Mengelola stok barang merupakan proses yang tidak boleh dilewatkan oleh para pebisnis. Salah satu strategi pengelolaan inventaris yang bisa kamu coba yaitu metode perpetual.
Selain mengelola stok barang dengan melakukan perhitungan secara fisik yang nyata, inventaris juga perlu dibuat pembukuannya.
Dalam hal ini, metode pembukuan stok barang bisa kamu lakukan dengan cara perpetual. Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai metode perpetual dalam pemgelolaan inventaris bisnis.
Baca Juga: Jenis-Jenis Persediaan di Gudang untuk Menunjang Bisnis
Pengertian Metode Perpetual
Sistem persediaan perpetual adalah metode yang digunakan untuk melacak dan mencatat tingkat stok, di mana setiap pembelian dan penjualan stok dicatat secara otomatis dan segera.
Metode inventaris ini dilakukan secara berkelanjutan sehingga akan diperbaharui secara terus-menerus. Dengan begitu, perubahan tingkat persediaan bisa diketahui secara real-time.
Walaupun pengelolaan stok barang telah dilakukan dengan sistem pembukan menggunakan metode perpetual, tetapi perhitungan inventaris secara fisik tetap diperlukan. Setidaknya dihitung secara fisik minimal satu tahun sekali.
Jadi, pembukuan inventaris benar-benar menunjukkan keadaan yang ada di lapangan dan dapat disajikan dalam bentuk laporan keuangan.
Baca Juga: 8 Manfaat Laporan Penjualan, Penting Bagi Bisnis!
Perbedaan Metode Perpetual dan Metode Periodik
Selain metode perpetual, ada juga metode periodik yang dapat digunakan untuk melakukan perhitungan stok barang. Tentu saja, kedua sistem pengelolaan inventaris ini memiliki perbedaan.
Dilansir dari laman Corporate Finance Institute (CFI), metode periodik melakukan perhitungan stok barang secara terjadwal. Misalnya setiap akhir periode atau hanya beberapa kali dalam satu periode.
Jadi, perhitungannya tidak up-to-date yang mungkin saja menyebabkan kesulitan dalam memperkirakan permintaan stok barang untuk persediaan inventaris. Proses pembukuan atau pembuatan laporan keuangan juga mungkin saja tertunda karena kurangnya informasi yang akurat.
Berbeda dengan metode perpetual yang melakukan pencatatan secara teratur/real-time. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui stok persediaan barang lebih akurat.
Bahkan, metode perpetual yang diterapkan dalam mengelola stok barang bisa dilakukan tanpa perhitungan inventaris secara fisik.
Sebab, kamu bisa mengetahui jumlah stok yang sebenarnya di lapangan secara lebih mudah melalui pencatatan yang dilakukan setiap waktu dengan metode perpetual.
Baca Juga: Intip 5 Software Inventory Gratis yang Bisa Kamu Coba!
Sistem Pencatatan Perpetual pada Pengelolaan Inventaris
Dalam penerapannya untuk mengelola inventaris, sistem perpetual dapat digunakan dengan berbagai metode pencatatan, yang meliputi:
1. Metode Perpetual FIFO (First In First Out)
Salah satu metode perpetual yang bisa kamu lakukan ialah menggunakan sistem FIFO (First In First Out).
Pengelolaan inventaris dengan metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang dagangan pertama yang dibeli adalah produk pertama yang harus dijual.
Umumnya, metode FIFO digunakan oleh bisnis yang menjual barang kurang tahan lama. Misalnya minuman, makanan, obat-obatan, dan lainnya.
2. Metode Perpetual LIFO (Last In First Out)
Selanjutnya, ada metode perpetual LIFO (Last In First Out). Metode LIFO mengasumsikan bahwa barang yang terakhir masuk ke gudang harus keluar atau dijual terlebih dahulu.
Jadi, kamu harus menjual produk terbaru yang ada dalam persediaan untuk dapat menghasilkan keuntungan maksimal.
Contoh yang menerapkan metode ini adalah industri fashion. Di mana penjual pasti akan mengeluarkan stok atau model pakaian terbarunya untuk dipasarkan.
3. Metode Perpetual Average
Sistem pencatatan perpetual yang lainnya adalah metode average. Dengan cara menghitung biaya rata-rata setiap jenis barang saat melakukan pembelian.
Biaya rata-rata dihitung dengan cara membagi total biaya persediaan yang ada dengan jumlah unit keseluruhan.
Apapun metode perhitungan inventaris yang kamu pilih, dapat membantumu dalam mengelola stok barang. Meski berbeda sistem perhitungan, tujuannya tetap sama yaitu untuk mengetahui persediaan barang.
Baca Juga: 6 Cara Rumus Safety Stock untuk Manajemen Persediaan
Keuntungan Menggunakan Metode Perpetual
Menghitung stok barang tidak dilakukan tanpa alasan, ada tujuan dan keuntungan yang bisa kamu dapatkan jika menggunakan sistem perpetual ini, di antaranya:
1. Merekam Data Persediaan Secara Real-time
Sistem perpetual mencatat pembaruan dan pergerakan inventaris saat terjadi. Dengan begitu, kamu memiliki data persediaan yang akurat karena bisa diakses secara real-time.
2. Memberikan Informasi Inventaris yang Rinci
Keuntungan lain dengan menggunakan sistem persediaan perpetual yaitu dapat memberikan inventaris yang rinci.
Dengan begitu, kamu bisa menganalisis kemungkinan hambatan dalam pengelolaan stok barang. Pada akhirnya, kamu dapat mengoptimalkan sistem supply chain.
Kamu pun dapat menjanjikan tanggal pengiriman yang pasti kepada pelanggan, yang nantinya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan bahkan dapat meningkatkan penjualan bisnis.
3. Menghindari Sistem Perhitungan Fisik
Dengan sistem persediaan perpetual, tidak perlu lagi melakukan penghitungan fisik persediaan secara terus-menerus.
Jadi, kamu tidak perlu menutup operasi pergudangannya selama penghitungan berlangsung karena semua prosesnya bisa dilakukan secara otomatis dengan bantuan perangkat lunak inventaris yang praktis.
4. Menghemat Biaya Manajemen Inventaris
Dengan menggunakan metode perpetual, kamu bisa mengelola stok barang secara lebih mudah dan hemat biaya.
Sebab, pembaruan stok barang dapat dilakukan secara real-time sehingga meminimalisir kelebihan inventaris yang mungkin saja merugikan.
Selain itu, sistem inventaris perpetual yang dilakukan secara otomatis akan membantu kamu untuk hemat biaya dan waktu tenaga kerja.
5. Mengidentifikasi Kesalahan
Metode inventaris yang dilakukan dengan sistem otomatis dapat membantu kamu untuk mengidentifikasi kemungkinan kesalahan selama proses manajemen stok barang.
Kesalahan yang dimaksud dapat meliputi jumlah barang yang tersedia saat ini dan melacak kemungkinan pengiriman yang hilang.
Hal ini tidak hanya menciptakan sistem pengendalian barang yang baik, tetapi juga berarti bahwa penyelidikan transaksi dapat digunakan untuk meningkatkan prosedur dan pelatihan, yang pada gilirannya akan meningkatkan keakuratan catatan persediaan dari waktu ke waktu.
Baca Juga: Metode Inventory untuk Bisnis agar Lebih Efisien
6. Memperkirakan Permintaan dengan Lebih Akurat
Metode inventaris perpetual juga bisa membuat perkiraan permintaan terhadap stok barang yang lebih akurat.
Hal ini karena adanya inventaris historis dan data penjualan yang dapat digunakan untuk memprediksi siklus penjualan mendatang sehingga memastikan bahwa kamu memiliki jumlah inventaris yang optimal selama kurun waktu tertentu.
7. Mengurangi Investasi Persediaan
Dengan metode perpetual, kamu tidak harus berinvestasi dalam kelebihan persediaan, seperti yang akan terjadi jika manajemen tidak mempercayai jumlah persediaan, dan ingin menyimpan kelebihan cadangan persediaan.
Sebaliknya, tingkat inventaris dapat dikurangi yang pada akhirnya bisa menghasilkan tingkat investasi inventaris yang lebih kecil.
8. Menghitung Saldo Persediaan di Akhir Periode
Penerapan sistem perpetual dalam mengelola persediaan dapat membantu kamu untuk menghitung inventaris secara terus-menerus. Jadi, saldo inventaris akhir tahun kamu telah dihitung secara instan saat tahun tersebut berakhir.
Dengan begitu, kamu memiliki nomor inventaris yang akurat untuk tujuan pelaporan akuntansi.
9. Memungkinkan Integrasi dengan Sistem Lain
Melansir Accounting Tools, sistem perpetual dapat diintegrasikan ke sistem lain. Dengan begitu, proses operasional bisnis bisa berjalan lebih baik.
Misalnya, staf layanan pelanggan sekarang dapat memberi tahu pelanggan dengan tepat berapa banyak unit yang tersedia untuk pengiriman.
Selain itu, staf manajemen material dapat mengandalkan catatan inventaris untuk merencanakan berapa banyak unit tambahan yang perlu diproduksi atau dipesan dari pemasok.
Bagian departemen akuntansi juga dapat mengandalkan catatan persediaan ini untuk menyusun saldo persediaan akhir untuk pelaporan akhir bulan.
Baca Juga: 2 Cara Membuat Buku Besar untuk Laporan Keuangan
Kekurangan Menggunakan Metode Perpetual
Meski memberikan banyak keuntungan untuk bisnis, akan tetapi sistem perpetual dalam pengelolaan inventaris juga memiliki beberapa kekurangan.
Misalnya, tingkat persediaan yang dihitung yang diperoleh dari sistem persediaan perpetual mungkin saja menyimpang dari tingkat persediaan yang sebenarnya, karena transaksi atau pencurian yang tidak tercatat.
Oleh karena itu, kamu harus membandingkan saldo buku dengan kuantitas yang ada di tangan (biasanya menggunakan penghitungan siklus) dan menyesuaikan saldo buku secara berkala.
Jika kamu ingin menerapkan sistem perpetual, bisnis membutuhkan infrastruktur teknologi yang signifikan. Mulai dari perangkat lunak dan perangkat keras seperti perangkat lunak manajemen gudang, pemindai kode batang/RFID, dan sistem PoS.
Pada akhirnya, bisnis perlu mengeluarkan biaya yang cukup untuk membeli, memelihara, dan menerapkan sistem inventaris otomatis tersebut.
Selain itu, bisnis perlu melatih karyawan untuk dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan benar. Maka, dibutuhkan juga investasi waktu dan uang yang cukup.
Apabila bisnis kamu merupakan perusahaan skala besar dengan jumlah inventaris yang banyak, metode pengelolaan stok barang perpetual ini mungkin adalah sistem yang tepat. Jadi, proses operasional jauh lebih efisien.