Apakah kamu sudah memahami bagaimana cara menulis kwitansi jual beli?
Dalam transaksi jual beli, dibutuhkan dokumen, seperti kwitansi sebagai bukti.
Kwitansi merupakan bukti transaksi yang sah antara penjual dengan pelanggan.
Kwitansi ini berisi informasi transaksi yang ditandatangani oleh penerima dan diserahkan kepada yang telah melakukan pembayaran.
Dengan adanya kwitansi sebagai bukti pembayaran, maka transaksi dinyatakan sah secara hukum. Yuk, cari tahu kegunaan kwitansi dan cara menulis kwitansi jual beli yang tepat.
Baca Juga: Fungsi dan Cara Membuat Kwitansi Pembayaran
Jenis-Jenis Kwitansi
Sebelum mengetahui cara menulis kwitansi jual beli, kamu perlu memahami jenis-jenis kwitansi yang biasa digunakan sebagai bukti transaksi.
Apa saja ya, jenis-jenis kwitansi? Ini dia penjelasannya yang dikutip dari berbagai sumber:
1. Kwitansi Cash Receipt
Kwitansi cash receipt digunakan untuk mencatat dana masuk dan dana keluar sebagai bukti transaksi keuangan.
2. Kwitansi Pembayaran
Kwitansi permbayaran merupakan jenis kwitansi yang digunakan untuk transaksi jual beli. Pembayaran yang diterima dapat berupa angsuran atau pengembalian uang.
3. Kwitansi Transaksi Produk
Kwitansi transaksi produk berisi tentang informasi barang yang dibeli oleh pelanggan dari penjual.
4. Kwitansi Transfer Uang
Kwitansi transfer uang memuat bukti transaksi pengiriman uang yang biasanya dikeluarkan oleh pihak perbankan.
5. Kwitansi Serah Terima Uang
Kwitansi serah terima uang digunakan sebagai bukti penerima uang oleh pengirim.
Di dalamnya memuat nominal uang yang dikirim oleh perseorangan, institusi, maupun lembaga.
Baca Juga: Ini 15 Contoh Kontrak Bisnis yang Berguna dalam Kegiatan Bisnismu
Fungsi Kwitansi Jual Beli
Ada berbagai fungsi kwitansi jual beli yang penting kamu gunakan untuk keperluan bisnis.
Berikut beberapa fungsi kwitansi jual beli yang perlu kamu ketahui:
1. Sebagai Bukti Transaksi
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kwitansi berguna sebagai bukti transaksi jual beli yang legal.
Melansir laman Bizfluent, kwitansi merupakan tanda terima yang diberikan oleh penjual kepada pelanggannya.
Kwitansi akan memberikan informasi tentang pembelian pelanggan, termasuk produk dan layanan yang diperinci, harga satuan, subtotal, pajak, dan jumlah yang harus dibayarkan.
Selain itu, kwitansi juga menunjukkan tanggal pembelian, yang sangat penting bagi kamu sebagai penjual karena dapat digunakan untuk mencatat transaksi usaha.
2. Mempermudah Pencatatan Keuangan
Manfaat kwitansi lainnya bagi bisnis, yakni bisa membantu kamu dalam mencatat keuangan usaha sehingga lebih mudah, cepat, dan akurat.
Keterangan tanggal pada kwitansi akan sangat membantu kamu untuk mencatat laporan keuangan.
Ketika muncul pertanyaan tentang perincian transaksi tertentu, kamu hanya perlu mencari kwitansi terkait yang merincikan bukti transaksi.
Selain digunakan untuk keperluan laporan keuangan internal, kwitansi juga berguna untuk keperluan audit perusahaan saat mengurus pajak.
Hal ini karena kwitansi berfungsi sebagai dokumentasi berharga dari setiap transaksi penjualan. Jadi, sebaiknya simpanlah kumpulan kwitansi sebagai bukti transaksi tersebut dengan baik.
Baca Juga: Segala Hal yang Perlu Kamu Ketahui Tentang Jurnal Umum
3. Dokumen yang Sah Secara Hukum
Dengan adanya kwitansi, seluruh transaksi jual beli bisnis kamu terbukti sah di mata hukum.
Jadi, apabila ada kendala tertentu, kwitansi dapat dimanfaatkan sebagai dokumen pendukung yang legal.
Ketika ada gugatan atau masalah yang membutuhkan persidangan, kwitansi bisa kamu gunakan sebagai pembuktian.
4. Untuk Klaim Garansi Barang
Adanya kwitansi dalam setiap transaksi jual beli juga akan menguntungkan dari sisi pelanggan. Hal ini karena kwitansi sangat dibutuhkan sebagai syarat klaim garansi suatu barang.
Jadi, ketika pelanggan ingin mengajukan pengembalian atau penukaran barang, kwitansi dapat mempercepat prosesnya.
Kwitansi tidak hanya digunakan untuk menukar barang dengan barang seharga yang sama.
Namun, kwitansi juga bisa menyampaikan informasi penting tentang kebijakan pengembalian, seperti berapa hari sejak tanggal pembelian, dan kapan waktu bagi pelanggan harus mengembalikan barang.
Intinya, kwitansi memang memiliki berbagai manfaat bagi penjual maupun pelanggan. Oleh sebab itu, penting digunakan pada setiap transaksi bisnis.
Baca Juga: 5 Strategi Positioning Produk untuk Meningkatkan Penjualan
Format Kwitansi Jual Beli
Dalam setiap kwitansi, wajib berisi komponen-komponen berikut ini di dalamnya:
- Nomor
Nomor pada kwitansi akan sangat berguna bagi perusahaan untuk membedakan antara satu transaksi dengan transaksi lainnya.
Nomor ini bisa juga dikombinasikan dengan angka, tergantung pada kode barang atau kebijakan perusahaannya.
Adanya nomor pada kwitansi juga akan memudahkan kamu ketika melakukan pencarian bukti transaksi. Jadi, kamu hanya perlu melihat nomor pada kwitansi sehingga lebih cepat dalam menemukan transaksi.
- Nama Lengkap
Nama lengkap harus disertai dengan nama lengkap pemberi dan penerima uang.
Dengan begitu, siapa yang menyerahkan pembayaran dan menerima uangnya pun jelas.
- Nominal
Nominal maksudnya adalah jumlah uang yang dibayarkan atau diterima. Kwitansi jenis apapun harus memiliki komponen ini.
Maka, setiap transaksi jual beli yang dilakukan antara penjual dengan pelanggan terbukti jelas berapa besar atau jumlahnya.
Dalam kwitansi, nominal uang ini dituliskan dalam bentuk angka maupun huruf.
- Tanggal
Setiap kwitansi harus memuat tanggal transaksi di dalamnya. Jadi, bisa menjelaskan transaksi lebih rinci.
Selain itu, tanggal kwitansi juga dapat membantu kamu daklam pencatatan keuangan perusahaan.
Tidak hanya tanggal, kwitansi juga akan dilengkapi dengan nama hari dan lokasi.
- Nama Penerima
Situasi di mana nama penerima pembayaran adalah perorangan, meskipun mewakili sebuah instansi, seringkali terjadi dalam konteks kelembagaan atau perusahaan.
Sebagai contoh, pada pembayaran sekolah, bendahara yang menerima pembayaran mungkin disebutkan secara individu, tetapi sebenarnya bertindak sebagai perwakilan dari sekolah.
Hal ini mencerminkan kebijakan administratif yang umum dalam banyak organisasi, termasuk lembaga pendidikan atau perusahaan komersial.
Dalam kasus perusahaan komersial, penerima pembayaran sering kali diwakili oleh kasir atau petugas administrasi keuangan. Meskipun tindakan pembayaran dilakukan oleh individu, transaksi tersebut dianggap mewakili entitas bisnis.
Penting untuk dicatat bahwa dalam konteks pembayaran dan administrasi, nama individu yang tercantum sebagai penerima pembayaran seringkali mencakup posisi atau peran yang mereka emban, yang mencerminkan bahwa pembayaran diterima atas nama institusi atau perusahaan yang mereka wakili.
- Stempel perusahaan
Cap memiliki peran penting dalam menandai dan mengonfirmasi status pembayaran, apakah lunas atau merupakan cicilan. Sebagai elemen fisik pada dokumen, cap dapat memberikan indikasi visual yang jelas terkait dengan kondisi pembayaran suatu transaksi.
Sebagai contoh, cap dengan label “LUNAS” atau “CICILAN” dapat memberikan kejelasan terhadap status pembayaran secara langsung pada dokumen seperti kwitansi atau faktur.
Di sisi lain, stempel berperan dalam menegaskan bahwa setiap transaksi dilakukan di bawah kewenangan penuh perusahaan.
Informasi yang tertera pada stempel, seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon, memberikan identifikasi yang jelas terhadap entitas yang terlibat dalam transaksi.
Ini menciptakan kepastian bahwa setiap transaksi yang ditandai dengan stempel telah dilakukan di bawah otoritas dan validitas perusahaan.
Dengan demikian, baik cap maupun stempel tidak hanya menjadi simbol fisik, tetapi juga alat yang berperan dalam memberikan keyakinan dan kejelasan terkait dengan status dan validitas setiap transaksi bisnis.
- Tanda Tangan
Pentingnya tanda tangan pada transaksi bernilai besar atau yang melibatkan instansi atau perusahaan dapat ditegaskan oleh kewajiban adanya tanda tangan yang sesuai dengan kartu identitas.
Tindakan ini menjamin keabsahan dan otentisitas transaksi serta menegaskan identitas penerima yang terlibat dalam proses tersebut.
Kartu identitas yang sesuai menjadi syarat penting untuk memastikan bahwa transaksi dilakukan oleh pihak yang berwenang dan sah.
Lebih lanjut, tanda tangan penerima pada dokumen transaksi tersebut akan menjadi elemen kunci selama proses audit atau klaim.
Pada saat proses tersebut, tanda tangan akan dijadikan referensi untuk memverifikasi kebenaran dan keabsahan transaksi.
Dengan adanya tanda tangan yang dicocokkan dengan kartu identitas, proses audit menjadi lebih terjamin dan memastikan integritas dalam pelaksanaan transaksi, khususnya yang memiliki dampak besar atau melibatkan entitas resmi.
- Materai
Materai dengan nilai umumnya sebesar Rp 6.000 sering digunakan dalam transaksi yang bernilai besar dan memiliki korelasi dengan aspek hukum.
Penggunaan materai pada dokumen transaksi, terutama dalam konteks pembelian tanah atau kendaraan bermotor, menjadi suatu keharusan sesuai dengan ketentuan hukum di Indonesia.
Materai berperan sebagai bukti pembayaran pajak dan tanda bahwa suatu dokumen transaksi telah memenuhi persyaratan hukum.
Penggunaannya tidak bersifat umum dalam transaksi sehari-hari, melainkan dibatasi untuk situasi yang memerlukan keabsahan dan kepastian hukum.
Hal ini bertujuan untuk melibatkan unsur pajak dan memastikan bahwa pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut mematuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan demikian, penggunaan materai dengan nilai tertentu menjadi salah satu langkah administratif yang diperlukan dalam transaksi yang melibatkan nilai besar dan memiliki dampak hukum signifikan.
- Tujuan Pembayaran
Format lainnya yang harus ada dalam kwitansi adalah tujuan pembayaran. Di sini, penjual dan pelanggan harus menuliskan tujuan pembayaran yang dilakukan.
Misalnya, pembayaran suatu produk, pembelian alat tertentu, dan lain-lain agar transaksi lebih jelas.
Baca Juga: Master Budget Perusahaan: Manfaat dan Cara Menyusunnya
Cara Menulis Kwitansi Jual Beli
Setelah mengetahui berbagai hal terkait kwitansi, kamu juga perlu memahamai bagaimana cara menulis kwitansi jual beli yang benar.
Dalam praktiknya, kamu tak boleh salah menulis kwitansi karena bukti transaksi ini sangat penting dan bisa menjadi surat yang sah di mata hukum.
Biasanya, kwitansi tersedia dalam berbagai format. Kwitansi yang belum memuat bukti transaksi disebut sebagai kwitansi kosong.
Berikut cara menulis kwitansi jual beli yang masih kosong dengan tepat:
- Kolom “nomor” pada kwitansi harus diisi.
- Lengkapi “tempat, hari, dan tangga”l pada kwitansi.
- Pada bagian kolom “telah diterima dari” diisi dengan nama pemberi uang. Pastikan untuk mengisinya dengan nama lengkap yang jelas.
- Kolom “uang sejumlah” diisi dengan jumlah uang yang telah diterima. Dalam hal ini, nominal uang yang dituliskan harus dalam bentuk huruf.
- Sementara di bagian kolom “terbilang”, kamu harus menuliskan jumlah uang dalam bentuk angka.
- Lengkapi informasi di bagian “tujuan pembayaran” agar transaksi lebih rinci.
- Tulis nama lengkap “penerima” beserta tanda tangan yang jelas di atas materai. Dengan begitu, kwitansi dapat digunakan sebagai bukti transaksi yang sah secara hukum.
Baca Juga: Kas: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Manfaatnya bagi Bisnis
Itu dia informasi seputar kwitansi yang perlu kamu ketahui, beserta cara menulis kwitansi jual beli yang benar.