Tugas admin tidak bisa dibilang mudah. Ada banyak hal yang harus dikerjakan sehingga kemampuan multitasking menjadi salah satu kelebihan yang harus dimiliki.
Jika kamu sering membuka media sosial, ada banyak akun bisnis yang dikelola oleh seorang admin. Para pengikut pun sering menggunakan kata “admin” atau “min” ketika bertanya seputar produk.
Namun, tugas admin tidak sesederhana mengelola akun media sosial. Tugas admin lebih luas lagi, terutama dalam mengurus keteraturan internal perusahaan.
Baca Juga: Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Macam-macam Tugas Admin
Tugas admin pada dasarnya terkait dengan pemeliharaan pengaturan kantor. Tugas-tugasnya sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Namun, umumnya admin melakukan tugas membuat jadwal, menjawab telepon, menyapa pengunjung, dan mengatur dokumen perusahaan.
Administrasi tidak hanya dilakukan oleh admin. Sejumlah profesi juga melakukan pekerjaan administrasi, seperti asisten kantor, asisten eksekutif, sekretaris, dan manajer kantor.
Berikut ini macam-macam tugas admin pada berbagai lini bisnis:
1. Komunikasi
Admin melakukan sejumlah tugas komunikasi, dari menjawab telepon hingga menulis e-mail. Maka dari itu, seorang admin harus bisa memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni, baik lisan maupun tulisan.
Ragam tugas admin terkait komunikasi, antara lain menjawab dan mentransfer panggian telepon, korespondensi bisnis, menangani kekhawatiran pelanggan, hingga berkomunikasi dengan karyawan serta manajemen.
2. Penjadwalan
Melakukan penjadwalan merupakan komponen utama lain dari pekerjaan admin. Mulai dari mengatur jadwal rapat internal hingga rapat dengan klien, semua dilakukan oleh admin.
Admin bahkan bertugas merencanakan jadwal kerja jabatan tertentu, seperti manajer. Beberapa tugas terkait penjadwalan, yaitu menjadwalkan rapat internal, janji temu dengan klien, merencanakan acara perusahaan seperti gathering atau outing, mengurus akomodasi untuk perjalanan, dan sebagainya.
3. Rekrutmen
Admin pada perusahaan tertentu juga ikut mengurus rekrutmen karyawan baru. Mereka menjadi asisten bagi divisi HRD.
Tugas admin seputar rekrutmen karyawan baru, yaitu mengajak karyawan baru berkeliling kantor agar bisa mengenal ruang kerja, menyediakan dokumen pengenalan kantor untuk karyawan baru, membantu karyawan baru membuat e-mail, dan lain-lain.
Baca Juga: Apa itu ROI? Ini Penjelasan Terperinci dan Cara Menghitungnya!
4. Pembukuan
Dalam beberapa perusahaan, admin juga bertanggung jawab menangani pembukuan. Hal ini terutama berlaku di kantor lebih kecil yang setiap orang memiliki tugas lebih dari satu.
Tugas pembukuan yang dilakukan admin, antara lain mencatat transaksi harian, memproses pembayaran dari klien, rekonsiliasi laporan keuangan, menyusun laporan keuangan, membuat invoice, dan masih banyak lagi.
5. Pengorganisasian
Pengorganisasian atau melakukan pengaturan merupakan tugas admin sehari-hari. Admin harus mampu menangani berbagai janji meeting, kalender, rapat, dan acara lain secara efektif.
Admin juga harus memastikan kantor terus berjalan secara efisien. Tugas pengorganisasian, antara lain memilah surat masuk dan memberikannya kepada orang yang tepat di kantor, menginventarisasi perlengkapan kantor, mengatur dokumen kantor dengan cara yang mudah diakses karyawan lain, hingga melakukan pengarsipan.
6. Komputer
Dalam mendukung pekerjaan admin, pengetahuan menggunakan komputer diperlukan. Hal ini karena sebagian besar pekerjaan diselesaikan melalui komputer.
Beberapa tugas admin yang berkaitan dengan komputer, yaitu menggunakan program Microsoft Office, mengelola media sosial dan situs web, dokumentasi, melakukan riset online, hingga memelihara peralatan elektronik seperti printer, scanner, mesin faksimile, dan telepon.
Tips Sukses Bekerja Sebagai Admin
Hampir setiap kantor membutuhkan admin. Jadi, lowongan untuk menjadi admin cenderung selalu ada.
Perusahaan cenderung kesulitan ketika tidak memiliki tenaga admin. Jika tidak ada keteraturan dalam organisasi, proses bisnis pun bisa tersendat.
Itulah pentingnya tugas admin dalam menjaga kelancaran proses bisnis suatu perusahaan. Berikut ini ada sejumlah tips sukses bekerja sebagai admin:
1. Rapi dan Terorganisasi
Rapi di sini bukan dari soal penampilanmu saja, melainkan caramu bekerja. Dalam keseharian sebagai admin, kamu akan melakukan berbagai jenis pekerjaan seperti yang sudah disebutkan di atas.
Oleh karena itu, kamu harus rapi dan tertata dalam melakukan pekerjaanmu. Kamu harus sering mencatat apa yang menjadi tugasmu selanjutnya dan mengatur semuanya dengan saksama.
2. Mengesankan
Seringnya, sebagai seorang admin kamu akan menjadi orang terdepan atau wajah perusahaan. Kamu akan menyapa klien, mengarahkan mereka ke ruang rapat, menyediakan kebutuhan presentasi, dan sebagainya.
Oleh karena itu, penting agar penampilan rapi dan kepribadianmu ramah serta mengesankan.
3. Multitasking
Sudah lihat, kan, sederet tugas admin di atas? Sudah pasti kamu harus punya kemampuan multitasking dalam menyelesaikan pekerjaan.
Konsentrasi penuh juga dibutuhkan karena kamu harus sering berpindah dari mengerjakan satu hal ke hal lain yang sama sekali berbeda. Kamu harus bisa bekerja secara efisien dan efektif.
4. Tepat Waktu
Manajemen waktu sangat penting dalam menjalankan tugas admin. Jika admin telat menyediakan kebutuhan kantor, proses bisnis pun tersendat.
Kamu harus bisa membuat prioritas kerja, mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu dan mana yang bisa ditunda. Disiplin dengan waktu dan selesaikan tugas sebelum tenggat waktu berakhir.
5. Harus Selalu Tahu
Kamu harus selalu tahu bagaimana kondisi terkini di kantor. Hal ini agar kamu bisa segera memberikan solusi dari perspektif administrasi ketika terjadi masalah.
Kamu pun harus selalu up-to-date dengan berita dan perkembangan baru di luar. Terutama yang terkait dengan lini bisnismu.
Baca Juga: Begini Cara Menghitung PPN 11%, Pelaku Bisnis Wajib Tahu
Itulah sejumlah tugas admin yang perlu kamu ketahui. Admin merupakan posisi penting demi kelancaran bisnis yang tidak boleh diremehkan.