Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya

Share this Post

Table of Contents

Apa beda kwitansi dan nota? Keduanya sama-sama bukti transaksi, tetapi memiliki perbedaan yang tipis.

Ada banyak istilah dalam transaksi jual-beli, apalagi dalam soal bukti tertulis. Misalnya, invoice atau surat tagihan, faktur, hingga kwitansi dan nota.

Terutama soal kwitansi dan nota, masih banyak orang yang tidak tahu letak perbedaannya dan menganggap keduanya sama.

Memangnya apa beda kwitansi dan nota?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kwitansi atau kuitansi adalah surat bukti penerimaan uang, sedangkan nota adalah tanda jual beli secara kontan.

Dalam artikel ini, akan dibahas lebih terperinci mengenai beda kwitansi dan nota. Simak terus sampai akhir, ya!

Baca Juga: Nota Debit Adalah Bukti Transaksi, Apa Fungsinya?

Pengertian Kwitansi

Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Foto: Kwitansi Pembelian (freepik.com)

Sebelum beranjak membandingkan beda kwitansi dan nota, kamu perlu tahu terlebih dahulu pengertian masing-masing istilah.

Menurut Investopedia, kwitansi adalah pengakuan tertulis bahwa sesuatu yang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain.

Kwitansi biasanya diterima konsumen dari penjual dan penyedia layanan. Namun, ada pula kwitansi yang diterbitkan dalam transaksi antarbisnis atau B2B (business-to-business) dan pasar saham.

Sebagai contoh, pemegang kontrak berjangka umumnya diberikan instrumen pengiriman. Ini bertindak sebagai kwitansi yang dapat ditukar dengan aset dasar ketika kontrak berjangka berakhir.

Selain menunjukkan kepemilikan, kwitansi penting untuk alasan lain.

Misalnya, ketika pelanggan hendak mengembalikan produk, penjual akan meminta kwitansi sebagai bukti bahwa produk tersebut memang dibeli di tempatnya.

Dalam hal ini, kwitansi bisa menjadi alat jaminan atau garansi dalam periode waktu tertentu. Bagi bisnis, menyimpan kwitansi juga penting untuk keperluan menghitung pajak.

Baca Juga: Nota Kredit Adalah Dokumen yang Dikirim setelah Invoice, Ini Penjelasannya!

Pengertian Nota

beda kwitansi dan nota
Foto: Kertas Nota (freepik.com)

Kini, kamu sudah tahu apa pengertian kwitansi. Hal selanjutnya sebelum mengetahui beda kwitansi dan nota, pahami dahulu pengertian nota.

Nota adalah bukti bahwa suatu transaksi jual beli antara penjual dan pembeli dilakukan secara tunai.

Biasanya, nota dibuat sebanyak dua rangkap. Salinan lembar pertama diambil oleh pembeli, sedangkan lembar kedua disimpan oleh penjual.

Bagi penjual, nota diperlukan untuk pencatatan keuangan dalam pembukuan. Oleh karena itu, nota perlu diarsipkan.

Ada pun bagi pembeli, nota berfungsi sebagai bukti pembelian bahwa ia sudah melakukan pembayaran secara tunai.

Terdapat dua jenis nota yang berbeda, yakni nota debit dan nota kredit. Berikut ini penjelasannya secara terperinci.

1. Nota Debit

Masih menurut Investopedia, nota debit adalah dokumen yang mencatat dan memberi tahu pelanggan tentang penyesuaian debit yang dilakukan ke rekening bank masing-masing.

Penyesuaian yang dilakukan pada akun, dapat mengurangi dana dalam akun, tetapi di buat untuk tujuan tertentu dan hanya digunakan untuk penyesuaian di luar debit normal.

Alasan diterbitkannya nota debit, berkaitan dengan biaya bank, tagihan yang rendah, atau pembetulan saldo positif yang tidak disengaja dalam suatu akun.

2. Nota Kredit

Ada pun nota kredit menurut Accounting Tools, merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual barang atau jasa kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual.

Nota kredit biasanya mencakup perincian persis mengapa jumlah yang tercantum di situ dikeluarkan. Nantinya, nota ini dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang mengapa penjual menerbitkannya.

Nota kredit dapat diterbitkan karena pembeli mengembalikan barang kepada penjual atau ada perselisihan harga. Bisa juga karena alasan lain yang membuat pembeli tidak membayar penuh jumlah yang ada dalam invoice.

Penjual mencatat nota kredit sebagai pengurangan saldo piutang usaha, sedangkan pembeli mencatatnya sebagai pengurang saldo utang usaha.

Baca Juga: 6 Prosedur Pembuatan PO atau Purchase Order

Ini Beda Kwitansi dan Nota

Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Foto: Perbedaan Kwitansi dan Nota (freepik.com)

Setelah tahu pengertian keduanya, kamu mungkin sudah mendapat gambaran umum mengenai beda kwitansi dan nota.

Keduanya sama-sama bisa dijadikan bukti pembayaran yang disimpan oleh masing-masing pihak sebagai dokumentasi. Namun tetap ada sedikit perbedaan di antara keduanya.

Berikut ini penjelasan beda kwitansi dan nota yang terlihat di antara keduanya.

1. Fungsi

Beda kwitansi dan nota yang pertama, terlihat dari fungsi. Seperti yang disebutkan sebelumnya, nota merupakan bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai.

Kwitansi juga dapat digunakan sebagai bukti transaksi, tetapi tidak selalu untuk transaksi yang dilakukan secara tunai.

Ada kalanya penjualan dilakukan secara kredit. Pada saat pembeli melakukan pembayaran secara berangsur, kwitansi dikeluarkan sebagai bukti terima uang.

Jumlah uang yang tertera di kwitansi, sesuai dengan dibayarkan pembeli pada saat itu, bukan jumlah total pembelian.

2. Tujuan

Beda kwitansi dan nota dari segi tujuan juga ada. Nota biasa dibuat dua rangkap untuk jadi bukti transaksi dua belah pihak, yakni penjual dan pembeli.

Kwitansi juga bisa dibuat salinannya, tetapi tujuannya lebih sebagai bentuk pengakuan bahwa uang sudah diberikan pihak pembeli ke pihak penjual.

Bukti pengakuan berbentuk kwitansi ini diberikan oleh penjual kepada pembeli. Penjual bisa saja menyimpan salinannya.

Namun, penjual lebih bisa mengandalkan catatan invoice, karena penerbitan kwitansi biasanya didasarkan atas pembayaran secara angsuran.

3. Pengabsahan

Beda kwitansi dan nota selanjutnya, dilihat dari pengabsahan. Karena nota merupakan bukti transaksi yang dilakukan secara kontan atau tunai, bisanya tidak perlu pengabsahan yang formal.

Terkadang pemberian paraf pada nota sudah cukup. Nota yang dikeluarkan dari mesin kasir pun tidak perlu dibubuhi tanda tangan atau cap lagi.

Ada pun kwitansi membutuhkan tanda tangan dari pihak penerima pembayaran sebagai pengakuan bahwa ia sudah mendapatkannya. Bisa pula dengan menambah materai.

Baca Juga: 7 Aplikasi Untuk Bisnis Online Wajib Kamu Install!

Tips Dokumentasi Kwitansi dan Nota

Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Foto: Pembukuan Kwitansi dan Nota (freepik.com)

Kini, kamu sudah tahu beda kwitansi dan nota. Begitu pula dengan fungsi dan tujuan masing-masing.

Namun, mengetahui beda kwitansi dan nota saja tidak cukup. Keduanya penting dalam melakukan pembukuan.

Kamu perlu mengarsipkan bukti pembayaran agar dapat mempertanggungjawabkannya dalam laporan keuangan. Baik untuk perusahaan maupun untuk perhitungan pajak.

Menurut Osome, kwitansi dan nota merupakan sumber dokumen keuangan, termasuk invoice. Jika kamu mencatat setiap transaksi, kamu bisa tahu berapa banyak yang dihasilkan bisnismu.

Dari situ, kamu juga bisa menilai kinerja penjualan bisnismu. Selain itu, memiliki semua dapat menyederhanakan tugas pembukuan dan audit.

Selain itu, kwitansi dan nota dapat berfungsi sebagai dokumen hukum. Keduanya dapat membuktikan bahwa kamu benar-benar mengirimkan produk atau layanan.

Berikut ini tips dokumentasi kwitansi dan nota yang bisa kamu terapkan untuk bisnismu.

1. Tentukan Standar

Mulailah dengan merancang dan menerapkan standar penyimpanan dokumen yang seragam untukmu dan tim bisnismu.

Jika semua karyawan dalam bisnismu berpegang teguh pada standar tersebut, pengarsipan akan lebih mudah dan mencegah terjadi kekacauan dalam pencatatan nantinya.

2. Buat Catatan Detail

Cantumkan sebanyak mungkin detail pada invoice, kwitansi, dan nota yang kamu buat. Mulai dari tanggal, waktu, nama dan nomor pelanggan, nama produk atau layanan, serta jumlah transaksi.

Catat pula juga ada variabel lainnya, seperti pajak, diskon, nomor referensi kwitansi, dan sebagainya. Ini akan memudahkan pencatatan yang dilakukan oleh bagian keuangan.

Baca Juga: 6 Peran Akuntansi Dalam Kegiatan Usaha, Apa Saja?

3. Catat Kronologi

Ketika mencatat keuangan, cocokkan invoice, kwitansi, dan nota secara kronologis. Hal ini terutama jika ada pembelian yang dilakukan secara kredit oleh pelanggan.

Mencatat keuangan secara kronologis juga memungkinkanmu untuk melihat laporan secara bulanan atau mingguan, kemudian membandingkan kinerjanya.

4. Jangan Menunda Pekerjaan

Melakukan pengarsipan dan pencatatan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berkala. Kalau perlu lakukan dengan basis harian.

Ini akan memudahkan pekerjaanmu pada akhir tahun ketika harus tutup buku. Jika kamu terus menundanya, pekerjaanmu pada akhir tahun akan menumpuk.

Itulah penjelasan mengenai beda kwitansi dan nota. Semoga informasi ini bermanfaat.