Untuk memastikan barang yang datang sesuai pesanan, kamu perlu menerapkan SOP penerimaan barang.
Ketika kamu melakukan bisnis retail atau manufaktur, tentu kamu akan mendapat pasokan barang.
Namun sebelum melangkah lebih jauh, kamu perlu memahami apa itu standar operasional prosedur atau SOP penerimaan barang.
Mengutip dari Accounting Tools, SOP penerimaan barang adalah prosedur yang diperlukan untuk memeriksa dengan benar semua barang yang masuk.
Kemudian menandainya dengan label dan mencatatnya sebagai barang yang telah diterima.
Jika SOP penerimaan barang ini tidak dilakukan dengan benar, kamu akan menemukan bahwa catatan persediaan barang di gudangmu tidak akurat.
Ketika catatan ini tidak akurat, kamu tidak mungkin dapat memenuhi pesanan pelanggan atau menjalankan operasi manufaktur dengan cara yang efisien.
SOP penerimaan barang penting untuk diterapkan.
Hal ini karena semua barang yang dibeli oleh bisnis memiliki fungsi tertentu, entah itu persediaan untuk digunakan secara internal atau persediaan untuk dijual kepada pelanggan.
Pelacakan semua barang yang masuk ke gudang, dapat memastikan bahwa produk yang tepat diterima dan segera disimpan di tempat sesuai.
Mengikuti prosedur penerimaan barang dapat membantu menjaga gudang yang efisien dan mengidentifikasi masalah apa pun dengan pemasok.
Baca Juga: Pahami 7 Manfaat SOP Ini agar Kamu Dapat Menerapkannya untuk Perusahaanmu
SOP Penerimaan Barang dari Gudang Supplier
Saat kamu menerima barang, tentu kamu akan menerima barang dari gudang supplier. Barang-barang yang tiba tersebut perlu diinspeksi.
Hal ini untuk mengecek apakah pesanan sesuai dan kualitas barangnya.
Bisa jadi barang yang dikirim dari gudang supplier mengalami penurunan kualitas atau rusak dalam perjalanan.
Dari hasil inspeksi, kamu dapat memutuskan mengembalikan barang atau tetap memprosesnya untuk penyimpanan di gudangmu.
Kamu juga harus menginspeksi jumlah barang.
Seberapa teliti kamu dapat memverifikasi jumlah yang diterima, kemungkinan akan bervariasi menurut berapa banyak paket yang datang dan seberapa penting isinya.
Jika ada banyak paket dan ada banyak barang pada setiap paket, penghitungan lengkap akan menjadi proses yang sangat memakan waktu.
Dalam kasus seperti ini, mungkin lebih baik menggunakan sampling untuk menentukan kuantitas yang diterima.
Pengambilan sampel beberapa paket dapat dilakukan berdasarkan berat, dimensi fisik, atau jumlah individu. Kamu bisa menggunakan metode mana pun yang paling masuk akal untuk produk tertentu.
Tergantung pada pentingnya produk dan tujuan penggunaannya, pemeriksaan kualitas mungkin tidak dilakukan selama proses penerimaan.
Pada beberapa industri, misalnya produksi makanan, produk dapat diterima dalam keadaan karantina, untuk menjalani pengujian kualitas dan komposisi yang ketat.
Biasanya, pemeriksaan kualitas yang dilakukan selama proses penerimaan, dilakukan untuk mengetahui kerusakan yang terjadi selama pengiriman.
Berikut ini tahapan SOP penerimaan barang dari gudang supplier yang dapat kamu terapkan di gudangmu.
1. Sesuaikan Barang dengan Purchase Order
SOP penerimaan barang yang pertama, yaitu sesuaikan barang yang diterima dengan purchase order (PO).
Kamu perlu memastikan barang yang terkirim ke gudangmu cocok dengan catatan dalam purchase order yang sudah kamu terbitkan sebelumnya ke supplier.
Purchase order juga harus digunakan untuk memeriksa bahwa setiap item sesuai dengan deskripsi dan jumlah yang dipesan.
Umumnya, kotak atau kardus packing barang akan memiliki deskripsi produk dan jumlah isinya.
Menurut Safer Storage Systems, ada beberapa hal yang perlu kamu catat untuk setiap penerimaan barang baru. Berikut ini perinciannya:
- Tanggal dan waktu barang tiba.
- Nama logistik pengiriman dan pengemudi yang bertugas mengirimkan barang.
- Periksa kesesuaian jumlah dan deskripsi barang dengan purchase order.
- Catat setiap perbedaan yang ditemukan.
- Bubuhkan nama personel yang melakukan pemeriksaan ini.
Mempertahankan laporan yang akurat, sangat penting untuk pembukuan yang akurat.
Jadi, kamu dapat menyelesaikan perselisihan apa pun yang mungkin timbul pada masa mendatang terkait barang atau supplier.
Jika tidak ada purchase order atau catatan pesanan, tanyakan kepada supervisor divisi purchasing bisnismu sebelum menolak barang.
2. Periksa Kondisi Barang
SOP penerimaan barang selanjutnya yaitu periksa kondisi barang.
Sebelum menerima barang, penting melakukan pemeriksaan kualitas untuk memastikan barang tidak rusak atau tidak berfungsi.
Jika dalam jumlah banyak, bukan berarti kamu harus membuka satu per satu kardus untuk memeriksa barang.
Jadi, coba ambil beberapa sampel untuk melihat kondisi produk.
Periksa tanda-tanda kerusakan atau kesalahan produk. Pastikan semua barang seperti yang dijelaskan pada purchase order.
Jika kamu menemukan barang rusak akibat pengiriman, catat tingkat kerusakan pada catatan konsinyasi.
Setelah itu, segera beri tahu supplier dengan perincian masalah tersebut untuk membahas langkah selanjutnya.
Misalnya, memperbaiki dari segi pengemasan agar barang tidak mudah rusak.
Baca Juga: 7 Tips Usaha Pre-order agar Produkmu Banyak Dibeli Pelanggan
3. Catat Barang ke Dalam Daftar Inventaris
SOP penerimaan barang selanjutnya, yaitu catat barang-barang yang baru masuk ke dalam daftar inventaris.
Masukkan barang yang telah kamu terima ke dalam sistem manajemen gudang sesegera mungkin, termasuk tanggal dan jumlah yang diterima.
Hal ini akan memungkinkan stok untuk segera dialokasikan ke pesanan baru dari pelanggan.
4. Alokasikan Ruang Penyimpanan untuk Barang
Ketika barang masuk sudah tercatat, jika kamu menjalankan bisnis retail, bisa langsung mengemasnya untuk pengiriman ke pelanggan.
Jika di bisnis manufaktur, kamu bisa mendistribusikannya langsung ke bagian-bagian yang membutuhkan pasokan bahan baku.
Penting untuk segera mengemas barang untuk pengiriman, agar memastikan tidak ada barang yang hilang atau rusak.
Persediaan harus didistribusikan ke orang yang tepat dalam bisnis, atau dikemas di tempat biasa untuk diakses bila diperlukan.
Untuk barang yang diterima sebagai stok, kamu perlu mengalokasikan ruang di gudang untuk penyimpanan sampai siap diambil untuk pesanan.
5. Beri Salinan ke Bagian Keuangan
Langkah terakhir SOP penerimaan barang, yaitu kirimkan salinan nota konsinyasi yang ditandatangani dan diberi tanggal ke bagian keuangan.
Informasi ini kemudian dapat dicocokkan dengan invoice dari supplier untuk memastikan pembayaran hanya dilakukan untuk barang yang benar-benar diterima.
Baca Juga: Pengertian BPOM, Fungsi, Hingga Cara Mendaftarnya
Tips Penerimaan Barang dari Supplier
Kini kamu sudah tahu bagaimana SOP penerimaan barang.
Namun agar alur keluar masuk gudangmu lancar, kamu perlu tahu tips penerimaan barang dari supplier.
Berikut ini terdapat sejumlah langkah yang dapat kamu integrasikan ke dalam proses penerimaan barang dari supplier di gudangmu.
Hal ini untuk memastikan bahwa masalah dengan supplier ditangani dengan segera. Barang pun segera disimpan untuk menghindari penumpukan barang di lokasi penerimaan.
Berikut ini sejumlah tips penerimaan barang dari supplier agar kegiatan ini berjalan efektif dan efisien.
1. Optimalkan Lantai Penerimaan
Apakah ruang atau lantai penerimaan barang dirancang untuk menyortir dan memeriksa pengiriman besar sebelum mencapai lantai gudang?
Beberapa kesalahan, seperti salah barang atau salah hitung dapat terjadi, apalagi jika barang yang diterima dalam jumlah besar.
Hal Ini tentu bisa dihindari. Kamu dapat memberdayakan karyawan dengan menyediakan ruang yang memadai dan alat tepat untuk mengatur area penerimaan barang.
2. Ruang Penerimaan Harus Bersih dan Teratur
Selain mengalokasikan ruang yang cukup untuk pengiriman, jaga agar ruang penerimaan tetap bersih dan tertata dengan baik.
Pastikan karyawan dapat dengan mudah mengakses kontainer atau mobil boks yang mengirimkan barang.
Memiliki ruang terpisah untuk barang yang rusak, dapat mengurangi kekacauan dan merampingkan alur kerja di ruang penerimaan.
3. Gunakan Teknologi Real Time Tracking
Dengan alat pemindai QR code, barcode, dan teknologi lainnya, pelacakan inventaris secara real time bisa menjadi mudah.
Kamu perlu berinvestasi untuk mendukung gudangmu dengan berbagai teknologi ini. Jadi, kamu bisa menghindari salah hitung, kehilangan inventaris, dan barang yang salah dalam penyimpanan atau pesanan yang dikirim.
Baca Juga: 9 Tips Usaha Mie Ayam, Dijamin Cepat Laku!
4. Lakukan Quality Control secara Berkala
Kegiatan quality control sudah pasti harus masuk dalam SOP penerimaan barang. Namun kegiatan ini harus dilakukan secara berkala, bahkan ketika barang sudah masuk ke gudang.
Jika bisa, kamu mempekerjakan satu atau lebih karyawan yang rutin melakukan quality control. Mereka dapat memeriksa keakuratan proses penerimaan dan penyimpanan barang.
5. Lakukan Bongkar Muatan dengan Cepat dan Aman
Keselamatan adalah prioritas utama pada penerimaan barang. Adapun prioritas kedua, yaitu pembongkaran barang dengan cepat.
Periksa berbagai alat angkut barang di gudangmu secara rutin untuk meminimalkan kerusakan dan penundaan.
Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk membeli peralatan lebih canggih untuk mempercepat proses dan mengurangi beban karyawan.
6. Evaluasi Supplier
Supplier yang tidak dapat diandalkan, tentu akan berkinerja buruk dengan jadwal pengiriman yang sering terlambat.
Apalagi jika barang serta jumlahnya salah.
Tidak peduli berapa lama kamu sudah bekerja sama bersama supplier, kamu harus bersikap tegas jika kinerja mereka memburuk.
Kamu pun perlu punya daftar supplier cadangan yang sewaktu-waktu dapat kamu minta untuk menggantikan supplier lama.
Baca Juga: Cari Tahu Arti Supply Chain dan 5 Komponennya Bagi Bisnis Kamu
Itulah penjelasan singkat mengenai SOP penerimaan barang. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisnismu sukses!
Sumber:
- https://saferstoragesystems.com.au/receiving-and-inspecting-goods/
- https://www.accountingtools.com/articles/receiving-procedure