Sebagai pemilik toko online, kamu perlu memiliki pengetahuan manajemen stok barang.
Untuk mendukung operasional usaha, kamu pasti sudah banyak menginvestasikan uang untuk stok barang, bukan?
Meskipun mungkin produk kamu bukan sumber penjualan dan keuntungan yang utama, akan tetapi stok barang yang tidak diatur dengan baik bisa menghambat cash flow, lho.
Produk yang disimpan terlalu lama juga lumayan memakan tempat dan berisiko rusak, cacat, atau bahkan hilang dan dicuri.
Oleh karena itu, kamu perlu mengetahui cara manajemen stok barang agar operasional bisnis tak terganggu yang pada akhirnya bisa mengecewakan pelanggan.
Baca Juga: Metode Inventory untuk Bisnis agar Lebih Efisien
Cara Manajemen Stok Barang
Untuk memudahkan kamu dalam mengelola inventaris toko, berikut beberapa cara manajemen stok barang yang bisa diterapkan:
1. Tetapkan Jumlah Minimun Stok Barang
Salah satu cara manajemen stok barang yang tepat, yakni dengan menentukan jumlah minimum barang yang akan disimpan sebagai persediaan.
Dilansir dari laman Business Tech, menentukan jumlah minimum stok barang dapat memudahkan kamu untuk mengelola inventaris.
Kamu pun bisa mengetahui kapan kah waktu yang tepat untuk melakukan stok barang sehingga persediaan tetap terjaga.
Jumlah stok minimum dapat ditentukan berdasarkan seberapa cepat suatu barang terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya kembali dari pemasok barang.
Pastikan kamu mengawasi jumlah stok barang secara teratur sehingga bisa mengisi persediaan ulang dengan tepat waktu ketika dibutuhkan.
Baca Juga: Cari Tahu Arti Supply Chain dan Pentingnya Bagi Bisnis
2. Buat Laporan Berisi Informasi Produk dengan Lengkap
Cara mengelola persediaan barang berikutnya yang bisa kamu lakukan adalah dengan membuat laporan berisi informasi dari setiap produk selengkap mungkin.
Mengutip Business News Daily, informasi produk ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, negara asal, hingga nomor lot.
Lebih bagus lagi, kamu juga melengkapi informasi produk dengan biaya untuk setiap item.
Dengan begitu, kamu akan mengetahui berapa banyak jumlah uang yang harus dikeluarkan untuk produk tertentu dari waktu ke waktu.
Jadi, kamu pun bisa mengetahui faktor-faktor yang sekiranya memengaruhi perubahan biaya pada produk tertentu. Misalnya, kelangkaan atau hal lainnya.
3. Utamakan untuk Mengeluarkan Stok Barang Lama
Tips manajemen stok barang selanjutnya yang sebaiknya kamu lakukan, yakni mengutamakan untuk mengeluarkan stok barang lama terlebih dahulu.
Sistem ini umumnya disebut dengan FIFO (First in First Out). FIFO berarti mengutamakan barang yang paling lama untuk dijual terlebih dahulu. Ini bisa mencakup produk apa saja.
Bisa juga disebut sebagai FEFO (First Expired First Out), yang artinya mendahulukan barang dengan batas waktu kadaluwarsa yang paling dekat untuk dijual terlebih dahulu.
Sistem FEFO biasanya cocok untuk produk makanan dan obat-obatan.
Dengan menggunakan sistem FIFO dan FEFO, arus keluar masuk barang bisnis kamu pun akan lebih teratur, meminimalisir pemborosan barang, serta membantu mengoptimalkan perputaran persediaan yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan.
Baca Juga: Jenis-Jenis Persediaan di Gudang untuk Menunjang Bisnis
4. Minimalisir Kesalahan dengan Sistem Inventaris Otomatis
Cara manajemen stok barang berikutnya ialah menggunakan sistem inventaris otomatis untuk meminimalisir kesalahan inventaris.
Jadi, sebaiknya menghindari untuk mengelola inventaris dengan pencatatan langsung di buku atau spreadsheet.
Apabila bisnis kamu masih dalam skala kecil, hal ini mungkin akan membantu.
Namun, pada bisnis berskala besar, berinvestasi dengan perangkat lunak untuk manajemen inventaris yang terintegrasi akan sangat membantu.
Sebab, mengelola stok barang secara manual akan memakan banyak waktu dan tenaga.
Sistem manajemen inventaris ini tidak hanya membantu kamu dalam mengoptimalkan stok barang, tetapi juga memungkinkan kamu dalam memperkirakan kebutuhan inventaris, memantau pergerakan stok dari satu gudang ke gudang lainnya, melacak pengiriman, melakukan penilaian inventaris, dan masih banyak lagi.
Agar kinerja kamu lebih efisien, pertimbangkanlah untuk memilih sistem manajemen stok barang yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti manajemen penjualan dan sistem akuntansi.
Dengan begitu, pengelolaan stok barang untuk bisnis kamu bisa dilakukan lebih akurat, mudah, dan cepat.
5. Gunakan Analisis ABC
Dalam mengelola stok barang, kamu juga dapat menggunakan analisis ABC.
Caranya adalah dengan melihat daftar produk, dan bagi menjadi tiga kategori ini:
- A: Produk bernilai tinggi dengan tingkat penjualan rendah
- B: Produk bernilai menengah dengan tingkat penjualan menengah
- C: Produk bernilai rendah dengan tingkat penjualan tinggi
Produk dalam kategori A perlu diperhatikan secara rutin karena efek finansialnya yang besar meskipun tingkat penjualan tidak bisa diperkirakan.
Sedangkan produk dalam kategori C kurang mendapat perhatian, karena memiliki dampak finansial yang lebih kecil, meskipun frekuensi penjualannya tinggi.
Sementara itu, barang-barang dalam kategori B berada di antara keduanya.
Baca Juga: 12 Software Stok Barang Digital Terbaik Anti Ribet
6. Menerapkan Manajemen Rantai Pasokan
Agar kamu bisa memiliki manajemen stok barang yang efisien, sebaiknya menerapkan manajemen supply chain atau rantai pasokan.
Melansir Brex, manajemen rantai pasokan adalah praktik untuk mengoptimalkan dan memantau hubungan kamu dengan penyedia material, mitra pengiriman atau pengiriman dropship, dan pihak lain mana pun yang ikut bermain dalam siklus hidup inventaris bisnismu.
Dalam hal ini, kamu perlu memerhatikan waktu tunggu antara saat pemesanan atau memulai proses dengan salah satu mitra rantai pasokan, dan ketika tindakan selesai.
Apabila kamu menemukan adanya hambatan, misalnya dalam proses pengiriman, penerimaan, atau produksi, coba untuk menghubungi mitra tersebut sehingga kendala dapat diatasi.
Ketika manajamen rantai pasokan bisnis kamu dilakukan dengan teratur, kamu pun bisa mengelola persediaan barang secara lebih mudah.
7. Simpan Barang dengan Benar
Hal lain yang tak kalah penting dalam manajemen stok barang adalah cara menyimpan barang. Pastikan kamu telah menyimpan barang dengan benar.
Jadi, cobalah pahami cara penyimpanan dari setiap jenis produk yang kamu simpan. Dengan begitu, risiko kerusakan yang menyebabkan kerugian usaha bisa diminimalisir.
Selain itu, cara penyimpanan barang yang tidak benar juga dapat menyulitkan kamu dalam proses pengambilan stok.
Oleh sebab itu, sediakanlah ruangan dan fasilitas lain yang memadai sehingga penyimpanan barang dapat dilakukan sesuai dengan aturannya.
Misalnya, dengan mengatur suhu ruangan yang ideal, tidak meletakkan barang terlalu banyak dalam satu tempat yang bisa memicu kerusakan, dan melindunginya dari bahan-bahan berbahaya lainnya.
Baca Juga: Apa itu Stock Opname? Simak Pengertian, Cara, dan Manfaatnya di Sini!
8. Audit Stok Barang Secara Berkala
Setelah menerapkan beberapa tips manajemen persediaan barang di atas, penting juga bagi kamu untuk melakukan audit stok barang secara rutin.
Audit stok barang ini bisa diatur sesuai dengan kebijakan setiap perusahaan. Jadi, ada yang melakukannya secara harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan.
Semakin sering kamu melakukan audit stok barang, maka akan semakin kecil pula risiko kesalahan dalam manajemen inventaris yang dilakukan.
Meski kamu telah menggunakan sistem inventaris otomatis dan terintegrasi yang canggih, tetapi melakukan audit tetap penting untuk dilakukan.
Cara ini akan membantu kamu dalam melihat apakah laporan dari sistem inventaris telah sesuai dengan kenyataan yang ada.
Itu dia beberapa tips dalam melakukan manajemen stok barang yang bisa kamu terapkan. Semoga bermanfaat!