8+ Contoh Surat Penagihan Utang Dan Cara Membuatnya

Dalam hal bisnis, terjadinya utang-piutang adalah transaksi yang lumrah. Penagihan dapat dilakukan dengan mengirimkan surat penagihan utang.

Dalam menjalankan bisnis, tentu tak terlepas dari peran akuntansi dan pembukuan. Dalam hal pencatatan segala bentuk transaksi, diikuti dengan dokumen pendukung. Sebagai contoh, transaksi jual beli yang tercatat dalam jurnal.

Disamping itu, setiap transaksi juga membutuhkan bukti tertulis baik berupa surat maupun slip. Surat tersebut jadi dokumen resmi yang dapat dipertanggung jawabkan. Begitu halnya dalam urusan utang piutang.

Utang piutang merupakan transaksi yang melibatkan beberapa pihak, yaitu kreditur dan debitur. Artinya, ada perjanjian dalam utang piutang yang harus dipenuhi. Salah satu hak kreditur adalah melakukan penagihan kepada debitur.

Dalam hal bisnis, penagihan utang dapat dilakukan menggunakan surat resmi atau lebih dikenal surat penagihan utang. Sebab, setiap surat keluar dan masuk tentu memiliki nomor yang akan dicatat di bagian administrasi.

Artinya, kamu memiliki data penagihan secara tertulis yang dapat dibuktikan. Lantas, bagaimana cara membuat surat penagihan utang?

Pengertian Utang Bisnis dan Contoh Surat Penagihan Utang

Mengutip dari Accounting Tools, utang adalah jumlah yang terutang untuk dana yang dipinjam. Pemberi pinjaman setuju untuk meminjamkan dana kepada peminjam atas janji peminjam untuk membayar bunga atas utang, biasanya dengan bunga yang harus dibayar secara berkala.

Seseorang atau bisnis memperoleh utang dan menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan operasional atau pembelian modal.

Dalam sebuah bisnis, utang juga dapat digunakan sebagai sumber dana untuk membeli kembali saham dalam bisnis atau untuk membeli saham perusahaan lain.

Utang dapat dijamin oleh aset penerima pinjaman, yang akan menjadi milik pemberi pinjaman jika tidak dapat membayar kembali utang tersebut.

Utang mungkin tanpa jaminan. Utang juga dapat dijamin oleh pihak ketiga, seperti pemilik atau induk perusahaan.

Pemberi pinjaman dapat memaksakan perjanjian tertentu sebagai bagian dari perjanjian utang, seperti tidak ada dividen yang dibayarkan selama utang tersebut belum dibayar.

Jika peminjam melanggar perjanjian, pemberi pinjaman diizinkan untuk memanggil peminjam atau mengirim surat penagihan utang, sehingga memaksa pembayaran segera oleh peminjam.

Bentuk Utang Perusahaan

Selain dalam bentuk kartu kredit atau pinjaman tunai, utang perusahaan juga bisa dalam bentuk penjualan obligasi.

Menurut Corporate Finance Institut, obligasi memungkinkan perusahaan mendapat pendanaan dengan menjual janji pembayaran kepada investor.

Lembaga investasi dapat membeli obligasi dengan bunga tertentu. Pemilik obligasi dijamin nilai pengembaliannya dalam tanggal jatuh tempo tertentu.

Obligasi bekerja dengan prinsip yang mirip dengan pinjaman konvensional. Namun, perusahaan adalah orang yang meminjam sementara investor adalah kreditur atau pemberi pinjaman.

Obligasi adalah utang jangka pendek yang datang dengan periode pembayaran kurang dari atau sama dengan 270 hari.

Utang yang baik memungkinkan individu atau perusahaan mengelola keuangan secara efektif sehingga lebih mudah untuk membangun kekayaan yang ada, membeli apa yang dibutuhkan, dan mempersiapkan diri dengan baik untuk ketidakpastian penjualan.

Utang Dengan Jaminan VS Tanpa Jaminan

Utang yang dijamin melibatkan janji pembayaran, serta jaminan. Mengamankan utang berarti menyediakan aset, sehingga jika peminjam gagal bayar, aset dapat dijual untuk memulihkan uang yang dipinjamkan.

Contohnya kredit kendaraan. Kredit kendaraan juga termasuk pinjaman yang dibayarkan setiap bulan. Jika pemilik kendaraan tidak mampu membayar cicilan, maka kendaraan yang dimiliki dapat dijual atau ditarik oleh pihak leasing.

Sebaliknya, utang tanpa jaminan tidak melibatkan agunan. Namun, jika peminjam tidak membayar kembali pinjaman, pemberi pinjaman dapat menilai kelayakan kredit penerima pinjaman. Skor kredit yang rendah bisa membuat penerima pinjaman kesulitan mendapat kredit lain.

Surat Penagihan Utang

Sebelum membahas format surat penagihan utang, kamu perlu mengetahui fungsi surat penagihan utang, yaitu:

Sebagai pengingat untuk peminjam.
Sebagai bukti transaksi utang piutang.
Bentuk tindakan tegas kepada peminjam.
Menghindarkan dendan bagi pembeli atau peminjam sebelum jatuh tempo.
Memantau skor kredit peminjam.

Selanjutnya, kamu perlu mengetahui beberapa komponen surat penagihan utang, yaitu:

Nomor urut, yaitu nomor surat yang harus ditulis dengan jelas. Penulisan nomor surat tentu mengikuti urutan waktu dikeluarkannya surat penagihan utang.
Nomor order, menunjukkan nomor pesanan yang belum dibayar atau masih memiliki tunggakan.
Kode transaksi atau surat jalan, dapat berupa nomor virtual pembayaran. Kode ini dibutuhkan untuk mencocokan antara barang yang terutang dengan surat penagihan.
Detail barang, menjelaskan secara lengkap barang apa saja yang terutang dan belum dilunasi. Detail barang bisa diganti menjadi detail pinjaman jika berupa uang tunai.
Sub total pinjaman, yaitu jumlah utang yang harus dibayarkan. Biasanya, sudah termasuk dengan bunga dan denda pinjaman jika lewat jatuh tempo.
Potongan utang, bisa saja diberikan jika pembayaran dilakukan lebih awal. Namun, tentu sesuai dengan kesepakatan awal.

Untuk membuat surat penagihan utang, pastikan kamu sudah mencocokan data penerima pinjaman atau pembeli melalui catatan transaksi.

Kamu perlu mencatat nomor surat penagihan utang sebagai tindakan tegas jika penagihan tidak mendapat respon.

Berikan juga informasi yang lengkap seperti tanggal jatuh tempo, besaran bunga, dan solusi yang diberikan tentang cara penyelesaian utang. Berikut contoh surat penagihan utang yang bisa kamu jadikan contoh.

Format Surat Penagihan Hutang

Berikut adalah contoh format surat penagihan hutang yang bisa kamu jadikan acuan:

[Alamat Pengirim] [Tanggal]

[Alamat Penerima] [Perusahaan Penerima (jika ada)] [Alamat Perusahaan Penerima (jika ada)]

Perihal: Surat Pengingat Hutang

Kepada [Nama Penerima],

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], yang beralamat di [Alamat Anda], ingin mengingatkan Anda mengenai kewajiban pembayaran yang masih harus diselesaikan kepada [Pihan yang Menerima Piutang]. Rincian utang sebagai berikut:

No. Faktur: [Nomor Faktur]
Tanggal Faktur: [Tanggal Faktur]
Jumlah Hutang: [Jumlah Hutang]

Sebelumnya, terdapat perjanjian pembayaran yang menetapkan tanggal jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Namun, sampai saat ini, kami belum menerima pembayaran yang diharapkan. Berbagai pemberitahuan sebelumnya telah kami sampaikan, dan kami telah berupaya untuk menghubungi Anda, namun respons yang memadai belum kami terima.

Kami memahami bahwa ada situasi yang mungkin telah mempengaruhi kemampuan Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Namun, demi menjaga kestabilan keuangan perusahaan kami, kami ingin menegaskan pentingnya menyelesaikan pembayaran ini secepatnya, dan kami menetapkan batas waktu untuk pembayaran sampai [Beri Batas Waktu].

Jumlah total yang harus Anda bayarkan adalah sebesar [Total Hutang], yang dapat Anda transfer ke rekening berikut:

[Detail Rekening]
Nama Bank: [Nama Bank]
Nomor Rekening: [Nomor Rekening] Atas Nama: [Atas Nama]

Kami sangat menghargai perhatian dan langkah-langkah segera dari pihak Anda terkait masalah ini. Kami mohon konfirmasi pembayaran segera setelah Anda menyelesaikannya.

Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut mengenai hutang ini atau ingin menjajaki opsi pembayaran yang lebih fleksibel, kami siap untuk berdiskusi dan mencari solusi yang sesuai.

Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini, dan kami berharap untuk menerima pembayaran dari Anda sesegera mungkin.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Anda (jika surat dicetak)] [Nama Anda] [Posisi Anda] [Nomor Telepon] [Alamat Email]

Contoh-Contoh Surat Penagihan Utang

Untuk lebih memudahkan kamu dalam membuat surat penagihan hutang, berikut adalah beberapa contoh surat penagihan hutang untuk bermacam-macam keperluan, yang bisa kamu ikuti.

1. Surat Penagihan Hutang dari Bank

2. Surat Penagihan Hutang Atas Pembelian Barang

PT. JAYA SEJAHTERA

Jl. Mahameru No. 10, Medan

Telp: 001-123456, Email: majujayasejahtera @xxxx.com

Website: jayasejahtera.com

Nomor: 10/JS/06/2023

Lampiran: Invoice

Perihal: Penagihan Utang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Jaya Makmur

Jl. Jend. Sudirman No. 10

Medan

Dengan Hormat,

Berdasarkan pencatatan penjualan perusahaan kami, kami ingin mengingatkan bahwa Anda memiliki kewajiban pembayaran yang masih harus diselesaikan. Hal ini berhubungan dengan pesanan Anda pada tanggal 10 Mei 2023, yang mencakup pembelian 10 unit Laptop Acer D417 dengan total pembayaran sebesar Rp34.000.000,- (Tiga Puluh Empat Juta Rupiah).

Sejauh ini, Anda telah melakukan pembayaran tunai sejumlah Rp20.000.000,- (Dua Puluh Juta Rupiah) dan masih tersisa pembayaran sebesar Rp14.000.000,- (Empat Belas Juta Rupiah) dengan nomor faktur: 123/INV/SM/2023. Salinan faktur tersebut kami sertakan dalam surat ini.

Mengingat batas waktu pembayaran selama satu bulan telah berlalu sesuai kesepakatan awal, kami mengharapkan agar Anda dapat segera melunasi sisa pembayaran sesuai dengan faktur yang terlampir.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda dalam hal ini.

Medan, 20 Juni 2023

Hormat Kami,

Anton Putra

3. Surat Penagihan Utang untuk Perseorangan

Perihal: Penagihan Hutang

Lampiran: Salinan Perjanjian Hutang

Kepada

Tuan Anton

Alamat: Jalan Kasuari No. xx, Medan

Dengan Hormat,

Dalam kesempatan ini, saya ingin mengingatkan mengenai dana pinjaman tunai senilai Rp5.000.000,- (Lima Juta Rupiah) yang telah Tuan pinjam, pada tanggal 10 Mei 2023. Dalam surat perjanjian hutang yang telah kita tandatangani bersama, telah disepakati bahwa Tuan akan melunasi pinjaman ini pada tanggal 10 Juni 2019.

Mengingat bahwa batas waktu yang telah kita sepakati telah berlalu, dimohon agar Tuan segera melunasi hutang tersebut. Saya juga telah melampirkan salinan dari surat perjanjian hutang yang telah Tuan tandatangani bersama dengan surat ini.

Demikianlah surat pemberitahuan ini saya sampaikan, dan saya mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.

Medan, 20 Juni 2023

Hormat Saya,

Ilham Zaenudin