Buku besar pembantu atau subsidiary ledger dalam akuntansi memiliki peran yang sangat penting.
Ini digunakan untuk mencatat dan memelihara detail-detail yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
Keberadaan buku besar pembantu ini menjadi landasan yang kuat dalam melakukan analisis keuangan perusahaan.
Data yang terdapat di dalamnya menjadi acuan yang sangat penting bagi manajemen untuk melacak arus keuangan dan mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan.
Misalnya, informasi tentang penjualan kredit yang terdokumentasi secara rinci dalam buku besar piutang dapat membantu manajemen dalam memantau tingkat likuiditas perusahaan, mengevaluasi kebijakan kredit yang diterapkan, serta mengukur efektivitas strategi penagihan piutang.
Tidak hanya itu, buku besar pembantu ini juga memudahkan proses audit karena menyajikan rincian transaksi yang lengkap dan terperinci.
Auditor dapat menggunakan informasi yang tercatat dalam buku besar pembantu untuk memeriksa keakuratan laporan keuangan perusahaan. Selain itu juga memastikan bahwa proses pencatatan transaksi dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
Baca juga: Petty Cash Atau Kas Kecil, Simak Penjelasan Lengkapnya
Pengertian dan Fungsi Buku Besar Pembantu
Menurut laman Accounting Tools, buku besar pembantu adalah sebuah konsep yang berperan penting dalam sistem akuntansi suatu entitas. Baik itu bisnis berskala besar dengan volume transaksi yang besar maupun bisnis kecil yang memiliki aktivitas transaksi yang lebih terbatas.
Konsep ini mengacu pada kumpulan akun individual yang terkait erat dengan akun umum dan digunakan untuk mencatat secara terperinci transaksi-transaksi yang terjadi di dalam suatu organisasi.
Pentingnya buku besar pembantu sangat bergantung pada skala dan kompleksitas transaksi suatu entitas.
Bisnis dengan volume transaksi yang besar akan mendapatkan manfaat signifikan dari penggunaan buku besar pembantu.
Hal ini memungkinkan untuk menyusun catatan yang terperinci dan terorganisir mengenai aset tetap, piutang, hutang, atau bahkan aspek keuangan yang lebih spesifik yang memerlukan pemantauan dan analisis yang mendalam.
Salah satu keuntungan utama dari penggunaan buku besar pembantu adalah kemampuannya dalam mengurangi risiko penipuan dan kesalahan.
Dengan memiliki subledger untuk aset tetap, piutang, dan hutang, entitas dapat lebih cermat dalam memantau dan mengelola setiap transaksi yang terjadi.
Hal ini akhirnya mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan atau kesalahan pencatatan yang tidak disengaja.
Namun demikian, penting untuk dicatat bahwa pemeliharaan buku besar pembantu tidaklah mudah.
Subledger seperti sub-buku besar aset tetap, piutang, dan hutang memerlukan pemahaman yang mendalam akan prinsip akuntansi yang berlaku serta perangkat lunak atau sistem yang tepat untuk mengelolanya.
Hal ini seringkali melibatkan biaya yang signifikan baik dalam hal sumber daya manusia maupun teknologi.
Oleh karena itu, dalam mengelola buku besar pembantu, diperlukan personel akuntansi yang memiliki pengetahuan yang tepat dan pemahaman yang mendalam mengenai kerangka kerja akuntansi.
Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pencatatan dan pemeliharaan buku besar pembantu dilakukan dengan benar dan efisien.
Jadi, informasi yang dihasilkan dapat menjadi landasan yang kuat untuk analisis keuangan dan pengambilan keputusan yang akurat bagi organisasi.
Baca Juga: Contoh Buku Kas Kecil, Penting Untuk Bisnismu Lho!
Perbedaan Buku Besar Pembantu dan Buku Besar Umum
Ada beberapa hal yang jadi perbedaan antara buku besar pembantu dan buku besar umum, yaitu:
1. Fungsi dan Ruang Lingkup
- Buku Besar Umum: Ini merupakan bagian utama dari sistem pencatatan akuntansi yang mencatat transaksi keuangan secara umum. Biasanya, buku besar umum memuat akun-akun utama yang merekam transaksi keseluruhan organisasi. Data yang tercatat cenderung lebih ringkas dan mencakup ringkasan transaksi.
- Buku Besar Pembantu: Sementara buku besar pembantu lebih fokus pada aspek keuangan tertentu, seperti piutang, hutang, persediaan, atau aset tetap. Setiap buku besar pembantu memuat detail transaksi yang spesifik terkait dengan akun tertentu. Ini memungkinkan pencatatan yang lebih terperinci dan mendalam pada jenis transaksi yang bersangkutan.
2. Akun yang Tercatat
- Buku Besar Umum: Biasanya hanya memuat akun-akun buku besar yang umum dan fundamental dalam pencatatan keuangan seperti kas, piutang usaha, hutang usaha, modal, dan biaya-biaya operasional utama lainnya.
- Buku Besar Pembantu: Memuat beberapa akun buku besar yang lebih spesifik, misalnya, dalam buku besar pembantu piutang, terdapat akun-akun individual untuk setiap pelanggan; dalam buku besar pembantu persediaan, terdapat akun untuk setiap jenis persediaan yang ada.
3. Tingkat Detail dan Kedalaman Informasi
- Buku Besar Umum: Data yang tercatat cenderung lebih ringkas, memberikan gambaran umum tentang transaksi dan saldo akun-akun utama.
- Buku Besar Pembantu: Lebih terperinci dan mendalam. Mencatat transaksi secara lebih spesifik, termasuk detail seperti nomor faktur, tanggal transaksi, diskon, pembayaran, atau biaya-biaya yang relevan terkait dengan jenis transaksi yang dicatat.
4. Fungsi Kontrol dan Pengelolaan
- Buku Besar Umum: Bertindak sebagai kontrol utama atas seluruh akun yang tercatat di dalamnya, menjadi pusat pengendalian utama untuk melacak transaksi keuangan organisasi secara keseluruhan.
- Buku Besar Pembantu: Bersifat lebih spesifik dan merupakan bagian dari sistem kontrol yang lebih besar. Fungsinya fokus pada kontrol dan manajemen transaksi dalam aspek keuangan tertentu dari organisasi.
Dengan perbedaan dalam fungsi, ruang lingkup, tingkat detail, dan perannya dalam kontrol keuangan, baik buku besar umum maupun buku besar pembantu memiliki peran khas dalam mencatat dan mengelola informasi keuangan dalam suatu organisasi.
Baca Juga: 8+ Contoh Surat Penagihan Utang Dan Cara Membuatnya
Jenis-Jenis Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu ada banyak jenisnya, karena terkait dengan aspek keuangan yang spesifik. Menurut laman Superfast CPA, berikut ini di antaranya:
1. Buku Besar Pembantu Piutang
Buku ini mencatat setiap transaksi yang terjadi dengan pelanggan atau pihak yang berutang kepada perusahaan.
Tiap akun pelanggan memiliki rincian yang mencakup penjualan yang dilakukan, pembayaran yang diterima, serta potongan harga atau tunjangan yang diberikan.
Total keseluruhan dari buku besar ini seharusnya sama dengan saldo dari akun Piutang Usaha yang tercatat di buku besar utama.
2. Buku Besar Pembantu Hutang
Buku ini berisi catatan transaksi yang melibatkan perusahaan dengan pemasok atau vendor.
Setiap akun pemasok akan mencatat pembelian yang dilakukan, pembayaran yang dibayarkan kepada pemasok, dan penyesuaian lainnya yang terkait dengan pemasok tertentu.
Total keseluruhan dari buku besar ini seharusnya sejajar dengan saldo dari akun Hutang Usaha yang tercatat di buku besar utama.
3. Buku Besar Pembantu Persediaan
Buku ini memberikan detail tentang jenis-jenis barang yang tersedia dalam stok perusahaan. Informasi yang dicatat mencakup jumlah barang dan biaya yang terkait.
Total dari buku besar ini seharusnya sama dengan saldo dari akun Persediaan yang tercatat di buku besar utama.
4. Buku Besar Pembantu Aset Tetap
Buku ini mencatat informasi terkait dengan aset tetap perusahaan, seperti peralatan, bangunan, atau kendaraan. Setiap akun aset tetap mencatat biaya awal, total akumulasi penyusutan, dan nilai buku bersihnya.
Total keseluruhan dari buku besar ini harus sejalan dengan akun-akun terkait yang tercatat di buku besar utama.
Ketepatan dan ketelitian dalam pencatatan dan pemeliharaan buku besar pembantu ini sangatlah penting.
Karena informasi yang dihasilkan dari masing-masing buku besar pembantu tersebut digunakan sebagai sumber data yang vital dalam proses pelaporan keuangan dan analisis kinerja perusahaan.
Baca Juga: Begini Cara Menghitung PPN 11%, Pelaku Bisnis Wajib Tahu
Manfaat dan Kelebihan Buku Besar Pembantu
Menurut Wall Street Mojo, buku besar pembantu memiliki berbagai manfaat dan kelebihan yang penting dalam konteks akuntansi, di antaranya:
1. Meminimalisir Penipuan dan Kesalahan Penghitungan
Buku besar pembantu meminimalisir risiko penipuan dan kesalahan penghitungan.
Dengan pendekatan ini, semua transaksi tidak langsung dicatat dalam buku besar utama. Melainkan disalurkan ke buku besar pembantu yang berfokus pada akun-akun tertentu, seperti piutang, hutang, persediaan, atau aset tetap.
Penggunaan metode ini mengurangi peluang manipulasi atau pencatatan yang tidak sah, karena hanya informasi yang relevan dengan setiap akun yang dicatat.
2. Saldo Tetap yang Terupdate
Manfaat lain dari buku besar pembantu adalah kemampuannya untuk memastikan bahwa saldo tetap selalu terupdate dan akurat.
Setiap transaksi yang terjadi dengan pelanggan (piutang), pemasok (hutang), persediaan, atau aset tetap tercatat secara terperinci dalam buku besar pembantu yang sesuai.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk selalu memiliki gambaran yang akurat mengenai posisi keuangan terkini.
Karena setiap perubahan dalam transaksi bisa dilihat secara tepat dalam setiap buku besar pembantu.
3. Kesalahan Minimal dan Peningkatan Efisiensi
Penting untuk membuat buku besar pembantu yang terpisah untuk setiap jenis transaksi diberikan kepada satu individu atau tim kecil yang bertanggung jawab.
Dengan demikian, kesalahan yang timbul dapat diminimalkan karena fokus penuh diberikan pada setiap detail transaksi.
Pembagian tanggung jawab ini juga membantu meningkatkan efisiensi dalam pencatatan dan pemeliharaan data keuangan. Koordinasi yang baik antara tim tersebut juga dapat memastikan bahwa proses tersebut berjalan lancar dan akurat.
4. Pergerakan yang Mudah dan Ringkas
Pemisahan buku besar menjadi beberapa bagian atau buku besar pembantu membuatnya memiliki ukuran yang lebih terkelola dan mudah untuk dipindahkan.
Hal ini mempermudah dalam manajemen dan penyimpanan data, memastikan bahwa informasi yang tersimpan dapat diakses dengan cepat dan efisien saat dibutuhkan.
Dengan demikian, buku besar pembantu bukan hanya sekadar alat pencatatan, tetapi juga menjadi aset yang sangat berharga bagi entitas dalam mengelola keuangan, meminimalkan risiko.
Ini juga memastikan integritas data keuangan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Baca Juga: Apa Beda Kwitansi Dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Kekurangan Buku Besar Pembantu
Meski banyak manfaat dan kelebihannya dalam akuntansi, buku besar pembantu juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu:
1. Cocok Hanya untuk Organisasi Berskala Besar
Buku besar pembantu cenderung lebih efektif digunakan oleh entitas atau bisnis yang memiliki tingkat transaksi yang besar.
Organisasi besar dengan volume transaksi yang signifikan akan lebih menikmati manfaat dari pemisahan akun-akun ini.
Namun, bagi organisasi berskala kecil atau menengah, yang memiliki volume transaksi yang lebih terbatas, penggunaan buku besar pembantu mungkin tidak efisien atau tidak proporsional dengan kebutuhan mereka.
2. Biaya yang Tinggi
Salah satu hambatan utama dalam menggunakan buku besar pembantu adalah biayanya yang tinggi.
Pembuatan, pengelolaan, dan pemeliharaan buku besar pembantu, terutama untuk beberapa jenis transaksi yang berbeda, memerlukan investasi finansial yang signifikan.
Hal ini menjadi faktor utama yang membuat organisasi berskala kecil atau menengah enggan menggunakan sistem ini.
3. Kompleksitas yang Tinggi
Penggunaan buku besar pembantu memerlukan pemeliharaan data yang terpisah untuk setiap akun, yang menghasilkan kompleksitas tambahan dalam manajemen akuntansi.
Membutuhkan tim yang terdiri dari berbagai profesional seperti akuntan, staf administrasi, dan teknisi IT untuk menjaga dan mengelola setiap bagian dari buku besar ini.
Hal ini dapat menjadi beban yang berat terutama bagi organisasi yang memiliki sumber daya terbatas.
4. Keterbatasan dalam Informasi Keuangan
Buku besar pembantu terkadang sulit untuk menyajikan informasi keuangan yang lengkap secara kronologis.
Transaksi yang tidak dicatat dengan urutan waktu tertentu dapat mengaburkan gambaran yang akurat mengenai arus kas dan status keuangan saat ini.
Jadi, organisasi mungkin mengalami kendala dalam pengambilan keputusan yang berbasis pada informasi keuangan yang tepat waktu dan lengkap.
5. Pengetahuan Akuntansi yang Diperlukan
Membuat buku besar pembantu membutuhkan keahlian akuntansi yang mendalam.
Orang yang bertanggung jawab harus memahami konsep akuntansi secara mendalam untuk memastikan bahwa pencatatan transaksi dilakukan dengan tepat.
Kekurangan pengetahuan dalam bidang akuntansi dapat berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pencatatan, mengakibatkan informasi yang tidak akurat dan memengaruhi kredibilitas laporan keuangan.
Jadi, meski buku besar pembantu memiliki manfaatnya sendiri, penggunaannya mungkin tidak sesuai untuk setiap organisasi.
Penting untuk mempertimbangkan dengan cermat kebutuhan, skala, dan sumber daya yang tersedia sebelum memutuskan untuk mengadopsi sistem buku besar pembantu dalam proses akuntansi suatu entitas.