lebih baik daripada periode sebelumnya.
Apabila ditemukan adanya posisi keuangan yang defisit, kamu dapat mengontrol pengeluaran dan operasi bisnis agar tak semakin merugi.
Buku kas kecil ini dapat membantu kamu dalam mengambil keputusan pengendalian biaya sehingga bisa menghentikan pengeluaran yang berlebihan.
Itu dia contoh buku kas kecil dan fungsinya dalam bisnis. Semoga bisa membantu kamu lebih bijak dalam mengelola keuangan perusahaan, ya.
Sumber:
- https://www.exploreinsiders.com/what-is-petty-cash-in-accounting-and-advantages/
- https://qsstudy.com/advantages-disadvantages-analytical-petty-cash-book/