Apa itu kartu stok?
Jika bisnismu memiliki gudang penyimpanan ataupun toko fisik, kamu tentu membutuhkan alat ini untuk menunjang manajemen stok.
Manajemen stok bukanlah tugas yang mudah. Itulah sebabnya, sangat penting untuk mengontrol aliran inventaris menggunakan beberapa alat yang efektif.
Salah satu alat terbaik untuk melakukan kontrol ketat atas inventaris atau persediaan, yaitu adalah kartu stok.
Tidak hanya membantu dalam mengendalikan persediaan dengan sangat baik, tetapi juga membantu dalam menjaga modal kerja yang efektif.
Dengan mengetahui pola pergerakan stok, suatu bisnis dapat menentukan berapa banyak modal yang harus diinvestasikan dalam pembelian stok dan berapa jumlahnya.
Dengan demikian, sebagai pemilik bisnis kamu dapat membuat perencanaan lebih baik yang akan meningkatkan likuiditas perusahaanmu.
Berikut ini penjelasan mengenai kartu stok lebih lanjut.
Baca Juga: Jenis, Proses Operasi, dan Fungsi Gudang bagi Bisnis
Pengertian Kartu Stok
Mengutip dari Chron, kartu stok adalah dokumen pencatatan yang digunakan dalam bisnis ritel dan bisnis lain yang memerlukan ruang penyimpanan.
Kartu ini terkadang disebut juga sebagai kartu inventaris atau bin card. Keberadaan kartu ini menjaga keseimbangan berjalan dari inventaris bisnis.
Kartu ini biasanya berisi tabel informasi stok barang umum, seperti nama barang, nama merek, jumlah dan beberapa bentuk kode identifikasi.
Beberapa kategori lain yang bervariasi, tergantung pada kebutuhan ruang stok ditampilkan pada kartu stok.
Kategori ini dapat mencakup informasi tanda terima, tanggal pesanan, tanggal diterima, catatan stok barang, kondisi penyimpanan, dan pergerakan.
Penggunaan kartu ini biasa dilakukan di toko atau jenis retail lainnya. Setiap manajemen toko bertanggung jawab untuk menulis setiap stok yang masuk dan keluar dari toko.
Menurut Easy Accounting 101, jumlah stok fisik dan jumlah stok yang dilaporkan menurut kartu stok harus sama.
Jika tidak, bagian audit internal memiliki hak untuk menyelidiki masalah tersebut dengan manajemen.
Kartu ini hanya berisi kolom kuantitas di kedua belah sisi. Petugas yang bertanggung jawab perlu mengisi kartu pada penutupan setiap transaksi.
Tingkat stok dihitung untuk memastikan bahwa pada setiap titik waktu, stok dapat dicocokkan dengan penghitungan fisik.
Baca Juga: Jenis-Jenis Persediaan di Gudang untuk Menunjang Bisnis
Cara Kerja Kartu Stok
Kartu stok merupakan tag kertas yang mirip dengan kartu indeks. Sejumlah kartu ini diamankan di depan setiap barang di ruang penyimpanan.
Alat ini digunakan oleh karyawan untuk memeriksa inventaris dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan dalam akuntansi.
Kode identifikasi barang pada setiap kartu stok memudahkan untuk menemukan barang yang hilang atau salah tempat. Ini dapat meningkatkan kebersihan dan pengaturan ruang penyimpanan.
Kartu stok harus mencatat setiap barang persediaan yang masuk dan keluar dari ruang penyimpanan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang inventaris. Pada kartu ini juga diisi dengan informasi tentang tingkat stok minimum dan maksimum.
Saat ini, banyak kartu stok elektronik yang memudahkan pelacakan stok dalam jumlah besar.
Melalui bantuan teknologi informasi, pengumpulan dapat dilakukan secara otomatis atau semi-otomatis, tergantung pada kebutuhan bisnismu.
Kartu stok menjadi sangat penting dalam sistem persediaan yang berkelanjutan. Dengan sistem inventaris yang terus-menerus mengalami perputaran barang, catatan inventaris harus terus diperbarui secara real time.
Basis data inventaris secara konstan melacak barang persediaan yang diterima. Mulai dari stok yang dijual, pergerakan stok, stok yang digunakan dalam produksi, hingga stok barang yang dihapus.
Sistem inventaris tersebut dapat bekerja optimal dengan database komputer yang melacak jumlah persediaan dan lokasi stok. Di sinilah kartu stok ikut bermain.
Kartu ini harus diperbarui berkala secara real time dalam sistem inventaris abadi, terlepas dari apakah itu kartu berupa kertas atau elektronik.
Baca Juga: 6 Cara Rumus Safety Stock untuk Manajemen Persediaan
Keuntungan & Kekurangan Menggunakan Kartu Stok
Menggunakan kartu stok sebagai alat bantu di gudang penyimpanan barang bisa membawa keuntungan dan kerugian.
Sebelum memutuskan akan menggunakan alat bantu ini, sebaiknya ketahui dahulu plus dan minus menggunakan alat bantu ini.
Berikut ini daftar keuntungan menggunakan kartu stok untuk manajemen stok di gudang:
- Kemungkinan kesalahan akan lebih kecil karena entri akan dibuat pada saat yang sama saat barang diterima atau dikeluarkan.
- Kontrol terhadap stok bisa lebih efektif, sejauh memungkinkan perbandingan kuantitas aktual yang ada di tangan setiap saat dengan saldo buku.
- Identifikasi berbagai barang difasilitasi dengan mengacu pada kartu stok, tempat penyimpanan, atau wadah penyimpanan.
- Kartu ini dapat mengurangi kesalahan penghitungan.
- Karena persediaan dicatat bahkan sebelum transaksi berlangsung, pengendalian yang lebih baik dapat dilakukan atas tingkat persediaan barang.
- Manajemen atau penanggung jawab toko dapat memberikan akun inventaris secara instan menggunakan kartu ini.
- Alat bantu ini membuat stok barang lebih mudah dilacak karena semua detail yang terkait dengan lokasi material, dan kuantitas disebutkan di dalamnya.
- Kartu stok membantu dalam penghitungan persediaan selama audit atau penghitungan tahunan.
Adapun kelemahan menggunakan kartu stok, terutama kartu berupa kertas, untuk manajemen stok di gudang adalah sebagai berikut:
- Memperbarui kartu stok mengharuskan pemilik toko atau manajemen memiliki banyak kesabaran dan sangat berhati-hati.
- Catatan toko jadi tersebar di area yang luas.
- Kartu dapat tercoreng dengan kotoran dan minyak karena dekat dengan material serta karena penanganan material. Catatan pada kartu berisiko akan rusak atau terhapus karena tidak dilindungi.
- Staf yang menangani bahan material atau barang persediaan biasanya tidak cocok untuk pekerjaan administrasi yang terlibat dalam penulisan kartu stok. Mereka butuh mendapat pelatihan terlebih dahulu.
- Diperlukan ruang penyimpanan yang besar di mana kartu ini digunakan. Ini termasuk pemborosan, karena ruang yang terpakai bisa digunakan untuk menyimpan beberapa stok barang lainnya
- Biaya pemeliharaan kartu stok bisa lebih mahal.
- Materi yang dikeluarkan atau diterima mungkin tidak dicatat karena faktor kelalaian staf.
- Tingkat stok tidak dapat disimpulkan langsung dari kartu ini. Sebaliknya, laporan yang disiapkan dari kartu ini digunakan untuk memverifikasi tingkat stok.
Baca Juga: EOQ adalah Formula Penting dalam Manajemen Persediaan
Cara Menyusun Kartu Stok yang Baik dan Benar
Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangannya, kamu dapat mempertimbangkan apakah hendak menggunakan kartu stok atau tidak.
Terlepas dari kekurangannya, jika kamu sudah menentukan akan menggunakan alat bantu ini untuk manajemen stok di gudangmu, sebaiknya ketahui dahulu tips satu ini.
Berikut ini adalah sejumlah tips terkait cara menyusun kartu stok yang baik dan benar untuk manajemen di gudangmu.
1. Buatlah Kategori Jenis Stok Barang
Cara menyusun yang pertama, buatlah kategori stok barang berdasarkan jenisnya. Gabungkanlah barang-barang yang memiliki karakteristik serupa.
Semisal kamu menjalankan toko peralatan rumah tangga. Pisahkan barang berdasarkan jenis, semisal alat makan, alat memasak, alat elektronik, dan sebagainya.
Jika kamu memiliki bisnis retail, kamu juga bisa mengklasifikasikan barang berdasarkan merek jika itu bisa lebih memudahkan.
Dengan adanya klasifikasi barang yang jelas, kamu juga bisa menerapkan kartu stok sesuai dengan kategorinya.
2. Perkirakan Jumlah Stok
Agar dapat menyimpan stok dalam jumlah yang tepat, kamu harus menghitung pergerakan barang keluar dan masuk setiap bulannya.
Pastikan pergerakan barang di gudangmu semuanya tercatat pada kartu stok, sehingga kamu bisa menentukan berapa stok yang harus kamu simpan untuk ke depannya.
3. Pisahkan Stok Lama dan Stok Baru
Dalam manajemen stok, kamu perlu memisahkan stok lama dan stok baru. Sebisa mungkin, habiskan stok lama terlebih dahulu sebelum menggunakan stok baru.
Oleh karena itu, pemisahan stok pun penting agar kamu tahu barang mana yang bisa dikeluarkan terlebih dahulu.
Selain itu, mudah pula untuk melacak tanggal kedaluwarsanya ketimbang memeriksanya satu per satu.
Ketika kamu menerapkan kartu stok, kamu pun dapat dengan mudah melihat berapa sisa stok lama dan stok baru. Bisnis kamu pun bisa menghindari kerugian besar.
Baca Juga: Jenis-jenis Gudang dan Fungsinya, Yuk Simak!
Itulah seluk-beluk mengenai kartu stok sebagai alat bantu manajemen stok di gudang. Semoga informasi ini bermanfaat.