Manajemen perubahan dapat memberikan dampak positif bagi bisnis dan organisasi. Berikut fungsi dan tahapannya!
Aktivitas manajemen memiliki pengaruh penting bagi bisnis dan organisasi. Dengan manajemen yang baik, tujuan jangka pendek dan jangka panjang dapat tercapai. Termasuk menghemat dan memanfaatkan sumber daya yang ada.
Ilmu manajemen memang memiliki banyak cabang di dalamnya. Mulai dari manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan, manajemen perawatan, manajemen operasional, dan masih banyak lagi.
Pasalnya, setiap aspek dalam bisnis memang perlu dikelola sedemikian rupa agar dapat menghasilkan manfaat sebanyak-banyaknya.
Pada akhirnya, proses manajemen yang panjang bertujuan untuk memberikan perubahan positif.
Oleh karena itu, dibutuhkan pendekatan yang baik serta strategi yang matang. Untuk memahami dan menerapkan manajemen perubahan dalam bisnis, berikut panduan lengkapnya.
Baca Juga: 9 Rekomendasi Podcast Bisnis untuk Belajar dan Motivasi
Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen merupakan proses untuk mengelola atau mengatur sesuatu. Sementara perubahan merupakan proses, upaya, dan transformasi menuju sesuatu yang berbeda dari sebelumnya.
Perubahan dalam organisasi dapat terjadi sebagai akibat dari keputusan internal, seperti perombakan atau perampingan perusahaan, penggantian pemimpin perusahaan, atau merger dengan perusahaan lain.
Adapun definisi lain menurut UpKeep, manajemen perubahan adalah kebijakan yang digunakan perusahaan untuk mengelola risiko, keselamatan, atau lingkungan yang timbul ketika fasilitas, karyawan, atau operasional diperbarui, ditambahkan, atau dimodifikasi.
Menurut Coffman & Lutes (2007), manajemen perubahan merupakan pendekatan yang dilakukan untuk membantu individu, tim, maupun organisasi agar berubah dari kondisi saat ini menjadi lebih baik.
Menurut Winardi (2011), manajemen perubahan adalah upaya yang dilakukan guna mengelola perubahan dengan lebih efektif.
Agar upaya tersebut dapat berjalan dengan baik, diperlukan pengetahuan mengenai kelompok, kepemimpinan, motivasi, komunikasi, hingga konflik.
Secara sederhana, manajemen perubahan merupakan upaya yang dilakukan secara sistematis untuk membantu tim atau individu dari kondisi sekarang ke kondisi yang lebih baik.
Pada hakikatnya, manajemen perubahan tetap menggunakan pendekatan POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Coordinating).
Baca Juga: Ini 8 Cara Meningkatkan Motivasi Usaha Kecil
1. Planning
Salah satu fungsi manajemen adalah planning atau perencanaan.
Ketika membuat sebuah perencanaan, kamu perlu melakukan analisis secara mendalam untuk mengetahui keadaan saat ini.
Kamu juga perlu mempertimbangkan visi dan misi serta mengevaluasi sumber daya apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan.
Jadi dalam fase ini, manajemen harus membuat keputusan strategis untuk menetapkan arah bagi perusahaannya ke depan.
2. Organizing
Proses ini melibatkan penyatuan sumber daya fisik, keuangan, serta sumber daya manusia untuk mengembangkan hubungan produktif sehingga dapat mencapai tujuan organisasi.
Jadi selama tahap ini, manajer berusaha untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk produktivitas.
Manajer juga sebaiknya memastikan bahwa karyawan diberi jumlah pekerjaan dan waktu yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Dengan begitu, tujuan perusahaan bisa dicapai secara lebih efisien.
3. Actuating
Actuating atau pelaksanaan merupakan proses dalam usaha yang dilakukan dengan menggerakan pekerja sehingga mampu mencapai tujuan bisnis.
Semua sumber daya manusia yang ada di dalam sebuah perusahaan perlu dikerahkan semaksimal mungkin sehingga tujuan bisa tercapai.
Dalam pelaksanaannya, setiap pekerja perlu mewujudkan visi dan misi berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan.
4. Coordinating
Coordinating atau koordinasi merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan sekaligus mengendalikan kinerja tim sehingga semakin efektif dalam mencapai perubahan yang lebih baik.
Dalam proses ini, manajer perlu mengupayakan setiap pekerja agar memiliki hubungan yang harmonis dalam satu kesatuan organisasi sehingga mampu mencapai tujuan bersama.
Dengan koordinasi, setiap karyawan dari masing-masing departemen akan dapat bekerja secara lancar sehingga lebih mudah untuk mencapai perubahan.
Baca Juga: 8 Rekomendasi Novel Tentang Bisnis Untuk Meningkatkan Motivasi
Pendekatan Manajemen Perubahan
Davidson (2005) dalam bukunya menjelaskan bahwa perubahan yang terjadi dalam sebuah organisasi dapat mempengaruhi penyusunan rencana perubahan yang dilakukan secara cepat.
Ada beberapa pendekatan atau strategi manajemen perubahan, yaitu:
1. Rasional-Empiris
Pendekatan ini diterapkan berdasarkan keyakinan bahwa perilaku individu dapat diprediksi dan akan memberikan perhatian khusus untuk kepentingannya sendiri.
Dengan memahami perilaku tersebut, manajer dapat menerapkan strategi perubahan yang tepat.
Dengan strategi ini, individu juga dapat berubah sendiri ketika menerima komunikasi yang informatif dan efektif.
2. Normatif-Reedukatif
Pendekatan ini fokus pada pemberian pengaruh dan teladan dari manajer dengan berbagai cara.
Harapannya, semua anggota dapat mencontoh dan menerapkan perilaku tersebut dan membuat perubahan.
Pasalnya, manusia cenderung akan berubah ketika ada perubahan atau hal baru yang muncul dan dianggap lebih baik. Bisa dibilang, pendekatan ini dilakukan dengan meniru perilaku orang lain.
3. Kekuasaan-Koersif
Pendekatan ini dilakukan dengan menggunakan paksaan. Artinya, tim atau individu akan dipaksa untuk mengikuti standar atau aturan baru agar mencapai perubahan yang diharapkan.
Meski terdengar kasar, sebenarnya pendekatan ini paling banyak digunakan. Berbagai peraturan dan tata tertib perusahaan saat ini merupakan contoh instrumen pendekatan koersif.
Pekerja didorong untuk mematuhi aturan yang ada dengan risiko tertentu jika mengabaikan aturan.
4. Lingkungan-Adaptif
Fokus utama pendekatan ini adalah menekankan pada insting dan keinginan untuk menjadi lebih baik. Perubahan ini terjadi tanpa rencana, sebab menyesuaikan dengan kondisi lingkungan.
Sebab, pada dasarnya manusia memiliki kemampuan untuk beradaptasi terhadap kondisi yang ada. Hal ini dilakukan untuk mempertahankan kondisi yang baik.
Baca Juga: 50+ Kata-kata Motivasi Kerja yang Bisa Bangkitkan Semangat
Jenis-Jenis Manajemen Perubahan
Harischandra (2007) membagi manajemen perubahan menjadi tiga jenis berdasarkan sifatnya, yakni:
- Smooth incremental change, perubahan terjadi secara lambat, sistematis, dan bisa diprediksi. Perubahan mencakup sebagian atau seluruh rentetan perubahan dalam kecepatan yang konstan.
- Bumpy incremental change, adalah perubahan yang mempunyai periode relatif stabil dan sesekali menjadi lebih cepat karena dipicu oleh perubahan lingkungan organisasi dan bisa juga berasal dari internal, seperti adanya tuntutan dalam meningkatkan efisiensi dan metode kerja.
- Discontinuous change, adalah perubahan yang ditandai dengan adanya pergerakan yang cepat terhadap struktur, budaya, dan strategi secara bersamaan. Perubahan ini lebih bersifat revolusioner dan cepat.
Baca Juga: 6 Manfaat Manajemen Manpower bagi Perusahaan
Tahapan Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan memiliki beberapa tahapan, yakni:
1. Positioning Value
Pada fase ini, kondisi dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan dapat dijelaskan secara gamblang dalam sebuah cara berpikir.
2. Measures Goals
Fase ini menentukan berbagai ukuran dan mekanisme yang diperlukan untuk menilai apakah tujuan yang ditentukan sebelumnya dapat atau telah tercapai.
3. Assesment Strategy
Pada fase ini, kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan setelah perubahan akan dipertimbangkan. Hasilnya akan digunakan sebagai bahan untuk menentukan strategi dan kebijakan.
4. Actions Level-Level
Fase ini merupakan proses penjelasan dan penerapan strategi yang sudah disusun sebelumnya dan berlaku untuk semua proses, kegiatan, dan upaya yang dapat dilakukan untuk mencapai kondisi yang diinginkan.
5. Environment Scan
Fase ini mengidentifikasi kondisi lingkungan eksternal yang berpotensi mempengaruhi perubahan yang diinginkan. Hasilnya akan digunakan untuk menentukan arah perubahan yang lebih baik.
Baca Juga: 40+ Quotes Bisnis untuk Meningkatkan Motivasi Usaha
Manajemen Perubahan Sebagai Kompetensi
Dilansir dari Prosci, pada tingkat organisasi, manajemen perubahan adalah kompetensi kepemimpinan yang memungkinkan perubahan dalam suatu organisasi.
Hal tersebut juga merupakan kemampuan strategis yang dirancang untuk meningkatkan kapasitas perubahan dan daya tanggap organisasi.
Bagi para pemimpin perusahaan, kompetensi manajemen perubahan berarti mampu memimpin perubahan bagi organisasi, termasuk menjadi agen perubahan yang efektif dan menunjukkan komitmen, baik secara individu maupun organisasi.
Manajemen perubahan bukan hanya soal komunikasi dan pelatihan. Juga tidak hanya soal cara mengelola situasi.
Manajemen perubahan yang efektif mengikuti proses terstruktur dan menggunakan seperangkat alat untuk mendorong perubahan individu dan organisasi yang sukses.
Manajemen perubahan dapat terjadi pada individu dan tim. Bagi individu, perubahan dapat terjadi melalui tahapan ADKAR, yaitu:
- Awareness, yaitu adanya kesadaran dan kebutuhan untuk menjadi lebih baik
- Desire, adanya tindakan untuk berkontribusi dan mendukung sebuah perubahan
- Knowledge, adanya pengetahuan mengenai cara terbaik untuk mencapai perubahan
- Ability, memiliki kemampuan untuk menerapkan pengetahuan tentang perubahan
- Reinforcement, kemampuan untuk mempertahankan dan melanjutkan perubahan yang ada
Sementara itu, proses manajemen perubahan organisasi menjadi lebih kompleks. Selain tahapan ADKAR, perubahan dalam organisasi juga harus menyiapkan rencana induk, blue print, rencana inti, dan perpanjangan rencana.
Sebagai contoh, perubahan dalam organisasi atau bisnis membutuhkan perencanaan yang cukup panjang. Misalnya, perubahan jam kerja pada perusahaan perlu dilakukan dengan mengacu pada undang-undang.
Kemudian, perusahaan juga harus mengetahui respon karyawan dan aksesibilitas mereka terhadap jam kerja baru.
Begitu rencana selesai disiapkan, proses penerapannya juga tidak bisa sekaligus. Terkadang, dibutuhkan masa percobaan dahulu untuk mengetahui efektivitas rencana perubahan yang dibuat.
Baca Juga: Jenis-Jenis Workshop Kewirausahaan, Ini Manfaatnya untuk Pengusaha
Manajemen Perubahan Dalam Bisnis
Manajemen perubahan membahas sisi seseorang dari perubahan. Membuat organisasi baru, merancang proses kerja baru, dan menerapkan teknologi baru.
Manajemen perubahan adalah penerapan proses terstruktur dan seperangkat alat untuk memimpin orang-orang menuju perubahan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pada akhirnya, manajemen perubahan berfokus pada bagaimana membantu orang untuk terlibat, mengadopsi, dan menggunakan perubahan dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
Sebagai sebuah proses, ada tiga fase perubahan yang dijelaskan oleh Prosci. Berikut penjelasannya:
Fase 1 – Lakukan pendekatan dengan menjawab pertanyaan berikut:
- Apa yang ingin dicapai?
- Siapa yang harus melakukan pekerjaan dengan metode baru dan bagaimana caranya?
- Apa yang diperlukan untuk mencapai perubahan?
Fase 2 – Kelola Perubahan:
- Apa yang akan dilakukan untuk mempersiapkan, mendukung, dan melibatkan orang lain menuju perubahan?
- Bagaimana kondisi saat ini?
- Penyesuaian apa yang perlu dilakukan?
Fase 3 – Pertahankan Hasil:
- Bagaimana kondisi saat ini? Apakah rencana perubahan sudah berhasil?
- Apa yang dibutuhkan untuk memastikan perubahan tetap ada?
- Siapa yang akan mempertahankan hasil perubahan?
Itulah penjelasan lengkap tentang manajemen perubahan yang penting bagi perusahaan. Dengan pendekatan yang baik, kamu dapat mengubah cara kerja semua orang menjadi lebih baik.