Employee Self Service: Pengertian, Fitur, dan Kelebihannya

Share this Post

Table of Contents

Digitalisasi membawa banyak perubahan bagi bisnis, termasuk munculnya sistem employee self service (ESS) di banyak perusahaan.

Sebelum pandemi, banyak perusahaan yang mengelola segala urusan kepegawaian secara manual. Ketika ingin mengajukan cuti, lembur, meminta slip gaji, hingga mengajukan pengunduran diri, pegawai harus datang langsung ke ruangan HRD.

Cara tersebut tentu sudah tidak relevan lagi untuk diterapkan selama pembatasan kegiatan di luar rumah. Pasalnya, selama PSBB, PPKM, dan kenormalan baru, kebanyakan industri dilarang mengadakan kegiatan di kantor.

Diterapkannya sistem kerja WFO dan remote working mendorong perusahaan untuk menciptakan layanan manajamen pegawai dengan lebih mudah, cepat, dan berbasis online.

Oleh karenanya, muncul fitur baru employee self service yang menjadi penghubung antara pegawai dengan perusahaan. Fitur ini menghapus kewajiban pegawai untuk datang langsung menemui HRD untuk menyelesaikan setiap keperluan internal.

Lantas, apa itu employee self service dan kegunaannya bagi karyawan dan perusahaan?

Baca Juga: 5 Cara Melakukan Digitalisasi Bisnis Untuk Modernisasi Usaha

Pengertian Employee Self Service

employee self service
Foto: Pegawai Perusahaan (freepik.com)

Menurut Gartner, employee self service memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi dan perangkat lunak terkait SDM secara langsung melalui intranet atau portal web perusahaan. 

Portal ESS adalah fitur dari sebagian besar sistem informasi SDM modern yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas terkait pekerjaan yang biasanya ditangani oleh HRD, seperti:

  • Memperbarui informasi pribadi
  • Mengunduh slip gaji
  • Mengajukan izin atau cuti
  • Mendaftarkan diri dan keluarga dalam fasilitas perusahaan.

ESS memungkinkan karyawan untuk mengurus banyak tugas terkait sumber daya manusia dan pekerjaan yang sebelumnya hanya bisa diselesaikan oleh manajemen SDM atau divisi HR.

Sebagai contoh, jika biasanya kamu harus datang langsung ke bagian HRD untuk mengajukan cuti, dengan adanya ESS, kamu bisa mengajukan cuti cukup melalui aplikasi ESS atau portal intranet perusahaan.

Dengan begitu, segala urusan yang biasanya diselesaikan secara langsung dengan menemui bagian HRD, bisa kamu selesaikan secara online melalui sistem ESS.

Baca Juga: Pentingnya Digitalisasi UMKM Sebagi Kunci Kemajuan Bisnis

Fitur Umum Employee Self Service

Employee Self Service: Pengertian, Fitur, dan Kelebihannya
Foto: Pegawai Perusahaan (freepik.com)

Menurut Matchr, ESS memungkinkan karyawan untuk mengurus banyak tugas terkait sumber daya manusia dan pekerjaan yang berbeda.

Employee self service biasanya tersedia melalui portal web perusahaan atau portal intranet, ESS biasanya memfasilitasi tugas-tugas umum, termasuk memperbarui informasi pribadi, mengisi absen, mengajukin cuti, mengunduh slip gaji, sampai mengajukan reimbursement.

Berbagai urusan tersebut bisa diselesaikan melalui perangkat ponsel atau komputer. Padahal, sebelumnya setiap pegawai masih harus menggunakan kertas dan mengajukannya secara manual ke HRD.

Sistem ESS juga erat kaitannya dengan HRIS (Human Resource Information System). HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu bisnis memenuhi kebutuhan SDM inti dan meningkatkan produktivitas manajer dan karyawan. 

HRIS juga berkaitan dengan istilah lain, yakni HRMS dan HCM yang memiliki makna berbeda.

Baca Juga: 4 Jenis Digital Platform dan Manfaatnya untuk Bisnis

Perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM

Employee Self Service: Pengertian, Fitur, dan Kelebihannya
Foto: Manajer Perusahaan (freepik.com)

HRIS membantu bisnis menggunakan teknologi untuk meningkatkan proses kepegawaian dan membuat SDM dan organisasi secara keseluruhan menjadi lebih efisien.

Selain peningkatan produktivitas tenaga kerja, penggunaan HRIS juga dapat membantu perusahaan dalam menganalisis kinerja pegawai, meningkatkan pengalaman pegawai, dan menghemat biaya pengelolaan SDM.

Contoh layanan HRIS adalah absensi, employee self servicetime tracking, manajemen kompensasi dan deduksi, dan pekerjaan personalia lainnya.

Sementara itu, HRMS mencakup kegiatan penghitungan gaji, bonus, dan juga faktor-faktor lain yang mempengaruhi komponen gaji pegawai.

Berbeda dengan HCM yang lebih fokus pada manusia atau pegawainya, yakni untuk melakukan mengembangan dan evaluasi hasil kerja atau biasa disebut performance review.

Meski ketiga istilah tersebut mencakup layanan yang berbeda, kebanyakan ESS kini dapat menggabungkan semua sistem tersebut dalam satu portal.

Baca Juga: 4 Tahapan Data Management dan Kontribusinya dalam Pengembangan Bisnis

Kelebihan Employee Self Service

Employee Self Service: Pengertian, Fitur, dan Kelebihannya
Foto: Manajer Perusahaan (freepik.com)

Penggunaan ESS bagi perusahaan dan pegawai memiliki beberapa kelebihan, yaitu:

1. Mengurangi Kesalahan dan Beban Kerja

Salah satu manfaat utama ESS adalah mengurangi terjadinya kesalahan dan beban kerja, termasuk kemungkinan adanya human eror atau fraud dalam lingkungan perusahaan.

Semua kebutuhan pegawai dikerjakan melalui portal berbasis internet yang bekerja secara otomatis kapan saja dan dimana saja. Artinya, semua informasi yang dimasukkan oleh karyawan juga dapat ditinjau kembali sepanjang waktu.

Setiap kesalahan data dapat langsung dikoreksi oleh kedua pihak tanpa perlu menunggu jeda waktu. Hal ini tentu sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki banyak pegawai.

2. Hemat Waktu

Proses administrasi SDM biasanya menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Dengan sistem ESS, mereka yang memiliki tugas SDM akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis kegiatan kemitraan bisnis, perekrutan, dan pelatihan.

Karyawan tidak lagi harus menunggu lama untuk memproses dan memberikan data yang mereka butuhkan. 

ESS memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan informasi penting tentang kompensasi, kebijakan, dan manfaat dengan cepat ke seluruh tenaga kerja.

3. Karyawan Bertanggung Jawab Atas Datanya Sendiri

Dengan sistem ESS, perusahaan memberi tanggung jawab kepada karyawan atas data mereka sendiri. 

Karyawan dapat memasukkan, memodifikasi, dan menghapus data mereka tanpa ada campur tangan orang lain. Hal Ini memberi karyawan ruang untuk privasi dan memudahkannya melihat informasi sehari-hari seperti kuota cuti, absensi, dan penilaian kinerja.

4. Memudahkan Bisnis Kecil

Bisnis kecil biasanya tidak memiliki tim SDM yang secara khusus menangani urusan kepegawaian. Sebagian besar tugas SDM dilakukan oleh pemilik bisnis itu sendiri. 

Dengan employee self service, pemilik bisnis dapat lebih fokus pada pertumbuhan usaha dengan mengurangi sebagian besar beban kerja.

Selain itu, sistem ESS akan meningkatkan ketepatan jam kerja, waktu penggajian, pembagian waktu lembur, dan sebagainya di antara pemilik bisnis dan karyawan yang mungkin timbul karena alasan apa pun. 

Misalnya, tanpa sistem ESS, sangat mungkin terjadi keterlambatan gaji karena mungkin bertepatan dengan hari libur yang tidak memungkinkan adanya kegiatan bisnis di kantor.

Sistem ESS bisa membantu menjadwalkan waktu payroll atau gajian kepada semua karyawan dengan tepat waktu dan sama rata.

Baca Juga: 6 Manfaat Fintech Bagi Masyarakat yang Wajib Diketahui

5. Manfaat Bagi Perusahaan

Selain memberikan banyak manfaat kepada karyawan, layanan ESS juga membantu pengusaha. Layanan ini memungkinkan pemilik usaha atau manajer untuk mengatur urusan pegawai dengan cepat dan mudah, meliputi:

  • Mengunggah slip gaji secara online.
  • Menolak atau menerima pengajuan cuti karyawan secara online.
  • Menyediakan lembar tugas online kepada karyawan.
  • Meninjau lembar kerja karyawan secara online.
  • Melacak lokasi karyawan dengan real time tracker yang merupakan bagian dari sistem ESS.

Itulah penjelasan tentang layanan employee self service yang sangat berguna bagi perusahaan dan pegawai.