Dalam dunia bisnis, aktivitas transaksi berkaitan dengan penjualan dan pembelian. Setiap transaksi akan memiliki nota, salah satunya nota debit.
Nota debit adalah bukti transaksi yang perlu dimiliki oleh bisnis. Mengapa setiap transaksi harus dicatat dan dibuktikan dengan nota?
Dalam berbisnis, kelancaran modal dan keuangan sangatlah penting. Kamu harus menggunakan dana usaha seefisien mungkin dan meraup keuntungan sebesar mungkin.
Untuk memastikan dana bisnismu dikelola dengan baik dan digunakan dengan efisien, kamu perlu mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran. Pencatatan ini juga akan melibatkan beberapa dokumen sebagai bukti transaksi.
Nantinya, jika terdapat kendala, dokumen ini bisa digunakan untuk memeriksa catatan keuangan bisnismu. Kamu bisa membandingkannya untuk melihat jika terjadi selisih angka.
Hal ini dapat memperkecil ruang terjadinya fraud dalam bisnis. Lantas, apa itu nota debit dan apa fungsinya dalam bisnis?
Baca Juga: 2 Cara Membuat Nota Kontan yang Praktis dan Mudah
Pengertian Nota Debit
Menurut Investopedia, nota debit atau memo debit adalah dokumen yang digunakan oleh vendor untuk menginformasikan kepada pembeli tentang kewajiban utang saat ini atau dokumen yang dibuat oleh pembeli saat mengembalikan barang yang diterima secara kredit.
Untuk pengembalian barang, nota jenis ini berisi total kredit yang ditanggungkan, inventaris barang yang dikembalikan, dan alasan pengembalian.
Nota ini akan dipakai untuk mencatat dan merekap beberapa transaksi pembelian dan penjualan.
Memo debit umumnya digunakan dalam transaksi B2B atau Business to Business, transaksi ini sering melibatkan perpanjangan kredit.
Artinya, vendor atau penjual mengirim barang kepada pembeli sebelum biaya pembelian dibayarkan.
Memo jenis ini berbeda dengan faktur, sebab tidak menuntut pembayaran segera. Nota jenis ini hanya digunakan untuk mengingatkan konsumen tentang jumlah utang yang belum ditagih secara resmi.
Sementara itu, menurut Bank Indonesia nota debit adalah dokumen yang digunakan untuk menagih dana kepada peserta lain untuk untung nasabah peserta atau peserta yang menyampaikan nota debit.
Baca Juga: 9 Tips Fotografi Produk untuk Hasil Terbaik, Catat!
Fungsi Nota Debit
Dilansir dari Hashmicro, ada beberapa fungsi dari nota debit. Simak penjelasan berikut, ya!
1. Mengurangi Utang Penjual
Memo debit bisa digunakan untuk mengurangi jumlah terutang kepada penjual untuk barang-barang yang yekat dikirim.
Dalam transaksi jual-beli, perubahan hutang dan piutang sering terjadi. Akibatnya, bisnis harus melacak semua bukti hutang dan piutang untuk mencegah kesalahan setelah setelah tutup buku.
2. Penyesuaian Harga Produk
Penyesuaian harga ini bisa terjadi jika barang sudah tidak laku, atau terdapat masalah lain dengan pembeli.
Oleh karena itu, penyesuaian harga produk dilakukan untuk memberikan transparansi. Dengan begitu, penjual dan pembeli akan diuntungkan karena mendapat harga produk yang sesuai.
3. Koreksi Jumlah Produk
Memo jenis ini adalah catatan yang digunakan untuk mencari perubahan jumlah produk yang disepakati antara pembeli dan penjual.
Misalnya, pembeli mendapatkan jumlah barang yang tidak sesuai, akibatnya nota tersebut digunakan untuk dilampirkan dalam tagihan agar tidak terjadi kesalahan jumlah.
Jika barang rusak atau tidak sesuai pesanan, maka pembeli dapat meminta pengembalian dana dengan mengirimkan bukti dalam bentuk memo tersebut.
Semua transaksi akan menjadi lebih transparan karena memiliki bukti valid dari jumlah barang yang diterima pembeli.
Baca Juga: Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Proses Penerbitan Nota Debit
Proses penerbitan nota debit bisa dilakukan oleh pembeli dan penjual. Sebagai pembeli, proses penerbitannya dapat diilustrasikan sebagai berikut.
Perusahaan A membeli barang dari perusahaan B. Perusahaan A membeli 500 laptop secara kredit. Kemudian, perusahaan B akan mengirimkan faktur pesanan bersama dengan barang yang dibeli.
Setelah diperiksa, ternyata 100 laptop tidak bisa digunakan atau rusak. Sebagai pembeli, perusahaan A bisa membuat memo debit untuk dikirim ke perusahaan B bersama dengan laptop yang rusak.
Nota dan laptop yang dikembalikan menunjukkan bahwa perusahaan B harus mendebit jumlah tagihan yang jatuh tempo sesuai jumlah laptop yang tidak rusak.
Sementara itu, dari sisi penjual ketika perusahaan A membeli 500 laptop secara kredit ke perusahaan B, maka perusahaan B akan melakukan pengiriman barang.
Perusahaan B akan mengeluarkan faktur pesanan untuk perusahaan A yang dikirim bersamaan dengan produk.
Namun, perusahaan B menyadari bahwa terdapat kesalahan harga. Maka perusahaan B dapat membuat nota debit untuk perbaikan.
Biasanya, memo ini dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual ketika jumlah barang dalam faktur tidak sesuai, ditemukan barang yang rusak, melebih-lebihkan faktur, pembatalan pembelian, atau ketika barang yang diterima tidak sesuai spesifikasi.
Sementara itu, nota jenis ini dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli jika jumlah yang harus dibayarkan meningkat, kesalahan penulisan faktur, dan atau penambahan yang dibuat terkait dengan pesanan produk.
Baca Juga: Nota Kredit Adalah Dokumen yang Dikirim setelah Invoice, Ini Penjelasannya!
Contoh Nota Debit
Ada beberapa bentuk nota debit yang biasanya diterbitkan dalam transaski B2B. Jenis nota in disebut juga sebagai bukti transaksi jual-beli.
Kedua, tanda terima debit. Tanda terima ini adalah catatan tertulis tentang utang yang dimiliki pembeli.
Ketiga, faktur yang merupakan bukti transaksi atau invoice. Keempat, memo debit pengembalian barang yang disertakan jika terjadi return.
Terakhir, piutang atau komisi. Misalnya perusahaan memiliki utang bunga kepada kreditur atau komisi pada pihak ketiga. Dalam kasus ini, nota debit dikeluarkan untuk menanggapi nota kredit yang diterima.
Baca Juga: 3 Jenis Skema Reimburse dalam Bisnis dan Keuntungannya
Isi Nota Debit
Pada dasarnya, tidak ada format tetap mengenai isi nota debit. Namun, menurut Cleartax ada beberapa poin yang harus ada dalam note debit, yaitu:
- Nama, alamat, dan detail kontak penjual.
- Nomor seri nota debit.
- Nama, alamat, dan detail kontak pembeli.
- Nomor referensi faktur.
- Tanggal pembuatan faktur.
- Deskripsi barang.
- Judul dokumen nota debit.
- Verifikasi nota dalam bentuk tanda tangan.
Baca Juga: Wajib Tahu, Ini 7 Jenis Invoice Penagihan dalam Bisnis
Nah, itulah penjelasan tentang nota debit. Jadi nota debit adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi hingga catatan pengembalian barang.
Keberadaan nota debit dalam bisnis bisa menjadi alat untuk mengevaluasi jika terjadi kesalahan dalam transaksi.
Dengan demikian, kamu bisa memastikan bahwa catatan transaksi dan keuanganmu sudah seimbang.
Sumber: