Secara bahasa, paperless office merupakan proses operasional bisnis atau perusahaan dengan mengurangi penggunaan kertas.
Selama puluhan bahkan ratusan tahun, kebanyakan perusahaan atau bisnis menggunakan kertas untuk semua kegiatan operasionalnya. Mulai dari kebutuhan administrasi, pembukuan, pembuatan media promosi dan proposal, hingga slip gaji.
Menurut data Statista, pada tahun 2021 konsumsi kertas dan karton dunia mencapai 408 juta ton. Angka tersebut diprediksi akan terus meningkat selama beberapa tahun mendatang hingga mencapai 436 juta ton pada tahun 2032.
Jenis kertas dan karton tersebut tentu beragam, tidak hanya kertas HVS yang biasa digunakan untuk menulis atau mencetak dokumen.
Dengan demikian, tingginya angka konsumsi kertas dunia juga berbanding lurus dengan tingginya penggunaan sumber daya pembuatan kertas.
Menerapkan konsep paperless office tentu memiliki banyak keuntungan bagi bisnis itu sendiri, dan bagi lingkungan hidup secara umum.
Baca Juga: Cara Menjaga Kelestarian Lingkungan bagi Bisnis, Cintai Alam!
Memahami Konsep Paperless Office
Kertas diproduksi dari bahan-bahan yang bersumber dari alam. Kertas dapat dibuat dari kayu pohon, bambu, papirus, dan kulit binatang.
Butuh waktu belasan hingga puluhan tahun agar satu pohon penghasil kertas dapat ditebang dan digunakan kayunya. Ada beberapa versi yang mengungkapkan proses produksi kertas.
Secara umum, satu batang pohon besar dapat menghasilkan 10-15 rim kertas HVS. Di sisi lain, Satu batang pohon juga dapat menghasilkan oksigen yang dibutuhkan oleh empat orang untuk bernapas seharian.
Tak hanya itu, ada banyak satwa yang hidup dan membangun sarangnya di atas pohon. Mulai dari burung, serangga, hingga mamalia kecil. Menebang satu pohon dapat menghilangkan rumah bagi satwa di alam liar.
Hal tersebut mendorong berkembangnya tren paperless office di kalangan pebisnis. Tren ini juga muncul karena perkembangan dunia digital dan teknologi yang telah memungkinkan segala kegiatan bisnis untuk dilakukan tanpa kertas.
Contoh sederhana adalah saat pandemi lalu, banyak bisnis dan usaha yang akhirnya menerapkan sistem remote working. Sistem ini membuat para pekerja perlu mengurus semua dokumen tanpa kontak dan tanpa bentuk fisik.
Tanpa disadari, penggunaan dokumen digital, tanda tangan elektronik, hingga sistem employee self service sudah mendukung penerapan paperless office.
Baca Juga: Green Business: Pengertian, Konsep, dan Contoh Produknya
Manfaat Menerapkan Konsep Paperless Office
Menerapkan konsep paperless office membawa banyak manfaat bagi bisnis, berikut uraiannya!
1. Menghemat Uang dan Waktu
Ada banyak manfaat dari lingkungan kantor yang menerapkan prinsip paperless, salah satunya menghemat uang dan waktu. Bayangkan, berapa banyak uang yang digunakan oleh bisnis untuk membeli kertas?
Harga satu rim kertas HVS sendiri dijual mulai dari harga Rp 35 ribuan. Jika dalam sehari bisnismu membutuhkan satu rim kertas, maka dalam sebulan kamu perlu menyiapkan budget mulai dari Rp 1 jutaan.
Angka tersebut belum termasuk kebutuhan membeli pena, tinda mesin print, dan alat tulis kantor lain. Tak hanya itu, penggunaan kertas juga memakan cukup banyak waktu bagi karyawan untuk melakukan pengarsipan dokumen.
Penggunaan dokumen digital tentu lebih hemat biaya dan tidak membutuhkan banyak waktu untuk mencari dan menemukan dokumen dalam folder.
2. Hemat Ruang
Tumpuk map dan lemari arsip semakin menumpuk dari waktu ke waktu. Hal ini menuntut kebutuhan ruang penyimpanan yang lebih besar seiring berjalannya waktu. Beberapa dokumen penting bahkan membutuhkan lemari arsip khusus.
Hal tersebut tentu akan memakan banyak ruang penyimpanan sekaligus menelan banyak biaya. Sebuah bisnis bahkan harus menyediakan ruangan khusus arsip dan lemari dokumen.
Dengan menggunakan prinsip paperless dan men-digital-kan dokumen, kamu bisa menyimpannya dengan mudah hanya pada satu perangkat memori atau mengunggahnya di cloud.
Baca Juga: Green Investment, Wujud Kontribusi Pemuda Untuk Lingkungan
3. Lebih Aman
Dokumen paperless tentu lebih aman dari segi apapun, apalagi jika kamu menyimpan cadangannya di cloud. Dengan dokumen digital, kamu tak perlu pusing memikirkan lokasi penyimpanan yang aman.
Setiap dokumen dan folder kini sudah bisa dipasang kode keamanan agar tidak bisa dibuka oleh sembarang orang. Tak hanya itu, dengan penyimpanan cloud, kamu bahkan bisa mengakses dokumen yang kamu mau kapan pun dan dari perangkat mana pun.
Hal ini jauh berbeda dengan penggunaan kertas yang mudah rusak, kotor, basah, dan berpotensi pudar untuk dipalsukan.
4. Menghapus Batas dan Melintasi Jarak
Ungkapan tersebut tampaknya tak berlebihan untuk mewakili manfaat paperless office. Pasalnya, semua kebutuhan administrasi kini bisa dikerjakan tanpa dokumen fisik.
Setiap anggota tim dapat diundang dan diberikan akses ke satu penyimpanan cloud atau dokumen online agar dapat bekerja bersama-sama. Untuk urusan transfer dokumen, rasanya hampir semua media komunikasi kini bisa melakukannya.
Mulai dari mengirim dokumen via WhatsApp, Telegram, email, Slack, Google Drive, dan masih banyak lagi. Dengan begitu, semua orang dapat berkolaborasi tanpa batasan jarak.
Baca Juga: Green Marketing Adalah? Simak Penjelasan Lengkapnya di Sini!
5. Peningkatan Efisiensi
Salah satu manfaat yang paling terasa dari penerapan paperless di tempat kerja adalah peningkatan efisiensi. Pegawai tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengarsipkan, mengatur, dan mencari dokumen fisik.
Setiap orang dapat dengan mudah mencari dokumen yang mereka butuhkan dalam sistem manajemen dokumen yang lebih rapi. Selain itu, karena dokumen penting kantor disimpan dalam satu tempat, semua kebutuhan administrasi dapat lebih terawasi.
Konsep paperless juga banyak membantu unit usaha lain, seperti usaha kuliner yang kini sudah tidak membutuhkan daftar menu cetak. Sebagian usaha kuliner menggantinya dengan sistem scan barcode untuk melihat daftar menunya.
Prinsip paperless juga sudah diterapkan di beberapa situs perpustakaan yang memungkinkan setiap orang untuk mengunduh bahan bacaan dalam bentuk digital.
6. Mengurangi Sampah
Setiap kali kamu salah mengerjakan dokumen atau salah cetak, kertas yang sudah terlanjur dipakai pada akhirnya akan berada di tempat sampah. Dokumen-dokumen yang sudah tak terpakai juga akan terbuang.
Bayangkan, berapa banyak sampah yang dihasilkan oleh kantor setiap harinya? Mirisnya, kebanyakan merupakan sampah kertas. Padahal, seperti dijelaskan di awal, satu batang pohon bisa menyuplai oksigen untuk empat orang.
Hanya butuh waktu beberapa detik bagi manusia untuk merobek dan membuang kertas. Namun, butuh waktu belasan hingga puluhan tahun bagi pohon untuk tumbuh besar.
Dengan prinsip paperless, sampah kertas dapat dikurangi. Setiap kesalahan dokumen bisa diperbaiki secara digital. Dokumen tak terpakai pun bisa dipindahkan ke folder sampah atau diunggah ke cloud.
Baca Juga: Cara Menjaga Kelestarian Lingkungan bagi Bisnis, Cintai Alam!
7. Kantor Paperless Untuk Masa Depan yang Berkelanjutan
Menerapkan kantor tanpa kertas tak hanya bermanfaat bagi perusahaan itu sendiri, namun juga penting bagi masa depan yang lebih baik. Bisnis yang tak mampu merangkul teknologi untuk bergerak ke masa depan tentu akan tertinggal.
Digitalisasi bisnis dan implementasi paperless office merupakan contoh dari kemajuan teknologi. Ingat, Dibutuhkan 24 pohon untuk membuat satu ton kertas kantor, dimana sekitar 45% di antaranya akan dibuang setiap hari.
Mendigitalkan semua dokumen artinya membuat kamu dan bisnismu tetap up to date di tempat kerja modern dan memastikan bahwa bisnis kamu akan siap untuk masa depan yang lebih baik.
Itulah penjelasan tentang paperless office, prinsip berkelanjutan untuk masa depan yang lebih baik bagi bisnis dan lingkungan.