Sales invoice digunakan sebagai bukti atas penjualan barang atau jasa.
Sales invoice atau faktur penjualan adalah dokumen penting yang digunakan dalam bisnis untuk mencatat transaksi penjualan antara penjual dan pembeli.
Faktur penjualan berisi informasi detail tentang barang atau jasa yang diserahkan, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.
Faktur penjualan berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual, bukti pembelian bagi pembeli, dan catatan akuntansi bagi kedua belah pihak.
Faktur penjualan dapat dibuat dengan berbagai cara, tergantung pada jenis bisnis, produk atau jasa, dan preferensi pelanggan.
Beberapa contoh format sales invoice adalah invoice kertas, invoice elektronik, invoice online, dan invoice otomatis.
Format sales invoice yang dipilih harus sesuai dengan kebutuhan dan kemudahan penggunaan bagi penjual dan pembeli.
Faktur penjualan memiliki manfaat yang beragam bagi bisnis, seperti meningkatkan arus kas, mengurangi risiko penipuan, mempermudah pelacakan penjualan, dan memenuhi persyaratan perpajakan.
Faktur penjualan juga dapat membantu bisnis dalam meningkatkan hubungan dengan pelanggan, membangun reputasi profesional, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Oleh karena itu, faktur penjualan adalah dokumen yang tidak boleh diabaikan dalam bisnis.
Baca Juga: 2 Cara Menghitung Tara Serta Bedanya Dengan Bruto Dan Netto
Pengertian Sales Invoice
Sales invoice atau faktur penjualan adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi jual beli barang atau jasa.
Faktur penjualan berisi informasi rinci tentang produk atau jasa yang diserahkan, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.
Melansir dari laman Zendesk, faktur penjualan digunakan untuk meminta pembayaran dari pembeli, menyimpan catatan penjualan, melaporkan pajak, dan menghitung komisi.
Dengan demikian, faktur penjualan tidak hanya menjadi instrumen administratif, tetapi juga merupakan alat yang penting dalam pengaturan keuangan, pelacakan pembayaran, dan audit internal.
Sebagai dokumen hukum, faktur penjualan juga dapat digunakan sebagai dasar untuk menyelesaikan sengketa atau klaim antara kedua belah pihak jika terjadi ketidaksepakatan terkait dengan transaksi penjualan.
Dalam konteks bisnis modern, penggunaan faktur penjualan menjadi semakin penting untuk memastikan transparansi, keakuratan, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku dalam melakukan aktivitas perdagangan.
Baca Juga: 8 Aplikasi Yang Bisa Dijadikan Alternatif Photoshop
Fungsi Sales Invoice
Berikut beberapa fungsi faktur penjualan yang krusial bagi bisnis:
1. Mencatat Transaksi
Faktur penjualan merupakan dokumen yang mencatat secara terperinci setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
Ini mencakup informasi seperti nomor faktur, tanggal transaksi, nama dan alamat pelanggan, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga satuan, dan total biaya.
Dengan memiliki catatan transaksi yang lengkap dan teratur, perusahaan dapat melakukan audit internal, melacak tren penjualan, dan memantau kinerja keuangan mereka dari waktu ke waktu.
2. Bukti Transaksi yang Sah
Sebagai dokumen yang sah secara hukum, faktur penjualan berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli.
Ini penting dalam menyelesaikan sengketa atau klaim yang mungkin timbul di masa depan.
Selain itu, faktur juga merupakan dasar untuk pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan, sehingga memiliki peran kunci dalam pengaturan keuangan perusahaan.
3. Melacak Pembayaran
Faktur penjualan mencantumkan detail pembayaran yang diharapkan, termasuk tanggal jatuh tempo pembayaran dan metode pembayaran yang diterima.
Dengan demikian, faktur memudahkan perusahaan untuk memantau pembayaran dari pelanggan.
Jika ada pembayaran yang masih tertunda, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menagih pembayaran tersebut.
Hal ini seperti mengirimkan pengingat pembayaran atau menetapkan denda keterlambatan.
4. Mengelola Stok Barang
Meskipun bukan fungsi utama, faktur penjualan juga dapat digunakan untuk mengelola persediaan barang.
Dengan mencatat barang atau jasa yang dijual dalam faktur, perusahaan dapat memantau penjualan mereka dan mengatur produksi atau pengadaan ulang barang sesuai kebutuhan.
5. Pelaporan Keuangan dan Pajak
Informasi yang terdapat dalam faktur penjualan digunakan untuk melaporkan pendapatan dan kewajiban pajak perusahaan.
Faktur penjualan menjadi dokumen penting dalam menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca, serta dalam menghitung pajak penjualan atau pajak pertambahan nilai (PPN) yang harus dibayarkan kepada otoritas pajak.
Baca Juga: 5 Tips Membangun Usaha Grosir Sembako, Omzetnya Bisa Jutaan!
Jenis-Jenis Sales Invoice
Faktur penjualan atau sales invoice berisi informasi detail tentang barang atau jasa yang diserahkan, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.
Faktur penjualan terbagi ke dalam empat jenis utama, yaitu:
- Faktur standar. Jenis faktur yang paling sederhana dan umum digunakan. Faktur standar berisi informasi dasar tentang transaksi, seperti nama penjual dan pembeli, tanggal transaksi, deskripsi barang atau jasa, harga satuan, jumlah, diskon, pajak, dan total pembayaran.
- Faktur proforma. Jenis faktur yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa diserahkan. Faktur proforma berfungsi sebagai estimasi biaya dan syarat transaksi. Faktur proforma biasanya digunakan untuk transaksi internasional, ekspor-impor, atau transaksi kredit.
- Faktur komersial. Jenis faktur yang digunakan untuk transaksi internasional yang melibatkan bea cukai. Faktur komersial berisi informasi lengkap tentang transaksi, seperti nama dan alamat penjual dan pembeli, negara asal dan tujuan, deskripsi barang atau jasa, harga satuan, jumlah, berat, volume, nilai barang, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran.
- Faktur berulang. Jenis faktur yang digunakan untuk transaksi yang terjadi secara berkala atau rutin. Faktur berulang berisi informasi yang sama dengan faktur standar, namun ditambah dengan informasi tentang periode dan frekuensi pembayaran. Faktur berulang biasanya digunakan untuk transaksi langganan, sewa, atau layanan jangka panjang.
Baca Juga: Tips Dan Contoh Iklan Bisnis Perusahaan Yang Bisa Kamu Tiru
Cara Membuat Sales Invoice
Sebelum membuat sales invoice, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Beberapa informasi berikut perlu ada dalam sales invoice, di antaranya:
- Nama, alamat, dan NPWP penjual dan pembeli, sebagai bentuk informasi lengkap mengenai penjual, termasuk nama, alamat, dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
- Nomor dan tanggal faktur, berisi tentang nomor seri faktur dan tanggal penerbitan faktur.
- Deskripsi barang atau jasa, berkaitan dengan penjelasan tentang barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah, jenis, spesifikasi, dan karakteristik lainnya.
- Harga satuan dan total harga, menunjukkan harga per unit barang atau jasa dan harga total yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk diskon, pajak, dan biaya pengiriman jika ada.
- Syarat dan cara pembayaran, mencakup informasi tentang jangka waktu, metode, dan rekening pembayaran yang disepakati oleh penjual dan pembeli.
Setelah memastikan kelengkapan informasi di atas, berikut cara membuat sales invoice yang bisa kamu ikuti:
Cara membuat sales invoice adalah sebagai berikut:
- Cantumkan informasi bisnis, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan logo (jika ada). Informasi ini penting untuk menunjukkan identitas kamu sebagai penjual dan memudahkan pembeli menghubungimu jika ada pertanyaan atau masalah.
- Sertakan nomor invoice yang unik dan mudah dilacak. Nomor invoice berguna untuk mengelola catatan penjualan dan piutang, serta membedakan invoice satu dengan yang lain.
- Tuliskan judul invoice yang jelas dan menarik, misalnya “Sales Invoice”, “Faktur Penjualan”, atau “Tagihan”. Judul invoice akan membantu pembeli mengetahui tujuan dokumen ini dan membedakannya dengan dokumen lain.
- Cantumkan identitas pembeli, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Identitas pembeli akan membantu kamu mengirimkan barang atau jasa, mengirimkan reminder pembayaran, dan mengirimkan promosi atau diskon jika ada.
- Detailkan deskripsi barang atau jasa yang kamu jual, seperti nama, kuantitas, kualitas, spesifikasi, dan karakteristik lainnya. Deskripsi ini akan membantu pembeli mengetahui apa yang mereka pesan dan apakah sesuai dengan permintaan mereka.
- Sertakan harga satuan dan total harga barang atau jasa yang kamu jual, termasuk diskon, pajak, dan biaya pengiriman jika ada. Harga ini akan menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan cara menghitungnya.
- Sertakan syarat dan cara pembayaran yang kamu terima, seperti jangka waktu, metode, dan rekening pembayaran. Syarat dan cara pembayaran ini akan membantu pembeli mengetahui kapan dan bagaimana mereka harus membayar invoice.
- Tandatangani dan kirimkan invoice kepada pembeli melalui media yang sesuai, seperti email, pos, atau aplikasi. Tanda tanganmu akan menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab atas invoice ini dan mengirimkannya akan mempercepat proses pembayaran.
Baca Juga: 9 Alasan Kegagalan Usaha Baru Yang Perlu Kamu Waspadai!
Demikian penjelasan lengkap seputar sales invoice dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat, ya!