7 Manfaat HRIS untuk Bisnis, Apa Saja?

Share this Post

hris
Table of Contents

Dalam mengelola dan memantau kinerja karyawan di perusahaan, kamu bisa coba menggunakan HRIS (Human Resource Information System).

Dikutip dari laman Academy to Innovate HR, HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan dari suatu organisasi.

Dalam kebanyakan kasus, HRIS mencakup fungsionalitas dasar yang diperlukan untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) end-to-end.

Mulai dari sistem rekrutmen, manajemen kinerja, pembelajaran & pengembangan, dan banyak lagi.

Dengan HRIS (Human Resource Information System), kamu bisa menggunakannya untuk memfasilitasi alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan menyimpan serta mengumpulkan informasi.

Baca Juga: Ini 9 Arti Penting Manajemen Sumber Daya Manusia bagi Bisnis, Apa Saja Itu?

Manfaat HRIS (Human Resource Information System)

manfaat HRIS (Human Resources Information System)
(Foto proses wawancara kerja. Sumber: Freepik.com)

Ini dia beberapa manfaat yang ditawarkan oleh sistem HRIS untuk memudahkan kamu dalam mengelola sekaligus memantau kinerja karyawan perusahaan.

1. Mempercepat Tugas

Dengan menggunakan HRIS, tugas kamu bisa dilakukan secara lebih mudah dan cepat.

Hal ini karena HRIS memungkinkan departemen SDM menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas administrasi, membantu memastikan keakuratan data karyawan, dan dapat mempermudah karyawan mengelola informasi mereka.

2. Mengintegrasi Data

Melansir dari People Hum, HRIS dapat membantu kamu untuk melakukan integrasi data semua karyawan perusahaan.

HRIS biasanya memiliki kemampuan untuk membuat laporan dan analisis, termasuk evaluasi dan audit internal serta penyiapan data untuk pihak luar.

Jadi, semua tugas yang biasa dikerjakan manual bisa menjadi lebih efisien karena tersedia secara otomatis dalam sistem.

3. Meningkatkan Efisiensi

Dengan HRIS (Human Resource Information System), kamu bisa bekerja secara lebih efisien.

Sebab, kamu tidak perlu lagi menyimpan banyak data tentang karyawan dalam bentuk dokumen fisik.

Melalui software HRIS, kamu dapat melakukan pelacakan data yang diperlukan untuk memajukan SDM dan strategi bisnis.

Kini, proses pengelolaan data karyawan bisa dilakukan dengan mudah, hemat waktu, dan juga tenaga.

Baca Juga: 6M dalam Wirausaha untuk Membangun Sistem Manajemen

4. Memastikan Tingkat Akurasi

HRIS bisa mengurangi tingkat kesalahan yang biasa terjadi ketika pengelolaan dan pemantauan karyawan dilakukan secara manual.

Dengan software HRIS, data yang dikelola akan jauh lebih akurat karena sistem otomatis dan canggih.

5. Membuat Karyawan Lebih Produktif

Tidak hanya itu, HRIS juga bisa membuat karyawan perusahaan kamu lebih produktif, lho. Pasalnya, sistem ini bisa digunakan dengan mudah dan cepat.

Dengan HRIS, kamu bisa membuat master data karyawan atau perubahan organisasi secara lebih efisien.

Jadi, lebih hemat waktu dan tenaga sehingga kamu bisa mengalihkan sisa waktu yang ada untuk melakukan pekerjaan lainnya.

6. Memberikan Keamanan dan Privasi

Manfaat HRIS (Human Resource Information System) lainnya yaitu bisa memberikan jaminan keamanan dan privasi untuk karyawan perusahaan kamu.

Dengan menggunakan HRIS, kamu dapat mengamankan data karyawan dan menjaga kerahasiaan informasi.

Berbeda dengan pengelolaan data karyawan menggunakan kertas atau spreadsheet, informasi dapat dengan mudah diakses oleh orang yang mungkin tidak memiliki kewenangan untuk mengaksesnya.

Namun dengan HRIS, kamu dapat mengamankan informasi karyawan perusahaan sehingga hanya dapat diakses oleh individu yang berwenang.

7. Menjaga Kepatuhan Perusahaan

Dilansir dari Techtarget, banyak program HRIS yang memiliki kemampuan pemantauan dan dirancang dengan mempertimbangkan peraturan kepatuhan khusus.

Hal ini mendorong organisasi kamu untuk tetap patuh dan menghindari masalah hukum, penalti, dan kerugian finansial.

Baca Juga: 5 Tips dan Contoh Surat Lamaran Kerja yang Disukai HRD

Komponen HRIS (Human Resource Information System)

komponen HRIS Human Resource Information System
(Foto HRD dan karyawan. Sumber: Pexels.com)

Untuk dapat mencapai semua tujuan dan manfaat yang telah dijelaskan sebelumnya, maka HRIS (Human Resource Information System) harus memiliki beberapa komponen di bawah ini:

  • Database

HRIS (Human Resource Information System) biasanya memiliki fitur database yang bisa kamu gunakan untuk menyimpan informasi karyawan di perusahaan.

Dalam hal ini, kamu bisa memasukkan semua data kepegawaian ke dalam sistem yang dapat diakses dari mana saja, sepanjang waktu.

Jenis data yang dikumpulkan dan disimpan dalam database meliputi riwayat kompensasi, informasi kontak darurat, dan tinjauan kinerja.

  • Manajemen Waktu dan Tenaga Kerja

HRIS juga memungkinkan karyawan untuk memasukkan jam kerja mereka sendiri, memungkinkan manajer untuk segera memverifikasi permintaan liburan, dan mengelola data tersebut dalam daftar gaji.

Semuanya pun bisa dikelola dengan lebih efisien dan cepat berkat sistem otomatis yang mudah untuk diakses.

Tidak hanya itu, HRIS juga meningkatkan kemampuan departemen tim SDM perusahaan kamu untuk melacak ketepatan waktu dan kehadiran para karyawan yang bertugas.

  • Fungsi Penggajian

Dalam sistem HRIS, juga terdapat komponen payroll untuk penggajian.

Dengan begitu, tim SDM dapat dengan mudah mengunduh atau membongkar jam kerja karyawan, dan mengeluarkan cek atau setoran gaji kepada karyawan.

Dengan fungsi ini, karyawan bisa menerima gaji yang sesuai secara tepat waktu. Kinerja tim SDM pun jauh lebih efisien karena semua bisa dilakukan otomatis dengan minim kesalahan.

Selain itu, fungsi penggajian dalam HRIS juga dapat meningkatkan kepatuhan pajak perusahaan.

  • Tunjangan

Komponen lainnya yang dapat dikelola oleh sistem HRIS adalah benefit atau tunjangan untuk karyawan.

Misalnya, memungkinkan kamu untuk mengelola tunjangan medis dan investasi pensiun bagi para karyawan di perusahaan.

  • Employee Interface

Sebagian besar sistem HRIS memungkinkan karyawan untuk memiliki akses pengguna secara terbatas.

Dalam hal ini, karyawan sebagai pengguna bisa mengakses bagian dari database tempat mereka dapat memperbarui informasi pribadi mereka, meninjau skala pembayaran, mengubah program tunjangan pensiun, memperbarui informasi setoran langsung, atau mengunduh dokumen pemilihan tunjangan.

HRIS mungkin juga menawarkan kemampuan seluler yang memperluas layanan mandiri dan memberikan fleksibilitas tambahan untuk pekerja jarak jauh.

  • Sistem Perekrutan

Komponen lain dalam HRIS adalah sistem perekrutan.

Dalam hal ini, tim SDM di perusahan harus menemukan talenta baru, memperolehnya, membuat mereka tetap terlibat, dan akhirnya mampu mempertahankannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan HRIS, proses perekrutan bisa dilakukan jauh lebih mudah.

Tugas tim SDM untuk memantau kinerja, memberikan pelatihan yang dibutuhkan, dan melakukan penggajian yang sesuai juga dapat dilakukan secara praktis melalui HRIS (Human Resource Information System).

Baca Juga: 6 Metode Penilaian Kinerja Karyawan Untuk Bisnismu

Jenis-jenis HRIS (Human Resource Information System)

jenis HRIS Human Resource Information System
(Foto karyawan perusahaan. Sumber: Pexels.com)

Dalam penggunaannya, perangkat lunak HRIS dibagi menjadi beberapa jenis yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan, antara lain:

1. Core HR Software

Ini merupakan software HRIS yang mengacu pada sistem untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan dalam database terpusat.

Umumnya, jenis HRIS ini menyimpan profil karyawan, detail kontak, tunjangan karyawan dan data penggajian, saldo cuti atau cuti berbayar, dan data karyawan lainnya, serta dokumen karyawan seperti kontrak dan formulir pajak.

2. Recruitment Software

Sesuai dengan namanya, ini merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk keperluan rekrutmen karyawan.

Recruitment software memiliki sistem pelacakan pelamar yang membantu perusahaan mengelola proses perekrutan dari pencarian kandidat hingga orientasi.

Dilansir dari People Managing People, jenis HRIS ini biasanya menawarkan fitur yang memfasilitasi pembuatan daftar pekerjaan, membantu mendistribusikan posting pekerjaan, mengurai, mengelola dan melacak pelamar kerja, mengatur dan memfilter data pelamar, berkomunikasi dengan pelamar, serta menjadwalkan wawancara.

Hal ini membantu mengotomatiskan proses perekrutan dengan mengizinkan perekrut dan tim perekrutan untuk menyaring kandidat.

Perangkat juga bisa menolak atau menindaklanjuti pelamar secara otomatis menggunakan template respons yang telah dikonfigurasi sebelumnya.

Dengan sistem kecerdasan buatan dalam software, kamu dapat mengidentifikasi talenta terbaik dengan memindai resume dan surat lamaran berdasarkan kata kunci, keterampilan, pendidikan, atau faktor relevan lainnya yang sudah ditetapkan.

Baca Juga: Hak dan Jaminan Perlindungan Karyawan yang Wajib Diketahui

3. Onboarding Software

Ada juga onboarding software yang berfungsi untuk merampingkan dan meningkatkan pengalaman onboarding karyawan. Dengan menggabungkan seluruh proses onboarding di satu tempat.

Melalui onboarding software, kamu bisa mengumpulkan data karyawan dan melengkapi formulir penting yang berkaitan dengan informasi dan tunjangan pajak, serta memberikan karyawan baru akses ke detail tentang peran, tim, dan manajer mereka, informasi tentang alur kerja, proses, dan kebijakan perusahaan, serta materi pelatihan utama.

4. Performance Management Software

Ini merupakan HRIS (Human Resource Information System) yang dapat membantu perusahaan untuk merencanakan dan melaksanakan evaluasi kinerja karyawan.

Dengan begitu, kamu bisa mengidentifikasi karyawan mana yang berkinerja terbaik dan mana yang membutuhkan sedikit bantuan untuk memaksimalkan potensi mereka.

Baca Juga: 12 Cara Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan yang Efektif

5. Learning and Development Software

Software ini dirancang untuk memfasilitasi pelatihan dan pengembangan karyawan, serta memberdayakan karyawan dengan membangun pengetahuan dan keterampilan mereka.

Learning and development software memungkinkan kamu untuk membuat dan menyampaikan berbagai kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan.

Menggunakan banyak metodologi pembelajaran, jenis media, dan kerangka penilaian yang berbeda.

Itu dia penjelasan seputar HRIS (Human Resource Information System) untuk perusahaan yang perlu kamu pahami. Sudahkah kamu menggunakannya dengan tepat?

Yuk, gunakan software HRIS ini untuk membantu kamu mengelola dan memantau kinerja karyawan dalam perusahaan.