Google Suite yang kini berganti menjadi Google Workspace, adalah salah satu layanan digital yang cukup banyak dipakai perusahaan atau unit bisnis dalam berbagai skala.
Menurut data Statista di tahun 2020, jumlah akun yang terdaftar dalam Google Suite adalah 6 juta. Peningkatannya cukup stabil dari 2015 dan dipercaya peningkatannya didorong oleh kebutuhan kerja jarak jauh di era pandemi.
Google Suite sekilas memiliki kemiripan dengan Gmail biasa, tetapi memiliki sejumlah fasilitas tambahan yang bisa diakses setelah membayar biaya langganan.
Misalnya, email dengan domain custom sesuai dengan identitas perusahaan, ukuran penyimpanan cloud yang lebih besar, dan lain sebagainya.
Apakah ini pilihan pas untuk bisnismu? Simak beberapa kelemahan dan keunggulan yang bisa kamu cermati sebelum memutuskan berlangganan.
Baca Juga: 5 Fungsi Google My Business dan Cara Menggunakannya
Beda Google Suite dan Gmail
Google Suite adalah kelanjutan dari Gmail yang selama ini kita kenal sebagai platform surat elektronik. Namun, seiring berjalannya waktu, Gmail berkembang dengan fitur-fitur lain.
Misalnya, penyimpanan cloud atau Google Drive, pertemuan daring lewat Google Meet, aplikasi perangkat lunak di Google Play, layanan membuat formulir online di Google Form, perangkat produktivitas di Google Docs dan Spreadsheet dan lain sebagainya.
Semuanya bisa diakses gratis dengan beberapa keterbatasan. Ini membuat Gmail ideal untuk keperluan personal atau tim kecil di bawah 10 orang.
Ketika bicara tim yang sudah mencapai belasan hingga ratusan dan ribuan, maka Gmail tak lagi bisa memfasilitasi kebutuhan bisnismu.
Google kemudian menyediakan Google Suite atau G Suite yang memungkinkanmu mengakses beberapa layanan lain yang ditawarkan.
Layanan paling populer adalah email dengan domain custom untuk anggota atau karyawan perusahaan, hingga kapasitas penyimpanan yang jauh lebih besar.
Baca Juga: 7 Fungsi Google Search Console, Bantu Kelola Websitemu
Pentingnya Custom Domain untuk Bisnis
Domain custom menjadi penting untuk bisnis karena akan memberikan kesan profesional pada perusahaan.
Seperti kita tahu, email gratis yang selama ini kita pakai untuk urusan personal menggunakan embel-embel penyedia domain seperti @gmail.com atau @outlook.com dan lain sebagainya.
Google Suite adalah layanan yang memungkinkanmu mengganti alamat domain sesuai identitas perusahaan sehingga kesannya lebih profesional.
Sebenarnya kamu bisa membeli hosting dan domain sendiri untuk memiliki email profesional. Namun, tentu perlu karyawan khusus yang mengurusnya.
Dengan G Suite, kamu tidak perlu lagi memikirkan urusan maintenance manual tersebut. Karyawan bisa langsung mengakses email melalui situs Gmail seperti biasa.
Selain user interface-nya sudah familiar, semua anggota atau karyawan perusahaan punya akses untuk memanfaatkan fitur-fitur Google lain. Misalnya, Drive, Docs, Meet, Spreadsheet, Calendar, Slides, dan lain sebagainya.
Kapasitas penyimpanannya pun jauh lebih besar. Ada tambahan fitur di tiap fasilitas pula yang bisa diakses semua anggota.
Dengan menggunakan Google Suite pula antar karyawan atau anggota bisa saling berbagi dokumen digital, merencanakan pertemuan daring, berkirim surat elektronik dan update dengan lebih cepat, dan berbagai tambahan fitur lain yang tidak bisa diakses dengan Gmail biasa.
Baca Juga: 5 Fungsi Google My Business dan Cara Menggunakannya
Google Suite dan Google Workspace
Sejak tahun 2021, Google Suite berubah nama menjadi Google Workspace. Sejak itu, Google menerapkan pembagian akses fitur dalam beberapa level plan atau harga yang dibayarkan.
Semakin tinggi, semakin lengkap pula fitur yang bisa dirasakan. Beda dengan Google Suite yang tidak membatasi jumlah anggota dan kapasitas penyimpanan, dalam Google Workspace pembatasan ini mulai diterapkan.
Workspace dibagi menjadi dua jenis, Business untuk perusahaan skala menengah dan Enterprise untuk bisnis yang skalanya lebih besar. Business dan Enterprise dibagi menjadi tiga tingkatan lagi, seperti Starter, Standard, dan Plus atau Essentials, Standard, dan Plus.
Kamu bisa mencermatinya lebih detail pada halaman resmi mereka. Tarif langganan termurahnya, yaitu Business Starter maksimal menaungi 300 akun dengan kapasitas penyimpanan masing-masing akun sebesar 30 GB. Dua kali lebih besar dari Gmail gratis.
Perbedaan antara Workspace Business dan Enterprise selain secara kuantitas adalah pertambahan fitur keamanan dan proteksi data.
Sementara, fitur Cloud Search yang sudah ada di Google Suite adalah hal yang tetap dipertahankan dan diberikan secara adil pada semua pelanggan atau penggunanya.
Baca Juga: 5 Fungsi Google My Business dan Cara Menggunakannya
Keunggulan dan Kelemahan Google Suite
Google Suite adalah layanan manajemen bisnis dan produktivitas yang cukup populer karena beberapa alasan seperti berikut ini.
- Ringan dan proses memuatnya relatif lebih cepat
- User interface yang lebih familier dan mudah dipahami
- Punya fitur yang lumayan lengkap
- Bisa diakses di semua browser dengan kualitas yang sama
- Punya banyak pilihan plan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan
- Namun, ia juga memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut.
- Semua aplikasinya hanya bisa diakses secara daring sehingga perlu jaringan internet yang stabil dan mumpuni
- Perlu merogoh kocek dalam untuk bisa menikmati fitur tertentu
- Tarif langganan yang lumayan mahal dengan harga termurah 6 USD per akun per bulan
Baca Juga: Cara Tambah Pembayaran di Google Play yang Mudah dan Praktis
Microsoft 365 sebagai Alternatif Google Suite
Sebagai pembanding, kamu bisa mencoba beberapa alternatif layanan serupa. Alternatif Google Suite adalah sebagai berikut.
Microsoft 365 adalah saingan terbesar dari Google Suite atau Google Workspace. Sama persis dengan pesaingnya, mereka menawarkan layanan produktivitas dan manajemen yang komprehensif.
Selain email, pengguna juga bisa menggunakan aplikasi pertemuan daring, dan penyimpanan cloud. Bedanya, mereka mengintegrasikannya dengan Microsoft Office yang selama ini dikenal sebagai aplikasi pengolah data dan kata paling populer di dunia.
Microsoft 365 bisa diakses secara daring dan bisa diakses melalui aplikasi desktop, sehingga tidak perlu terhubung ke internet dan browser setiap waktu.
Ini membuat aplikasi mereka jauh lebih lengkap fiturnya dibandingkan Google Docs, Spreadsheet, dan Slides. Untuk urusan harga pun bersaing. Tarif langganan termurah mereka adalah 6 USD per akun per bulan dengan penyimpanan sebesar 1 TB.
Ia punya beberapa kelemahan seperti UI yang kurang nyaman. Aplikasi yang tidak seberapa ringan serta tampilan yang berbeda pada MacOS dan Linux ketika disandingkan dengan pengguna sistem operasi Windows.
Ini jadi salah satu nilai minus dari Microsoft Office 365 ketika disandingkan dengan Google Suite atau Workspace.
Secara umum, Google Suite adalah solusi yang ideal untuk kebutuhan bisnis banyak pihak. Ia menawarkan banyak fasilitas yang fungsional dan praktikal untuk pebisnis yang hendak mengatur dan mengawasi kinerja timnya.
Tentu, ia punya banyak keterbatasan yang harus diselesaikan dengan keberadaan perangkat lunak lain. Misalnya Microsoft Office untuk membuat dokumen yang lebih kompleks dan berbagai tools lain yang menyediakan fitur yang tidak dimiliki Google Suite.
Singkatnya, Google Suite sudah bisa menyelesaikan banyak tugas-tugas sederhana untuk sebuah tim. Misal berbagi dokumen untuk kolaborasi hingga menyediakan domain custom untuk email yang memberikan kesan profesional dan kemudahan komunikasi secara internal maupun eksternal perusahaan.