Business Continuity Plan (BCP) adalah suatu rencana yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk memastikan kelangsungan operasi bisnis saat terjadi situasi darurat atau bencana alam.
BCP penting untuk membantu perusahaan tetap beroperasi dan meminimalkan dampak dari situasi darurat yang tidak terduga.
Pandemi COVID-19 adalah salah satu contoh situasi darurat yang dapat mempengaruhi bisnis secara signifikan, dan membuat BCP menjadi semakin penting.
Dalam situasi pandemi COVID-19, BCP dapat membantu organisasi untuk meminimalkan dampak yang diakibatkan oleh kejadian tersebut.
Seperti ketidakmampuan untuk bekerja di kantor, penurunan produktivitas, dan penurunan pendapatan.
Dengan BCP, organisasi dapat merencanakan tindakan yang tepat untuk memastikan kelangsungan bisnis, seperti bekerja dari rumah, penggunaan teknologi untuk komunikasi, dan strategi backup data.
Baca Juga: Perusahaan Agraris: Jenis, Ciri, dan Contoh Produknya
Pengertian Business Continuity Plan
Dilansir dari Investopedia, Business Continuity Plan atau Rencana Kelangsungan Bisnis merupakan sistem pencegahan dan pemulihan dari potensi ancaman terhadap perusahaan.
BCP merupakan suatu rencana yang dibuat oleh suatu organisasi untuk memastikan bahwa bisnis tersebut dapat beroperasi secara terus-menerus atau kembali beroperasi sesegera mungkin setelah terjadi suatu kejadian yang dapat mengganggu operasional bisnis.
BCP mencakup berbagai aspek, termasuk pemulihan teknologi informasi, pemulihan proses bisnis, pelatihan karyawan, komunikasi, dan tindakan yang perlu dilakukan pada saat terjadinya krisis atau keadaan darurat.
BCP bertujuan untuk meminimalkan kerugian bisnis dan memastikan bahwa perusahaan tetap dapat berfungsi dan memenuhi kebutuhan pelanggan serta pemangku kepentingan lainnya, seperti pemegang saham dan karyawan.
Dalam situasi yang tidak terduga, seperti bencana alam, pandemi, kegagalan teknologi atau serangan siber, BCP membantu organisasi untuk merespon dengan cepat dan efektif, dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasional bisnis dan kelangsungan bisnis.
Baca Juga: Master Budget Perusahaan: Manfaat dan Cara Menyusunnya
Fungsi Business Continuity Plan
Business Continuity Plan sangat penting bagi perusahaan, terutama dalam menghadapi situasi krisis atau keadaan darurat yang tidak terduga, seperti bencana alam, pandemi, kegagalan teknologi atau serangan siber.
Berikut beberapa fungsi penting BCP, antara lain:
- Menjamin kelangsungan bisnis: BCP membantu organisasi untuk memastikan bahwa bisnis tetap berjalan meskipun terjadi keadaan darurat atau situasi krisis, sehingga dapat meminimalkan dampak negatif pada operasional bisnis dan keuangan.
- Mengurangi kerugian: Dalam situasi krisis, perusahaan dapat mengalami kerugian finansial yang signifikan jika tidak memiliki rencana untuk meminimalkan dampak dari keadaan tersebut. BCP membantu perusahaan untuk mengidentifikasi risiko, menentukan prioritas, dan mengembangkan strategi untuk mengurangi dampak kerugian.
- Menjamin keselamatan karyawan: BCP memastikan bahwa karyawan dan pelanggan tetap aman dan terlindungi selama situasi krisis, dan juga membantu perusahaan untuk meminimalkan risiko dan melindungi aset.
- Menjaga reputasi dan kepercayaan: Dalam situasi krisis, kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya dapat terpengaruh. Dengan memiliki BCP yang efektif, perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka memiliki kemampuan dan kesiapan untuk menghadapi situasi krisis, sehingga dapat memperkuat reputasi dan kepercayaan.
- Menjaga kepatuhan K3: BCP juga membantu perusahaan untuk menjaga kepatuhan dengan peraturan dan standar keamanan, kesehatan, dan keselamatan. Dalam situasi krisis, perusahaan yang tidak memiliki BCP yang memadai dapat terkena sanksi atau denda karena tidak memenuhi persyaratan tersebut.
Baca Juga: Apa Itu 3E? Pahami 5 Manfaatnya bagi Perusahaan
Cara Membuat Business Continuity Plan
Berikut langkah-langkah yang dapat diambil untuk membuat Business Continuity Plan (BCP) yang efektif:
Langkah 1: Identifikasi Risiko
Identifikasi potensi risiko atau bahaya yang dapat mempengaruhi operasional bisnis, termasuk bencana alam, kegagalan teknologi, serangan siber, dan situasi krisis lainnya.
Langkah 2: Menentukan Prioritas
Tentukan prioritas risiko berdasarkan dampak pada operasional bisnis dan kemampuan untuk mengatasi risiko tersebut.
Langkah 3: Mengembangkan Strategi
Buat strategi untuk mengatasi risiko yang telah diidentifikasi dan tentukan langkah-langkah yang harus diambil dalam situasi darurat. Misalnya, menentukan tempat evakuasi, backup data, dan jaringan komunikasi.
Langkah 4: Menentukan Tim Krisis
Tentukan siapa yang akan menjadi bagian dari tim krisis dan tetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim.
Langkah 5: Membuat Rencana Pemulihan
Buat rencana pemulihan bisnis yang meliputi pemulihan teknologi informasi, pemulihan proses bisnis, dan pemulihan operasional bisnis.
Langkah 6: Menguji Dan Mengevaluasi Rencana
Uji rencana secara berkala untuk memastikan bahwa rencana tersebut efektif dan dapat diimplementasikan dalam situasi darurat. Lakukan evaluasi setelah pengujian dan perbaiki atau perbaharui rencana jika diperlukan.
Selain itu, penting juga untuk melibatkan seluruh karyawan dan membuat mereka memahami rencana tersebut. Lakukan pelatihan dan simulasi krisis untuk meningkatkan kesadaran dan kesiapan karyawan dalam menghadapi situasi darurat.
Misalnya, mengadakan simulasi bencana seperti kebakaran dan gempa bumi.
Baca Juga: Restrukturisasi Perusahaan: Tujuan dan Jenis-Jenisnya
Contoh Business Continuity Plan saat Pandemi Covid-19
Pandemi Covid-19 merupakan contoh situasi darurat yang dapat ditanggapi oleh bisnis melalui BCP.
Berikut implementasi BCP yang dapat digunakan selama pandemi Covid-19:
- Komunikasi dan Informasi: Informasikan kepada semua karyawan mengenai tindakan pencegahan COVID-19, termasuk menjaga jarak sosial, mencuci tangan secara teratur, dan menghindari kerumunan. Tentukan juga saluran komunikasi internal yang efektif, seperti email, chat, atau aplikasi video conferencing, untuk memastikan bahwa karyawan dapat terus terhubung dan tetap berkomunikasi.
- Kerja dari Rumah: Tentukan pekerjaan mana yang dapat dilakukan dari rumah dan tentukan persyaratan teknis yang diperlukan, seperti koneksi internet yang stabil, perangkat lunak yang diperlukan, dan perangkat keras yang diperlukan. Tetapkan jadwal kerja yang jelas dan pastikan bahwa semua karyawan memahami tanggung jawab dan deadline mereka.
- Pemulihan Data: Tetapkan strategi pemulihan data dan pastikan bahwa data dapat diakses dan dipulihkan dengan cepat setelah terjadinya situasi darurat.
- Manajemen Fasilitas: Pastikan bahwa semua fasilitas, seperti ruang kantor dan ruang pertemuan, diatur ulang sesuai dengan panduan jarak sosial dan tindakan pencegahan COVID-19.
- Pelatihan dan Evaluasi: Lakukan pelatihan dan simulasi krisis secara berkala untuk meningkatkan kesadaran dan kesiapan karyawan dalam menghadapi situasi darurat.
Itulah contoh Business Continuity Plan yang dapat digunakan selama pandemi COVID-19.
Namun, perlu diingat bahwa setiap perusahaan mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dan BCP harus disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan tersebut.
Demikian penjelasan tentang Business Continuity Plan dan penerapannya dalam perusahaan. Semoga membantu, ya!