Dispatcher adalah sebuah pekerjaan yang akan memudahkan perencanaan bisnis. Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam artikel di bawah ini!
Dispatching merupakan pekerjaan yang menggerakkan kegiatan produksi melalui pelepasan pesanan serta pemberian instruksi sesuai dengan waktu dan urutan operasi yang telah direncanakan sebelumnya
Pekerjaan ini diwujudkan dalam route sheets dan jadwal pemuatan. Orang yang melakukan pekerjaan ini disebut dengan dispatcher. Lalu, apa itu dispatcher?
Yuk, simak artikel di bawah supaya kamu tahu lebih jauh mengenai dispatcher dalam manajemen dan manufaktur secara lebih mendalam.
Baca Juga: Brand Experience Adalah? Ini Definisi dan Tips yang Dibutuhkan
Pengertian Dispatcher
Dilansir dari Geeks for Geeks, dispatching dalam manajemen adalah pekerjaan yang menjalankan fungsi perencanaan. Ini berkaitan dengan memulai pekerjaan.
Nah, dispatcher adalah mereka yang melakukan pekerjaan ini. Tugasnya memastikan bahwa rencana dijalankan dengan benar.
Dalam dispatching melakukan penyerahan fisik pesanan manufaktur ke fasilitas operasi melalui pelepasan pesanan dan instruksi sesuai dengan rencana aktivitas yang dikembangkan sebelumnya serta ditetapkan oleh bagian penjadwalan dari perencanaan dan pengendalian produksi.
Salah satu tugasnya adalah mengirimkan pesanan ke berbagai toko. Selain itu, tugas lain seorang dispatcher adalah menentukan pembagian pekerjaan yang harus dilakukan dan mengkoordinasikan produksi.
Profesi menjadi titik kunci dari sistem komunikasi produksi. Posisi menjadi penghubung langsung antara produksi dan penjualan.
Ini merupakan pihak yang mengetahui kapasitas produksi setiap peralatan sekaligus mengawasi kemajuan pesanan yang bergerak dengan kecepatan berbeda di rute berbeda.
Macam-Macam Dispatcher
Beberapa bidang menggunakan istilah dispatcher untuk menggambarkan pekerjaan yang artinya kurang lebih sama, yaitu penyerahan atau pelepasan pesanan. Berikut adalah macam-macam dispatcher dalam beberapa bidang:
1. Dispatcher dalam Logistik
Dalam logistik, dispatcher bertanggung jawab dalam mengelola pergerakan barang dan ketersediaan sumber daya transportasi.
Mereka membuat perencanaan rute yang efisien, memastikan pengiriman tepat waktu, dan mengkoordinasikan aktivitas pengemudi dan gudang.
Dispatcher logistik sering bekerja dalam industri pengiriman barang dan distribusi untuk memastikan rantai pasok berjalan lancar.
2. Dispatcher dalam Pergudangan
Dispatcher dalam istilah pergudangan, memiliki tanggung jawab untuk memantau perkembangan pesanan dan alur produksi di dalam gudang.
Mereka merupakan pihak yang memiliki pemahaman mendalam tentang kapasitas produksi dan seluruh peralatan yang ada, sehingga proses pergudangan dan pengiriman hingga mencapai konsumen dapat berlangsung dengan efisien.
3. Dispatcher dalam Layanan Transportasi
Dispatcher dalam bidang transportasi umum bertugas mengelola pergerakan armada kendaraan, seperti taksi, bus, atau armada ridesharing.
Mereka memantau rute, mengelola jadwal, dan memberikan arahan kepada pengemudi untuk memastikan layanan transportasi berjalan sesuai dengan jadwal dan kebutuhan penumpang.
4. Dispatcher dalam Layanan Darurat
Dispatcher layanan darurat beroperasi dalam pusat panggilan darurat, dan bertanggung jawab untuk menanggapi panggilan darurat.
Mereka memberikan petunjuk pertolongan pertama, dan mengirimkan bantuan darurat jika diperlukan.
Mereka harus cepat dalam mengambil keputusan yang kritis, serta mampu berkoordinasi dengan tim penanggulangan darurat untuk memberikan respons secepat mungkin.
Salah satu contoh dispatcher dalam layanan darurat adalah line telephone 911 di Amerika, dan 112 di Indonesia.
5. Dispatcher dalam Pertambangan (Dispatch Engineer)
Seorang Dispatch Engineer bertugas mengoptimalkan produksi tambang dan produktivitas dengan menggunakan unit alat. Mereka juga bertanggungjawab untuk memantau kinerja alat berat di sekitar tambang dan membuat laporan secara realtime maupun historis.
6. Dispatcher di Bandara (Airport Dispatcher)
Airport Dispatcher atau flight dispatcher adalah individu yang bertanggungjawab membantu kegiatan penerbangan, termasuk persiapan, perencanaan, dan komunikasi dengan pihak yang berkaitan dengan operasional penerbangan.
Tugasnya juga termasuk melakukan koordinasi untuk memastikan bahwa keberangkatan dan kedatangan pesawat berlangsung dengan lancar dan sesuai jadwal.
Baca Juga: Depresiasi adalah Penyusutan Aset Bisnis, Ini 5 Cara Menghitungnya!
Tugas dan Fungsi Dispatcher
Dispatcher memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting. Untuk ilustrasi, berikut beberapa tugas dan tanggung jawabnya di gudang. Berikut ini tugas dan tanggung jawab profesi tersebut.
1. Memeriksa Stok Barang yang Akan Dikirim
Sebelum barang dikirim ke konsumen, tugas dispatcher adalah memastikan atau memeriksa kondisi stok barang sesuai permintaan.
Hal yang harus dipastikan adalah kondisi stok barang sesuai dengan permintaan konsumen, baik dari segi jumlah barang, nama barang dan jenis barang.
Tugas ini mengharuskannya memiliki ketelitian dan cermat pada saat melakukan pengecekan. Tentu agar tidak mengganggu jadwal yang telah disusun sedemikian rupa
2. Membuat Surat Jalan
Apabila kondisi barang sesuai telah sesuai dengan pesanan atau request konsumen, tugas selanjutnya adalah membuat surat jalan pengiriman barang tersebut ke konsumen.
Pada saat membuat surat jalan, dispatcher harus memastikan bahwa antara isi surat dengan aktual kondisi barang sesuai.
Dalam membuat surat jalan, ia harus memastikan surat jalan barang telah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berkepentingan. Dalam hal ini, terutama jajaran petinggi perusahaan itu sendiri.
Baca Juga: Daftar Istilah Dalam Ekspedisi, Yuk Ketahui Agar Tidak Bingung
3. Mengecheck Kondisi Transportasi Pengirim Barang
Tugas selanjutnya adalah melakukan check terhadap transportasi yang akan digunakan dalam mengirim barang.
Alat transportasi yang akan dipakai dalam mengirim barang pesanan konsumen harus dicek terlebih dahulu untuk memastikan bahwa alat transportasi tersebut layak untuk melakukan pengiriman dan tidak membahayakan perjalanan ekspedisinya.
Ini juga merupakan prosedur penting yang diterapkan oleh perusahaan. Maka dari itu, penting untuk ditaati, jika tidak akan menyebabkan bahaya yang merugikan banyak pihak.
4. Menjaga Keamanan dalam Mengirimkan Barang ke Konsumen
Tugas selanjutnya dispatcher adalah mengirimkan barang tersebut ke konsumen atau klien. Selain itu, tugasnya memastikan kondisi barang aman di dalam perjalanan sampai di tangan konsumen.
Seperti yang kamu ketahui bahwa barang di dalam ekspedisi sering kali menemui kendala, baik dari segi alam maupun faktor manusia.
Salah satu tanggung jawab dispatcher yang harus diperhatikan ialah dapat menjamin kondisi barang baik-baik saja.
5. Taat Aturan Pengiriman dalam Perusahaan
Dispatcher adalah pihak yang harus taat dan patuh pada peraturan perusahaan internal. Kepatuhan ini menjadi salah satu kewajiban siapapun yang bekerja di suatu perusahaan tersebut.rt
Dispatcher yang melanggar atau tidak patuh terhadap peraturan perusahaan tentunya akan mendapat sanksi internal perusahaan.
Penting bagi setiap dispatcher untuk menaati setiap peraturan dari perusahaan terutama yang berkaitan dengan segala hal terkait pengiriman yang ditugaskan oleh perusahaan.
6. Taat Aturan Lalu Lintas
Tugas dispatcher sering kali harus turun ke jalan raya. Dalam pengiriman barang, jalan raya dan peraturannya harus diperhatikan dengan seksama.
Sebagai pengguna jalan raya tentunya salah satu tanggung jawab dan kewajiban dispatcher adalah menaati peraturan lalu lintas yang berlaku.
Maka dari itu, biasanya terdapat prosedural khusus yang wajib ditaati oleh setiap dispatcher, terutama saat melaksanakan tugasnya turun ke jalan raya.
Baca Juga: 10 Aplikasi Pengiriman Barang Paling Recommended
Dalam menjalankan bisnis, khususnya di bagian produksi dan distribusi, dispatcher adalah bagian yang sangat banyak memiliki fungsi. Berikut ini adalah fungsinya
- Untuk memeriksa ketersediaan bahan masukan dan memastikan distribusi bahan dari toko ke proses pertama serta kemudian dari proses ke proses.
- Menjamin ketersediaan seluruh alat bantu produksi dan inspeksi.
- Mendapatkan gambaran, spesifikasi dan daftar bahan yang memang diperlukan.
- Menetapkan pekerjaan yang sesuai dengan mesin, tempat kerja dan tenaga kerja.
- Menerbitkan perintah kerja dalam mengesahkan operasi sesuai dengan tanggal dan waktu yang direncanakan sebelumnya serta memasukkannya pada bagan muatan dan lembar rute.
- Menerbitkan time tickets, kartu instruksi dan barang-barang lain yang diperlukan oleh para pekerja kepada mereka yang memang akan melakukan berbagai kegiatan.
- Menerbitkan perintah inspeksi setelah setiap operasi untuk menentukan hasil mengenai kualitas produk apabila terjadi kerusakan dan pembusukan untuk mengetahui jawabannya.
- Menyelesaikan pekerjaan dan mengumpulkan tiket waktu (time ticket), cetak biru dan kartu instruksi serta pengembaliannya ke bagian yang sesuai dari departemen kontrol produksi.
- Memastikan pekerjaan telah diteruskan ke departemen berikutnya atau gudang..
- Mencatat waktu mulai dan selesainya pekerjaan pada tiket waktu untuk melakukan perhitungan interval waktu.
- Mencatat dan melakukan pelaporan orang dan mesin serta meminta tindakan korektif yang diperlukan.
7. Prosedur yang Harus Ditaati
Dispatcher adalah pihak yang bekerja dengan beberapa prosedur. Berikut ini adalah beberapa prosedur dalam melakukan dispatching:
- Store Issue Order, yaitu otorisasi toko (departemen) dengan mengirimkan bahan baku yang dibutuhkan.
- Tool Order, yaitu melepaskan alat yang diperlukan. Alat-alat tersebut diambil oleh petugas ruangan alat.
- Perintah Kerja, yaitu memberi Instruksi kepada pekerja untuk melanjutkan operasi.
- Time Ticket, yaitu mencatat waktu awal dan akhir operasi untuk menjadi dasar pembayaran pekerja.
- Inspection Order, yaitu memberi informasi kepada inspektur untuk melakukan inspeksi dan melaporkan kualitas komponen.
- Move Order, yaitu melakukan pergerakan bahan dan komponen dari satu fasilitas (mesin) ke fasilitas yang lain untuk operasi lebih lanjut.
Baca Juga: Mudah Kok, Ini 5 Cara Ekspor Barang ke Luar Negeri!
Itulah tugas dan tanggung jawab dispatcher dalam suatu bisnis. Perannya adalah bagian yang penting dalam kelancaran suatu bisnis, terkhusus pada bagian produksi dan pengiriman.