Kick off meeting dibutuhkan oleh project manager sebagai awal dimulainya suatu pekerjaan. Berikut cara mengadakannya!
Ketika seorang project manager akan memulai sebuah proyek, ia membutuhkan pedoman yang jelas, cara kerja yang efisien, dan tentunya keserasian dengan semua anggota tim.
Selain itu, membangun kesamaan visi dengan klien juga merupakan hal yang fundamental.
Oleh karena ini, seorang project manager perlu mengadakan pertemuan untuk pertama kalinya sebelum memulai sebuah pekerjaan.
Kegiatan pertemuan itulah yang sering disebut sebagai kick off meeting. Pasalnya, sebuah proyek tidak mungkin berjalan dengan lancar tanpa ada komunikasi yang baik.
Oleh karena itu, kamu perlu mengomunikasikan semua aspek dalam proyek bersama klien dan anggota tim.
Pertemuan pertama ini juga bisa membangun motivasi, semangat, dan chemistry antar sesama anggota.
Untuk mengadakan kick off meeting dengan benar, simak artikel ini sampai akhir, ya!
Baca Juga: Sejarah, Cara Kerja, dan Jenis-Jenis Vending Machine, Sudah Tahu?
Pengertian Kick Off Meeting
Melansir dari Adobe, kick off meeting merupakan pertemuan pertama yang diadakan bersama semua anggota tim dan semua pihak yang terlibah dalam suatu proyek.
Termasuk klien, sponsor, vendor, dan stakeholder lain.
Kick off meeting merupakan bagian paling penting dari fase inisiasi proyek. Pertemuan ini biasanya dipimpin oleh project manager.
Pertemuan awal biasanya dilakukan hanya bersama tim internal, pertemuan dengan tim eksternal, hingga pertemuan general yang mencakup semua aspek proyek.
Dalam rapat, project manager akan menjelaskan ruang lingkup proyek, tujuan, dan timeline proyek kepada tim.
Rapat ini harus menetapkan tempo yang tepat untuk menggerakkan proyek ke fase eksekusi, pengawasan, dan controlling.
Rapat awal yang dijalankan dengan baik dapat menghasilkan proyek yang sukses.
Memulai proyek tanpa kick off meeting seperti memulai liburan tanpa rencana yang matang.
Kamu mungkin akan melihat beberapa hal keren selama liburan. Namun, kamu mungkin akan sangat kelelahan, overbudget, dan menemukan kendala lain selama perjalanan.
Baca Juga: 5 Cara Menyusun Anggaran Tenaga Kerja Langsung Bagi Bisnis
Tujuan dan Manfaat Kickoff Meeting
Sebagai pertemuan pertama antar anggota tim dan klien, kick off meeting adalah waktu terbaik untuk menetapkan tujuan dan menumbuhkan moral tim yang kuat.
Biasanya, kick-off dilakukan setelah pernyataan kerja atau perjanjian proyek selesai disiapkan dan semua pihak siap memulai pekerjaan.
Kick-off meeting adalah kesempatan untuk mengarahkan tim sesuai pekerjaan yang ada, memutuskan bagaimana semua orang akan bekerja sama, dan menetapkan tujuan proyek bersama.
Kamu bisa mendiskusikan hal-hal seperti bagaimana kamu akan berkomunikasi, seberapa sering mengadakan pertemuan, dan kendala apa yang dapat memperlambat proyek, termasuk cara menghindarinya.
Kick-off meeting juga memungkinkan manajer untuk memperkenalkan timnya kepada klien.
Penting bagi setiap orang untuk mengetahui dengan siapa mereka bekerja dan apa peran serta tanggung jawabnya.
Hal tersebut dapat membantu menghindari konflik di kemudian hari yang dapat menunda pekerjaan dan mengganggu timeline proyek.
Tim dapat mengajukan pertanyaan kepada project manager sampai mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang proyek dan pekerjaannya.
Karena pertemuan ini terjadi secara langsung, kamu dapat mengurangi kemungkinan miskomunikasi. Hal ini membantu untuk menghindari kekeliruan saat bekerja.
Baca Juga: Tren Karier 2022, Ini Bidang Pekerjaan yang Paling Diminati!
Cara Mengadakan Kick Off Meeting
Berikut ini tahapan mengadakan kick-off meeting yang bisa kamu ikuti.
1. Undang Anggota Tim
Untuk mengatur pertemuan awal dengan anggota tim, kamu harus mengundang mereka dengan benar baik melalui pemberitahuan langsung, e-mail resmi, atau pesan teks.
Ada banyak cara mengundang tim dalam rapat, tergantung pada mode komunikasi apa yang ingin kamu gunakan.
Kamu juga bisa menggunakan undangan langsung melalui Google Meet dan menambahkannya ke kalender jika mengadakan rapat secara online.
Tambahkan juga beberapa kalimat menarik untuk meningkatkan motivasi anggota tim dan agar menantikan pertemuan dengan penuh semangat.
Harapannya, setiap anggota dapat mengomunikasikan ide-ide terbaik untuk dibagikan guna mengembangkan rencana proyek.
Setelah mengundang anggota tim, sekarang kamu bisa menetapkan agenda rapat.
2. Menetapkan Agenda Rapat
Agenda rapat harus dibuat dengan sangat jelas seolah-olah ditulis di atas kertas secara bertahap untuk menghindari pemborosan waktu.
Jika kamu memiliki agenda yang telah ditentukan sebelumnya, kamu akan memiliki lebih banyak waktu untuk membahas topik tersebut dengan efisien.
Kamu harus memiliki kendali penuh atas agenda rapat yang akan kamu bagikan dengan klien atau tim.
Untuk membuat agenda rapat menjadi jelas dan tidak memakan waktu, kamu dapat membuat dokumen atau catatan agar kegiatan rapat semakin terarah.
Umumnya, agenda rapat akan membahas latar belakang proyek, gambaran umum, timeline pekerjaan, manajemen risiko, tugas setiap individu, dan metode kerja.
Baca Juga: 9 Indikator Kepuasan Kerja dan Cara Meningkatkannya
3. Tetapkan Tujuan Proyek
Setiap orang membutuhkan motif yang jelas untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Oleh karenanya, dibutuhkan pernyataan misi yang sederhana, singkat, dan menginspirasi yang dapat dibaca berkali-kali.
Tujuan proyek juga bisa dituangkan dalam bentuk KPI atau OKR per individu maupun secara keseluruhan.
Harapannya, jalannya proyek akan terarah serta mampu menjaga motivasi semua anggota tim.
4. Hilangkan Ambiguitas
Rapat awal juga harus mencakup diskusi terbuka dengan tim atau stakeholder lain untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan dan untuk membangun hubungan bisnis jangka panjang.
Artinya, kamu perlu mempromosikan dan menghargai saran orang lain untuk mengembangkan ikatan yang kuat dan rencana terbaik untuk proyek tersebut.
Hilangkan segala keraguan atau aspek-aspek yang dianggap membingungkan. Kamu perlu memperjelas semua aspek proyek dan mematikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
5. Buat Rencana Terperinci Dengan Anggota Tim
Kick off meeting harus mencakup pengembangan rencana yang akan memainkan peran penting dalam penyelesaian proyek.
Tidak mungkin mencapai tujuan tanpa rencana yang terorganisir. Jadi, buatlah langkah-langkah yang akan kamu dan rekan satu tim lakukan saat melaksanakan proyek.
Harus ada daftar tugas keseluruhan dari semua anggota tim, dan daftar individu juga akan menjadi poin plus.
Baca Juga: 12 Cara Menuju Sukses dalam Bekerja, Sudah Menerapkannya?
6. Buat Sistem Untuk Melacak Kemajuan Proyek
Setelah merencanakan, membimbing tim, dan menentukan hasil yang diinginkan, selanjutnya adalah membuat sistem kemajuan proyek.
Pasalnya, sangat mungkin muncul masalah selama waktu pengerjaan proyek yang dapat menghambat kemajuan.
Kamu harus mengembangkan sistem pelacakan progress proyek yang menunjukkan frekuensi penyelesaian tugas tertentu per minggu.
Tentukan frekuensi setiap tugas per minggu dan pertahankan tindak lanjutnya untuk mengidentifikasi kekurangan atau masalah dalam proyek yang berjalan.
7. Simpan Hasil Rapat
Setelah semua persiapan dan kick off meeting dilakukan, kamu perlu menyimpan hasil diskusi dengan rapi dan benar.
Pasalnya, hasil rapat selalu memuat hal-hal penting yang dapat mempengaruhi kinerja dan kesuksesan proyek.
Hasil rapat juga berguna sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan dalam mengambil keputusan selanjutnya.
Selama pertemuan, tim kamu akan menerima banyak informasi penting yang diperlukan untuk memulai proyek.
Gunakan rapat awal internal untuk membuat tim menjadi lebih terorganisir dan bersemangat tentang proyek baru.
Persiapan ini akan memberikan vibes positif dan mempengaruhi pertemuan dengan klien.
Kepercayaan klien pada tim akan tumbuh saat kamu menunjukkan antusiasme dan pemahaman yang sama.
Itulah penjelasan tentang cara mengadakan kick-off meeting. Agar pekerjaan berjalan dengan sukses dan sesuai rencana, yuk, adakan pertemuan awal ini bersama tim kamu!