Sering dengar kata administrasi keuangan tapi belum tahu pengertian dan cara kerjanya? Yuk, mari kita pelajari bersama!
Dalam pengelolaan keuangan, setiap aktivitas yang berkaitan dengan keuangan perlu diatur dan dikelola agar dapat mencapai tujuan perusahaan atau organisasi itu sendiri.
Dalam praktiknya, terdapat beberapa definsi yang menjelaskan tentang administrasi keuangan itu sendiri.
Agar lebih lengkap lagi, mari kita simak penjelasan terkait administrasi keuangan dengan mulai pembahasan terkait definisi terlebih dahulu.
Baca Juga: Brand Experience Adalah: Definisi, Tips, dan Manfaatnya
Definisi dan Fungsi Administrasi Keuangan
Terdapat dua pengertian terkait administrasi keuangan. Pertama dalam pengertian sempit dan kedua dalam pengertian luas.
Dalam pengertian sempit sendiri, administrasi keuangan merupakan aktivitas yang berkaitan dengan pencatatan untuk setiap pemasukan dan pengeluaran dari aktivitas perusahaan atau organisasi.
Bentuknya bisa beragam, bisa berbentuk tata usaha dan berbentuk pembukuan keuangan. Secara sederhana, setiap aktivitas yang berkaitan dengan kuangan harus ada catatannya.
Sementara itu, dalam pengertian luas, dilansir dari Accountancy Age, administasi keuangan sebuah kebijakan yang mengatur terkait pengadaan dan penggunaan keuangan perusahaan agar perusahaan dapat melakukan aktivitasnya.
Bentuknya seperti pengelolaan keuangan yang berkaitan dengan perencanaan, pengaturan, pengawasan keuangan hingga pertanggungjawaban.
Di sisi lain, administrasi keuangan juga merupakan kegiatan untuk menata keuangan yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan keuangan perusahaan itu sendiri.
Kegiatan dari penataan dan pengelolaan keuangan tersebut juga dapat memiliki dampak positif pada produktifitas dan suasana kerja di perusahaan atau organisasi.
Maka dari itu, pengelolaan keuangan di sebuah perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.
Dalam prosesnya, administrasi keuangan yang mengatur keuangan perusahaan tentu memiliki banyak fungsi.
Bukan hanya mengatur keuangan perusahaan secara umum, namun secara spesifik mengatur banyak hal dengan tujuan yang lebih spesifik.
Adapun beberapa fungsi dari administrasi keuangan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Investasi
Fungsi pertama yaitu fungsi investasi. Fungsi investasi dalam hal ini adalah aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Investasi bisa diperoleh dari modal perusahaan atau dari pihak luar. Investasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:
- Investasi jangka pendek seperti uang kas, piutang, persediaan dan sebagainya.
- Investasi jangka panjang seperti tanah, gedung, peralatan produksi, kendaraan dan lain sebagainya.
Pada dasarnya, investasi jangka panjang bisa berbentuk aset-aset benda bergerak atau benda tidak bergerak.
Investasi dalam hal ini juga berkaitan dengan aset yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
2. Fungsi Mencari Dana
Fungsi kedua yaitu fungsi mencari dana, fungsi ini merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencarian dana untuk membiayai setiap aktivitas perusahaan.
Fungsi ini juga berkaitan dengan aktivitas untuk memilah dan memilih setiap sumber pendanaan yang bisa diperolah dan sumber pendanaan mana yang tempat untuk setiap kebutuhan perusahaan.
Bagian mencari dana merupakan bagian penting, tentu saja karena setiap aktivitas perusahaan sangat bergantung dengan pendanaan dan keuangan yang dimiliki.
Maka dari itu, fungsi ini sangat penting tanpa mengurangi fungsi lainnya yang juga tidak kalah penting.
3. Fungsi Pembelanjaan
Fungsi selanjutnya yaitu fungsi pembelanjaan.
Fungsi ini merupakan aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dana atau keuangan perusahaan untuk membiayai setiap kegiatan.
Dana atau uang yang digunakan bisa berasal dari internal perusahaan ataupun dana yang didapatkan dari luar.
Maka dari itu, fungsi pembelanjaan ini berkaitan dengan proses produksi atau juga berkaitan dengan proses pendukung (supporting) produksi.
Perusahaan dalam proses kerja, membutuhkan bahan-bahan untuk menunjang produksi dan aktivitas yang dilakukan.
Fungsi ini memenuhi setiap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan.
Namun bukan hanya sepatas bahan-bahan untuk menunjang produksi saja, namun juga untuk setiap aktivitas perusahaan secara keseluruhan.
4. Fungsi Pembagian Laba
Fungsi terakhir yaitu fungsi pembagian laba. Fungsi ini berkaitan dengan kegiatan pembuatan dan penetuan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha.
Fungsi pembagian laba dapat dimasukkan dalam fungsi mencari dana atau mencari uang (dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah funding).
Maksudnya, perusahaan akan melakukan upaya mengembangkan usaha-usaha yang dilakukan perusahaan dari dana yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
Selain memiliki fungsi-fungsi di atas yang dapat membantu perusahaan atau sebuah organisasi mencapai tujuannya.
Terdapat juga beberapa manfaat dari administrasi keuangan yang tentu dapat memberikan manfaat bagi perusahaan itu sendiri.
Kamu juga telah dapat menangkap manfaatnya secara umum, namun jika dikerucutkan lagi. Terdapat kurang lebih tiga manfaat yang lebih spesifik, yaitu:
- Untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
- Prosesn pengunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi dan lebih bermanfaat lagi.
- Potensi untuk melakukan kesalahan dan kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan menjadi berkurang dan dapat dicegah dengan efektif.
Baca Juga: Pengertian Evaluasi Usaha Beserta Tujuan, dan Tahapannya
Cara Kerja dan Tujuan Administrasi Keuangan
Dalam menjalankan administrasi keuangan, terdapat beberapa komponen yang harus ada. Komponen-komponen tersebut yaitu:
- Perencanaan keuangan yang merupakan kegiatan perencanaan terkait pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam periode waktu tertentu.
- Penganggaran keuangan yang merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemasukan, pengeluaran dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya juga dibuat anggaran secara detail.
- Pengelolaan keuangan yang merupakan penggunaan dana yang bertujuan untuk memaksimalkan kerja perusahaan atau organisasi.
- Pecarian keuangan yang merupakan aktivitas yang berkaitaan dengan usaha pengadaan dana agar setiap aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
- Penyimpanan keuangan yang merupakan aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman.
- Pengendalian keuangan yang merupakan aktivitas yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan sistem atau kinerja bagian keuangan di dalam perusahaan.
- Pemeriksaan keuangan yang merupakan aktivitas yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai tindakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan.
Perusahaan yang bertujuan untuk mencapai kesuksesan dan keberhasilan harus ditopang dengan pengelolaan keuangan yang baik.
Karena keuangan merupakan salah satu faktor penting dalam mencapai keberhasilan serta dapat mendukung sebuah bisnis dan usaha.
Keuangan perusahaan juga merupakan modal produksi, promosi, serta biaya untuk membayar tenaga kerja. Maka dari itu, dalam cara kerjanya, administrasi keuangan memiliki dasar pengelolaan yaitu:
- Menerima, menyiapkan uang dan melaksanakan administrasi.
- Menyiapkan bukti lengkap terkait penerimaan dan pengeluaran keuangan yang sesuai dengan peraturan.
- Menyusun laporan keuangan dan laporan kas.
- Melakukan riset terkait kelengkapan dan bukti pembukuan keuangan.
- Mengatur dan menata proses administrasi keuangan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
- Menyimpan dan memelihara setiap dokumen terkait pembukuan secara berkala dan teratur.
Dalam proses pekerjaannya, terdapat beberapa prinsip yang perlu dipegang dalam menjalankan administrasi keuangan. Prinsip-prinsip tersebut yaitu:
1. Konsistensi
Prinsip pertama dalam mengelola keuangan yaitu sistem dan kebijakan keuangan yang harus konsisten dari setiap waktu.
Sistem keuangan boleh disesuaikan jika terjadi perubahaan, namun konsistensi perlu dijaga agar pengaturan keuangan tidak dapat dimanipulasi.
Konsistensi juga dapat mencegah oknum-oknum yang bertujuan melakukan manipulasi untuk kepentingan sendiri dan merugikan perusahaan.
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas merupakan hukum dan kewajiban moral yang melekat kepada setiap individu atau organisasi yang menjalankan administrasi keuangan.
Perusahaan atau organisasi juga harus menjelaskan bagaimana mendapatkan dan menggunakan sumberdaya yang dimiliki dan kemudian dituliskan dalam laporan sebagai pertanggungjawaban.
Laporan pertanggungjawaban disampaikan kepada setiap pemangku kepentingan dan penerima manfaat.
Setiap pihak yang terlibat berhak mengetahui bagaimana dana didapatkan dan digunakan.
3. Transparan
Perusahaan atau organisasi juga harus transparan dengan pengelolaan keuangannya, juga wajib menyediakan informasi berkaitan dengan rencana dan aktivitas kepada setiap pihak dan pemangku kepentingan.
Termasuk transparan dalam menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan tepat waktu. Juga harus mudah diakses.
Jika perusahaan tidak transparan dalam mengelola keuangan, maka perusahaan atau organisasi terindikasi tengah menyembunyikan sesuatu.
4. Kelangsungan Hidup
Kelangsungan hidup atau viability bertujuan agar kaungan terjaga.
Pengeluaran perusahaan baik di tingkat strategi atau operasional harus beriringan dengan dana yang diterima.
Kelangsungan hidup juga menjadi ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan sebuah organisasi.
5. Integritas
Dalam proses kegiatan operasional keuangan, individu yang terlibat dalam pengelolaan keuangan harus memiliki integritas yang baik.
Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan.
6. Pengelolaan
Prinsip selanjutnya yaitu pengelolaan, perusahaan harus memiliki pengelolaan yang baik, baik terkait dana yang diperoleh juga terkait penjaminan dana yang digunakan.
Apakah dana yang digunakan sudah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam rencana.
Dalam praktiknya, perusahaan juga dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik dan berhati-hati.
Identifikasi risiko keuangan serta membuat sistem pengendalian penting untuk menjaga proses pengelolaan berjalan dengan baik.
7. Standar Akuntansi
Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan perusahaan harus sesuai dengan prinsip dan strandar akuntansi yang berlaku.
Hal ini berarti setiap akuntan yang mengelola kuangan harus mengerti sistem yang dijalankan organisasi dan menguasainya dengan baik.
Dari prinsip dasar di atas serta dasar-dasar pengelolaannya, tentu seorang administrator keuangan memiliki tugasnya. Tugas-tugas tersebut yaitu:
- Mengelola surat menyurat yang berkaitan dengan administasi.
- Mencatat setiap transaksi barang dan jasa.
- Melakukan pencatatan rekonsiliasi dan melakukan penutupan transaksi keuangan.
- Melakukan pembayaran dan penagihan serta melakukan penganggaran.
Baca Juga: Segarnya Peluang Usaha Salad Buah, Ini Tips Bisnisnya!
Dari penjelasan lengkap terkait administrasi keuangan di atas, tentu kamu tahu betapa pentingnya sebuah administasi untuk mengelola keuangan perusahaan atau sebuah organisasi.
Kamu bisa menerapkan apa yang kamu pahami dari penjelasan di atas, kepada perusahaan atau bisnis yang sedang dijalankan.
Tentu tujuan administrasi keuangan adalah agar bisnis dan usaha yang kamu jalan dapat mencapai tujuan dan mencapai kesuksesan.