Sudahkah kamu mengetahui cara membuat Purchase Order atau PO?
Hal ini sangat penting dalam proses produksi, lho.
Dikutip dari Sumup Business Guide, Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang mengikat secara hukum, yang dibuat oleh pelanggan untuk diserahkan kepada penjual.
Dokumen ini menjabarkan detail pesanan pelanggan. Mulai dari informasi jumlah dan jenis produk yang dipesan, serta syarat pembayaran, dan detail pengiriman.
Pesanan pembelian dibuat oleh pelanggan setelah permintaan pembelian disetujui. Kemudian dokumen ini dikirim ke vendor atau supplier.
Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang Purchase Order (PO) dan cara membuat Purchase Order (PO) melalui artikel berikut.
Baca Juga: PO Adalah Purchase Order atau Pre Order, Ini Penjelasan Keduanya
Cara Kerja Purchase Order
Ada beberapa tahap yang dilalui dalam penggunaan dokumen Purchase Order, di antaranya:
1. Pelanggan Memutuskan untuk Memesan Produk
Tahap pertama biasanya diawali dengan pelanggan yang membuat keputusan untuk memesan produk atau layanan kepada vendor.
Mereka akan mengidentifikasi jenis produk atau layanan apa yang sedang dibutuhkan.
Selain itu, pelanggan perlu menentukan seberapa banyak jumlah pesanan yang dibuat dan perkiraan mengenai kapan mereka membutuhkan produk/layanan itu lagi.
2. Pelanggan Mengirimkan PO ke Vendor/Supplier
Setelah memutuskan untuk memesan produk atau layanan kepada vendor, pelanggan pun akan membuat Purchase Order (PO).
Melansir Contracts Counsel, dokumen PO yang dikirim oleh pelanggan biasanya menyertakan produk yang dibutuhkan, jumlah, tanggal pengiriman, dan detail lainnya.
Dokumen PO ini kemudian akan dikirimkan kepada vendor untuk disetujui.
3. Peninjauan Pesanan oleh Vendor
Setelah dokumen PO diterima vendor, mereka akan melakukan peninjauan pesanan yang diajukan oleh pelanggan.
Biasanya, vendor akan mengirimkan feed back berisi konfirmasi tentang apakah mereka dapat memenuhi pesanan dalam jangka waktu yang diinginkan pelanggan.
Vendor akan memeriksa inventaris mereka terlebih dahulu untuk memastikan ketersediaan produk, harga, dan elemen penting lainnya.
Proses persetujuan ini harus dilakukan cepat untuk memastikan produk dikirimkan tepat waktu. Mereka juga mungkin memberi tahu pelanggan bahwa vendor tidak dapat memenuhi pesanan sehingga kamu dapat menemukan vendor lain.
Ketika penjual menyanggupi pesanan pelanggan, mereka akan mengirimkan konfirmasi. Dokumen PO ini sah di mata hukum sehingga melindungi keamanan transaksi antara kedua belah pihak.
4. Pemenuhan Produk atau Layanan Pelanggan
Usai melakukan konfirmasi, vendor harus langsung bertindak untuk memenuhi produk atau layanan yang dipesan pelanggan.
Pada tahap ini, pihak vendor atau supplier juga akan membuat faktur untuk diserahkan kepada pelanggan.
Faktur akan berisi informasi jumlah produk atau biaya layanan seperti yang telah ditunjukkan pada dokumen PO yang telah disetujui.
Selain itu, faktur juga harus merujuk nomor PO untuk keperluan akuntansi perusahaan yang lebih teratur.
5. Pelanggan Melakukan Pembayaran
Terakhir, pelanggan harus membayar sejumlah biaya tercantum dalam faktur yang dikirimkan oleh supplier atau vendor.
Seluruh tahap di atas merupakan cara kerja Purchase Order (PO) secara umum. Jadi, bisa saja akan ada beberapa perbedaan dalam praktiknya. Tergantung pada jenis transaksi, jenis pesanan pembelian, dan lainnya.
Baca Juga: Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
Alat yang Digunakan untuk Membuat Purchase Order
Lantas, bagaimana cara membuat Purchase Order?
Caranya mudah kok, kamu pun tak perlu lagi membuatnya secara manual karena ada banyak alat bantu untuk membuatnya.
Ada beberapa tools yang bisa kamu gunakan dalam membuat dokumen PO, berikut langkah-langkahnya:
1. Microsoft Word atau PDF
Cara membuat Purchase Order yang paling mudah, yakni menggunakan Ms. Word dengan hasil akhir berupa PDF.
Kamu bisa membuatnya dengan memanfaatkan berbagai template PO yang biasa tersedia di internet.
Kemudian, memodifikasinya sesuai dengan kebutuhan sehingga informasi di dalamnya lebih akurat.
2. Accounting Tools
Cara membuat Purchase Order selanjutnya yang bisa kamu lakukan, yaitu dengan accounting tools.
Ada berbagai sistem akuntansi otomatis yang dapat membantu kamu dalam membuat dokumen PO ini.
Masing-masing accounting tools memiliki kelebihan dan kekurangan, jadi pastikan untuk memilih yang sesuai dengan kebutuhanmu.
3. ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan software lainnya yang dapat kamu gunakan untuk membuat dokumen PO.
Namun, ERP seringkali bersifat teknis dan kompleks.
Jadi, kamu harus memelajari sistem perangkat lunak yang satu ini dengan baik agar bisa membuat dokumen PO dengan tepat.
4. PO Tools yang Dibuat Khusus
Cara membuat Purchase Order berikutnya yang bisa kamu lakukan ialah dengan PO tools yang dibuat secara khusus.
Biasanya, sistem ini memiliki User Interface (UI) yang sederhana bagi pengguna untuk membuat dokumen Purchase Order.
Menariknya lagi, beberapa PO tools ini menawarkan kemampuan keuangan tambahan, seperti pembuatan faktur dan memungkinkan kamu menerima pembayaran otomatis.
Baca Juga: Fungsi dan Cara Membuat Kwitansi Pembayaran
Informasi yang Wajib Dicantumkan dalam Purchase Order
Apapun jenis tools yang kamu pilih, dokumen PO harus menyantumkan informasi berikut:
- Tanggal Purchase Order (PO) dibuat.
- Nomor Purchase Order (PO).
- Informasi tentang pembuatan surat.
- Nama dan alamat lengkap yang dituju, serta informasi kontak berupa nomor telepon dan email.
- Isi dari PO itu sendiri seperti, jenis barang, warna, harga, dan juga total barang yang dibeli.
- Metode pembayaran yang akan digunakan.
- Waktu pengiriman dan metode pengiriman yang digunakan.
- Nomor pesanan dari dokumen tersebut.
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Kolom otorisasi.
Cara Membuat Purchase Order
Berikut cara membuat Purchase Order yang tepat:
1. Membuat Header untuk Dokumen PO
Langkah pertama dalam cara membuat Purchase Order ialah pembuatan header.
Dalam hal ini, kamu harus menyantumkan informasi, seperti nama dan alamat bisnis, tanggal Purchase Order dibuat, nomor pesanan, dan lainnya.
Setiap dokumen PO harus memiliki informasi tersebut pada bagian header atau tajuknya.
2. Cantumkan Informasi yang Ditujukan ke Vendor/Supplier
Cara membuat Purchase Order selanjutnya, yakni kamu harus menuliskan beberapa informasi penting terkait vendor atau supplier yang dituju.
Informasi tersebut mencakup nama dan alamat perusahaan vendor, informasi kontak, dan lainnya.
Hal ini penting untuk dilakukan sebelum dokumen PO dikirimkan ke vendor atau supplier.
3. Tulis Informasi Pengiriman Pesanan
Kemudian, tulislah informasi mengenai informasi pengiriman pesanan.
Dalam hal ini, kamu harus menentukan tujuan pesanan, bagaimana pesanan harus dikirim, ditambah ketentuan pengiriman jika ada.
4. Jabarkan Pesanan dengan Rinci
Cara membuat Purchase Order berikutnya, yaitu menjelaskan detail pesanan.
Kamu dapat menyertakan lebih dari satu produk dalam dokumen PO.
Namun, pastikan untuk memberikan rincian setiap produk yang dipesan. Mulai dari informasi kode produk, nama, deskripsi, jumlah yang dibutuhkan, harga per unit, dan lainya.
Kamu juga dapat menyertakan tanggal pengiriman setiap produk jika ingin dikirimkan secara terpisah.
5. Buat Ringkasan Pesanan
Terakhir, cantumkan ringkasan pesanan pada dokumen PO.
Dalam hal ini, berisi subtotal dari setiap pembelian yang dimaksudkan.
Pada bagian ini juga harus mencantumkan diskon yang berlaku, biaya pengiriman, pajak, dan total biaya keseluruhan.
Baca Juga: 7 Manfaat Software Akuntansi untuk Bisnis, Praktis!
Itu dia cara membuat Purchase Order yang perlu kamu ketahui. Semoga informasinya bermanfaat!