Apakah kamu tahu tugas dan fungsi sales admin bagi perusahaan? Jika belum, simak pembahasannya di sini!
Mungkin bagi sebagian orang beranggapan bahwa sales sudah pasti bertugas berjualan dan menawarkan produk.
Namun, apakah benar demikian karena sebenarnya ada beberapa jabatan di bidang ini yang punya tanggung jawab berbeda.
Salah satu jabatan di bagian sales adalah sales admin atau sales administrator. Lalu, apa sebenarnya pekerjaan admin sales itu dan apa tugas dari pekerjaan tersebut?
Yuk, simak artikel di bawah ini untuk mengetahui dengan utuh apa itu admin sales dan tugas yang dilakukannya!
Baca Juga: Tugas Admin Toko Online Beserta Skill yang Perlu Dimiliki
Apa itu Sales Admin?
Dilansir dari Better Team, pekerjaan ini merupakan suatu posisi di perusahaan bertanggung jawab untuk mengurus semua penjualan dan bertujuan memberikan dampak positif dengan klien secara administratif.
Selain itu, pekerjaan ini dapat turut aktif membantu para sales di lapangan agar target penjualan tercapai dengan memanfaatkan informasi pelanggan.
Lalu, apa perbedaan di antara admin sales dan sales yang ada di lapangan? Sales merupakan orang yang turun langsung ke lapangan dan secara langsung berhadapan dengan pelanggan.
Sedangkan, admin sales adalah seseorang yang bekerja di belakang layar dan mendukung keberhasilan penjualan dengan memperhatikan kualitas layanan yang diberikan pada pelanggan.
Baca Juga: 7 Tahapan Sales untuk Tingkatkan Bisnismu, Sudah Tahu?
Tugas Umum Sales Admin
Ada beberapa tugas sales admin yang harus dikerjakan. Berikut ini adalah daftar tugas dari pekerjaan menjadi seorang admin sales:
1. Membantu Penjualan di Perusahaan
Penjualan suatu barang atau jasa di suatu perusahaan selain dilakukan oleh sales juga dilakukan oleh admin sales.
Mereka turut melakukan penjualan langsung kepada pelanggan dengan melakukan kerja sama dengan tim pemasaran dan tim sales.
Selain itu, admin sales tetap akan mengejar target penjualan setiap harinya.
Lebih jauh dari itu, seorang admin sales harus mampu menjaga harga jual yang ditentukan perusahaan tetap meskipun terdapat tawar menawar dari pihak pelanggan.
Pastikan harga yang ditawarkan merupakan harga sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tidak menyalahi aturan.
Admin sales yang mampu memaksimalkan penjualan tentunya akan menjangkau target lebih cepat.
2. Mengurusi Hal yang Berkaitan dengan Pelanggan
Seorang admin sales harus mampu menjawab permintaan dan pertanyaan dari para pelanggan, baik secara maupun sambungan telepon.
Lebih jauh dari itu, seorang sales admin harus membuat pesanan pelanggan dan terus memperbaharui status pemesanan secara berkala.
Tugas yang dikerjakan ini akan dapat mengembangkan hubungan baik dengan pelanggan karena barang dan jasa yang dijual akan semakin diminati oleh pelanggan.
Tugas ini lah yang biasanya dikerjakan oleh admin sales selama seharian bekerja.
Baca Juga: 2 Tugas Sales Executive dan Fungsinya Bagi Bisnis
3. Membuat Laporan
Tugas lain seorang sales admin adalah menyusun laporan dari setiap target penjualan yang sudah tercapai.
Data penjualan nantinya akan direkap kemudian diarsipkan. Setelah itu, akan dibuatkan laporan penjualan yang akan diserahkan ke pihak-pihak yang membutuhkan laporan penjualan tersebut.
Laporan admin sales umumnya adalah laporan berjangka. Mulai dari laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan sampai laporan tahunan.
Laporan yang telah rampung akan memperlihatkan tingkat penjualan produk perusahaan tersebut di tengah-tengah masyarakat.
4. Mengatur Kebutuhan Tim
Sales admin bertanggung jawab mengatur kebutuhan tim penjualan atau sales.
Tugas ini hampir sama dengan tugas manajer pada sebuah perusahaan karena mengharuskan mengatur semua kebutuhan tim penjualan.
Semua yang dibutuhkan oleh sales untuk terjun ke lapangan harus sudah disiapkan sebelumnya oleh admin sales.
Selain itu, admin sales harus mengatur jadwal temu sales dengan calon pelanggan atau pelanggan setia.
Ia harus mempersiapkan bahan presentasi yang akan ditunjukkan kepada pelanggan atau calon pelanggan serta menyiapkan informasi tambahan terkait produk yang akan dijual.
5. Tugas Khusus Seorang Sales Admin
Admin sales mempunyai tugas khusus yang harus diselesaikan setiap harinya.
Tugas khusus tersebut menangani invoice penjualan, melakukan penagihan pembayaran, pemeriksaan kelengkapan input pemesanan dari pelanggan, serta penyimpanan catatan penjualan serta data pelanggan.
Selain tugas khusus tersebut, admin sales harus memastikan bahwa seluruh pemesanan yang dilakukan berjalan baik.
Hal ini dengan melakukan koordinasi dengan divisi logistik untuk mengecek pengiriman bisa dilakukan tepat waktu tidak.
Lalu, seorang admin sales juga melaporkan jika ada hal ganjil, serta memahami tiap fitur pada produk yang dijual.
Baca Juga: 5 Tugas Admin, Kerja Multitasking yang Lancarkan Bisnis
Skill yang Dibutuhkan
Fungsi admin sales harus bisa dijalankan dengan maksimal.
Salah satunya adalah dengan memiliki keahlian yang mumpuni. Berikut ini beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang sales admin.
1. Multitasking
Tugas yang dijalankan oleh seorang sales admin terbilang cukup banyak, dan tidak jarang dan harus bisa selesai sesuai jadwal.
Oleh karena itu, admin sales harus mampu bekerja dengan banyak tugas. Apabila kamu tidak bisa melakukan ini, kamu akan sangat kewalahan dalam bekerja.
Dengan kemampuan multitasking, kamu bisa bekerja dengan baik walaupun perkejaan yang harus diselesaikan sangat banyak.
Untuk menunjang pekerjaan tersebut, admin sales memerlukan beberapa kemampuan pendukung.
Kemampuan yang dimaksud adalah kepercayaan diri, team-working, dedikasi tinggi, kemampuan manajemen yang baik, terbiasa dan memahami data berbasis angka serta proaktif dan fleksibel.
2. Memanfaatkan Kemajuan Teknologi
Pada masa yang penuh kemajuan teknologi seperti sekarang ini, pekerja harus terampil dalam memanfaatkan teknologi, termasuk sales admin yang butuh kerja cepat.
Seorang admin sales tidak boleh gagap teknologi dan harus mampu menguasai teknologi dasar yang digunakan pada pekerjaan ini.
Hal tersebut perlu diperhatikan karena seorang admin sales bekerja menggunakan komputer dan spreadsheet.
Keduanya menjadi contoh teknologi yang berguna ketika harus memasukkan data penjualan serta merekap data tersebut dengan rapi dalam satu file.
Dengan demikian, tingkat kemahiran admin sales terhadap teknologi berpengaruh pada sulit atau mudahnya pekerjaan yang dilakukan.
Setidaknya teknologi dapat menghemat waktu dibandingkan admin sales harus memasukkan data dengan manual satu per satu seperti zaman dahulu.
Baca Juga: Ada 8 Jenis Sales Report, Cari yang Cocok untuk Usahamu
3. Adaptif
Banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh sales admin menjadikan mereka harus pandai beradaptasi.
Seseorang yang adaptif akan dengan mudah menemukan ritme kerja yang terdapat di perusahaan tersebut sehingga dapat bekerja dengan efisien.
Efisiensi dalam bekerja akan membuat semua target yang ditentukan dapat tercapai dengan baik.
Oleh karena itu, penting bagi seorang admin sales untuk adaptif agar pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan tepat sasaran.
4. Pandai Berkomunikasi
Karena pekerjaan ini berhubungan dengan pelanggan, penting untuk seorang sales admin memiliki kecakapan berkomunikasi.
Seorang admin sales harus bisa menggunakan bahasa yang sopan, ramah sekaligus profesional dalam bekerja.
Komunikasi yang baik akan memberikan kesan pada penjualan yang dilakukan. Komunikasi admin sales kepada pelanggan setidaknya berpengaruh pada citra perusahaan.
5. Teliti dan Fokus pada Pekerjaan
Sales admin harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi saat bekerja. Kecerobohan dapat mengakibatkan berantakan data yang berisiko mengacaukan tindak lanjut dalam penjualan.
Oleh sebab itu, teliti dan fokus pada pekerjaan merupakan hal yang dapat meminimalisir kerugian dan dapat berpengaruh kepada perusahaan.
Baca Juga: Pahami Tugas Admin, Kerja Multitasking yang Lancarkan Bisnis
Jenjang Karier Sales Admin
Tentunya, jenjang karier seorang sales admin tidak akan berhenti di situ saja. Bila kerja kamu terbukti bagus, bisa-bisa mendapatkan promosi dari atasan dan perusahan.
Namun sebenarnya, masih banyak orang yang ragu terhadap jenis pekerjaan ini. Apalagi terlihat seperti tidak ada jenjang kariernya.
Tentunya, kamu yang masih muda ingin sekali bisa mendapatkan promosi dan kesempatan pekerjaan yang lebih baik lagi.
Berikut ini beberapa jenjang karier yang mungkin didapatkan kamu ketika menjadi sales admin. Siapa tahu ini bisa membuatmu tertarik menggeluti profesi tersebut.
1. Sales Admin Team Leader
Jenjang karier yang pertama kamu dipilih menjadi sales admin team leader. Tentunya, kamu akan mengawasi kinerja sejumlah sales admin yang ada di bawah kepemimpinanmu.
Kamu juga bertanggung jawab untuk melatih dan mengarahkan para sales admin baru sesuai dengan guidelines perusahaan.
Selain itu, kamu juga menjadi perwakilan tim ketika ada rapat atau penugasan dari business manager. Kamu juga bertugas membuat report perkembangan kinerja tim setiap minggunya.
Baca Juga: Ada 8 Jenis Sales Report, Cari yang Cocok untuk Usahamu
2. Personal Assistant
Personal assistant atau asisten pribadi adalah sebuah profesi yang mempunyai tugas membantu orang tertentu untuk melakukan aktivitas hariannya.
Umumnya, kamu yang menjadi personal assistant akan mengurusi banyak hal terkait atasan. Mulai dari hal yang bersifat pribadi bagi atasan hingga urusan pekerjaannya.
Bila kamu sudah menjadi seorang atasan dalam sebuah perusahaan, tentunya semakin banyak hal yang harus dikerjakan. Kondisi inilah yang membuatmu tidak sempat mengerjakan pekerjaan perintilan.
Misalnya, membalas pesan dalam email, membuat draft kontrak, hingga membuat jadwal meeting. Nah, asisten pribadi menjadi seseorang yang membantunya dalam melakukan tugas-tugas tersebut.
3. Office Manager
Seorang sales admin yang berprestasi juga memiliki kemungkinan dipromosikan menjadi office manager, lho. Kira-kira apa saja tugasnya?
Tugas seorang office manager biasanya mengatur administrasi dan SOP bekerja di kantor. Profesi ini harus dapat mengetahui konsep efektivitas, efisiensi, dan juga keselamatan kerja.
Selain itu, seorang office manager juga bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia dalam timnya. Mulai dari pelatihan, pengaturan tugas, hingga laporan kinerja staf harus bisa disusun dengan rapi.
Mengingat tugasnya cukup berat dan banyak, kamu harus memiliki jiwa leadership yang tinggi untuk menjadi office manager.
Baca Juga: 7 Tahapan Sales untuk Tingkatkan Bisnismu, Sudah Tahu?
Demikian, sales admin adalah posisi yang sentral dalam penjualan di suatu perusahaan.
Untuk dapat mengerjakan tugasnya dengan baik, diperlukan beberapa keahlian yang bisa kamu latih mulai dari sekarang.
Sumber:
- https://www.betterteam.com/sales-administrator-job-description#:~:text=Sales%20administrators%20receive%20and%20process,and%20research%20new%20product%20lines.
- https://uk.indeed.com/career-advice/finding-a-job/what-does-sales-administrator-do