Apakah kamu tahu tentang virtual office? Jika belum, kamu harus simak penjelasan di bawah ini hingga tuntas!
Di tengah pesatnya perkembangan digital, segala aspek kehidupan manusia banyak terbantu dan cenderung lebih mudah. Hal tersebut tidak terkecuali dalam urusan perkantoran.
Istilah virtual office dikenal sejak dunia digital melesat dengan berkembang pesatnya internet. Ditambah, Facebook mengumumkan terkait dunia virtual dengan nama Metavers, membuat virtual office kembali ramai diperbincangkan.
Lantas apa sebenarnya pengertian dari virtual office itu sendiri? Yuk, langsung kita bahas bareng-bareng hingga tuntas terkait kantor virtual yang sedang ramai jadi buah bibir ini.
Baca juga: Pengertian, Fungsi dari Proxy Server, dan Jenisnya
Pengertian Virtual Office
Berdasarkan penjelasan dari Investopedia, virtual office adalah sebuah terobosan baru yang memberikan kemudahan dalam pekerjaan. Tanpa harus melakukan kegiatan fisik dan kegiatan administratif lainnya.
Sebagaimana namanya, secara harfiah virtual office bisa diartikan sebagai kantor virtual yang bermakna sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia maya, di dunia internet.
Pada pekerja dapat saling berhubungan dengan menggunakan lingkungan kerja digital, tanpa harus memiliki ruang kerja secara fisik. Secara esensi, pekerjaan akan tetap berjalan.
Konsep dari virtual office ini tentu saja berlawanan dengan konsep tradisional tentang ruang kerja atau kantor itu sendiri. Biasanya, konsep tradisional mengharuskan seseorang bekerja di sebuah ruangan dalam kantor.
Titik awal kemunculan kantor virtual ini seiring dengan maraknya perkembangan konsep kerja yang dikenal dengan istilah remote working atau bekerja dalam jarak jauh.
Ditambah, peristiwa Pandemi COVID-19 membuat kantor virtual dengan konsep kerja remote working sangat relevan untuk diberlakukan.
Di mana pun kantor pusatnya, setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya tanpa ganggunan di kantor virtual. Asalkan dengan satu syarat, terhubungan dengan jaringan internet.
Virtual office pun sangat cocok dan relevan dengan perusahaan rintisan yang memang sejak awal didirikannya berbasis teknologi. Saat ini, banyak co-working space yang muncul dan memberikan layanan kantor virtual.
Kriteria perusahaan atau startup yang cocok untuk menerapkan kantor visual adalah perusahaan, seperti berikut:
- Perusahaan yang tengah berkembang dan memerlukan alamat untuk kepentingan bisnis.
- Perusahaan yang tengah menghemat biaya operasional, terutama untuk sewa kantor fisik.
- Perusahaan yang tengah mengurangi jumlah staf operasional kantor.
- Perusahaan yang memiliki pekerja dengan sistem kerja remote working.
- Perusahaan yang ingin menarik perhatian klien dengan lokasi kantor prestisius.
Baca juga: Settlement Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Cara Kerja Virtual Office
Lantas, bagaimana sih virtual office ini bekerja? Tentu saja tidak sama dengan kantor secara konvensional. Secara umum, berikut ini adalah gambaran cara kerja dari kantor virtual itu sendiri.
1. Video Conference
Meraka yang telah menerapkan virtual office akan bekerja dengan lebih sering melakukan video conference untuk setiap kegiatan yang berkaitan dengan kerja perusahaan, terutama kegiatan rapat.
Video conference juga perlu dilakukan untuk tetap menjaga komunikasi dan hubungan antar pekerja lainnya. Setiap kegiatan yang berkaitan dengan koordinasi, bisa dilakukan setiap saat.
Membuat waktu kerja menjadi lebih fleksibel untuk dilakukan. Apa dampaknya? Pekerjaan yang dihasilkan bisa lebih efektif dan efisien.
2. Virtual Address
Kendati alamat secara virtual belum secara resmi dapat digunakan, perusahaan harus menggunakannya ketika menggunakan sistem virtual office.
Walaupun alamat secara fisik masih tetap dicantumkan, alamat virtual menjadi tujuan utamanya. Misalnya, setiap pekerja yang membutuhkan apa pun akan menghubungi kantor melalui email yang ditujukan ke alamat virtual perusahaan tersebut.
3. Area Kerja Bersama
Cara kerja kantor virtual selanjutnya dengan menggunakan area kerja bersama atau ruang kerja bersama. Area kerja bersama disini tentu saja area virtual yang dapat diakses secara bebas oleh setiap pekerja.
Setiap pekerja masing-masing akan mendapatkan akses agar bisa masuk ke area kerja bersama tersebut. Dalam area kerja tersebut, setiap pekerja akan melakukan kordinasi dan sinergi terkait pekerjaan yang tengah digarap.
Ruang kerja virtual pun akan tercipta dan suasana bekerja tetap akan terwujud meskipun dilakukan secara virtual. Ini merupakan salah satu keuntungan dari penerapan virtual office, fleksibilitas dan efisiensi kerja.
Baca juga: 5 Manfaat Virtual Office, Tren Ngantor Kekinian Ala Startup
Manfaat Virtual Office Bagi Bisnis
Setelah menyimak penjelasan terkait cara kerja kantor secara virtual di atas, kamu pun telah dapat membayangkan beberapa manfaat dari penerapannya.
Tatapi, agar lebih jelas lagi memahami kelebihan dari virtual office ini. Akan dijelaskan lebih detail lagi terkait manfaat-manfaat yang dirasakan dengan penerapan kantor visual itu sendiri.
1. Menghemat Biaya
Manfaat penerapan virtual office yang pertama tentu saja hemat biaya. Dengan konsep kantor virtual, perusahaan tidak akan mengeluarkan biaya operasional, seperti sewa kantor, biaya listrik, dan biaya pekerja administratif.
Saat ini saja, sudah mulai banyak perusahaan yang memilih untuk menyewa coworking space sebagai kantor, kendati mereka memiliki kantor fisik sendiri.
Alasannya lebih menghemat biaya! Dengan adanya konsep kantor virtual, setiap perusahaan akan lebih banyak menghemat biaya.
Sebagaimana yang kita ketahui bersama, bahwa biaya yang paling tinggi untuk berjalannya perusahaan dengan sistem kerja konvensional adalah biaya sewa kantor, biaya listrik dan tentu saja biaya internet.
2. Tidak Banyak Kendala
Tidak bisa diabaikan, setiap pekerja yang akan berangkat ke kantor, selalu saja menghadapi kendala. Mulai dari macet diperjalanan, perselisihan yang tidak perlu dengan rekan kantor, dan kendala-kendala lainnya.
Dengan menerapkan konsep kantor virtual, setiap kendala yang disebutkan di atas tidak akan ditemui. Pasalnya, kantor yang dituju adalah kantor virtual yang bisa diakses setiap saat.
Kamu tidak perlu bermacet-macet ria untuk berangkat ke kantor. Tidak perlu ada drama dengan rekan kerja yang toxic dan menyebalkan.
Semuanya dilakukan secara virtual. Capaian kerja dan indikasi kesuksesan pekerjaan dinilai secara individual. Lebih memotivasi setiap pekerja untuk bekerja lebih giat lagi.
3. Rapat Jadi Lebih Mudah
Manfaat penerapan kantor virtual lainnya adalah kemudahan melakukan rapat. Rapat bisa lebih fleksibel dan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
Kamu sebagai pekerja hanya perlu mengatur waktu untuk rapat di laptop atau smartphone, dan rapat dapat terselenggara secara virtual dan tentu saja lebih efektif dan lebih mudah!
4. Tidak Perlu Keluar Rumah
Manfaat dari kantor virtual yang terakhir adalah kamu tidak perlu keluar rumah dan dapat selalu dekat dengan keluarga. Tentu ini merupakan idaman bagi setiap pekerja kantoran.
Alasan ini juga sering dijadikan alasan utama untuk setiap perusahaan menerapkan virtual office. Membuat setiap pekerja dapat bekerja secara optimal karena dukungan dari keluarganya.
Gesekan antar pekerja pun semakin berkurang dan akan memberikan dampak baik bagi perusahaan dan pekerja itu sendiri.
Baca Juga: Begini Cara Kerja Algoritma Instagram di 2021/2022
Itulah pengertian terkait virtual office, beserta dengan manfaat dan cara kerjanya. Semoga penjelasan ini bisa menambah wawasan kamu terkait iklim dunia kerja yang semakin hari semakin berkembang beriringan dengan pesatnya perkembangan dunia digital itu sendiri.