Kamu perlu tahu contoh surat penawaran agar bisa mengajukan kerja sama atau penjualan barang serta jasa.
Kamu sedang memulai usaha tetapi belum mendapatkan klien atau pelanggan?
Pemasaran dan promosi penting dilakukan. Namun untuk usaha kecil, terkadang terkendala biaya untuk memasang iklan dan jenis pemasaran lainnya.
Mengirimkan surat penawaran kepada calon pelanggan atau klien potensial bisa menjadi salah satu solusi. Yang perlu kamu lakukan hanyalah membuat surat yang menarik agar mendapat tanggapan.
Seperti apa itu surat yang menarik? Berikut ini ada contoh surat penawaran agar bisnismu bisa dilirik oleh calon klien.
Simak sampai akhir, ya!
Baca Juga: 5 Tips dan Contoh Surat Lamaran Kerja yang Disukai HRD
Apa itu Surat Penawaran?
Sebelum melihat bagaimana contoh surat penawaran, sebaiknya ketahui dahulu pengertiannya. Surat penawaran dapat dikatakan sebagai surat ajakan untuk kerja sama antarbisnis.
Mengutip dari Indeed, surat penawaran adalah dokumen yang digunakan untuk mengundang atau mengusulkan kerja sama antar-organisasi.
Kerja sama tersebut dapat berupa kesepakatan untuk memasok produk atau jasa, dan menguraikan manfaat yang diberikan kerja sama tersebut.
Kamu dapat mengirimkan surat penawaran sebagai bagian dari tanggapan atas permintaan informasi tentang bisnismu.
Surat ini juga dapat diberikan kepada calon klien untuk memperkenalkan perusahaan dan produk yang kamu buat.
Surat penawaran memiliki sejumlah kegunaan. Selain untuk mengusulkan kemitraan dan menyediakan layanan pemasaran, surat ini dapat digunakan untuk meminta sponsor.
Fungsi lainnya, yaitu untuk mengusulkan kerja sama internal dan memberikan solusi dalam bentuk layanan atau produk.
Baca Juga: Contoh Surat Penagihan Utang dan Cara Membuatnya
Tips Membuat Surat Penawaran agar Diterima
Berdasarkan penjelasan di atas, kamu tentu mulai memahami apa itu surat penawaran.
Sebelum membahas mengenai contoh surat penawaran, ketahui pula sejumlah tips membuatnya.
Berikut ini sejumlah tips membuat surat penawaran bisnis agar diterima oleh pihak yang akan kamu ajak kerja sama, calon mitra, atau klien.
1. Curi Perhatian Klien
Contoh surat penawaran yang baik, yaitu yang kalimat pertamanya dapat mencuri perhatian klien.
Secara teori, ini tampak sederhana, tetapi tidak dengan eksekusinya. Menarik perhatian audiens tidak hanya melibatkan menulis paragraf pertama yang menarik.
Klienmu mungkin saja menerima ratusan surat menarik setiap bulannya. Oleh karena itu, pastikan suratmu berbeda dari yang lainnya.
Mengutip dari Client Point, cobalah untuk menganalisis klien, kemudian tentukan argumen dan isu apa yang akan menarik bagi mereka. Itulah yang akan kamu ungkap pada paragraf pertama surat penawaranmu.
Misalnya, kalimat pertama bisa berupa pertanyaan retoris yang kuat atau pernyataan yang tentang bisnismu sendiri.
Bagaimanapun, kalimat itu harus mencerminkan bahwa kamu sudah mempertimbangkan secara spesifik bisnis klien.
Selain itu, lakukan analisis menyeluruh tentang bagaimana bisnismu dapat melengkapi operasinya.
2. Identifikasi Masalah Bisnis Klien
Pada langkah ini, kamu juga perlu mengidentifikasi kebutuhan atau masalah yang spesifik untuk klien. Ini merupakan contoh surat penawaran yang baik.
Apakah mereka tidak senang dengan penyedia layanan yang ada? Apakah mereka membutuhkan solusi yang lebih hemat biaya?
Pastikan untuk mengidentifikasi masalah nyata dan tunjukkan bahwa kamu sudah memikirkan matang-matang sehubungan dengan kebutuhan khusus mereka.
Kamu dapat memberikan statistik atau detail konkret yang sudah kamu amati tentang tren dalam operasi klien atau di pasar secara umum. Ini tentu akan memberikan kredibilitas pada analisismu.
Baca Juga: Contoh Profil Perusahaan yang Ampuh untuk Menarik Investor
3. Tunjukkan Bisnismu Dapat Menjadi Solusi bagi Klien
Contoh surat penawaran yang baik selanjutnya, yaitu kamu harus menguraikan apa yang menjadikan bisnismu sebagai terbaik untuk menyelesaikan masalah klien.
Kamu bisa menunjukkan pengalaman, kualitas unggul produk, atau apakah itu produk baru yang menurutmu sangat cocok dengan bisnis klien.
Pastikan kamu fokus pada satu atau dua ciri yang secara khusus membedakan bisnismu.
Tidak perlu memberikan daftar manfaat yang pada akhirnya akan melemahkan keseluruhan pesanmu.
Pastikan juga kamu memberikan satu atau dua kalimat tentang dirimu. Ungkapkan bagaimana kualifikasi dan keterampilanmu.
Jika kamu merasa perlu membuat pointers untuk bagian ini agar lebih jelas, jangan ragu untuk menggunakannya.
4. Tanggapi Pernyataan Keberatan Mereka
Salah satu langkah terpenting dalam menulis surat penawaran yang baik sering kali ditinggalkan.
Selain menjelaskan masalah klien dan menawarkan solusi, ingatlah untuk mengatasi kemungkinan keberatan atau keraguan yang dapat kamu bayangkan dimiliki klien.
Ungkapkan hal ini pada bagian menjelang akhir suratmu. Ini akan menunjukkan kepada calon klien bahwa kamu berpikir secara menyeluruh tentang apa yang kamu usulkan.
Apakah kamu dan pesaing menawarkan layanan serupa dengan harga sama? Apakah kamu merasa klien ragu untuk memilih penyedia layanan baru?
Ungkapkan dengan elaboratif bahwa kamu memahami keraguan mereka dan bisnismu dapat memberikan keunggulan.
Baca Juga: Hukum Penawaran dan Faktor-faktor yang Memengaruhinya
Contoh Surat Penawaran
Setelah memahami bagaimana pengertian dan tips membuat surat yang baik, berikut ini ada contoh surat penawaran.
Contoh surat penawaran berikut ini merupakan surat yang berisi penawaran jasa kepada calon klien atau calon mitra.
Kamu bisa memperkenalkan diri terlebih dahulu, kemudian menerapkan poin-poin tips di atas untuk menggaet minat calon klien.
Berikut ini contoh surat penawaran jasa yang bisa kamu tiru atau jadikan template.
Kepada
Bapak Danu Wijaya, Direktur Pemasaran
[Nama Perusahaan]
[Alamat]
Bapak Danu Wijaya yang terhormat,
Perkenalkan, saya Andina Citra dari Citra Public Relation (CPR). Setelah terlibat di bidang ini selama bertahun-tahun, saya memahami rasa frustrasi yang mungkin Anda hadapi. Jika Anda seperti direktur pemasaran lainnya, kemungkinan besar Anda akan menghadapi tantangan.
Tantangan tersebut, yakni dalam mencoba menemukan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan terkait hubungan masyarakat. Saya memiliki beberapa informasi yang menurut Anda menarik.
Sebagai firma PR terkemuka, CPR telah menyediakan layanan hubungan masyarakat untuk perusahaan seperti milik Anda selama lebih dari 25 tahun. Kami benar-benar memahami kebutuhan perusahaan pemasaran di tempat kami dan tahu bagaimana memberikan layanan terbaik untuk kebutuhan Anda.
Kami sangat bangga dengan catatan kami dalam menyediakan layanan pelanggan berperingkat tinggi. Penyelesaian layanan kami lakukan dalam 24 jam, yang sama responsifnya pada hampir setiap permintaan.
Dengan tim yang berdedikasi, kami menyediakan layanan untuk membantu Anda menangani atau mengelola situasi krisis. Termasuk mempromosikan pesan positif tentang perusahaan Anda, menangani permintaan dari media, dan mengelola reputasi secara positif.
Kami memiliki tiga opsi yang dapat disesuaikan yang ingin kami berikan untuk Anda:
- Paket public relation lengkap: Dengan paket lengkap ini, CPR akan mengelola reputasi perusahaan, menciptakan publisitas positif, mengajari staf metode yang efektif untuk menangani media, dan memberikan dukungan untuk mengelola krisis. Kami juga memberikan dukungan PR internal yang mendorong staf Anda sepenuhnya menghargai dan mendukung misi perusahaan Anda.
- Program public relation eksternal yang komprehensif: Dengan alternatif ini, CPR hanya memberikan dukungan yang kuat kepada publik. Kami akan membantu Anda mengembangkan rencana respons manajemen krisis dan menggunakan metode yang melibatkan media dalam memberikan liputan positif.
- Paket manajemen dan pengendalian krisis: Harapan tulus kami adalah tidak ada krisis terjadi di perusahaan Anda. Namun, pengalaman kami menunjukkan bahwa bagian paling efektif dari mitigasi adalah bersiap. Kami akan membantu Anda mengembangkan manajemen krisis penuh dan rencana respons untuk membantu perusahaan Anda kembali normal jika terjadi kesalahan.
Saya ingin bertemu dengan Anda dan menunjukkan bagaimana kami dapat menghilangkan masalah public relation perusahaan Anda. Perkenankan saya untuk dapat menghubungi Anda pada hari Senin, 22 Agustus untuk mengatasi kekhawatiran Anda dan menjawab pertanyaan tentang tiga opsi yang dapat kami tawarkan.
Salam,
Andina CItra
Head of Marketing
Citra Public Relation
Baca Juga: Ada 8 Jenis Sales Report, Cari yang Cocok untuk Usahamu
Itulah contoh surat penawaran jasa yang bisa kamu tiru untuk mengajak bisnis lain bekerja sama atau menjadi klien baru.
Semoga informasi ini bermanfaat!