Apa itu WMS?
WMS merupakan singkatan dari Warehouse Management System, hal ini sangat penting untuk pengelolaan gudang.
Mengutip laman Forbes, Warehouse Management System (WMS) adalah jenis perangkat lunak yang banyak digunakan di industri manufaktur dan ritel untuk melacak semua bahan baku dan barang saat masuk atau keluar dari gudang.
Dengan begitu, sistem WMS akan bantu mengoptimalkan semua proses gudang dari bisnismu.
Sebab, Warehouse Management System tidak hanya membantu pelacakan inventaris, tetapi juga dapat merampingkan cara pekerja gudang dalam memilih produk dan mengemas pesanan.
Cara kerjanya yang dibantu dengan teknologi canggih pun membuat sistem bisnis yang satu ini membantu operasioal bisnis berjalan lebih efisien.
Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai sistem manajemen gudang dalam artikel berikut.
Baca Juga: Mengenal Warehouse, Punya Peran Penting untuk Bisnis
Fitur Dalam Warehouse Management System (WMS)
WMS terdiri dari banyak aplikasi yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Setiap sistem dilengkapi dengan beragam fitur yang dapat memudahkan bisnis mengelola pergudangannya.
Umumnya, fitur dalam Warehouse Management System terdiri atas hal-hal berikut:
- Warehouse Design
Fitur desain gudang memungkinkan kamu dalam menyesuaikan alur kerja dan logika pengambilan sehingga gudang benar-benar dirancang untuk alokasi inventaris yang optimal.
Jadi, kamu dapat mengatur alur kerja yang paling efisien untuk pengelolaan gudang.
- Inventory Tracking
Fitur ini digunakan untuk membantu pelacakan inventaris atau persediaan di gudang. Dengan begitu, kamu dapat mengetahui pergerakan setiap stok terbaru yang ada di gudang.
- Receiving and Putaway
Dilansir dari TechTarget, fitur receiving and putaway memudahkan pengelolaan penyimpanan dan pengambilan inventaris sehingga membantu pekerja gudang menemukan barang.
- Picking and Packing Goods
Dengan fitur ini, kamu dapat mengatur pengambilan dan pengepakan barang, berdasarkan zona, gelombang, dan batch dari setiap produk yang ada di gudang.
Jadi, tugas pengambilan dan pengepakan dapat dilakukan dengan cara yang paling efisien.
- Shipping
Shipping atau fitur pengiriman dapat membantu kamu dalam mengirim bill of lading (B/L) sebelum pengiriman, membuat daftar pengepakan dan faktur untuk pengiriman, serta mengirim pemberitahuan pengiriman terlebih dahulu kepada penerima.
- Labor Management
Fitur labor management ini dapat membantu manajer gudang memantau kinerja para pekerja.
Dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI) yang menunjukkan apakah pekerja berkinerja di atas atau di bawah standar.
- Yard and Dock Management
Yard and dock management merupakan fitur yang dapat membantu pengemudi truk yang datang ke gudang untuk menemukan dok pemuatan yang tepat.
Jadi, para pengemudi ekspedisi atau mitra kurir ini bisa menemukan tempat yang tepat untuk memuat dan membongkar barang di gudang.
- Reporting
Fitur reporting dalam sistem WMS ini dapat membantu manajer dalam menganalisis kinerja operasi gudang dan menemukan area mana dalam gudang yang harus ditingkatkan operasinya.
Baca Juga: Strategi Terapkan Wave Picking, Pas untuk Pemilik Warehouse!
Manfaat Warehouse Management System (WMS)
Penggunaan WMS bukanlah tanpa alasan, tujuan utama pemanfaatan sistem manajemen gudang ialah untuk membuat operasional gudang lebih efisien.
Lebih lanjut, berikut manfaat Warehouse Management System bagi bisnis yang perlu kamu ketahui:
1. Mempercepat Alur Perputaran Inventaris
Manfaat penggunaan sistem manajemen gudang yang pertama, yaitu bisa membantu kamu dalam mempercepat alur perputaran inventaris.
Mulai dari penerimaan hingga pengiriman barang.
Jadi, meningkatkan manajemen inventaris sekaligus menciptakan perputaran inventaris yang lebih cepat.
Selain itu, Warehouse Management System dapat membantu kamu dalam mengurangi waktu tunggu dalam mengelola persediaan dan mengurangi kebutuhan akan stok pengaman (safety stock).
Tanpa sistem inventaris yang baik, kamu mungkin akan mengalami kelebihan stok yang berisiko merugikan atau mungkin kehabisan stok untuk memenuhi permintaan yang berakhir kekecewaan pelanggan.
2. Optimalisasi Ruang Penyimpanan dan Hemat Biaya
Dengan bantuan sistem manajemen gudang, kamu bisa menggunakan ruang penyimpanan untuk keperluan inventaris secara optimal.
Sebab, Warehouse Management System memungkinkan kamu untuk menganalisis penggunaan ruang dan lantai terbaik berdasarkan tugas dan karakteristik material yang disimpan.
Dengan penggunaan ruang yang tepat, kamu bisa meminimalisir pemborosan waktu untuk mencari produk di dalam gudang.
Dikutip dari Clarkston Consulting, hal ini juga akan membantumu dalam mengurangi potensi biaya akibat perpindahan material yang berlebihan, penempatan dan pengambilan barang yang memakan waktu.
Singkatnya, dengan mempertimbangkan lokasi terbaik untuk menyimpan produk, serta bahan atau peralatan, gudang dapat menurunkan biaya operasionalnya.
Penggunaan WMS juga dapat membantu kamu dalam menjaga rotasi material, baik melalui praktik first-in, first-out (FIFO), last-in, first-out (LIFO), atau first-expired, first-out (FEFO).
Jadi, akan lebih mudah bagi kamu untuk membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mempertahankan pemilihan lokasi inventaris terbaik, pilihan inventaris yang tepat untuk dipilih, membantu mengelola pergerakan fisik, dan memantau kinerja pekerja.
Baca Juga: Jenis-Jenis Persediaan di Gudang untuk Menunjang Bisnis
3. Pengelolaan Inventaris yang Lebih Tepat
Penggunaan Warehouse Management System juga akan sangat berguna untuk mengelola inventaris menjadi lebih tepat. Pasalnya, sistem mampu memberikan informasi tingkat persediaan yang akurat dan real-time.
Dengan demikian, perusahaan kamu dapat memperkirakan pasokan dalam tingkat atau jumlah yang lebih aman dan menghindari pemesanan ulang, yang pada akhirnya mengarah kepada tingkat kepuasan pelanggan.
Sistem yang bekerja dengan bantuan teknologi canggih dan secara otomatis ini juga akan mencegah inventaris terlupakan, hilang, atau salah tempat di dalam gudang.
4. Meningkatkan Efektivitas Tenaga Kerja
Tidak hanya bisa membantu kamu dalam mengelola persediaan barang, Warehouse Management System juga bekerja baik dalam pengelolaan tenaga kerja, lho.
Dengan sistem ini, kamu dapat mempertimbangkan tingkat keterampilan pekerja, kedekatan mereka di gudang, peralatan mereka, dan tugas gudang yang tersedia.
Jadi, kamu bisa memberikan tugas yang sesuai kepada orang yang tepat dalam waktu terbaik.
Menggunakan peramalan tenaga kerja ini juga bisa membantumu dalam menetapkan pekerjaan setiap harinya sehingga sistem dapat merancang jadwal pergudangan secara efisien.
Dengan demikian, WMS dapat meningkatkan akurasi pengambilan barang dan mengurangi kesalahan pengambilan barang dan meminimalisir biaya pelatihan pekerja sehingga memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
Baca Juga: Jenis-jenis Gudang dan Fungsinya, Yuk Simak!
5. Inventaris Lebih Mudah untuk Dilacak
Inventaris atau persediaan bahan baku ini dapat dengan mudah dilacak dengan sistem manajemen gudang menggunakan lot, batch, dan penomoran seri.
Perlu kamu ketahui, nomor lot/batch menunjukkan kelompok di mana bahan dibuat. Sementara itu nomor seri dapat membantu kamu dalam mengidentifikasi item secara spesifik.
WMS memiliki kemampuan untuk mencocokkan nomor lot/batch atau nomor seri tertentu dengan penerimaan masuk dan pengiriman keluar sehingga memungkinkan ketertelusuran barang secara penuh.
Kemampuan untuk melacak bahan secara akurat ini bisa menurunkan potensi redundansi, memungkinkan perencanaan dan alokasi inventaris yang akurat, sekaligus memberikan referensi terkini agar manajemen persediaan berjalan optimal.
6. Rantai Pasokan akan Bekerja Lebih Maksimal
Dengan sistem manajemen gudang yang baik, kinerja rantai pasokan (supply chain) juga dapat ditingkatkan.
Di dalam gudang, WMS dapat merampingkan seluruh proses gudang dari penerimaan masuk hingga pengiriman keluar. Pada akhirnya, meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.
Staf gudang pun dapatmencapai pengiriman yang cepat dan akurat dengan mengurangi atau menghilangkan aktivitas yang tidak perlu atau tidak produktif.
Operasional yang optimal ini dapat mengurangi risiko dan meningkatkan manajemen persedian, menguntungkan pengirim, pemasok, hingga pelanggan.
Baca Juga: Ingin Menerapkan Batch Picking? Ini 5 Sistem Kerjanya
7. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Melansir laman Vardells, WMS dapat mengurangi dokumen inventaris yang berarti laporan, pengambilan tiket, tiket pindah, dan daftar pengepakan semuanya dapat dipertahankan secara elektronik pada sistem.
Dengan merampingkan proses dari pemesanan hingga pengiriman, ketersediaan produk dapat ditentukan secara lebih akurat.
Melalui pemberian tanggal pengiriman yang lebih realistis kepada pelanggan, maka kamu dapat mengurangi tingkat keluhan pelanggan dan meningkatkan layanan pelanggan secara keseluruhan.
Itu dia penjelasan mengenai Warehouse Management System (WMS) yang sangat berperan penting dalam operasional bisnis kamu.
Apakah kamu sudah memanfaatkan sistem ini untuk mengelola gudang?
Jika belum, yuk, segera gunakan agar kinerja bisnis lebih efisien dan produktivitas meningkat.