Prepaid Expense dalam Akuntansi Bisnis, Apa Itu?

Share this Post

Table of Contents

Salah satu jenis biaya yang sering dikeluarkan oleh bisnis untuk menunjang operasionalnya adalah prepaid expense. Apa itu prepaid expense?

Prepaid expense merupakan istilah yang merujuk pada biaya yang dibayar di muka. Jadi, kamu melakukan pembayaran atas suatu barang atau jasa sebelum menggunakannya.

Setiap transaksi yang bertujuan untuk keperluan bisnis, perlu dicatat sesuai dengan tata cara dalam akuntansi perusahaan. Tak terkecuali transaksi prepaid expense ini.

Lebih lanjut, berikut penjelasan seputar prepaid expense beserta cara pencatatannya dalam metode akuntansi bisnis!

Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Accounting Gratis untuk Pebisnis Pemula

Pengertian Prepaid Expense

prepaid expense
Foto: Ilustrasi Pembayaran Sewa (pixabay.com)

Prepaid expense atau biaya yang dibayar di muka adalah biaya yang belum dicatat oleh perusahaan sebagai biaya, tetapi telah dibayar dimuka. 

Dengan kata lain, biaya dibayar di muka adalah pengeluaran yang dibayarkan dalam satu periode akuntansi, tetapi tidak akan diakui hingga periode akuntansi berikutnya.

Dilansir dari laman Corporate Finance Institute (CFI), biaya dibayar di muka pada awalnya dicatat sebagai aset, karena memiliki manfaat ekonomis di masa depan, dan dibebankan pada saat manfaat tersebut diperoleh (the matching principle).

Jadi, jumlah biaya dibayar di muka yang akan digunakan dalam satu tahun ini akan dilaporkan di neraca perusahaan sebagai aktiva lancar.

Saat jumlahnya habis, aset lancar dikurangi dan jumlah pengurangan dilaporkan sebagai beban pada laporan laba rugi.

Baca Juga: Ketahui 10 Komponen Pembukuan Usaha Ini agar Catatan Keuanganmu Rapi

Jenis Prepaid Expense

jenis prepaid expense
Foto: Ilustrasi Asuransi Bisnis (pexels.com)

Dalam mengelola bisnis, kamu akan menemukan beberapa pengeluaran yang dilakukan menggunakan sistem prepair expense, di antaranya:

  • Prepaid rent (biaya sewa gedung atau kendaraan, hal ini dibayar sebelum bangunan digunakan).
  • Prepaid insurance (biaya asuransi bisnis kecil).
  • Prepaid salaries (biaya untuk gaji dibayar di muka).
  • Prepaid interest (biaya beban bunga dibayar di muka).
  • Beban pajak.
  • Tagihan utilitas.
  • Iklan dibayar di muka.
  • Lisensi dibayar di muka.
  • Beban bunga.
  • Gaji.

Semua jenis pembelian baik itu barang atau jasa yang dilakukan dengan cara dibayarkan sebelum digunakan, dianggap sebagai prepaid expense.

Baca Juga: Penjelasan Audit: Tahapan, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Contoh Kasus Prepaid Expense

contoh prepaid expense
Foto: Uang Tunai (pixabay.com)

Ada banyak sekali contoh biaya yang dibayar di muka. Misalnya pembayaran asuransi prabayar sehingga dicatat sebagai prepaid expense.

Jadi, ketika kamu mengambil pertanggungan asuransi untuk sepanjang tahun, itu akan dicatat sebagai aset pada saat pembayaran dan kemudian dibebankan selama 12 bulan.

Selain itu, kamu bisa melakukan prepaid expense untuk menyewa gedung perkantoran sebagai tempat penunjang operasional bisnis.

Umumnya, untuk menyewa gedung usaha diberlakukan secara tahunan dan tidak bisa beberapa bulan saja.

Karena itu pemilik bangunan mendapatkan pemasukan dari properti yang disewa sampai dengan masa sewanya habis.

Misalnya apabila kamu menyewa gedung senilai Rp10.000.000 per tahun untuk jangka waktu 3 tahun.

Pembayaran dimuka yang dilakukan adalah sebesar Rp30.000.000 untuk 3 tahun pertama.

Nah, dalam laporan keuangan pun ditulis Rp30.000.000 sesuai transaksi dan pengeluaran yang dilakukan.

Baca Juga: 8 Peran Akuntansi dalam Bisnis, Sudah Tahu?

Manfaat Prepaid Expense

manfaat prepaid expense
Foto: Ilustrasi Sewa Properti (pixabay.com)

Dikutip dari Indeed, prepaid expense yang digunakan dalam pembelian barang atau jasa bisa sangat menguntungkan bagi bisnis.

Pengeluaran ini dapat menguntungkan perusahaan karena dapat membantu kamu untuk menghemat uang.

Selain itu, pembayaran yang dibayar di muka akan membantu bisnis menunda pajak ke tahun keuangan berikutnya.

Sesuai aturan akuntansi, pengeluaran hanya dapat dicatat pada saat terjadinya. Oleh karena itu, pajak atas biaya di muka hanya dapat dikurangkan pada tahun berlakunya.

Tidak hanya menguntungkan dari segi bisnis, biaya yang dibayar di muka juga memiliki manfaat bagi individu.

Dalam hal ini, prepaid expense dapat membantu rencana keuangan, seperti asuransi kesehatan atau rencana tabungan.

Misalnya, jika sebuah keluarga membuat rencana tabungan perguruan tinggi untuk anaknya, setiap tahun sampai anak tersebut kuliah, keluarga itu dapat membeli unit uang sekolah melalui asuransi.

Artinya ketika anak sudah siap kuliah, keluarga sudah membiayainya.

Baca Juga: 7 Manfaat Software Akuntansi untuk Bisnis, Praktis!

Jurnal Prepaid Expense

jurnal prepaid expense
Foto: Jurnal Prepaid Expense (wallstreetmojo.com)

Setelah melakukan pembayaran dimuka, kamu perlu membuat jurnal prepaid expense dalam pembukuan sebelum menggunakan barang atau jasanya.

Namun sebelum membuat jurnal, kamu harus memahami bahwa setiap akun akan dipengaruhi oleh debit dan kredit.

Pada dasarnya, aset dan biaya akan meningkat melalui debit, serta akan dikurangi dengan kredit.

Sementara itu, ekuitas, liabilitas, dan pendapatan akan ditingkatkan oleh kredit dan dikurangi dengan debit.

Untuk membuat jurnal prepaid expense, kamu perlu mendebit akun biaya yang telah dibayar dimuka terlebih dahulu. Ini merupakan akun aset yang akan ditingkatkan oleh debit.

Kemudian, kreditkanlah akun yang sesuai untuk melakukan pembayaran. Misalnya untuk akun kas atau cek. Dengan mengkreditkan akun tersebut, kamu pun bisa mengurangi akun kas yang dimiliki.

Baca Juga: Apa Itu Jurnal Umum? Ini 5 Fungsi dan Cara Membuatnya!

Pendekatan Jurnal Prepaid Expense

pendekatan jurnal prepaid expense
Foto: Akuntan (pexels.com)

Dalam pembuatannya, jurnal prepaid expense bisa dilakukan menggunakan beberapa pendekatan, di antaranya:

1. Pendekatan Laba Rugi

Ketika kamu membayar barang atau jasa di muka, seluruh biaya akan diakui dalam laporan laba rugi.

Kemudian, pada akhir periode akan dilakukan jurnal penyesuaian yang besaran nilainya belum bisa diakui sebagai biaya.

Lalu di periode berikutnya, akan dilakukan jurnal penyesuaian sebesar nilai biaya yang dapat diakui tersebut.

2. Pendekatan Neraca

Selanjutnya, ada pendapatan neraca yang cukup mirip dengan pendekatan laba rugi.

Namun, dengan pendekatan neraca, biaya akan dicatat dalam akun biaya dibayar di muka seluruhnya pada saat pembayaran atas biaya tersebut.

Kemudian, kamu bisa membuat jurnal penyesuaian di setiap akhir periode untuk mengakui biaya yang sesuai.

Baca Juga: 2 Metode Pembuatan Neraca Saldo Perusahaan Jasa

Jurnal Penyesuaian Prepaid Expense

jurnal penyesuaian prepaid expense
Foto: Kalkulator (pixabay.com)

Dalam proses pembukuan prepaid expense, ada jurnal penyesuaian yang harus kamu buat untuk bantu menyeimbangkan pembukuanmu.

Pembukuan biaya yang dibayar di muka ini, kamu bisa menggunakan jurnal penyesuaian untuk pengeluaran aktual.

Jadi, transaksi yang dibayar di muka dicatat dengan cara dikurangi dan kemudian ditambahkan ke akun biaya sebenarnya.

Caranya adalah dengan mendebitkan akun biaya, lalu mengkreditkan akun prepaid expense.

Proses ini harus kamu lakukan sampai habis. Nah, setelah kamu menggunakan barang atau jasa yang dibayar di muka, akun aset harus kosong dan pastikan akun biaya menunjukkan nilai penuh.

Setelah pencatatan selesai, laporan jurnal penyesuaian ini dapat diperiksa dan dibandingkan dengan buku besar.

Dengan begitu, kamu tidak akan terlewat untuk melakukan jurnal penyesuaian dan semua transaksinya telah tercatat secara benar pada akun yang sesuai.

Tentunya, hal ini akan sangat berguna apabila kamu memiliki jurnal penyesuaian yang cukup banyak dan beragam jenisnya.

Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar, Penting dalam Penyusunan Laporan Keuangan

Laporan Jurnal Penyesuaian Prepaid Expense

laporan penyesuaian prepaid expense
Foto: Proses Akuntansi (Pixabay.com)

Setelah berhasil membuat jurnal penyesuaian akan biaya yang dibayarkan di muka, tugas selanjutnya yaitu membuat laporannya.

Dibuatnya laporan jurnal penyesuaian bertujuan untuk pengendalian pembukuan atau pencatatan keuangan bisnis.

Jadi, proses pelaporan semua biaya yang dilakukan dengan tujuan bisnis bisa terjamin andal dan akurat.

Semua pembebanan atas biaya yang dibayar di muka pun tidak kurang atau salah dalam penyajian laporan keuangan bisnismu. Baik itu dalam laporan laba rugi atau neraca.

Baca Juga: Contoh Financial Plan untuk Bisnis, Rencana Keuangan Jadi Terarah

Pentingnya Laporan Keuangan Bisnis

laporan keuangan bisnis
Foto: Laporan Keuangan Bisnis (pexels.com)

Kini, kamu sudah semakin paham dengan prepaid expense, bukan? Jangan lupa untuk selalu melakukan pencatatan atas transaksi tersebut, ya!

Sebab, semua transaksi yang dilakukan bisnis harus memiliki bukti dan disimpan dengan baik. Jadi, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, kamu bisa menunjukkannya dengan akurat.

Selain itu, pencatatan biaya yang dibayar di muka dalam laporan keuangan dapat memberikan kamu gambaran tentang proses operasional usaha saat ini.

Setiap pemasukan dan pengeluaran bisnis kamu pun bisa diketahui secara akurat.

Oleh karenanya, pastikan untuk selalu melakukan pencatatan arus kas usaha kamu. Baik itu secara manual di kertas kerja, dalam format excel, atau dengan bantuan sistem akuntansi otomatis.

Meski tidak selalu memiliki manfaat untuk hari ini, kamu mungkin akan membutuhkannya di masa depan.

Itulah penjelasan seputar prepaid expense atau biaya yang dibayarkan di muka dalam sistem akuntansi bisnis.

Semoga informasinya bermanfaat bagi kamu yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola keuangan usaha!