Sebagai pebisnis kamu perlu tahu apa itu nota kredit. Dalam pengertian sederhananya, nota kredit adalah dokumen yang menunjukkan pengembalian dana sebagian atau sepenuhnya kepada pembeli.
Pengembalian bisa terjadi karena sejumlah alasan. Entah itu terkait masalah produk itu sendiri atau ada kesalahan penghitungan dari sisi keuangan.
Pasangan nota kredit ialah nota debit dan Keduanya memiliki perbedaan. Nota debit adalah dokumen yang diajukan oleh pembeli dan digunakan untuk meminta pengembalian dana yang dibayarkan kepada penjual.
Letak perbedaan nota debit dan nota kredit adalah siapa yang menerbitkannya. Nota kredit diterbitkan oleh penjual, sedangkan nota debit diterbitkan oleh pembeli.
Dalam artikel ini, kamu akan mendapat informasi lebih jauh mengenai nota kredit yang diterbitkan oleh penjual. Simak baik-baik penjelasannya, ya!
Baca juga: 4 Aplikasi Cara Membuat Nota Online dengan Cepat dan Praktis
Nota Kredit adalah Dokumen yang Dikirim setelah Invoice
Menurut Nuvest, nota kredit adalah dokumen yang dikirim penjual ke pembeli segera setelah invoice atau faktur dikirim.
Ada beberapa alasan mengapa penjual dapat menerbitkan nota tersebut kepada pembelinya. Alasan utama dikirimnya nota kredit adalah pembeli mengembalikan barang yang dibeli kepada penjual.
Sering kali pengembalian barang dilakukan karena terdapat kecacatan produk, kesalahan warna, salah ukuran, atau bisa juga tidak sesuai ekspektasi pembeli.
Penjual juga dapat memilih untuk mengeluarkan dokumen ini karena adanya perubahan harga. Namun, ini hanya terjadi ketika penjual setuju untuk menerbitkan nota tersebut atas selisih harga jual baru dan harga yang dibayar pembeli dalam jangka waktu tertentu.
Dalam beberapa kasus, nota kredit dapat sepenuhnya mengembalikan uang pembeli. Dengan kata lain, produk yang didapat menjadi gratis.
Namun, dokumen ini berbeda jauh fungsinya dengan refund atau pengembalian dana, yang mana pembeli mendapatkan kembali uang aktual dari penjual.
Dokumen ini membantumu melacak keuangan bisnismu dengan lebih baik. Selain itu, dokumen ini dapat memberi pembeli insentif untuk membeli darimu pada masa mendatang.
Pembahasan selanjutnya, apa saja yang harus termasuk di dalam nota tersebut? Ada beberapa informasi penting yang harus tercantum di dalamnya.
Sebagian besar dokumen ini menampilkan nomor pesanan pembelian, ketentuan pembayaran, dan laporan tagihan.
Adapun informasi tambahan yang dapat ditemukan pada dokumen ini, yaitu alamat pengiriman, tanggal pembelian, daftar barang, harga, dan jumlah. Informasi yang terdapat dalam dokumen ini harus dapat membantu penjual melacak inventarisnya.
Baca juga: Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Cara Kerja Nota Kredit
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, kamu tahu bahwa nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan karena ada pengembalian barang atau perubahan harga.
Hal selanjutnya yang perlu kamu tahu ialah bagaimana cara kerjanya. Mengutip dari Sumup, setidaknya ada dua jenis nota kredit berdasarkan kapan ia diterbitkan.
Pertama, nota yang dikeluarkan untuk pembayaran masuk. Kedua, nota yang dikeluarkan untuk pembayaran keluar.
Hal ini menunjukkan bahwa nota kredit adalah dokumen yang dapat diterbitkan dan diterima oleh suatu bisnis. Pada pemilik usaha kecil, kedua jenis dokumen ini umum digunakan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, ada beberapa situasi yang membuat nota tersebut harus diterbitkan. Biasanya untuk memperbaiki kesalahan pencantuman harga pada invoice atau faktur.
Misalnya, jumlah tagihan pada invoice kelebihan atau penerapan potongan harga yang tidak sesuai. Bisa pula membatalkan tagihan pada invoice.
Selain itu, alasan lain diterbitkannya nota kredit adalah memberikan pengembalian dana jika barang rusak selama dalam masa garansi.
Kondisi barang rusak, kesalahan produk, dan tidak sesuai spesifikasi pembeli, dapat pula menjadi alasan diterbitkannya dokumen ini.
Dalam berbagai kasus di atas, invoice awal dapat dibatalkan dengan penerbitan nota kredit. Setelah itu, invoice yang sudah direvisi dapat diterbitkan kembali.
Dokumen ini dapat diselesaikan jika pembeli sudah membayar nilai invoice secara penuh. Pembeli memiliki dua pilihan untuk menyelesaikan perubahan nilai harga.
Salah satu pilihannya, yaitu menggunakan dokumen ini untuk pembayaran pada masa mendatang yang mungkin mereka lakukan kepada penjual.
Selain itu, pembeli dapat meminta pembayaran tunai berdasarkan utang penjual kepada pembeli.
Jika pembeli belum melakukan pembayaran sama sekali terhadap penjual, mereka hanya dapat menggunakan nota kredit sebagai pengganti rugi sebagian pada invoice.
Pembeli masih akan diminta untuk membayar sisa tagihan setelah pengurangan nilai yang dicantumkan pada dokumen ini.
Baca juga: 2 Cara Membuat Nota Kontan yang Praktis dan Mudah
Pencatatan Nota Kredit pada Pembukuan
Nota kredit tentunya harus dicatat pula dalam pembukuan bisnismu. Namun, tentu pencatatannya berbeda di sisi pembeli dan penjual.
Sebagai penjual, kamu tidak hanya menerbitkan dokumen ini, tetapi bisa mendapatkannya pula. Misalnya, mendapatkan nota kredit dari pemasok bahan baku atau barang dagangan.
Jadi, pencatatan dokumen ini di pembukuan tidak bisa digabungkan antara penjual dan pembeli. Berikut rinciannya!
1. Pencatatan di Pembukuan Pembeli
Mengutip dari Planergy, setiap barang yang dikembalikan pembeli dianggap sebagai pengembalian pembelian.
Hal ini mengurangi kewajiban yang harus mereka bayarkan kepada kreditur dan mengurangi biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk membeli barang tersebut.
Dengan demikian, nota kredit dianggap sebagai debit atau akun kreditur dan kredit ke akun pengembalian pembelian.
Jika pembeli belum membayar penjual, nota tersebut dapat mengurangi total kewajiban. Namun bila pembeli sudah membayar seluruh jumlah yang tertera dalam invoice, ia dapat membuat dua keputusan.
Pertama, pembeli bisa menggunakan dokumen ini untuk mengimbangi pembayaran pada masa mendatang kepada penjual.
Kedua, pembeli menggunakannya sebagai permintaan pembayaran tunai sebagai gantinya.
Dalam pembukuan pembeli, kamu harus mendebit rekening kreditur untuk mendebit penurunan kewajiban. Selain itu, kamu perlu mengkredit retur pembelian untuk mengkredit penurunan biaya.
Baca juga: 5 Peran Akuntansi Dalam Kegiatan Usaha, Apa Saja?
2. Pencatatan di Pembukuan Penjual
Pengembalian barang ke penjual dikenal sebagai retur penjualan. Dengan dikembalikannya produk kepada penjual, pendapatan yang sebelumnya dibukukan sebagai penjualan akan menurun.
Selain itu, terjadi penurunan aset karena debitur tidak lagi melakukan pembayaran. Dengan demikian, debit dicatat ke akun retur penjualan untuk mengurangi pendapatan dan kredit dicatat ke akun debitur untuk mengurangi aset.
Penjual harus selalu meninjau memo kredit terbuka yang dimilikinya pada akhir setiap pelaporan. Hal ini untuk melihat apakah mereka dapat ditautkan ke piutang terbuka apa pun.
Ini dapat mengurangi jumlah uang dari invoice yang sudah terbit dan dapat digunakan untuk mengurangi pembayaran kepada pemasok produk.
Itulah penjelasan mengenai nota kredit. Nota kredit adalah dokumen yang dapat mengurangi nilai invoice karena alasan tertentu yang disepakati penjual dan pembeli. Semoga informasi ini bermanfaat!