Formulir pengiriman barang adalah dokumen yang sangat penting dalam proses pengiriman barang.
Saat suatu pesanan disiapkan untuk dikirimkan kepada pelanggan, formulir ini disertakan sebagai bukti atau catatan mengenai pesanan tersebut. Isinya mencakup informasi yang sangat berharga bagi pelanggan maupun pengirim.
Dalam formulir pengiriman barang, terdapat detail-detail yang menjelaskan apa yang seharusnya ada dalam paket pesanan.
Ini termasuk daftar barang atau produk yang seharusnya dikirimkan, jumlahnya, serta deskripsi singkat mengenai setiap item tersebut.
Informasi lain yang turut disertakan adalah nomor pesanan pelanggan yang membantu dalam mengidentifikasi pesanan secara spesifik, metode pembayaran yang telah dipilih, serta metode pengiriman yang digunakan.
Dengan adanya formulir pengiriman barang, pelanggan memiliki kesempatan untuk memverifikasi dan memastikan bahwa pesanan yang mereka terima sesuai dengan yang mereka pesan.
Mereka dapat menggunakan nota ini sebagai panduan atau daftar periksa untuk memeriksa barang yang diterima.
Selain itu, formulir pengiriman barang juga berguna bagi pihak pengirim untuk mencatat pesanan yang telah dikirimkan dan sebagai referensi jika terjadi pertanyaan atau masalah terkait pengiriman.
Baca Juga: Peran Penting Admin Gudang Dalam Bisnis, Ini Skill Yang Dibutuhkan
Fungsi Formulir Pengiriman Barang
Menurut laman Marketing91, formulir pengiriman arang memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:
1. Sebagai Dokumen Resmi Dari Perusahaan Pengiriman
Formulir pengiriman barang merupakan dokumen yang sangat penting untuk perusahaan pengiriman barang atau kurir.
Hal ini karena memiliki peran sebagai referensi hukum jika terjadi sengketa atau perselisihan dalam konteks komersial.
Informasi yang tercantum dalam catatan pengiriman sangat detail. Mencakup segala aspek terkait produk yang dikirim, seperti nama produk, jumlahnya, harga per unit, spesifikasi, kondisi saat pengiriman, dan informasi lainnya.
Dokumen ini memastikan bahwa persyaratan pengiriman telah terpenuhi dan dapat digunakan sebagai acuan jika terjadi perbedaan pendapat antara pihak-pihak yang terlibat.
2. Bukti Pengiriman yang Valid
Formulir pengiriman barang merupakan bukti yang sah terkait proses pengiriman barang.
Dokumen ini memainkan peran penting dalam menegaskan bahwa barang telah diserahkan ke pihak yang dituju, dalam hal ini, pelanggan.
Dengan memiliki catatan pengiriman yang jelas dan terinci, perusahaan dapat menghindari tuduhan atas ketidaktepatan pengiriman atau kehilangan barang.
Jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian dengan pesanan, formulir pengiriman barang dapat menjadi bukti bahwa hal tersebut terjadi setelah barang meninggalkan pihak pengirim.
3. Dokumen Pernyataan yang Menjelaskan Tujuan Pengiriman
Selain sebagai bukti pengiriman, formulir pengiriman barang juga berfungsi sebagai surat pernyataan yang memberikan informasi lebih lanjut mengenai tujuan pengiriman.
Dalam beberapa kasus, catatan ini dapat berperan sebagai dokumen yang menjelaskan alasan pengiriman barang.
Seperti keperluan perbaikan, penggantian karena cacat, atau proses pengembalian barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Dengan demikian, formulir pengiriman barang membantu dalam menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dan pelanggan terkait dengan tujuan dan keadaan pengiriman barang.
Dengan fungsi-fungsi yang begitu penting tersebut, formulir ini menjadi instrumen yang tidak hanya memudahkan proses logistik. Melainkan juga melindungi kepentingan baik dari sisi pengirim maupun penerima barang.
Baca Juga: Pengertian Aggregator Dalam Bisnis, Manfaat Dan Jenis-Jenisnya
Informasi Apa yang Ada dalam Formulir Pengiriman Barang?
Seperti namanya, formulir pengiriman barang adalah dokumen yang berperan penting dalam mencatat informasi seputar pesanan yang dibuat oleh pelanggan.
Menurut laman Shipmondo, informasi di dalamnya meliputi barang-barang yang terkandung dalam pesanan tersebut, yang mencakup item yang akan dikirimkan kepada pelanggan.
Namun, terkadang juga mencakup barang-barang yang belum dapat dikirim pada saat itu, mungkin karena pesanan terbagi, tersedia dalam waktu yang berbeda, atau alasan lainnya yang berkaitan dengan ketersediaan stok.
Selain itu, formulir pengiriman barang biasanya berisikan detail-data penting.
Seperti informasi lengkap mengenai pelanggan yang melakukan pesanan, nomor identifikasi atau nomor pesanan yang spesifik untuk referensi kemudian, serta formulir pengiriman yang memberikan informasi terkait proses pengiriman barang.
Meskipun sebagai pemilik bisnis Anda memiliki kebebasan dalam merancang tampilan formulir pengiriman barang, ada sejumlah poin yang sangat disarankan untuk dimasukkan dalam catatan pengiriman Anda guna memastikan kelengkapan dan kejelasan informasi yang tersedia, yaitu:
1. Informasi Penjual
Ini mencakup informasi yang lengkap mengenai perusahaan atau individu yang melakukan penjualan.
Informasi ini meliputi nama perusahaan, alamat kantor, nomor kontak yang dapat dihubungi, dan mungkin nomor identifikasi pajak atau bisnis untuk keperluan administratif.
2. Informasi Pembeli
Bagian ini memberikan detail yang komprehensif mengenai pemesan atau pelanggan.
Ini mencakup alamat lengkap untuk pengiriman barang, informasi kontak yang relevan seperti nomor telepon atau email, dan nama lengkap sesuai dengan yang terdaftar dalam pesanan.
3. Rincian Jumlah Pesanan
Ini adalah informasi mengenai jumlah pesanan yang dibuat oleh pelanggan.
Misalnya, jika pelanggan memesan beberapa barang atau produk dalam satu transaksi, rincian ini akan mencantumkan jumlah total barang yang diminta.
4. Tanggal Penerbitan Formulir
Bagian ini mencatat tanggal di mana formulir pengiriman barang tersebut dikeluarkan atau dibuat. Hal ini penting untuk keperluan administratif dan pencatatan.
5. Deskripsi Barang dan Kode SKU
Ini mencakup penjelasan rinci mengenai setiap barang atau produk yang dipesan. Selain nama barang, deskripsi ini bisa mencakup spesifikasi atau detail khusus dari setiap item.
Kode SKU (Stock Keeping Unit) atau kode referensi lainnya juga sering dicantumkan untuk membedakan setiap item secara unik.
6. Jumlah Barang yang Dipesan
Ini mencantumkan kuantitas dari masing-masing barang atau produk yang dipesan oleh pelanggan. Misalnya, jika pelanggan memesan beberapa unit suatu produk, bagian ini mencatat jumlah total unit yang diminta untuk setiap jenis barang.
7. Tanggal Pengiriman dan Metode Pengirimannya
Informasi mengenai kapan barang dikirimkan dan bagaimana barang itu dikirimkan, apakah menggunakan jasa kurir, pos, atau metode lainnya.
Dengan mencakup informasi-informasi tersebut dalam formulir pengiriman barang, akan membantu memastikan bahwa catatan tersebut menjadi referensi yang jelas dan lengkap bagi bisnis dan pelanggan.
Baca Juga: Tugas Sales Motoris, Ini Kualifikasi Dan Jenjang Kariernya
Bagaimana Cara Mengisi Formulir Pengiriman Barang?
Formulir pengiriman barang umumnya tersedia dalam format kertas yang dikeluarkan bersama dengan barang yang akan dikirimkan.
Namun, dalam beberapa situasi, formulir ini juga bisa diakses dan dikirimkan melalui email sebelum barang sebenarnya dikirimkan kepada penerima.
Dalam konteks penjualan online, terutama di platform marketplace, formulir pengiriman sering kali sudah tercetak secara otomatis sesuai dengan data yang ada dalam sistem.
Ini memungkinkan penjual untuk langsung mencetak formulir tersebut tanpa perlu mengisi secara manual, namun tetap penting untuk memeriksa keakuratannya sebelum digunakan.
Namun, apabila formulir pengiriman tidak tersedia secara otomatis, langkah-langkah berikut dapat Anda ikuti untuk mengisinya dengan benar:
1. Isi Data Penerima
Pastikan informasi yang terkandung dalam bagian penerima diisi secara lengkap dan akurat.
Ini meliputi penulisan nama penerima dengan huruf kapital, alamat lengkap beserta kode pos yang benar, serta nomor telepon yang dapat dihubungi dengan jelas.
Kesalahan dalam penulisan atau ketidaktepatan informasi dapat menghambat proses pengiriman atau bahkan mengarah pada pengiriman yang salah.
2. Isi Data Pengirim
Sama seperti data penerima, informasi mengenai pengirim juga perlu dicantumkan dengan teliti dan akurat dalam formulir pengiriman barang. Pastikan nama dan informasi kontak pengirim tertera dengan jelas dan benar.
3. Tambahkan Informasi Tambahan
Selain data penerima dan pengirim, formulir pengiriman biasanya mencakup kolom-kolom tambahan yang berisi detail mengenai barang yang akan dikirim.
Ini mencakup nama produk atau barang, jumlah barang yang akan dikirim, berat barang, tanggal perkiraan pengiriman, dan informasi lain yang relevan.
Beberapa formulir bahkan menyediakan ruang untuk tanda tangan pengirim (biasanya penjual) dan penerima sebagai bukti penerimaan barang.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, pengisian formulir pengiriman barang dapat dilakukan dengan lengkap dan akurat, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tercatat dengan benar.
Hal ini akan membantu memperlancar proses pengiriman barang dan memastikan keakuratan pengiriman kepada penerima.
Baca Juga: Material Requirements Planning (MRP): Cara Kerja, Metode, Dan Plus Minusnya
Kapan Harus Menggunakan Formulir Pengiriman Barang?
Seperti namanya, formulir pengiriman barang perlu Anda gunakan saat akan mengirim barang pada konsumen.
Formulir ini merupakan dokumen yang bermanfaat terutama jika Anda memiliki bisnis toko online.
Ini memberikan gambaran keseluruhan kepada pemilik toko dan pelanggan terkait dengan konten paket yang dikirim dan informasi relevan lainnya, seperti data pembeli dan penjual.
Dalam menjalankan bisnis, terutama di platform online, formulir pengiriman barang memiliki nilai tambah yang signifikan.
Meskipun tidak diwajibkan secara hukum, menggunakan formulir pengiriman dapat memberikan keuntungan seperti berikut:
1. Ikhtisar Isi Paket
Formulir pengiriman barang dapat memberikan ringkasan kepada pelanggan mengenai barang apa saja yang sudah dikirimkan.
Ini membantu mengurangi kebingungan atau kesalahpahaman terkait dengan isi paket yang diterima.
2. Informasi yang Relevan
Selain daftar barang, formulir ini juga dapat mencakup data penting lainnya seperti informasi pembeli dan penjual. Ini dapat berguna sebagai referensi dan bukti transaksi yang terjadi antara kedua belah pihak.
3. Personalisasi dan Identitas Bisnis
Bisnis dapat memanfaatkan catatan pengiriman sebagai alat untuk memperkuat identitas merek dengan menambahkan logo atau elemen desain lainnya.
Ini membantu meningkatkan citra profesional dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.
4. Pelayanan Tambahan kepada Pelanggan
Menyertakan formulir pengiriman barang juga bisa dilihat sebagai pelayanan ekstra kepada pelanggan.
Ini memudahkan mereka untuk memverifikasi isi pesanan mereka, memberikan kepercayaan bahwa barang yang mereka terima sesuai dengan yang dipesan.
Dengan demikian, penggunaan formulir pengiriman barang bukan hanya sekadar sebuah opsional.
Melainkan juga dapat menjadi bagian penting dalam memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan, meningkatkan pengalaman transaksi, serta memastikan transparansi dan kejelasan dalam setiap pengiriman barang.