Saat mengajukan lamaran pekerjaan, perusahaan biasanya meminta calon karyawan untuk mengirimkan beberapa dokumen.
Namun, banyak orang yang masih bingung mengenai urutan yang tepat untuk menyusun dokumen atau berkas lamaran kerja. Padahal, hal ini dapat mempengaruhi apakah lamaran akan diterima atau tidak pada tahap administrasi.
Untuk menghindari masalah tersebut, penting untuk memperhatikan penjelasan di artikel ini. Artikel ini akan membahas urutan penyusunan berkas lamaran kerja baik melalui pos maupun email.
Kamu harus mengetahui dokumen mana yang sebaiknya ditempatkan di bagian atas karena merupakan dokumen-dokumen penting.
Sementara yang diletakkan di bagian bawah sebaiknya menjadi tahap pengecekan terakhir sebelum mengirim lamaran.
Cari tahu, yuk!
Baca Juga: 5 Cara Menyusun Anggaran Tenaga Kerja Langsung Bagi Bisnis
Urutan Berkas Lamaran Kerja yang Benar
Tahukah kamu mengapa HRD meminta pelamar untuk melampirkan banyak dokumen saat melamar pekerjaan?
Ini dilakukan untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang pelamar. Perusahaan ingin memastikan bahwa calon yang melamar tidak memiliki masalah hukum yang dapat membahayakan perusahaan.
Setelah kamu mengatur urutannya, dokumen-dokumen tersebut dapat dimasukkan ke dalam amplop lamaran kerja dengan rapi.
Berikut adalah urutan berkas lamaran kerja yang dapat ditiru.
1. Surat Lamaran Kerja (Cover Letter)
Surat lamaran kerja adalah dokumen yang sangat penting dalam proses melamar pekerjaan.
Ini merupakan cara bagi pelamar untuk memperkenalkan diri secara singkat kepada HR dan menjelaskan mengapa mereka tertarik dengan posisi yang sedang diiklankan.
Surat lamaran kerja menjadi salah satu tahap screening awal yang dilakukan oleh HR untuk mengevaluasi pelamar.
Dalam surat lamaran kerja, pelamar dapat memberikan gambaran tentang identitas mereka, keterampilan yang dimiliki, pengalaman kerja, dan alasan mengapa mereka cocok untuk posisi yang dilamar.
Beberapa hal yang perlu disertakan dalam surat lamaran kerja antara lain:
- Salam pembuka: Sebuah salam sopan yang diarahkan kepada penerima surat lamaran kerja.
- Nama dan tujuan menulis surat: Nama pelamar dan tujuan mengirimkan surat lamaran kerja.
- Latar belakang pendidikan: Informasi singkat mengenai pendidikan pelamar yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Keterampilan yang sesuai: Penjelasan mengenai keterampilan dan kemampuan yang dimiliki oleh pelamar yang relevan dengan posisi yang sedang dibuka.
- Pengalaman kerja, magang, atau sukarelawan: Rincian tentang pengalaman kerja atau kegiatan lain yang pernah dilakukan oleh pelamar yang dapat mendukung kualifikasi mereka.
- Alasan melamar posisi tersebut: Penjelasan mengapa pelamar tertarik dengan posisi yang sedang diiklankan dan mengapa mereka merasa cocok untuk peran tersebut.
- Kontak yang dapat dihubungi: Informasi kontak yang dapat digunakan oleh penerima surat lamaran kerja untuk menghubungi pelamar, seperti nomor telepon dan alamat email.
- Salam penutup: Penutup surat yang sopan.
- Lampiran: Daftar berkas lamaran kerja yang dilampirkan bersama surat lamaran.
Surat lamaran kerja adalah kesempatan bagi pelamar untuk memberikan kesan pertama yang baik kepada penerima surat, sehingga sangat penting untuk disusun dengan hati-hati dan profesional.
2. Daftar Riwayat Hidup atau CV (Curriculum Vitae)
Daftar riwayat hidup atau curriculum vitae (CV) adalah berkas lamaran kerja yang wajib untuk dikirimkan ke perusahaan.
CV berisi informasi tentang data pribadi, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan informasi lain yang relevan untuk posisi yang dilamar.
Dokumen ini menjadi salah satu berkas yang wajib disertakan saat melamar pekerjaan, karena memberikan gambaran lengkap tentang kualifikasi dan kemampuan calon karyawan kepada perusahaan.
Bagi fresh graduate atau lulusan baru, CV dapat mencantumkan pengalaman organisasi, magang, atau kegiatan sukarela sebagai pengganti pengalaman kerja. Hal ini dapat memberikan gambaran kepada perekrut tentang kemampuan dan kompetensi calon karyawan.
Penting untuk dicatat bahwa saat ini banyak perusahaan yang menggunakan sistem pelacakan pelamar (applicant tracking system/ATS) untuk menyaring CV yang masuk.
ATS akan mengumpulkan semua CV yang diterima dan melakukan analisis komprehensif, termasuk perbandingan antara satu CV dengan CV lainnya.
Sistem ini kemudian memberikan peringkat atau skor kepada setiap CV berdasarkan sejauh mana CV tersebut sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Dengan demikian, penting bagi pelamar untuk menyusun CV secara cermat dan memperhatikan kata kunci yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Tujuannya adalah agar CV mereka dapat menarik perhatian ATS dan memperoleh peringkat yang baik dalam proses seleksi.
Baca Juga: 20 Profesi Kerja Online Dari Rumah Yang Hasilkan Banyak Cuan
3. Ijazah dan Transkrip Nilai
Berkas lamaran kerja selanjutnya yang penting adalah ijazah dan transkrip nilai. Dokumen-dokumen ini diminta oleh perusahaan sebagai bukti bahwa pelamar telah menyelesaikan pendidikan formal sesuai yang disebutkan dalam CV mereka.
Meskipun tidak semua perusahaan mensyaratkan ijazah untuk melamar pekerjaan, namun ada beberapa yang menjadikannya sebagai syarat administrasi.
Ijazah dan transkrip nilai digunakan untuk membuktikan pencapaian akademik pelamar. Beberapa perusahaan bahkan mensyaratkan IPK minimal tertentu, misalnya 2,75 atau 3,00, yang diumumkan dalam iklan lowongan kerja mereka.
Dalam melampirkan berkas lamaran kerja, cukup dengan menyertakan fotokopi ijazah terakhir dan fotokopi transkrip nilai terakhir.
Tidak perlu melampirkan ijazah asli. Jika pendidikan terakhir pelamar adalah S-1, maka cukup lampirkan fotokopi ijazah S-1. Ijazah SMA dan SMP tidak perlu dilampirkan.
Selain itu, disarankan untuk menambahkan watermark pada transkrip nilai yang dikirimkan, hal ini bertujuan untuk mencegah penggunaan yang tidak bertanggung jawab atas dokumen tersebut.
Dengan demikian, pelamar perlu memastikan bahwa ijazah dan transkrip nilai yang mereka lampirkan telah diverifikasi dan disertai dengan tindakan pengamanan yang memadai.
4. KTP dan Kartu Keluarga
Selanjutnya, berkas lamaran kerja mencakup identitas pribadi seperti fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK). Namun, sebelum melampirkannya, pelamar perlu berhati-hati.
Pertama-tama, penting untuk memastikan bahwa lowongan kerja yang dilamar adalah lowongan yang asli dan terpercaya, bukan lowongan palsu atau fiktif.
Pelamar disarankan untuk memahami ciri-ciri lowongan kerja fiktif dan cara menghindarinya agar dapat lebih waspada dan berhati-hati.
Jika dipastikan bahwa lowongan kerjanya adalah asli dan terpercaya, pelamar hanya perlu melampirkan fotokopi KTP dan KK jika diminta oleh perusahaan.
Jika perusahaan tidak mensyaratkan dokumen ini, maka tidak perlu dilampirkan. Cukup kirimkan CV, surat lamaran kerja, dan portofolio.
Penting untuk diingat bahwa KTP dan KK merupakan dokumen yang bersifat sangat pribadi.
Oleh karena itu, jika terjebak dalam lowongan kerja palsu, data pribadi pelamar dapat disalahgunakan untuk kegiatan yang tidak seharusnya, seperti pendaftaran pinjaman online atau tindakan kriminal lainnya.
Oleh karena itu, pelamar harus sangat berhati-hati dalam memberikan informasi pribadi mereka dan hanya memberikannya kepada pihak yang terpercaya dan sah.
5. Pas Foto
Selanjutnya, dalam urutan berkas lamaran kerja terdapat pas foto terbaru.
Pas foto ini berfungsi sebagai identitas visual yang menunjukkan bahwa pelamar adalah kandidat yang serius dan sungguh-sungguh melamar posisi tersebut.
Beberapa pelamar bahkan memilih untuk menempatkan pas foto terbaru di bagian paling atas berkas lamaran mereka.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan pas foto hilang atau tercecer karena ukurannya yang kecil dan agar dapat dengan mudah diakses oleh pihak yang meninjau lamaran.
Pas foto terbaru ini juga dapat memberikan gambaran kepada pihak perusahaan mengenai penampilan dan kesan pertama pelamar.
Oleh karena itu, pemilihan pas foto yang tepat dan representatif sangat penting dalam proses pengiriman berkas lamaran kerja.
Baca Juga: Administrasi Keuangan, Kenali Cara Kerja Dan Tujuannya
6. Portofolio
Salah satu dokumen penting dalam berkas lamaran kerja yang dapat membuatmu menonjol di antara pelamar lainnya adalah portofolio.
Apa itu portofolio? Portofolio merupakan kumpulan dokumen yang berisi tentang riwayat pekerjaan, pencapaian, dan contoh hasil karya yang telah kamu buat dalam suatu bidang tertentu.
Jika kamu sedang melamar pekerjaan yang terkait dengan industri kreatif, maka portofolio menjadi sangat penting karena dapat menunjukkan kemampuan kreativitasmu.
Sebagai contoh, jika kamu memiliki pengalaman sebagai seorang penulis konten, kamu dapat membuat portofolio yang berisi berbagai jenis tulisan yang pernah kamu buat, seperti tulisan untuk media sosial, iklan, tagline, dan lain sebagainya.
Bagi kamu yang baru lulus atau fresh graduate, kamu juga dapat mencantumkan portofolio yang berisi hasil-hasil dari pengalaman organisasi atau magang yang pernah kamu ikuti.
Dengan memperlihatkan portofolio yang berkualitas, kamu dapat memberikan bukti konkret mengenai kemampuan, pengalaman, dan prestasi yang kamu miliki kepada calon pemberi kerja.
Hal ini dapat membuatmu lebih menonjol dan meningkatkan peluangmu untuk diterima dalam proses seleksi kerja.
7. Sertifikat
Selain portofolio, melampirkan sertifikat juga dapat membuatmu lebih unggul dibandingkan pelamar lainnya.
Kamu dapat melampirkan berbagai jenis sertifikat, seperti sertifikat pelatihan atau kursus, sertifikat TOEFL, piagam penghargaan, dan sertifikat pendidikan nonformal lainnya.
Sertifikat-sertifikat ini dapat memberikan bukti konkret tentang kemampuan, keahlian, dan prestasi yang telah kamu capai.
Misalnya, jika kamu memiliki sertifikat pelatihan dalam bidang yang relevan dengan pekerjaan yang dilamar, hal ini dapat menunjukkan kepada perekrut bahwa kamu telah memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
Sertifikat TOEFL juga dapat membuktikan kemampuan bahasa Inggrismu, yang sering kali menjadi salah satu syarat penting dalam dunia kerja global saat ini.
Sertifikat penghargaan atau piagam juga dapat menjadi nilai tambah bagi kamu. Mereka menunjukkan bahwa kamu telah diakui dan dihargai atas kontribusi atau pencapaian yang kamu raih di masa lalu.
Ini dapat mencerminkan dedikasi, kerja keras, dan komitmenmu terhadap pekerjaan.
8. Surat Keterangan Pernah Bekerja
Jika kamu memiliki pengalaman kerja sebelumnya, penting untuk menyertakan bukti bahwa kamu pernah bekerja di perusahaan tersebut.
Berkas lamaran kerja ini biasanya berupa surat referensi atau surat keterangan kerja yang dapat kamu minta dari perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya.
Surat referensi ini berisi informasi tentang lamanya kamu bekerja di perusahaan tersebut, posisi atau jabatan yang kamu emban, serta penilaian atau testimoni tentang kinerjamu selama bekerja di sana.
Testimoni ini dapat memberikan gambaran kepada HRD atau perekrut baru tentang kualitas dan kecocokanmu dengan posisi yang kamu lamar.
Dengan menyertakan surat referensi, kamu dapat memberikan bukti konkret tentang pengalaman dan kinerjamu di tempat kerja sebelumnya.
Ini dapat menjadi faktor penentu bagi HRD dalam proses seleksi karyawan baru.
Oleh karena itu, pastikan untuk meminta surat referensi ini dengan baik kepada atasan atau pihak HRD di perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya.
Baca Juga: Kerja Atau Usaha? Simak Kelebihan Dan Kekurangannya
9. SKCK
SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian merupakan dokumen yang biasanya diminta dalam proses melamar kerja.
Berkas lamaran kerja ini bertujuan untuk memastikan bahwa calon karyawan tidak memiliki catatan kriminal yang dapat membahayakan perusahaan.
Meskipun tidak semua perusahaan mensyaratkan pelamar untuk melampirkan SKCK, namun bagi beberapa perusahaan tertentu, dokumen ini dianggap penting. Ini bergantung pada kebijakan dan standar keamanan perusahaan.
Penting untuk dicatat bahwa SKCK hanya dapat dikeluarkan oleh pihak kepolisian. Oleh karena itu, jika diminta oleh perusahaan, calon karyawan perlu mengurusnya dengan mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh kepolisian.
Meskipun SKCK tidak selalu menjadi syarat wajib, namun memiliki SKCK yang bersih dapat meningkatkan peluang seseorang untuk diterima bekerja di perusahaan tersebut.
10. Surat Keterangan Sehat
Dokumen terakhir yang dibutuhkan dalam berkas lamaran kerja adalah surat keterangan sehat.
Surat ini penting karena perusahaan ingin memastikan bahwa calon karyawan memiliki kondisi kesehatan yang memadai untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan yang ditawarkan.
Surat keterangan sehat dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan.
Beberapa perusahaan mungkin hanya meminta surat keterangan sehat fisik biasa yang dikeluarkan oleh dokter umum, yang menyatakan bahwa pelamar dalam kondisi kesehatan yang memadai untuk bekerja.
Namun, ada juga perusahaan yang mungkin mensyaratkan pemeriksaan kesehatan lebih mendalam, termasuk pemeriksaan terhadap penyakit kronis atau spesifik yang dapat memengaruhi kinerja kerja.
Penting untuk memahami persyaratan surat keterangan sehat yang diminta oleh perusahaan tempat kamu melamar.
Pastikan untuk mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan dan memperoleh surat keterangan sehat sesuai dengan kebutuhan mereka.
Hal ini dapat membantu memastikan bahwa berkas lamaran kerja kamu lengkap dan memenuhi semua persyaratan yang diminta oleh perusahaan.
Baca Juga: Surat Lamaran Kerja Guru, Ini Contoh Dan 5 Tips Membuatnya
Itulah urutan berkas lamaran kerja baik melalui email maupun pos yang penting untuk kamu ketahui.
Pastikan setiap berkas telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan terkait.
Semoga berhasil dan lolos, ya!