Setiap bisnis perlu membuat sales report.
Laporan penjualan ini dibutuhkan bukan hanya untuk melihat berapa nilai yang didapat perusahaan dari hasil penjualan.
Berdasarkan laporan ini, kamu bisa membuat perencanaan atau strategi untuk masa depan bisnismu.
Dengan analisis mendalam, kamu bisa menemukan di mana kelemahan sekaligus kelebihan tim sales dalam melakukan penjualan.
Berdasarkan informasi yang didapat dari sales report, kamu bisa mempertahankan strategi penjualan yang berhasil dan memperbaiki yang gagal.
Pahami lebih lanjut mengenai sales report melalui penjelasan di bawah ini.
Baca Juga: Penjelasan Lengkap Mengenai Laporan Hasil Observasi (LHO), Sudah Tahu?
Pengertian Sales Report
Mengutip dari Deskera, sales report merupakan perekaman yang menggabungkan catatan sistematis aktivitas penjualan selama periode tertentu.
Periode tersebut bisa harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, atau triwulan.
Catatan aktivitas penjualan ini dituangkan ke dalam sebuah laporan untuk dilihat oleh stakeholder atau jabatan tertentu untuk dijadikan bahan evaluasi.
Adapun catatan sistematis tersebut mencakup tiga aktivitas penting, yaitu operasi penjualan, strategi penjualan, dan analisis penjualan.
Sales report disiapkan untuk memberikan wawasan mengenai keseluruhan proses.
Dengan adanya sales report ini, kamu bisa membuat analisis laporan secara detail dan memahami kemajuan kerja tim sales.
Kamu juga dapat melihat apakah tim sales berada di jalur yang tepat untuk memenuhi hasil yang dibutuhkan.
Selain itu, sales report dapat memberikanmu sinyal peringatan tentang potensi masalah dan mengambil langkah konstruktif untuk mengantisipasinya.
Proses laporan penjualan dapat dilakukan oleh karyawan individu di tim sales atau oleh kepala tim sales.
Pelaporan ini mencakup data yang terkait dengan volume penjualan, pelanggan baru, pendapatan yang dihasilkan, peluang berkelanjutan, dan biaya akuisisi pelanggan.
Setelah kamu melihat semua informasi dan hasil penjualan, kamu dapat dengan jelas memahami upaya tim sales.
Kemudian membuat keputusan konstruktif tentang jadwal, harga, atau hal penting lainnya untuk menjaga bisnismu tetap berjalan.
Baca Juga: Ini 9 Contoh Laporan Keuangan dan Penjualan yang Perlu Kamu Tahu!
Tujuan Dibuatnya Sales Report
Berdasarkan penjelasan di atas, kamu pastu sudah mulai memahami apa itu sales report.
Meski laporan penjualan mungkin tidak semenarik bagian lain yang lebih kreatif dari proses penjualan, ini tetaplah bagian penting dari strategi penjualan yang sukses.
Definisi sales report menunjukkan dirinya sebagai alat analisis yang kuat. Menurut Nethunt, sales report memungkinkan bisnis untuk mengevaluasi kinerja penjualan saat ini dan menilai strategi penjualan yang lebih luas lagi.
Namun, makna laporan penjualan lebih dari itu. Berikut ini sejumlah tujuan dan alasan mengapa sales report harus dibuat oleh perusahaan.
1. Menemukan Masalah pada Saluran Penjualan
Bukan hal yang aneh bagi bisnis untuk mencapai titik stagnasi atau bahkan melihat penurunan penjualan. Faktanya, semua bisnis yang paling sukses sekalipun akan melewatinya fase penurunan.
Sales report memungkinkanmu melacak semua aktivitas penjualan yang terjadi dalam bisnis.
Jadi, setiap kali terjadi penurunan penjualan, kamu dapat menemukan masalah dan secara efektif menyingkirkannya.
Memiliki sales report yang terperinci dan intuitif, memberimu kesempatan untuk mengetahui dengan cepat kapan tepatnya masalah itu muncul. Termasuk apa yang mungkin menjadi penyebabnya.
2. Membantu Tim Sales Closing Lebih Banyak Transaksi
Sales report dapat memberimu informasi konteks penjualan dan menyoroti proses mana yang menghasilkan output tertentu.
Pada gilirannya, kamu dapat mengetahui hal yang tepat untuk ditingkatkan oleh tim sales dalam mendapatkan lebih banyak kesepakatan.
Kamu dapat memfasilitasi pelatihan dan lokakarya untuk meningkatkan keterampilan tertentu tim sales. Dengan demikian, timmu mendapatkan lebih banyak keahlian baru di bidangnya dan berpotensi membawa lebih banyak keuntungan.
3. Menemukan Tren Positif di Wilayah Tertentu
Bila kamu memiliki catatan lengkap tentang aktivitas penjualan, kamu dapat melihat sumber prospek.
Ini artinya, kamu dapat melihat sumber prospek mana yang menghasilkan prospek berkualitas paling tinggi. Selain itu, praktik mana yang paling efektif untuk memeliharanya dan menskalakannya.
4. Mengurangi Kemunduran Akibat Pergantian Staf
Ini merupakan hal yang sangat normal bagi perusahaan besar untuk memiliki tingkat pergantian staf yang tinggi.
Orang-orang datang dan pergi saat mereka menemukan peluang baru untuk diri mereka sendiri.
Namun, jalur karier karyawanmu tidak harus berdampak negatif terhadap kinerja penjualan perusahaan.
Kamu tidak ingin informasi penjualan pentingmu keluar dari pintu bersama karyawan yang memegang saat mereka meninggalkan perusahaan.
Untuk menjaga semua datamu aman dan terorganisasi dengan baik, kamu harus memiliki sistem pelaporan penjualan terpusat.
5. Memberi Tim Sales Arah dan Motivasi
Sales report dapat menyebabkan karyawanmu merasa diawasi dengan ketat dan bahkan kewalahan.
Di sisi lain, laporan penjualan dapat membuat mereka termotivasi untuk bekerja lebih keras.
Ketika mereka tahu ada cara untuk melacak kinerja, mereka akan mencoba untuk mencapai semua target penjualan.
Baca Juga: Ketahui 5 Manfaat Laporan Keuangan yang Tak Kalah Penting
Jenis-jenis Sales Report
Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dibuatnya sales report, kamu juga perlu tahu apa saja jenis-jenisnya.
Berikut ini ada daftar sejumlah jenis sales report yang dapat kamu terapkan pada bisnis. Setiap jenis laporan dapat memberikan informasi tertentu mengenai penjualan.
1. Pendapatan Menurut Staf Sales
Laporan ini memberikan informasi tentang jumlah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap individu di tim sales.
Kamu dapat menjalankan laporan ini setiap bulan sebagai indikator kinerja dan membantu anggota tim menyesuaikan strategi mereka sesuai kebutuhan.
Informasi yang disertakan dalam laporan pendapatan menurut staf sales, sering kali berisi tentang kuota, persentase kontribusi pada pendapatan tim, jumlah closing, dan jumlah transaksi gagal.
Sales report ini dapat membantumu menentukan bagaimana tren pasar memengaruhi kinerja tim. Sebagai gantinya, kamu bisa membuat strategi untuk memerangi fluktuasi ini.
2. Tingkat Konversi
Tingkat konversi atau conversion rate, artinya persentase transaksi yang dimenangkan terhadap persentase transaksi yang hilang selama periode waktu tertentu.
Kamu dapat menjalankan laporan ini setiap bulan, setiap tiga bulan, atau setiap tahun untuk menentukan persentase closing yang didapatkan oleh tim sales.
Laporan tingkat konversi memberikan informasi langsung tentang pendapatan yang dihasilkan berkat upaya tim sales.
Jenis laporan ini bisa memperlihatkan detail lebih lanjut tentang penyebab kenaikan atau penurunan pendapatan.
3. Tingkat Kerugian Berdasarkan Fase Penjualan
Jenis laporan ini menyediakan data tentang jumlah penjualan atau transaksi yang hilang selama fase tertentu dari siklus penjualan.
Dengan menentukan dengan tepat kapan transaksi hilang, kamu dapat menyesuaikan strategi agar lebih akurat untuk mencegah kerugian pada masa mendatang.
Menemukan dengan tepat di mana penjualan gagal pada fase tertentu, dapat membantumu menentukan langkah-langkah menuju peningkatan.
4. Panjang Siklus Penjualan Rata-Rata
Jenis laporan sederhana dan penting ini dapat membantumu menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan tim untuk memulai dan closing penjualan.
Panjang siklus penjualan rata-rata membuatmu lebih memahami proses penjualan dan membuat keputusan yang lebih tepat tentang tindakan mana yang harus dilakukan.
Misalnya, berdasarkan laporan ini tim sales membutuhkan rata-rata tiga puluh hari untuk menyelesaikan siklus penjualan dari awal hingga akhir.
Kamu dapat menjadwalkan pertemuan tindak lanjut dengan klien secara strategis pada hari ke-15 untuk mempercepat proses.
Baca Juga: 7 Fungsi Google Search Console, Bantu Kelola Websitemu
5. Ukuran Kesepakatan Rata-Rata
Laporan ini memberikan informasi penting tentang jumlah rata-rata pendapatan yang dikumpulkan dari setiap transaksi atau penjualan.
Kamu dapat menjalankan laporan ini setiap bulan atau setiap tahun untuk melacak pendapatan dan memantau konsistensi penjualan.
Sales report ini juga dapat membantumu menentukan kuota dan tujuan penjualan individu untuk tim sales.
Informasi yang dikumpulkan dari laporan ini juga dapat membantumu menetapkan pencapaian dan jadwal sepanjang siklus penjualan.
6. Penggunaan Jaminan Pemasaran
Mengutip dari Indeed, jaminan pemasaran adalah kumpulan materi yang digunakan oleh tim pemasaran untuk membantu tim penjualan mengamankan kesepakatan bisnis.
Laporan penggunaan ini dapat membantumu menentukan materi dan sumber daya mana yang berhasil, berdasarkan seberapa sering timmu menggunakannya.
Kamu dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan upaya pemasaran mana yang layak dan mana yang harus diganti dengan materi yang lebih berhasil.
7. Sales Call
Laporan sales call adalah cara yang bagus untuk mengukur efektivitas individu di tim sales.
Melalui laporan ini, kamu bisa melihat data jumlah kunjungan atau panggilan yang dilakukan tim sales ke prospek selama periode waktu tertentu.
Kamu dapat menjalankan laporan ini secara mingguan, bulanan, atau tahunan untuk menentukan jumlah sales call yang menghasilkan penjualan sukses.
8. Lead Aging
Laporan lead aging dapat memberikan informasi tentang komunikasi tim sales dengan prospek, seperti tanggal kontak terakhir dan konten interaksi sebelumnya.
Kamu dapat menjalankan laporan ini untuk memastikan tim sales memberikan perhatian yang tepat kepada prospek di setiap fase siklus penjualan.
Prospek yang dibiarkan tanpa kontak untuk waktu yang lama, dapat mengakibatkan hilangnya penjualan.
Laporan lead aging adalah cara yang bagus untuk mencegah hal ini dengan tetap terorganisasi dan memprioritaskan penjangkauan pelanggan.
Baca Juga: Intip Trik Lead Magnet, Bantu Temukan Target Audiensmu
Itulah penjelasan singkat terkait sales report. Jika kamu ingin membuat sales report, tetapi bingung hendak memulai dari mana, kamu bisa menggunakan template.
Ada beberapa platform terkait yang memberikan template sales report secara cuma-cuma. Kamu bisa mengunduhnya di Smart Sheet atau Slide Bean. Selamat membuat laporan!