Project Management Plan adalah hal yang penting dikuasai, terutama bagi kamu yang memiliki perusahaan.
Sebagai orang bisnis, kamu mungkin tidak asing dengan Project Management Plan. Ini merupakan sesuatu yang penting dalam pengerjaan suatu proyek. Hal ini dapet membantu kamu dalam melakukan rencana atau keputusan proyak yang akan dijalankan.
Namun, mungkin masih cukup banyak orang yang belum tahu apa itu Project Management Plan? Yuk, simak uraian di bawah ini.
Baca Juga: 7 Tips Membuat Action Plan untuk Bisnis
Pengertian Project Management Plan
Rencana manajemen produk (Project Management Plan) menjadi penting dalam sebuah proyek. Dilansir dari Simpli Learn Project Management Plan adalah dokumen yang memberikan gambaran mengenai bagaimana sebuah proyek akan dikelola, dilaksanakan, dan dikendalikan dengan baik.
Perencanaan semacam ini mengintegrasikan seluruh sistem dari proses yang ada termasuk sampai rencana pengelolaan proyek pada tingkat cabang atau anak perusahaan.
Secara sederhana, isi dari manajemen proyek adalah 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Project Management Plan adalah living document.
Artinya, apabila terdapat perubahan pada rencana proyek ketika sedang berjalan, manajemen proyek pun harus di-update atau diubah.
Selain itu, Project Management Plan adalah rencana berisikan informasi yang dapat digunakan untuk rencana pengembangan manajemen sumber daya manusia. Beberapa di antaranya adalah:
- Siklus hidup proyek diterapkan pada setiap fase.
- Bagaimana pekerjaan dilaksanakan untuk mencapai tujuan proyek.
- Manajemen konfigurasi yang memiliki dokumentasi.
- Bagaimana integritas project baseline dipertahankan.
- Setiap perubahan yang ada tetap harus terdokumentasikan dan tetap di bawah kendali.
- Kebutuhan dan metode komunikasi antar stakeholder.
Peran Project Management Plan
Mungkin masih banyak yang bertanya-tanya apa yang membuat Project Managemen Plan setelah mengetahui pengertiannya.
Mengapa Project Management Plan dan apa perannya dalam sebuah proyek?
Umumnya, tujuan dari Project Management Plan adalah agar kegiatan yang dilakukan bisa mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang dimaksud merupakan tujuan yang memang telah ditargetkan oleh perusahaan.
Project Management Plan menjadi alat yang membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek-proyek yang dirancang secara efektif dan efisien.
Mremang penggunaan Project Management Plan tidak menjamin menjamin keberhasilan sebuah proyek. Selain itu, dalam mengerjakan proyek dibutuhkan banyak hal yang harus diperhatikan mulai dari sumber daya manusia, modal dan masih banyak lainnya.
Namun, sekali lagi perlu diingat bahwa Project Management Plan adalah alat yang sangat penting untuk perusahaan guna memahami penggunaannya dan perusahaan harus memiliki kompetensi untuk menerapkannya.
Baca juga: 7 Strategi Penetapan Harga Jual Produk untuk Bisnismu
Pembuatan Project Plan
Dasar dari Project Management Plan adalah pembuatannya oleh manajer proyek yang ditandatangani oleh key stakeholder.
Jika terjadi perubahan, secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control. Kemudian, akan menjadi bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline.
Sesudah manajer proyek merampungkan dokumen project management plan, langkah selanjutnya akan diadakan kick-off meeting untuk memulai proyek secara resmi.
Apa tujuan dilakukannya hal itu? Tujuan dilakukannya kick-off meeting adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder bahwa secara resmi proyek akan berjalan.
Selain itu, akan diberikan pula gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan.
Pembuatan dokumen manajemen proyek adalah keharusan, baik untuk proyek kecil maupun besar,
Isi Project Management Plan
Pertama, umumnya sebelum sebuah proyek dimulai, seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting, seperti project charter dan project management plan.
Project auditor nantinya akan meminta penjelasan menyeluruh dari isi manajemen proyek kamu. Hal ini dilakukan dalam rangka menilai kesiapan seluruh stakeholder dalam menjalankan suatu proyek.
Kedua, Isi Project Management Plan adalah baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Di dalamnya terdapa 3 baseline, seperti scope baseline (berisi project scope statement, WBS, dan WBS dictionary), schedule baseline (berisi project schedule yang memiliki start date dan end date untuk semua aktivitas), dan cost baseline (yang isinya adalah project budget).
Ketiga, baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Umumnya, manajer proyek akan mencoba membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut.
Performance inilah yang kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope.
Ini juga akan melaporkan apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.
Apabila terjadi perubahan terkait dengan baseline selama executing dan monitoring & controlling, perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika disetujui nantinya, manajer proyek dapat meng-update baseline di dalam manajemen proyek.
Baca Juga: 4 Cara Membuat Workflow Kerja Tim dalam Bisnismu
Bagaimana Cara Mengembangkan Project Management Plan?
Terdapat beberapa langkah dalam memaksimalkan proyek kamu. Cara mengembangkan Project Management Plan adalah sebagai berikut.
1. Tetapkan Tujuan atau Sasaran Proyek
Penentuan ruang lingkup proyek dan tujuan keseluruhan adalah langkah pertama untuk membuat rencana manajemen proyek yang efektif.
Pada saat kamu menetapkan tujuan proyek, pertimbangkan pula alasan membuat proyek, tujuan, dan pengaruhnya terhadap tim dan pemangku kepentingan. Kamu juga bisa melakukan evaluasi prioritas.
2. Lakukan Penelitian
Penelitian di sini lebih kepada untuk mengetahui sejarah perusahaan kamu dan keterlibatannya saat ini dengan hal-hal serupa. Ini bisa menjadi tolok ukur dan membuat langkah semakin terukur.
3. Buat Garis Besar untuk Rencana
Sesudah kamu punya arah atau gagasan dalam arah proyek, mulailah menguraikan langkah-langkahnya. Buat rencana untuk diikuti tim selama durasi proyek.
Jangan lupa untuk menyertakan tujuan proyek, stakeholders, anggaran, cara, ruang lingkup proyek, kerangka waktu yang terkait dengan tugas dan cara yang digunakan dalam garis besar.
4. Diskusikan Rencana Tersebut dengan Tim
Salah satu cara untuk mengembangkan Project Management Plan adalah dengan aktif berdiskusi. Kamu bisa mendiskusikannya dengan tim kamu.
Bagaimanapun juga, tim menjadi sangat penting untuk keberhasilan proyek yang kamu canangkan. Mendiskusikan rencana dengan tim juga berarti membantu kamu memikirkan dan menentukan apakah rencana tersebut layak untuk diselesaikan sebelum tenggat waktu yang diperkirakan.
5. Rampungkan Rencana dan Bagikan dengan Tim
Setelah kamu mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan mendiskusikan rencana proyek dengan tim kamu, kamu bisa segera memulai proses finalisasi.
Rencana manajemen proyek yang dibuat ini akan dipresentasikan kepada pemangku kepentingan. Kamu bisa mencoba menggunakan alat perencanaan proyek online dalam menyelesaikan rencana.
Sesudah kamu menyelesaikan rencana, distribusikan ke pihak yang diperlukan. Siapkan juga jawaban untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang rencana yang mungkin akan muncul.
Baca Juga: 8 Strategi Pemasaran Produk untuk Meningkatkan Penjualan
6. Jalankan Rencana
Setelah semua orang mengetahui detail proyek, saatnya kamu Bersama tim untuk menjalankan project management plan tersebut. Persiapan kamu dan tim memainkan peran penting dalam tahap proses ini.
Project Management Plan adalah pada akhirnya bisa menjadi sesuatu yang mudah, kok. Sebagai pemiliki bisnis yang harus biasa mengelola proyek dan bekerja sama dengan klien, penting untuk kamu menjalankan Project Management Plan dengan baik untuk kamu.
Demikian, Project Management Plan adalah sesuatu yang bia mempermudah bisnis yang kamu jalankan. Semoga tentang artikel Project Management Plan ini dapat membantu kamu, ya!