Invoice adalah dokumen penting yang menunjukkan adanya transaksi antara penjual dan pembeli.
Dokumen ini penting, terutama bagi perusahaan yang hendak mengajukan penagihan atas produk atau jasa yang dijualnya.
Kamu mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice. Ketika kamu melakukan check out produk pada situs e-commerce, kamu pasti akan langsung mendapatkan invoice.
Dalam invoice, akan tertera perincian produk yang kamu beli, berikut total harga yang harus dibayarkan. Tertera pula cara pembayaran dan batas waktunya.
Itulah invoice, ia berfungsi sebagai bentuk penagihan. Pada artikel ini akan dijelaskan lebih jauh mengenai invoice.
Definisi Invoice
Invoice adalah dokumen komersial bercap waktu yang memerinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.
Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, akan tercantum persyaratan kesepakatan dan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia di dalam invoice.
Sebuah invoice harus dinyatakan sebagai invoice sejak awal tagihan. Dalam bahasa Indonesia, ia dinyatakan sebagai faktur atau invois, bentuk kata serapan dari invoice.
Invoice biasanya memiliki pengidentifikasian unik yang disebut nomor invoice yang berguna untuk referensi internal dan eksternal.
Selain itu, invoice biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan.
Invoice itu sendiri bisa berbentuk lembaran kertas atau penerbitan bentuk digital yang dikirimkan melalui email dan platform tertentu.
Segala ketentuan dan metode pembayaran dapat diuraikan di dalam invoice. Mulai dari informasi diskon, perincian pembayaran awal, hingga biaya jika pembayaran terlambat.
Di dalamnya juga menyajikan biaya barang per unit, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, biaya terkait, dan jumlah total yang terutang.
Perusahaan terkadang memilih untuk mengirim sebuah laporan pada akhir bulan yang mencantumkan semua transaksi yang belum diselesaikan.
Dalam kasus ini, laporan tersebut menjadi pengganti invoice dan perusahaan harus menyatakan tidak akan ada invoice terkait yang akan dikirim.
Biasanya invoice dicatat di atas kertas dan dibuat banyak salinan. Jadi, baik pembeli maupun penjual sama-sama memiliki catatan transaksi untuk mereka pegang sendiri.
Saat ini, invoice juga bisa diterbitkan secara digital, bahkan ada sistem automasi penerbitan invoice. Ia dapat dicetak pada kertas sesuai permintaan, atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi.
Dengan adanya invoice digital, maka terdapat catatan elektronik yang memudahkan pencarian dan penyortiran berdasarkan transaksi atau tanggal tertentu.
Baca Juga: Apa Itu Evaluasi Usaha? Simak Pengertian, Tujuan, dan Tahapannya
Perbedaan Invoice dengan Nota dan Kuitansi
Invoice berbeda dengan nota dan kuitansi. Hal ini karena tujuan dan timing diterbitkannya berbeda pula.
Invoice adalah bentuk penagihan, jadi ia diterbitkan sebelum pelanggan melakukan pembayaran. Adapun nota dan kuitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima.
Nota dapat diartikan sebagai tanda jual beli secara kontan. Ada pun kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang. Keduanya sama-sama diterima pelanggan setelah pembayaran dilakukan.
Dengan berbedanya fungsi invoice, nota, dan kuitansi, berati setiap dokumen memerlukan informasi yang berbeda. Invoice harus mencakup perincian produk dan layanan yang biayanya ditagihkan.
Adapun kuitansi hanya perlu menunjukkan jumlah yang dibayarkan. Pada nota, perincian produk dan layanan seringnya juga disebutkan.
Baca Juga: Tips Membuat Infografis untuk Gaet Perhatian Pelanggan
Jenis-Jenis Invoice
Ada beragam jenis invoice yang dapat diterbitkan, tergantung dari fungsi dan kegunaannya masing-masing. Berikut ini penjelasan sejumlah jenis invoice yang sering digunakan.
1. Invoice Proforma
Jenis invoice ini adalah dokumen yang menyatakan komitmen penjual untuk menyerahkan barang dan jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati.
Invoice ini dikirim sebelum pekerjaan apa pun dilakukan. Perusahaan yang menerbitkan invoice ini, biasanya bukan mengajukan penagihan, melainkan pemberitahuan kepada klien kapan mereka harus melakukan pembayaran.
2. Invoice Komersial
Jenis invoice ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai deklarasi pabean. Biasanya untuk penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional.
3. Nota Kredit
Ini dikeluarkan oleh perusahaan kepada klien untuk memberikan pengembalian uang atau diskon. Biasanya invoice ini dikeluarkan karena terjadi kesalahan pada invoice sebelumnya.
Dokumen ini juga bisa diterbitkan ketika pembeli mengembalikan barang karena ada kerusakan atau kesalahan. Dalam invoice ini, disertakan jumlah negatif yang perlu dibayar.
4. Invoice Kolektif
Jika suatu perusahaan melakukan banyak proyek kecil untuk klien, invoice kolektif bisa sangat berguna. Ketimbang mengeluarkan beberapa invoice kecil, berbagai tagihan disatukan menjadi satu invoice kolektif.
Pembuatan invoice ini cenderung bermanfaat karena kamu tidak perlu melacak banyak invoice. Selain itu, dapat meminimalkan biaya transaksi.
5. Invoice Interim
Ketika mengerjakan proyek yang sangat besar, sebuah perusahaan dapat mengajukan penagihan secara bertahap. Jadi, tidak perlu menunggu sampai akhir pekerjaan dan mengeluarkan satu invoice besar.
Jika ada perjanjian pembayaran per termin, invoice interim bisa digunakan untuk penagihan biaya hasil pekerjaan per termin tersebut.
6. Invoice Berulang
Jenis invoice ini cenderung dijadwalkan untuk terbit tanpa batas waktu dan secara berkala. Bisa juga diterbitkan untuk proyek yang ditetapkan berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya selama 12 bulan.
Jika kamu berlangganan suatu produk atau jasa, biasanya kamu akan mendapatkan invoice berulang. Invoice pun terbit berdasarkan jatuh tempo pembayaran.
7. Invoice Penahanan
Dokumen yang disebut retainer invoice adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan jika mereka melakukan pembayaran di muka untuk produk atau layanan.
Jumlah ini kemudian dipotong dari pembayaran akhir pelanggan pada saat pengiriman atau penyelesaian pekerjaan.
Baca Juga: Ini 5 Cara Memberikan Pelayanan Prima untuk Tingkatkan Penjualan
Fungsi Invoice untuk Bisnis
Setiap perusahaan perlu mengirimkan invoice untuk meminta pembayaran. Hal ini karena invoice adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.
Invoice menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga yang disepakati berikut persyaratan pembayarannya.
Namun ada berbagai fungsi penting invoice lainnya bagi bisnis, mengutip Zoho.
1. Membuat Catatan
Manfaat paling penting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan yang sah. Jadi, perusahaan tahu kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.
2. Pelacakan Pembayaran
Invoice adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Dengan adanya invoice, dapat membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran serta jumlah terutang mereka.
3. Payung Hukum
Invoice yang tepat, dapat menjadi bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual dengan harga yang disepakati.
Dengan demikian, invoice dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum penipuan.
4. Mudah Mengajukan Pajak
Mencatat dan mengatur semua invoice penjualan dapat membantu perusahaan melaporkan pendapatannya kepada Dirjen Pajak.
Selain itu, invoice juga dapat memastikan bahwa perusahaan sudah membayar jumlah pajak yang tepat.
Baca Juga: Perbedaan Shipping Address dan Billing Address, Yuk Simak!
5. Analisis Bisnis
Satu lagi manfaat invoice adalah sebagai analisis bisnis. Menganalisis invoice dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan.
Selain itu, analisis invoice dapat mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan masih banyak lagi. Hal ini dapat membantu perusahaan mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.
Dengan berbagai penjelasan di atas, kita dapat memahami bahwa invoice adalah dokumen yang krusial bagi perusahaan. Semoga informasi ini bermanfaat.