Kamu perlu tahu contoh kwitansi pembayaran jika hendak mencatat dengan jelas pemasukan bisnismu. Ini penting untuk melengkapi pembukuan usahamu.
Transaksi merupakan hal lazim yang terjadi pada bisnis. Namun, setiap transaksi butuh dibuatkan buktinya, salah satunya kwitansi pembayaran.
Dengan membuat kwitansi pembayaran, kamu bisa tahu pelanggan mana yang sudah membayar tagihan atau belum dan berapa jumlahnya. Tentunya ini sangat berguna untuk pembukuan.
Dari sisi pelanggan sendiri, mereka juga perlu bukti bahwa mereka sudah membayar barang atau jasa yang digunakannya.
Hal ini untuk memberi mereka rasa aman. Selain itu, terkadang kwitansi pembayaran dibutuhkan jika pembeli hendak mengembalikan barang atau sebagai syarat mendapat layanan garansi.
Mari ketahui lebih lanjut mengenai kwitansi ini berikut contoh kwitansi pembayaran yang dapat kamu buat.
Baca Juga: Ini 5 Contoh Company Profile yang Bisa Kamu Terapkan pada Bisnismu
Apa Itu Kwitansi Pembayaran?
Sebelum beranjak membahas contoh kwitansi pembayaran, mari kita pahami terlebih dahulu pengertiannya.
Mengutip dari Go Cardless, kwitansi pembayaran adalah dokumen yang menunjukkan bukti pembelian. Ini diberikan oleh bisnis kepada pelanggan setelah pembayaran diterima untuk produk atau layanan apa pun.
Kwitansi pembayaran dapat digunakan untuk pembayaran sebagian atau penuh. Dalam dokumen ini, terdapat catatan jelas tentang berapa banyak uang yang telah diterima dan berapa masih terutang.
Kwitansi pembayaran tunai adalah dokumen yang berguna, baik bagi pembeli maupun penjual. Pembeli dapat melihat status pembayaran mereka, sedangkan penjual dapat memverifikasi tanggal dan detail lain dari pembelian.
Seluruh informasi ini, nantinya bisa digunakan penjual untuk membuat laporan keuangan yang lebih detail. Dalam kasus pembayaran sebagian, kwitansi juga berguna karena berfungsi sebagai pengingat untuk saldo terutang.
Tak sedikit orang yang bisa membedakan antara kwitansi pembayaran dan kwitansi penjualan. Keduanya sangat berbeda.
Kwitansi penjualan sama seperti tanda terima pembayaran. Namun, sering kali dokumen ini memberikan detail tambahan tentang penjualan.
Adapun kwitansi pembayaran adalah dokumen sederhana yang memberikan bukti kepada pelanggan. Isinya yaitu keterangan bahwa mereka telah membayar barang dan jasa.
Kwitansi penjualan lebih dekat cakupannya dengan invoice. Perbedaan lainnya kwitansi pembayaran memberikan perincian dasar tentang penjualan.
Di sisi lain, kwitansi penjualan jauh lebih terperinci dengan informasi tentang pajak, metode pembayaran, dan waktu serta tanggal penjualan.
Baca Juga: Kenali “Product Life Cycle” Mulai dari Pengertian, Tahapan, dan Contohnya
Beda Kwitansi Pembayaran dan Kwitansi Penjualan
Mari kita bahas lebih lanjut mengenai perbedaan kwitansi pembayaran dan kwitansi penjualan di sini. Ini penting untuk kamu ketahui sebelum membuat contoh kwitansi pembayaran.
Jika kamu menjalankan bisnis apa pun, baik kwitansi pembayaran maupun kwitansi penjualan sama-sama bagian penting dari operasional bisnis sehari-hari.
Kedua jenis dokumen ini sekilas mungkin mirip, tetapi tujuan dan isinya sangat berbeda.
1. Perbedaan Waktu Kapan Kwitansi Diterbitkan
Menurut Reg Packs, kwitansi penjualan adalah dokumen yang kamu kirim untuk meminta pembayaran dari pelanggan.
Kamu biasanya mengirimkannya setelah produk atau layanan dikirimkan ke pelanggan, tetapi sebelum pelanggan membayarnya.
Dengan kata lain, kamu akan mengeluarkan kwitansi penjualan setelah pekerjaanmu selesai. Kurang lebih ini sama dengan invoice.
Di sisi lain, kwitansi pembayaran adalah dokumen yang kamu kirim ke pelanggan sebagai pengakuan bahwa mereka telah membayarmu.
Dengan kata lain, ini adalah konfirmasi bahwa kamu menerima kompensasi untuk produk, layanan, atau pekerjaanmu dari pelanggan.
Pada intinya, perbedaan utama antara faktur dan tanda terima adalah titik di mana mereka berperan selama kamu berurusan dengan pelanggan.
Kwitansi penjualan adalah permintaan pembayaran, sedangkan kwitansi pembayaran adalah bukti pembayaran.
Baca Juga: Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
2. Kwitansi Penjualan Lebih Terperinci
Perbedaan lain, biasanya kwitansi penjualan memiliki informasi terperinci di dalamnya. Berikut perinciannya:
- Nama bisnis dan informasi kontak.
- Nama pelanggan dan informasi kontak.
- Nomor faktur.
- Tanggal pembuatan.
- Deskripsi barang atau jasa, harga, dan kuantitas.
- Metode pembayaran.
- Jumlah total yang terutang.
- Batas waktu.
- Syarat dan ketentuan pembayaran.
Ketika membuat kwitansi penjualan, kamu tidak harus memenuhi semua poin di atas. Misalnya, tidak perlu mencantumkan tanggal jatuh tempo, kamu tetap dapat menerima pembayaran dari pelanggan.
Namun, dengan menghilangkan detail tersebut, kamu berisiko membuat seluruh proses pembuatan kwitansi pembayaran jadi lebih rumit dan membingungkan.
Oleh karena itu, poin-poin yang direkomendasikan untuk kwitansi penjualan di atas, patut dipertimbangkan untuk digunakan seluruhnya.
3. Tidak Banyak Informasi pada Kwitansi Pembayaran
Adapun kwitansi pembayaran biasanya tidak memiliki banyak informasi. Misalnya, tidak memiliki informasi pelanggan atau nomor identifikasi.
Namun, di dalam kwitansi tersebut, tetap mengandung unsur-unsur yang menjadikannya dokumen penting untuk keperluan akuntansi dan pembukuan.
Mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan kedua jenis kwitansi ini, serta memahami perbedaannya, dapat bermanfaat bagi bisnismu juga pelanggan.
Dengan demikian, kamu memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam transaksi memiliki semua informasi yang diperlukan.
Baca Juga: Cara Tambah Pembayaran di Google Play yang Mudah dan Praktis
Hal-Hal yang Harus Tercantum pada Kwitansi Pembayaran
Kini kamu sudah memahami pengertian dan perbedaan kwitansi pembayaran dan kwitansi penjualan.
Hal selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah membuat template atau contoh kwitansi pembayaran.
Namun, sebelum membuat contoh kwitansi pembayaran, tentunya kamu harus tahu hal-hal apa saja yang perlu tercantum di dalamnya.
Tidak ada persyaratan formal untuk kwitansi pembayaran. Meski demikian, kamu perlu mencantumkan beberapa hal berikut:
- Label “Kwitansi Pembayaran”.
- Nama bisnis dan detail kontak.
- Nomor kwitansi penjualan asli.
- Tanggal pembayaran.
- Jumlah yang dibayarkan.
- Sisa saldo jatuh tempo.
Jika tagihan telah dilunasi dan tidak ada lagi saldo yang jatuh tempo, sebaiknya berikan cap atau tanda tertentu yang menunjukkan bahwa tagihan sudah terbayar. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman.
Kamu juga dapat mempertimbangkan untuk menyesuaikan tanda terima pembayaran dengan logo. Hal ini bagus untuk menambahkan sedikit warna dan memasarkan bisnismu.
Baca Juga: Ini 5 Inovasi Sistem Pembayaran Digital untuk Transaksi Bisnis yang Lebih Lancar
Contoh Kwitansi Pembayaran
Dengan semua informasi ini, kamu sudah bisa membuat template atau contoh kwitansi pembayaran.
Jika menggabungkan semua hal-hal yang perlu tercantum dalam contoh kwitansi pembayaran, kira-kira akan seperti apa ya penampakannya?
Berikut contoh kwitansi pembayaran yang dapat kamu tiru untuk dipakai pada bisnismu:
1. Contoh Kwitansi Pembayaran Penuh
Katakanlah kamu punya bisnis jasa dekorasi pernikahan bernama Melati Wedding Decoration.
Pelangganmu yang bernama Santi memberikan pembayaran secara penuh atas jasa dekorasimu pada pernikahannya. Tagihan yang ia bayar yaitu Rp15.000.000.
Dengan demikian, perincian contoh kwitansi pembayaran penuh adalah sebagai berikut:
| KWITANSI PEMBAYARAN | Nomor: 51 |
| Melati Wedding Decoration | Tanggal: 30 Mei 2022 |
| Pemesan: Santi | |
| Perincian pesanan: | Dekorasi Pernikahan Santi & Banu |
| Jumlah: Rp15.000.000 x 1 | |
| Subtotal: Rp15.000.000 | |
| Pajak: – | |
| Total: Rp15.000.000 | |
| Penerima: Melati | |
| Tanda Tangan dan Cap |
2. Contoh Kwitansi Pembayaran Sebagian
Pelangganmu, Santi, ternyata hanya memiliki Rp10.000.000 saat ini untuk membayar jasa dekorasimu di pernikahannya.
Kamu bisa membuatkan kwitansi pembayaran sebagian untuk Santi. Berikut ini contoh kwitansi pembayaran sebagian yang perlu kamu buat:
| KWITANSI PEMBAYARAN | Nomor: 51 |
| Melati Wedding Decoration | Tanggal: 30 Mei 2022 |
| Pemesan: Santi | |
| Perincian pesanan: | Dekorasi Pernikahan Santi & Banu |
| Jumlah: Rp15.000.000 x 1 | |
| Subtotal: Rp15.000.000 | |
| Pajak: – | |
| Total: Rp15.000.000 | |
| Total pembayaran: Rp10.000.000 | |
| Sisa pembayaran: Rp5.000.000 | |
| Penerima: Melati | |
| Tanda Tangan dan Cap |
Baca Juga: Apa Itu PKP atau Pengusaha Kena Pajak? Pemula Wajib Tahu
Kamu dapat menggunakan kedua contoh kwitansi pembayaran di atas sebagai template untuk bisnismu.
Jika kamu menggunakan software otomatisasi, tentu kamu dapat membuat contoh kwitansi pembayaran maupun kwitansi penjualan secara otomatis.
Itulah penjelasan mengenai contoh kwitansi pembayaran. Semoga informasi ini bermanfaat bagi bisnismu!