Kamu yang terjun ke dunia bisnis harus memahami sejumlah istilah, salah satunya faktur. Apa itu faktur?
Faktur atau invoice adalah daftar terperinci yang berisi catatan produk atau layanan yang kamu berikan kepada pelanggan, jumlah total yang harus dibayar, dan metode pembayaran untuk item atau layanan tersebut.
Faktur juga dapat berfungsi sebagai catatan hukum, jika berisi nama penjual dan klien, deskripsi dan harga produk atau layanan, dan syarat pembayaran.
Sebagai pemilik usaha, kamu dapat mengirim faktur elektronik atau faktur kertas.
Faktur dapat dibayar dalam satu kali pembayaran atau dicicil. Kamu juga dapat menjadwalkan beberapa pembayaran dalam satu faktur.
Baca Juga: Apa Arti CoD dan 4 Kelebihannya untuk Bisnis E-commerce?
Perkembangan Faktur
Foto: SIRCLO Photo Stock
Namun, sebelum mengetahui lebih lanjut tentang apa itu faktur, tak ada salahnya bagi kamu untuk melihat perkembangan faktur dari masa ke masa. Berikut di antaranya yang dilansir dari ZohoInvoice:
1. Faktur Batu
Faktur dan catatan transaksi dibuat pada tahun 5000 SM di Mesopotamia. Para pedagang biasa mengukir rincian transaksi pada lempengan tanah liat atau batu menggunakan bentuk matematika paling awal.
2. Faktor Tulisan Tangan
Faktur kemudian berkembang menjadi faktur tulisan tangan pada kulit binatang, perkamen, atau kertas. Faktur ini berisi sebagian besar elemen faktur modern dan menggunakan tanda tangan atau stempel.
3. Faktor Elektronik
Penemuan komputer membawa perubahan besar berikutnya dalam pembuatan faktur. Revolusi ini dipicu oleh keinginan untuk mengurangi biaya tradisional dan tenaga kerja.
Faktur pun mengalami perubahan yang sangat pesat karena menjadi lebih murah, lebih mudah, dan lebih cepat dengan adanya faktur elektronik ini.
Perkembangan faktur yang semakin canggih ini pun memunculkan berbagai alat dan aplikasi untuk pembuatan faktur secara elektronik.
4. Faktur Online
Munculnya internet menghasilkan cara yang lebih baik, aman, dan ramah lingkungan untuk berkomunikasi dengan klien.
Faktur online tidak menggunakan kertas karena faktur dikirim melalui email, dan metode pembayaran bisa dilakukan secara online.
Sangat sangat praktis dan efisien, bukan?
5. Faktur Seluler
Faktur di dunia modern telah beralih ke seluler. Kini, faktur bisa diatur secara otomatis sehingga transaksinya dinilai lebih aman dan instan.
Para pemilik usaha pun tetap dapat melakukan penagihan melalui faktur pada pelanggan meski mereka sedang bepergian atau tidak bertemu langsung.
Baca Juga: Fungsi dan Cara Membuat Kwitansi Pembayaran
Fungsi Faktur Bagi Bisnis
Foto: SIRCLO Photo Stock
Tentu saja, peran faktur dalam bisnis sangatlah penting karena berisi catatan transaksi antara penjual dengan pelanggan. Ini dia fungsi-fungsi faktur bagi bisnis:
1. Bukti Transaksi yang Sah
Faktur merupakan bukti transaksi bisnis antara penjual dengan pelanggannya.
Dokumen ini sah di mata hukum, sehingga dapat dijadikan bukti penjualan dalam catatan keuangan usaha.
Dengan faktur, kamu dapat mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.
2. Informasi Tagihan pada Pelanggan
Melalui faktur yang diterbitkan, pelanggan bisa melihat informasi pembayaran yang harus mereka lakukan.
Mulai dari jumlah tagihan, hingga termin pembayaran yang wajib untuk pelanggan lakukan.
3. Laporan Tanda Terima Barang
Faktur juga bisa menjadi laporan tanda terima barang dari penjual kepada pelanggan. Dokumen tersebut pun memuat informasi transaksi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum.
Baca Juga: Bagaimana Alur Transaksi Penjualan? Ini Dia Penjelasannya!
4. Arsip Keuangan
Karena memuat informasi transaksi antara penjual dengan pelanggan, maka faktur bisa digunakan sebagai arsip keuangan perusahaan.
Dengan faktur, kamu pun bisa mengetahui informasi lengkap terkait penjualan produk atau layanan hingga data pelanggan.
5. Sumber Rujukan
Faktur dapat digunakan penjual untuk sumber rujukan resmi apabila produk atau layanan yang dimuat akan dijual kembali pada pihak lain.
6. Syarat Pengajuan Pajak Usaha
Dengan mencatat dan memelihara semua faktur penjualan, hal tersebut membantu perusahaan dalam melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa mereka telah membayar jumlah pajak yang tepat.
Baca Juga: 10 Jenis Transaksi Online untuk Bisnismu
7. Analisis Bisnis
Faktur juga dapat digunakan untuk menganalisis bisnis.
Melalui faktur, perusahaan dapat mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan lainnya.
Hal ini membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.
Jenis-jenis Faktur
Foto: Freepik.com
Agar kamu lebih paham tentang faktur, berikut jenis-jenis faktur penjualan yang biasa digunakan oleh perusahaan:
1. Faktur Standar
Ini merupakan faktur yang paling sederhana dan banyak digunakan oleh berbagai jenis usaha.
Faktur standar juga memiliki sifat yang fleksibek, sehingga dapat digunakan pada bermacam-macam transaksi.
Umumnya, faktur standar mencakup informasi berupa tanggal transaksi, informasi pihak penjual, nomor referensi, informasi pihak pembeli, daftar produk atau jasa yang dibeli, harga, informasi pilihan metode pembayaran, dan lain-lain.
2. Faktur Proforma
Jenis faktur yang selanjutnya adalah faktur proforma. Faktur ini biasanya diberikan oleh pihak penjual kepada pelanggan sebelum produk atau layanan diberikan.
Jadi, faktur proforma dapat menjadi pengingat bagi pelanggan untuk membayar tagihan mereka.
Oleh karena itu, informasi yang tertera pada faktur proforma cenderung berbeda dengan jenis faktur lainnya.
Pada faktur ini bisanya berisi catatan sifat produk atau layanan yang diberikan, transportasi, dan lainnya.
3. Faktur Komersial Internasional
Sesuai dengan namanya, faktur komersial internasional adalah jenis faktur yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian atau penjualan lintas negara.
Jadi, biasanya digunakan untuk transaksi internasional, seperti barang impor. Selain sebagai bukti transaksi, dokumen ini juga biasanya berisi informasi pajak dari pabean.
Dalam penggunaannya, informasi yang tertera dalam faktur biasanya lebih lengkap.
Mulai dari kuantitas pengiriman, volume atau berat, format pengemasan, deskripsi barang, unit dan nilai total, waktu pengiriman yang berlaku, asuransi, biaya tambahan, dan lainnya.
4. Faktur Repeating
Faktur repeating atau berulang merupakan jenis faktur yang dibuat otomatis untuk melakukan penagihan secara terjadwal keda pelanggan.
Jenis faktur yang satu ini juga dapat digunakan oleh pemilik usaha untuk melakukan penagihan berdasarkan transaksi pelanggan selama periode tertentu.
5. Faktur Otomatis
Ini merupakan jenis faktur yang paling canggih, karena menggunakan perangkat komputer dan jaringan internet.
Sesuai dengan namanya, faktur ini bisa melakukan catatan penjualan atau pembelian dan mengirimkan tagihan pada pelanggan secara otomatis.
Perusahaan hanya perlu menginput data setiap kali ada penjualan, tetapi hal ini harus dilakukan secara teratur.
Untuk catatan atau isi faktur ini biasanya mirip dengan faktur standar yang berisi informasi tentang pembeli, informasi tentang penjual, produk atau layanan.
Baca Juga: Mengenal Point of Sales dan 5 Manfaatnya bagi Bisnis
6. Faktur Penjualan
Jenis faktur berikutnya adalah faktur penjualan atau yang juga disebut sebagai sales invoice.
Faktur penjualan merupakan bukti tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pihak pembeli atas transaksi atau pembelian sejumlah produk, baik barang atau jasa.
Jenis faktur yang satu ini biasanya akan diberikan oleh penjual setelah produk diterima oleh pelanggan.
Dalam faktur penjualan, berisi informasi terkait transaksi atau penjualan yang telah dilakukan.
Mulai dari rincian jenis produk (barang atau jasa) yang dibeli pelanggan, banyaknya atau jumlah pembelian, potongan harga yang didapatkan pelanggan jika ada, serta nominal harga produk yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
7. Faktur Pembelian
Jenis faktur lainnya yang biasa digunakan dalam transaksi bisnis, yakni faktur pembelian atau yang biasa disebut purchase invoice.
Sesuai dengan namanya, faktur pembelian merupakan bukti transaksi antara penjual dengan pembeli.
Ketika kamu berhasil menjual produk, kamu akan membuat dan memberikan faktur sebagai bukti pembayaran kepada pelanggan.
Dengan adanya purchase invoice, pelanggan pun memiliki bukti transaksi yang sah bahwa mereka telah melakukan pembayaran atau pembelian atas produk tertentu.
Selain itu, faktur pembelian bisa menjadi bukti valid apabila produk tersebut akan dijual kembali kepada pihak lain.
Faktur pembelian juga dapat digunakan sebagai pengingat tagihan apabila ada sejumlah produk yang harus dibayarkan dalam tenggat waktu tertentu.
Bukti transaksi yang satu ini pun bisa digunakan saat komplain ketika ada produk yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan.
Jadi, proses pengembalian atau tambahan produk yang harus dikirimkan kepada pelanggan bisa diproses secara lebih cepat.
Baca Juga: Nota Kredit Adalah Dokumen yang Dikirim setelah Invoice, Ini Penjelasannya!
8. Faktur Elektronik (E-faktur)
Semakin canggihnya teknologi, jenis faktur pun berubah menjadi digital atau yang biasa disebut sebagai faktur elektronik (e-faktur).
E-faktur merupakan jenis faktur yang sama halnya dengan jenis faktur pada umumnya. Perbedaannya hanya terletak pada bentuknya yang digital.
Jadi, e-faktur adalah jenis faktur berupa bukti transaksi dalam bentuk elektronik. Faktur elektronik ini berisi informasi penagihan dan informasi pembayaran antara penujual dengan pembeli.
Meski bentuknya digital, jenis faktur ini bisa menjadi bukti transaksi yang sah. Sebab, di dalamnya juga dilengkapi dengan tanda tangan digital antara kedua belah pihak.
Pada beberapa e-faktur pun, sudah terdapat QR code sehingga dokumen digital ini bisa dideteksi dengan alat scanner.
Transaksi yang dilakukan pun akan lebih mudah dan cepat untuk dilakukan. Tak heran jika banyak orang yang lebih suka dengan jenis faktur yang satu ini karena dinilai lebih praktis.
Cara Membuat Faktur
Foto: Freepik.com
Setelah memahami apa itu faktur beserta fungsinya, kamu pun perlu membuat faktur untuk mendukung proses usahamu.
Biasanya, faktur bisa dibuat dengan menggunakan template profesional. Kamu pun bisa memilih jenis faktur berdasarkan kebutuhan bisnis yang kamu jalani.
Namun, faktur yang baik dan sah secara hukum harus berisi semua informasi yang dibutuhkan pelanggan untuk melakukan pembayaran.
Jadi, dalam pembuatan faktur, setidaknya kamu menyantumkan informasi, seperti:
- Berisi judul atau keterangan “Faktur/Invoice” dan logo bisnismu.
- Nomor faktur.
- Tanggal produk/layanan diberikan.
- Tanggal pengiriman faktur.
- Kontak dan nama penjual.
- Nama dan kontak pelanggan.
- Syarat dan ketentuan.
- Biaya per unit produk.
- Tarif pajak.
- Jumlah total dengan mata uang.
- Tanda tangan kedua belah pihak yang bertransaksi.
- Catatan pribadi
Itulah informasi seputar apa itu faktur bagi bisnis yang perlu kamu pahami. Sudahkah kamu menerapkannya dalam bisnis?