Kamu perlu tahu cara menggunakan Notion jika ingin mengoptimalkannya untuk bisnismu.
Ada banyak platform yang dapat membantumu manajemen bisnismu, salah satunya Notion.
Notion adalah sebuah aplikasi catatan dan produktivitas yang memungkinkanmu mengelola proyek, mengatur catatan, bekerja secara kolaboratif, dan banyak lagi.
Selain itu, Notion sepenuhnya dapat disesuaikan dan memungkinkanmu untuk mengoptimalkannya sebagai alat bantu manajemen bisnis.
Tujuan utama Notion, yaitu untuk membantumu bekerja lebih cepat, lebih cerdas, kolaboratif, dan dengan tujuan yang jelas.
Sejak terjadinya pandemi COVID-19 pada beberapa tahun lalu, banyak perusahaan yang beradaptasi dengan cara kerja baru.
Mulai dari kerja jarak jauh hingga cara kerja hibrida yang mewajibkan karyawan datang ke kantor sesekali.
Dengan adanya tren seperti ini, kebutuhan akan tempat kerja virtual menjadi makin penting, terutama bagi perusahaan yang sedang berkembang.
Notion juga merupakan solusi yang cukup terjangkau. Jika kamu menggunakannya untuk kebutuhan pribadi, Notion turut menyediakan paket gratis.
Tak hanya pegawai full time, pekerja freelance juga dapat menggunakan Notion. Jika kamu ingin menambah fitur yang cocok untuk freelance, kamu bisa meningkatkannya ke paket US$4 per bulan.
Adapun paket harga untuk digunakan oleh tim untuk bisnis, bisa lebih mahal. Harganya, mulai dari US$8 atau Rp117.000 setiap pengguna per bulan.
Dalam artikel ini akan dijelaskan seluk-beluk fungsi Notion dan cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis.
Baca Juga: Cara Menggunakan Trello untuk Mempermudah Pekerjaan
Alat Utama Notion
Sebelum membahas bagaimana cara menggunakan Notion, pahami terlebih dahulu alat utama apa saja yang ditawarkan aplikasi ini.
Notion memungkinkanmu untuk menggabungkan kehidupan pribadi dengan kehidupan kerja. Kamu dapat membuat board, kalender, tabel, halaman, dan daftar dari dasbor aplikasi.
Kamu bahkan dapat menggunakan template di aplikasi ini.
Jika butuh inspirasi, kamu dapat mengunjungi Notion Pages, tempat pengguna membagikan template mereka untuk membuat berbagai info.
Adapun Notion memiliki empat alat utama yang dapat kamu gunakan. Mulai dari alat terkait knowledge base, catatan dan dokumen, spreadsheet dan database, serta tugas dan proyek. Berikut ini perinciannya.
1. Knowledge Base
Knowledge Base Notion ada untuk membantumu menjaga banyak informasi tetap teratur. Sangat mudah bagimu kewalahan menangani informasi berlebihan yang ada di dunia maya.
Knowledge Base adalah ruangmu untuk membuat database khusus yang diisi dengan berbagai file media untuk menggabungkan informasi dan menyimpannya di satu lokasi.
2. Catatan dan Dokumen
Mengutip dari Systems Up, Notion Notes memungkinkanmu untuk menggunakan lebih dari 30 jenis file media. Dari audio dan video, hingga file dan gambar, catatanmu akan lebih dari sekadar teks biasa.
Kamu bahkan dapat menambahkan catatan ke teks lain untuk membuat pengingat untuk diri sendiri atau mencatat sesuatu yang ingin kamu kunjungi lagi nanti.
Setelah selesai, kamu dapat membagikan catatan tersebut dengan anggota tim yang lain.
Alat Notion Notes memiliki begitu banyak fitur yang bahkan bisa menggantikan Google Docs atau Evernote.
Baca Juga: 8 Syarat Google AdSense Blogger, Monetisasi Situs Web Kamu!
3. Spreadsheet dan Database
Jika kamu ingin menjadi produktif, pekerjaanmu harus terorganisasi. Kamu bisa masuk ke Notion Spreadsheet.
Dengan alat ini, kamu dapat berkolaborasi secara real time dengan rekan tim atau klien sambil menyimpan semua dokumen penting di satu tempat.
4. Tugas dan Proyek
Hanya dengan beberapa klik, kamu dapat mendelegasikan tugas atau memindahkannya agar masuk akal bagi tim.
Tim dapat mengaktifkan notifikasi desktop, jadi untuk setiap perubahan yang kamu buat, semua orang akan mengetahuinya.
Baca Juga: 7 Macam-macam Search Engine, Tak Hanya Google, Lho!
Cara Menggunakan Notion untuk Mengatur Bisnis
Kini, mari kita masuk ke bahasan cara menggunakan Notion. Seperti yang disebutkan sebelumnya, kamu bisa menggunakan aplikasi ini untuk kebutuhan pribadi hingga kerja kolaborasi.
Lebih lanjut, Notion bisa kamu gunakan untuk mengatur bisnismu. Penasaran? Ini dia sejumlah cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis.
1. Membuat Tim
Cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis yang pertama, yaitu kamu dapat menyiapkan tim melalui Notion.
Ini memungkinkan bisnismu membuat ruang kerja yang lebih terorganisasi sambil menjaga ruang proyek agar tidak berantakan.
Misalnya, perusahaan desain web dapat terdiri dari tim desain grafis, tim copywriting, dan tim web developer.
Dengan membuat ulang ketiga tim ini di Notion, setiap tim hanya perlu fokus pada peran mereka dalam pekerjaan tertentu. Ini memungkinkan mereka untuk menyelesaikan tugas lebih cepat.
2. Memberi Tugas ke Anggota Tim
Cara menggunakan Notion lainnya, yaitu memberi tugas ke anggota tim. Sebagai pemimpin atau kepala perusahaan, kamu bisa menetapkan tugas tertentu kepada anggota tim tertentu.
Misalnya, perusahaan desain grafis yang disebutkan di atas memiliki klien langganan yang meminta jasa copywriter yang sama dengan yang mereka gunakan sebelumnya.
Copywriter tersebut dapat diberi tugas secara langsung. Kamu juga dapat memberikan tugas langsung ke anggota tim.
Jadi, tugas tertentu dapat diselesaikan dan tidak ada anggota tim yang menanggung beban keseluruhan proyek sendirian.
Pemberian tugas juga memudahkanmu meminta pertanggungjawaban karyawan individu atas tugas yang tidak diselesaikan dengan baik atau belum selesai.
Baca Juga: 5 Cara Membuat Kalender Konten Untuk Media Sosial dan Blog
3. Membuat Kalender
Cara menggunakan Notion lainnya, yakni membuat kalender. Fitur kalender Notion merupakan alat bermanfaat lain yang ada di ruang kerja yang harus digunakan bisnis.
Kalender Notion memungkinkan karyawan dan anggota tim untuk memvisualisasikan tugas, tanggal, urutan acara, dan bagaimana mereka saling terhubung.
Melalui kalender grup, anggota tim individu juga dapat mengatur berbagai komponen proyek kolaboratif untuk memastikan pengiriman tepat waktu kepada klien.
4. Membuat Outline Proyek
Ketika bisnismu menghadapi banyak proyek untuk banyak klien, kamu bisa kebingungan dalam mengaturnya.
Dalam kasus ini, cara menggunakan Notion untuk membuat outline proyek menjadi sangat penting.
Dengan menggunakan Notion untuk membuat outline proyek, kamu dapat memisahkan dan mengatur masing-masing proyek sehingga tidak tertunda karena kebingungan.
Menguraikan proyek dengan menyiapkan ruang kerja yang unik, memungkinkan anggota tim memantau kemajuan setiap proyek secara lebih efisien. Jika ada yang tertinggal, lebih mudah untuk mengidentifikasi titik kegagalan.
Outline proyek juga memungkinkan karyawan merencanakan waktu mereka dengan lebih baik dan mengantisipasi tanggal penyelesaian proyek.
Dengan melacak waktu yang lebih efisien, keterlambatan apa pun dapat dilaporkan kepada klien. Anggota tim pun terdorong bekerja lebih keras untuk menebus setiap perbedaan dalam tanggal pengiriman yang diantisipasi.
5. Pembuatan Situs Web
Cara menggunakan Notion selanjutnya, yaitu bisa untuk membuat situs web. Aplikasi ini memiliki fitur pembuatan situs web gratis.
Kamu dapat membuat situs web menjadi sederhana dengan Notion, terutama dengan sejumlah template yang tersedia untuk pengguna.
Bisnis memerlukan situs web perusahaan, baik itu situs web internal maupun untuk klien.
Baca Juga: Rekomendasi Font Keren Gratis Untuk Website dan Desain Logo
6. Menetapkan Target Bulanan
Membuat dan menetapkan target bulanan menjadi cara menggunakan Notion selanjutnya. Menetapkan target merupakan hal penting bagi bisnis.
Target bulanan tim kamu, dapat dibuatkan visualisasinya, kemudian ditempatkan di tengah dasbor, sehingga sehingga setiap orang dapat tetap fokus dan memantau kemajuan.
Memantau kemajuan dengan cara ini, tidak hanya memudahkan untuk memprediksi pencapaian tujuan, tetapi juga berfungsi sebagai penanda produktivitas.
Itulah sejumlah cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis. Jadi, berminat menggunakan Notion untuk tim kerja kamu?