Bagi kamu yang bekerja di startup, tentu tidak asing dengan istilah townhall meeting, lantas apa sebenarnya kegiatan tersebut?
Biasanya, secara berkala perusahaan startup akan melakukan townhall meeting untuk menyampaikan informasi penting perusahaan kepada perusahaan secara keseluruhan.
Kegiatan ini dianggap sangat penting dan perlu dilakukan karena memiliki beberapa tujuan yang berkaitan dengan perkembangan dan kemajuan perusahaan itu sendiri.
Selain membahas pengertian townhall meeting, kita akan bahas juga tujuan dan bagaimana cara melakukannya.
Untuk memulai pembahasan, mari kita mulai dengan membahas pengertiannya di bawah ini.
Baca Juga: Tanggung Jawab Founder dan Cofounder dalam Perusahaan, Apa Saja?
Pengertian dan Tujuan Townhall Meeting
Dilansir dari Airfocus, townhall meeting adalah pertemuan seluruh jajaran perusahaan, baik pimpinan dan karyawan, untuk berkomunikasi serta berdialog terkait perusahaan.
Secara harfiah, pertemuan ini berarti rapat balai kota. Biasanya, dalam rapat atau pertemuan tersebut dihadiri oleh seluruh elemen masyarakat dan membicarakan segala hal yang terjadi.
Pertemuan ini merupakan kesempatan penting bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan terkait pekerjaan yang dilakukan.
Begitu pula pertemuan townhall, namun dalam konteks perusahaan. Dalam pertemuan ini, biasanya hl-hal penting yang dialami perusahaan akan disampaikan agar karyawan mengetahuinya.
Maka dari itu, karyawan harus aktif berdialog agar pimpinan mengetahui kondisi yang terjadi dan dialami oleh perusahaan.
Karena dalam pertemuan ini, akan menghasilkan sebuah keputusan sebagai solusi untuk perusahaan itu sendiri. Agar ke depannya perusahaan memiliki kondisi yang lebih baik.
Townhall meeting punya tujuan yang berkaitan langsung dengan kondisi perusahaan dan target yang akan dicapai di masa depan.
Pada dasarnya, townhall bertujuan untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan itu sendiri.
Selain itu, pertemuan ini juga bertujuan untuk membangun rasa kebersamaan dan kepedulian bagi setiap komponen yang ada di dalam perusahaan itu sendiri.
Tujuan penting lain, yaitu untuk mendorong komunikasi yang sehat dan terbuka di perusahaan. Setiap saran dan masukan akan dianggap penting dan dapat membantu perusahaan untuk lebih berkembang lagi.
Pertemuan townhall merupakan media yang berharga bagi perusahaan yang dapat digunakan dan dimanfaatkan sebaik mungkin oleh karyawan agar setiap masalah dapat diatasi dan lahir solusi-solusi penting yang dapat dilakukan ke depannya.
Selain itu, kegiatan ini juga akan menunjukan bagaimana kepemimpinan yang ada di perusahaan. Kepemimpinan yang baik dapat memotivasi kerja karyawan itu sendiri.
Dalam peristiwa ini juga akan berlangsung interaksi dan dialog yang dapat dijadikan sebagai momentum penting untuk menanamkan nilai-nilai dan budaya penting perusahaan. Sehingga hal tersebut dapat dipegang oleh karyawan dalam menjalankan pekerjaan.
Selain itu, kegiatan townhall meeting juga dapat mempererat ikatan antara karyawan dan menumbuhkan keterikatan antara karyawan dan pimpinan itu sendiri.
Baca Juga: Apa Itu Startup? Ini Penjelasan Mudahnya agar Tidak Bingung
Cara Melakukan Townhall Meeting
Umumnya, kegiatan townhall meeting diinisiasi oleh jajaran pimpinan atau direksi perusahaan. Tujuannya untuk memberikan informasi penting perusahaan.
Informasi penting perusahaan atau startup biasanya diketahui oleh jajaran dan tidak langsung disampaikan kepada karyawan.
Kegiatan townhall tersebut justru dijadikan momentum untuk menyampaikan segala hal penting terkait perusahaan. Berikut ini beberapa cara yang perlu kamu perhatikan bagi yang ingin melakukan townhall meeting, yaitu:
1. Menyampaikan Tujuan Meeting Terlebih Dahulu
Langkah pertama untuk melakukan kegiatan ini yaitu dengan menyampaikan tujuan dari townhall yang akan dilakukan. Komunikasikan kegiatan terlebih dahulu kepada karyawan.
Hal tersebut dikarenakan karyawan harus mengetahui kepada meeting atau pertemuan dilakukan. Meskipun karyawan akan menyadari bahwa ada sesuatu penting yang akan dilaksanakan.
Namun, menyampaikan tujuan meeting penting dilakukan. Ini karena setiap karyawan harus memastikan bahwa mereka menyiapkan sesuatu untuk meeting.
Hal yang paling penting, bahwa mereka (para karyawan) harus memiliki visi yang sama dan berada di halaman yang sama sehingga mengetahui apa yang diharapkan dalam kegiatan townhall.
2. Memastikan Agenda Jelas dan Fokus
Langkah selanjutnya untuk melakukan townhall meeting yaitu memastikan agenda townhall jelas dan fokus. Karena pertemuan ini bukan sekedar pertemuan untuk presentasi yang membosankan.
Namun, juga menyampaikan kondisi perusahaan yang relevan bagi setiap karyawan. Membahas permasalahan-permasahalan yang dialami sehingga dapat dipikirkan solusinya.
Sebelumnya disampaikan bahwa penting untuk menyampaikan tujuan dari townhall, hal ini bertujuan agar karyawan dapat menyiapkan pertanyaan yang relevan dengan pekerjaan yang dilakukan.
Pertemuan townhall tidak harus serius, walaupun yang disampaikan sangat penting, bukan berarti tidak bisa disampaikan secara santai dan non-formal.
Memberikan sedikit kesenangan dengan cara yang santai justru dapat membuat meeting townhall lebih fokus dan jelas sehingga karyawan bisa memahaminya dengan baik
Baca Juga: Banyak Startup IPO di Tengah Resesi, Apa Untungnya?
3. Memilih Waktu dan Tempat yang Tepat
Sebagai pimpinan perusahaan, penting untuk mempertimbangkan waktu dan tempat pertemuan. Karena dengan waktu dan tempat yang tepat, bisa membuat pertemuan lebih fokus.
Di era digital saat ini, tidak perlu mengadakan townhall seluruh karyawan di dalam satu tempat. Semua bisa dilakukan secara digital dan online.
Maka dari itu, hal yang penting untuk dipikirkan yaitu waktu pertemuannya. Terutama bagi perusahaan yang memiliki karyawan dan anggota tim yang berada di zona waktu yang berbeda.
Menentukan waktu yang tepat untuk semua tim dan karyawan merupakan hal penting. Townhall juga penting untuk direkam agar terdokumentasikan dan dapat diberikan kepada karyawan sebagai pegangan dalam menjalankan tugasnya setelah townhall.
4. Mendorong Diskusi saat Meeting
Agar townhall bisa lebih hidup dan mendapatkan feedback dari karyawan, seseorang yang memimpin pertemuan harus mampu mendorong diskusi saat meeting.
Karyawan harus merasa nyaman saat mengajukan pertanyaan dan menyuarakan pendapat saat pertemuan terjadi.
Pertemuan juga harus berlangsung secara dua arah, bukan hanya dari jajaran pimpinan dan direksi kepada karyawan, namun dari karyawan terhadap pimpinan juga penting untuk dilakukan.
Karena townhall merupakan kegiatan yang tepat untuk melakukan dialog secara terbuka. Karyawan harus betul-betul memanfaatkan kesempatan pertemuan dengan baik.
Namun perhatikan etika juga selama pertemuan. Baik karyawan dan pimpinan harus menyampaikan pendapat dan pertanyaan dengan bijaksana dan mudah dicerna.
Pastikan setiap anggota pertemuan mendapatkan kesempatan yang sama sehingga pertemuan bisa sangat bermanfaat dan menghasilkan sesuatu yang penting bagi perusahaan.
Baca Juga: 10 Peran Inkubator Bisnis Bagi Startup, Tertarik Mencobanya?
5. Evaluasi dan Tindak Lanjut Setelah Meeting
Townhall diadakan untuk mengomunikasikan kondisi perusahaan dan melakukan dialog bersama setiap komponen perusahaan. Maka dari itu, segala hal yang dibicarakan saat pertemuan harus berlanjut.
Jangan selesai saat townhall berakhir. Maka dari itu penting untuk melakukan evaluasi dan tindak lanjut setelah meeting. Biasanya hal ini dijalankan oleh bagian personalia atau HR untuk mengawasi dan memastikan yang dibicarakan dalam townhall.
Namun idealnya, setiap ketua divisi atau departemen, harus melakukan evaluasi dan memantau setiap keputusan dan solusi yang dibicarakan dalam townhall bisa dijalankan.
Itulah tadi pengertian dari townhall meeting beserta dengan tujuan dan bagaiamana tips dan cara melakukannya.
Semoga penjelasan di atas membantu kamu, terutama yang mengelola perusahaan dan akan melakukan pertemuan townhall.