Purchase requisition adalah salah satu proses penting dalam pengadaan bahan untuk bisnis, baik itu bahan baku, peralatan, hingga layanan. Mari simak lebih lanjut tentang purchase requisition.
Jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia, istilah purchase requisition berarti permintaan pembelian. Itu artinya, purchase requisition merupakan dokumen yang dibuat untuk meminta pembelian barang atau jasa.
Hal ini sangat penting dalam proses pembelian kebutuhan perusahaan agar setiap transaksi tercatat dengan rapi.
Selain itu, dokumen permintaan pembelian dapat mencegah risiko penipuan atau penyelewengan dana yang dilakukan oleh oknum tak bertanggungjawab.
Jadi, setiap permintaan pembelian barang atau jasa bisa terjadi secara transparan. Perusahaan pun dapat membuat catatan keuangan yang terarah karena dokumen ini bisa dijadikan sebagai bukti.
Bagi kamu yang baru memulai bisnis, mengetahui seluk beluk purchase requisition sangatlah penting. Berikut penjelasan selengkapnya.
Baca Juga: 6 Alasan Mengapa Kamu Butuh Aplikasi Rekap Orderan
Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order
Sering kali, dokumen permintaan pembelian dianggap sama dengan dokumen pesanan pembelian. Padahal, kedua istilah tersebut memiliki beberapa perbedaan.
Dikutip dari laman Procurify, purchase requisition adalah dokumen yang digunakan ketika seorang karyawan perlu melakukan pembelian atas nama perusahaan.
Setelah permintaan pembelian yang telah dibuat disetujui, departemen pembelian atau pengadaan perlengkapan akan membuat purchase order untuk kemudian dikirim kepada vendor.
Dokumen pesanan pembelian berisi daftar apa saja barang atau jasa yang ingin dibeli perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya.
Baca Juga: PO Adalah Purchase Order atau Pre Order, Ini Penjelasan Keduanya
Format Purchase Requisition
Sama saja seperti dokumen pembelian lainnya, permintaan pembelian juga memiliki format tertentu.
Dalam penggunaannya, dokumen permintaan pembelian memuat beberapa informasi berikut:
- Nama dan departemen pemohon
- Tanggal permintaan pembelian
- Produk atau layanan yang diminta
- Deskripsi barang, jumlah, dan harganya
- Alasan pembelian
- Nama resmi pemasok produk atau layanan
- Tanggal pengiriman
Selain informasi yang telah disebutkan di atas, departemen pembelian dalam perusahaan juga dapat menambahkan informasi khusus lainnya bergantung pada kebutuhan.
Baca Juga: Cari Tahu Arti Supply Chain dan 5 Komponennya Bagi Bisnis Kamu
Proses Purchase Requisition
Dokumen permintaan pembelian ini memiliki prosedur khusus dalam penggunananya di perusahaan.
Bagi kamu yang belum tahu, berikut proses purchase requisition yang dikutip dari laman Kissflow.
1. Pengiriman Dokumen Permintaan Pembelian
Ketika salah satu karyawan perusahaan membutuhkan barang atau jasa untuk operasional bisnis, mereka dapat mengajukan permintaan pembelian.
Dengan cara mengisi dokumen permintaan pembelian sesuai format yang telah ditentukan. Dalam hal ini, informasi yang diisi haruslah akurat.
2. Verifikasi Dokumen
Apabila dokumen permintaan pembelian telah selesai diisi, proses selanjutnya ialah verifikasi dokumen.
Tahap ini biasanya dilakukan oleh departemen pembelian atau pengadaan perlengkapan perusahaan.
Jika ada beberapa informasi yang kurang, dokumen purchase requisition akan dikembalikan pada pemohon untuk dilengkapi.
Ketika semuanya beres, dokumen dapat diteruskan ke pihak berikutnya untuk memina persetujuan apabila diperlukan.
3. Peninjauan oleh Manajer
Tahapan berikutnya, yakni proses tinjauan yang dilakukan oleh manajer pemohon.
Hal tersebut biasanya dilakukan untuk memastikan bahwa nilai pembelian tidak melebihi batas pengeluaran departemen/pemohon.
Ketika manajer menyetujuinya, dokumen kemudian dapat diteruskan kepada tim keuangan untuk dibuatkan dokumen purchase order.
Apabila hasil peninjauan ditolak, dokumen akan dikembalikan kepada pemohon dengan beberapa catatan yang berisi alasan penolakan.
Baca Juga: Wajib Tahu, Ini Cara Membuat Purchase Order
Manfaat Purchase Requisition Bagi Bisnis
Lantas, mengapa dokumen permintaan pembelian ini harus dibuat oleh karyawan ketika mereka ingin membeli barang atau jasa untuk perusahaan?
Alasannya sangat banyak dan intinya demi kebaikan perusahaan itu sendiri.
Berikut manfaat purchase requisition yang dapat membantu kamu memahami mengapa permintaan pembelian perlu dibuat ketika pengadaan barang atau jasa.
1. Meminimalisir Kerugian
Salah satu kegunaan dokumen permintaan pembelian ialah meminimalisir risiko kerugian yang dialami oleh perusahaan.
Hal ini karena adanya dokumen permintaan pembelian yang sah di mata hukum bisa mencegah adanya praktik nakal dari oknum tak bertanggungjawab.
Misalnya mencegah terjadinya pengadaan barang atas nama pribadi, bukan untuk keperluan perusahaan. Praktik seperti ini tentu akan membuat pengeluaran perusahaan membengkak.
Oleh karenanya, dokumen permintaan pembelian harus digunakan jika ada karyawan membutuhkan barang atau jasa.
Sebelum barang atau jasa benar-benar dibeli, dokumen akan melalui berbagai tahap screening dari pihak-pihak berwenang di perusahaan sehingga mengurangi risiko penipuan internal.
2. Bukti Transaksi Perusahaan
Purchase requisition merupakan dokumen permintaan pembelian yang legal. Dengan begitu, setiap transaksi permintaan barang atau jasa bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.
Dokumen ini pun bisa berfungsi sebagai bukti transaki atas pengadaan barang atau jasa perusahaan. Catatan keuangan perusahaan pasti akan lebih terarah nantinya.
Selain itu, bukti transaksi yang disimpan kronologis bisa memudahkan proses audit perusahaan. Sebab, dokumen tersebut memiliki sejumlah informasi penting dan terperinci. Mulai dari rincian pemohon, pemberi persetujuan, waktu persetujuan, hingga permintaan yang disetujui.
Apabila ada sesuatu yang keliru, kamu bisa mengecek kembali dokumen permintaan pembelian untuk memastikan faktanya.
Misalnya ketika ada masalah di kemudian hari terkait barang yang dipesan atau harga yang telah dinegosiasikan.
3. Proses Pembelian Lebih Transparan
Setiap proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pun akan lebih transaparan dengan dokumen ini.
Semua pihak yang berwenang bisa mengetahui setiap rincian permintaan pembelian. Jadi apabila dicurigai adanya pelanggaran, dapat langsung ditindak tegas.
Tidak hanya itu, adanya bukti permintaan pembelian bisa mencegah pemesanan duplikat. Pasalnya, setiap dokumen bisa membantu kamu dalam melacak apa saja barang atau jasa yang diminta.
Dengan begitu, pembelian barang atau jasa yang sama bisa dicegah dan perusahaan pun akan lebih menghemat anggaran.
Jadi, setiap barang atau jasa yang ingin dibeli karyawan telah memiliki persetujuan dari manajer. Dananya pun tersedia dan cukup untuk melakukan pembelian itu.
4. Manajemen Inventaris yang Lebih Efisien
Penggunaan dokumen permintaan pembelian ini bisa membantu kamu dalam mengelola inventaris perusahaan, lho.
Hal ini karena purchase requisition bisa memudahkan proses kamu dalam mengatur dan mengidentifikasi produk atau layanan yang masuk. Pada akhirnya, manajemen inventaris akan lebih sederhana.
Seluruh pengadaan barang atau jasa pun akan terpusat pada satu departemen saja. Jadi, dapat mengurangi penundaan dalam proses pengadaan kebutuhan perusahaan.
Itu artinya, proses pengadaan produk atau layanan bisa lebih efisien. Kamu pun bisa lebih hemat waktu dan hemat uang.
Baca Juga: Ketahui 9 Cara Jitu untuk Meningkatkan Repeat Order
Nah, itu dia penjelasan mengenai purchase requisition yang perlu kamu ketahui.
Untuk memudahkan proses permintaan pembelian ini, kamu bisa menggunakan sistem purchase requisition yang didukung perangkat elektronik.
Dengan begitu, permintaan pembelian bisa dibuat secaraotomatis yang dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Pilihlah perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu, ya