Apakah kamu melakukan penjualan retail? Jika iya, kamu harus tahu apa itu batch number dan bagaimana cara melakukan pelacakannya.
Adapun produsen juga harus tahu bagaimana cara membuat nomor batch. Namun sebelumnya, apa sih, batch number itu?
Mengutip dari Videojet, dalam istilah industri, batch number atau batch code adalah sebutan dalam angka dan/atau huruf, yang digunakan untuk melacak satu set produk identik.
Produk-produk ini memiliki karakteristik produksi tertentu, seperti waktu produksi, tanggal produksi, kode identifikasi, dan lain-lain.
Menghasilkan dan menerapkan nomor batch ini merupakan inti dari proses pengkodean batch.
Nomor batch memastikan produk dapat ditelusuri dan bahwa data tentang sejarah serta latar belakang produk disimpan melalui rantai pasokan.
Proses pengkodean ini umumnya digunakan dalam industri farmasi, kosmetik, makanan dan minuman, serta FMCG.
Pada produk-produk ini, keterlacakan sangat penting, baik untuk melindungi konsumen maupun untuk mematuhi peraturan hukum.
Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut tentang bagaimana cara membuat batch number dan cara melacaknya.
Semua ini perlu kamu ketahui jika kamu merupakan produsen produk kemasan, termasuk jika melakukan bisnis retail.
Baca Juga: Ini 5 Langkah SOP Pengiriman Barang yang Perlu Kamu Tahu
Cara Membuat Batch Number untuk Produk
Berdasarkan penjelasan di atas, tentu kamu sudah memahami bahwa batch number adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi kumpulan produk tertentu.
Namun jangan sampai tertukar dengan nomor SKU atau stock keeping unit. Mengutip dari Netsuite, SKU merupakan nomor yang mengidentifikasi produk individual dalam inventaris.
Adapun nomor batch ditetapkan untuk semua produk yang berasal dari produsen yang sama, pada tanggal yang sama, dan dibuat dengan bahan yang sama.
Jadi, jika masalah muncul dengan suatu produk, sebuah perusahaan dapat menggunakan nomor batch untuk menyelidiki sumber masalahnya. Jika perlu, menarik seluruh batch dari pasar.
Selain kebutuhan untuk menjadi unik, sebenarnya tidak ada aturan tegas lainnya untuk menentukan nomor batch.
Kamu dapat memasukkan informasi sebanyak atau sesedikit yang kamu anggap tepat. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan utama untuk menetapkan batch number.
1. Tetapkan Nomor
Satu-satunya cara bisnis dapat melacak batch tertentu secara akurat, yakni dengan menetapkan nomor unik untuk setiap batch.
Persyaratan utama saat mengatur batch number, yaitu memastikan tidak ada nomor duplikat dan kode dapat dipahami oleh semua orang yang relevan di dalam perusahaan.
2. Sertakan Tanggal Pembuatan
Jika penting, tanggal dapat dimasukkan ke dalam batch number. Jadi, pekerja dapat mengidentifikasi berapa umur suatu produk hanya dengan melihat kodenya.
Tanggal kapan produk dibuat juga penting untuk diketahui untuk melacak catatan produksi berdasarkan tanggal.
Baca Juga: Cara Memasukkan Produk Ke Supermarket dengan Mudah
3. Pertimbangkan Tanggal Kedaluwarsa
Jika sesuai dengan kebutuhan bisnis, tanggal kedaluwarsa juga dapat dikodekan ke dalam batch number.
Meski tanggal kedaluwarsa wajib dicantumkan pada kemasan, mencantumkannya pada nomor batch bukanlah suatu keharusan.
4. Pertimbangkan Karakteristik Lain
Hal yang perlu dipertimbangkan dalam membuat batch number, yaitu menambahkan informasi yang berguna bagi pelacakan.
Informasi tambahan tersebut, contohnya bahan yang digunakan atau warna produk. Semua informasi ini juga dapat disematkan dalam nomor batch.
5. Simpan Deskripsi Terperinci
Untuk setiap batch number yang unik, sistem manajemen inventaris kamu harus menyimpan catatan semua informasi yang sesuai.
Mulai dari informasi tentang pemasok, bahan, dan lokasi yang terkait dengan setiap batch. Inilah yang menciptakan sistem pelacakan yang end-to-end.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Katalog Online, Mudahkan Pelanggan Cari Produk
Fungsi Pelacakan Batch Number
Ini merupakan cara sederhana untuk melacak batch number barang manufaktur untuk mengoptimalkan pengelolaan rantai pasokan dan untuk kontrol kualitas.
Ketika melakukan pelacakan nomor batch, kamu dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menemukan produk.
Misalnya, ketika produk didistribusikan, kamu tahu mana yang dikirim, disimpan di gudang, atau didistribusikan ke konsumen.
Melakukan pelacakan batch melalui nomor batch itu penting dilakukan. Berikut ini ada beberapa alasan yang mendasarinya.
1. Kontrol Kualitas
Dengan menggunakan batch number, kamu dapat dengan cepat mengidentifikasi bahan baku cacat dan segera melakukan penarikan produk.
Jika ada cacat produk, baik bahan, suku cadang, atau mesin, kamu dapat dengan mudah menentukan sumber masalahnya dan memperbaiki situasinya.
2. Hubungan Pelanggan
Ketika produk perlu diganti atau diperbaiki, batch number akan memungkinkanmu untuk mengidentifikasi informasi yang relevan.
Kamu pun tidak membiarkan pelanggan menggunakan produk yang mengalami kesalahan produksi. Ini tentu membuat pelangganmu puas.
3. Pelacakan Kedaluwarsa yang Disederhanakan
Bagi perusahaan yang memproduksi produk makanan, kontrol batch number adalah cara penting untuk memastikan produksi makanan berkualitas tinggi setiap saat.
Dengan kontrol ini, tanggal kedaluwarsa makanan bisa dilacak untuk menjaga konsumen tetap aman.
Data tanggal kedaluwarsa digunakan dalam strategi pengurutan pengiriman, serta untuk pemasaran dan promosi.
Pelacakan batch number juga memudahkan untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk seluruh lot, bukan produk tunggal.
Kemudian, kamu dapat melacak stok yang segera kedaluwarsa. Jadi, promosi dapat diluncurkan untuk mempercepat penjualan.
Baca Juga: Apa Fungsi Quality Control Bagi Perusahaan? Ini Penjelasannya
4. Mencegah Pemalsuan
Menggunakan batch number untuk dikontrol, mencegah munculnya barang palsu memasuki inventarismu.
Ini sangat penting jika produk kamu rentan terhadap pemalsuan, karena kamu dapat menyingkirkan barang palsu dengan cepat untuk melindungi margin keuntungan.
5. Mengungkapkan Tren
Batch number juga dapat memberimu wawasan yang berguna tentang bisnis, seperti batch mana yang terjual lebih baik daripada yang lain.
Dengan cara ini, kamu dapat dengan cepat melihat tren produk mana yang paling baik untuk disimpan.
6. Kepatuhan terhadap Hukum
Dalam aturan hukum, produk tertentu wajib memiliki batch number. Terutama produk yang menyangkut hajat hidup orang banyak, seperti obat, makanan, hingga vaksin.
Coba pelajari lagi bagaimana peraturannya di Indonesia, agar sistem produksimu benar-benar mengikuti aturan yang berlaku.
7. Mengurutkan Inventaris Otomatis
Dengan pelacakan batch number, bisnismu dapat mengatur strategi pengurutan inventaris otomatis, seperti FIFO, LIFO, atau FEFO.
Kamu pun dapat memaksimalkan nilai persediaan dengan meminimalkan potensi pemborosan.
Baca Juga: Mengenal Metode FIFO yang Harus Diketahui Para Pebisnis
8. Proses Penarikan Produk Lebih Lancar
Meski tidak ingin menarik produk dari pasar, melakukannya sebelum masalah yang lebih besar muncul, sangat penting untuk kepuasan pelanggan jangka panjang.
Ketika kebutuhan untuk penarikan produk muncul, perangkat lunak pelacakan batch number dapat membantu bisnismu.
Perangkat lunak tersebut dapat cepat mengirim pesan yang sesuai ke rantai pasokan dan pelanggan yang terpengaruh.
9. Meningkatkan Kualitas Produk
Ketika kamu mengetahui bahan mana yang masuk ke dalam kelompok produk unggulan, kamu dapat terus memesan dari pemasok terbaik.
Dengan demikian, kamu menghasilkan produk berkualitas lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan pendapatan.
10. Pengurangan Biaya
Pelacakan batch number mendukung keputusan berdasarkan informasi yang lebih baik yang dapat menghemat uang.
Cukup mengetahui waktu terbaik untuk menjual sekumpulan produk berdasarkan umur simpannya, akan menghindari penuaan stok di luar tanggal penjualannya.
Kamu juga dapat mengetahui kapan harus menarik produk. Dengan demikian, akan menghindari biaya pengiriman pengganti dan potensi biaya hukum.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Website Ecommerce Tanpa Coding
Itulah penjelasan singkat mengenai batch number dan pentingnya untuk melakukan pelacakan. Semoga informasi ini bermanfaat.