Manfaat SOP terhadap suatu perusahaan sangat besar dan berpengaruh. Dengan SOP, perusahaanmu memiliki panduan dalam menjalankan operasional bisnis.
Namun sebelum membahas lebih lanjut mengenai manfaatnya, sebaiknya kamu pahami terlebih dahulu apa itu SOP.
Menurut Quickbooks, SOP atau standar operasional prosedur adalah petunjuk langkah demi langkah yang bertindak sebagai pedoman untuk proses kerja karyawan.
SOP yang efektif, yaitu yang lengkap, tertulis dengan jelas, dan berdasarkan masukan dari pekerja yang melakukan pekerjaannya.
Ketika karyawan mengikuti SOP untuk pekerjaan tertentu, mereka menghasilkan produk yang konsisten dan dapat diprediksi.
Jika kreativitas adalah kunci fungsi bisnismu, penerapan SOP mungkin cenderung sia-sia. Kepatuhan yang ketat terhadap aturan standar dapat membatasi kreativitas.
Namun, jika tujuanmu adalah untuk menghasilkan produk sama dalam jangka panjang dan meningkatkan produktivitas, kamu akan mendapat banyak manfaat SOP dari penerapannya.
Baca juga: Ini Manfaat Crowdsourcing, Bantu Optimalkan Operasional Bisnismu
Pentingnya Penerapan SOP untuk Bisnis
Dengan ditetapkannya standar operasional bisnis, memang tidak akan menjamin kinerja karyawan akan sangat baik atau membuahkan hasil bagus.
Namun, manfaat SOP tetap terasa karena aturan ini memastikan bahwa perusahaanmu memiliki sistem dan proses kualitas yang terstruktur, karyawan berkualitas, dan budaya perusahaan yang memotivasi.
SOP dalam bentuknya yang paling murni, mendukung orang yang tepat di lingkungan yang tepat.
Salah satu manfaat SOP, yaitu tidak hanya membantumu mengevaluasi kinerja, tetapi juga membantumu memutuskan langkah selanjutnya.
Menurut Montrium, SOP adalah alat bisnis yang berguna karena mengomunikasikan cara yang benar dalam melakukan aktivitas dalam perusahaan.
Standar Operasional Prosedur Standar setidaknya dapat memberi tiga hal terhadap perusahaanmu.
Pertama, konsistensi. Alasan utama standar operasional prosedur ditetapkan, yaitu menciptakan konsistensi dalam cara seseorang melakukan tugas atau aktivitas tertentu.
Makin konsisten suatu proses dari orang ke orang, makin kecil pula kemungkinan akan adanya masalah kualitas produk atau layanan.
Kedua, minimalisasi terjadinya masalah. Prosedur tertulis memerinci serangkaian instruksi untuk melakukan tugas.
Selama setiap karyawan dalam perusahaanmu melakukan tugas seperti yang tertulis, peluang terjadinya kesalahan bisa lebih minim.
Ketiga, komunikasi. Manfaat SOP lainnya di perusahaanmu, yaitu untuk kepentingan komunikasi.
Dengan perbaikan yang dilakukan pada proses operasional, standar prosedur diperbarui, dan setiap pembaruan memerlukan pelatihan baru. Dengan demikian terjadilah komunikasi untuk sosialisasi prosedur baru.
Baca juga: Biaya Variabel Adalah Biaya yang Berubah dalam Operasional Bisnismu
Manfaat SOP bagi Bisnis
Setelah memahami pentingnya penerapan SOP untuk bisnis, kamu mungkin sudah mendapat sedikit gambaran mengenai manfaat SOP.
Bisnis pada industri apa pun dapat memperoleh manfaat SOP jika menerapkannya. Sayangnya, tak sedikit pemilik bisnis yang ragu berinvestasi untuk membuatnya.
Berikut ini sejumlah manfaat SOP bagi bisnis jika kamu termasuk salah satu yang ragu untuk membuatnya.
1. Menciptakan Perubahan Positif
Manfaat SOP pertama, yakni dapat menciptakan perubahan positif. SOP yang tepat dapat membantu menciptakan perubahan di perusahaan.
Standar ini dimaksudkan untuk meningkatkan cara melakukan sesuatu di tempat kerja, dan aturan ini dapat dengan mudah diubah ketika dibutuhkan.
Saat kamu membuat SOP, aspek efisiensi dan keandalan perlu diperhatikan. Ketika ada keraguan tentang bagaimana dan mengapa sesuatu dilakukan, karyawan berpeluang melakukan caranya sendiri.
2. Menghasilkan Hasil yang Andal
Menurut Solvoglobal, konsistensi merupakan kunci untuk menjalankan bisnis yang sukses. Sebuah perusahaan mungkin saja menjual lebih dari satu produk.
Namun secara keseluruhan, perusahaan tersebut mengandalkan konsistensi produk agar pelanggan tetap puas.
Inilah manfaat SOP selanjutnya. Semua orang mengikuti standar operasional prosedur untuk mendapatkan hasil maksimal.
Kesalahan menjadi terminimalisasi dan produk atau layanan dirancang untuk menghasilkan hasil yang konsisten.
Jika tidak ada prosedur, mudah bagi karyawan untuk melupakan langkah-langkah penting, membuat kesalahan, dan perlahan-lahan menurunkan kualitas kinerja.
Baca juga: Ini 7 Struktur Organisasi Perusahaan Kecil yang Bisa Jadi Referensi
3. Meningkatkan Manajemen Sumber Daya Manusia
Ketika perusahaanmu memiliki standar operasional prosedur, kamu dapat membuat proses rekrutmen jadi mudah. Mempertahankan karyawan pun jauh lebih mudah.
Karyawan baru dapat menggunakan SOP untuk mempelajari hal-hal penting tentang bisnismu. Mereka dapat memahami seberapa sering proses perlu dilakukan, apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proses, dan bagaimana perannya dalam proses tersebut.
Manfaat SOP lainnya, yaitu aturan ini dapat bertindak sebagai panduan yang dapat membantu karyawan meningkatkan kinerja.
Kamu dapat menghilangkan ambiguitas sejumlah tugas, dan membuat hasil yang diinginkan menjadi sangat jelas.
Karyawan pun bisa lebih produktif. Hal ini dapat membantumu menghemat uang untuk biaya lembur dan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
4. Mengidentifikasi Masalah dengan Mudah
Manfaat SOP lainnya, yaitu kamu dapat mengidentifikasi masalah dengan mudah dan cepat.
Dengan menulis SOP secara detail dan menerapkanya, akan ada banyak masalah bisnis yang dapat kamu pecahkan.
Ketika kamu meluangkan waktu untuk menuliskan cara orang melakukan sesuatu, akan jauh lebih mudah melihat kesalahan bisnis. Misalnya, melihat di mana kamu memiliki celah dalam pelayanan terhadap pelanggan.
Kamu mungkin menemukan bahwa kamu melupakan langkah penting dalam proses penagihan atau penerbitan invoice. Dengan adanya SOP, kamu langsung bisa mengidentifikasi kesalahan.
5. Meningkatkan Keselamatan Kerja
Manfaat SOP lainnya, yaitu meningkatkan keselamatan kerja. Keselamatan karyawan penting bagi setiap bisnis.
Terlepas dari industri apa yang menjadi bidangmu, kamu harus memastikan bahwa perusahaanmu sudah menciptakan tempat kerja aman bagi karyawan.
Lingkungan yang tidak aman dapat menimbulkan masalah lebih dari sekadar mengakibatkan karyawan terluka. Risiko lain yang mungkin terjadi, peralatan atau barang dagangan bisa rusak, bahkan pelanggan dan klien bisa terluka.
Ketika karyawan mengikuti SOP, mereka mengikuti standar prosedur yang terbukti aman dan efisien. Jadi, kamu tidak perlu khawatir tentang kerusakan pada bisnismu dan pelanggan atau karyawan terluka.
Baca juga: Tipe-Tipe Budaya Kerja Perusahaan yang Wajib Dikenali
6. Meningkatkan Efisiensi
Efisiensi operasional perusahaan menjadi manfaat SOP selanjutnya. Luangkan waktumu untuk memikirkan tentang berbagai kemungkinan yang dapat menghambat atau menunda keputusan bisnis.
Sebuah kontrak mungkin tidak bisa ditandatangani karena karyawan tidak yakin siapa yang memiliki keputusan akhir.
Contoh lain, kamu bisa kehilangan karyawan berbakat karena karyawan HRD tidak tahu siapa yang dapat menyetujui gaji untuk karyawan baru.
SOP dapat menghilangkan banyak keraguan yang berpotensi memperlambat keputusan bisnis penting.
Ketika perusahaanmu memiliki SOP untuk tugas terpenting, ini akan memudahkan karyawan untuk mengikuti arahan. Mereka pun dapat menyelesaikan tugas dengan benar, meski baru pertama kali melakukannya.
7. Standardisasi Layanan Pelanggan
Jika seseorang memiliki keluhan tentang produk atau layanan perusahaanmu, kamu tahu persis bagaimana mengatasinya jika berpegang teguh pada SOP.
Perusahaan yang tidak memiliki SOP cenderung memberikan pelayanan yang kurang memuaskan terhadap pelanggan dan tidak dapat memecahkan masalah.
Pelanggan yang marah bisa saja tidak dapat dihubungi karena tidak ada prosedur tentang waktu tindak lanjut yang tepat.
Contoh lain, penjualan dapat hilang karena tidak ada prosedur untuk menjawab pertanyaan pelanggan baru.
Dengan layanan yang terstandardisasi, kamu bisa meningkatkan peluang retensi pelanggan, bahkan menggaet pelanggan baru.
Baca juga: Begini Tips Pelayanan Prima yang Memuaskan Pelanggan!
Itulah penjelasan singkat mengenai apa itu SOP, arti pentingnya bagi bisnis, dan sejumlah manfaat SOP jika kamu membuat serta menerapkannya. Semoga informasi ini bermanfaat.