Istilah reimburse tentu cukup familiar di telingamu.
Istilah keuangan ini merujuk pada skema pembayaran kompensasi atau penggantian biaya yang keluar untuk keperluan tertentu oleh satu pihak atau institusi terkait.
Misalnya, reimburse biaya pengobatan yang dilakukan oleh asuransi atau penggantian biaya akomodasi dan perjalanan bisnis yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya.
Reimburse sangat erat dalam operasional bisnis. Sistem ini banyak dipakai untuk memberikan kelonggaran pengeluaran kepada institusi.
Lalu, apa saja aplikasi lainnya dalam kehidupan sehari-hari dan bisnis secara khusus? Berikut beberapa hal yang bisa kamu baca sebagai awalan.
Baca Juga: 2 Cara Membuat Nota Kontan yang Praktis dan Mudah
Jenis Jenis Reimburse
Setelah paham pengertian reimburse, mari tilik lebih jauh jenis-jenisnya berikut ini.
1. Asuransi
Skema reimbursement banyak dipakai oleh perusahaan asuransi. Sebagai klien kita membayarkan premi bulanan sesuai paket asuransi yang dipilih dan perjanjian yang disepakati. Sebagai gantinya, kamu bisa mengklaim layanan asuransi tersebut ketika dibutuhkan.
Saat akan klaim asuransi kesehatan, kamu bisa menilik perjanjian yang sudah disepakati. Perusahaan asuransi bisa saja langsung menanggung pengeluaran yang dibutuhkan saat itu juga sehingga klien tidak perlu mengeluarkan biaya.
Dapat juga perusahaan asuransi memberlakukan sistem reimbursement, yaitu klien harus merogoh kantongnya sendiri terlebih dahulu untuk biaya pengobatan. Baru kemudian, pengeluaran tersebut akan diganti oleh penyedia asuransi dalam jangka waktu tertentu.
2. Pajak
Reimbursement juga bisa diterapkan dalam sistem perpajakan. Ada beberapa jenis pajak yang biasanya menggunakan sistem perhitungan estimasi.
Pihak wajib pajak akan diminta membayarkan sesuai nominal estimasi tersebut. Nantinya ketika ada kelebihan, kantor pajak akan melakukan refund atau reimbursement ke wajib pajak.
Kamu mungkin menemukan sistem semacam ini di sejumlah bandara. Pajak VAT di Uni Eropa misalnya memungkinkan pengguna pesawat terbang yang akan keluar dari teritori Uni Eropa untuk melakukan refund pajak dari barang-barang yang mereka beli di Uni Eropa. Biasanya, keterangan tersebut tercantum di nota pembelian.
3. Perjanjian antara Individu dengan Institusi atau Perusahaan
Skema reimbursement juga bisa terjadi antara individu dengan perusahaan lewat perjanjian hitam di atas putih.
Misalnya, kamu adalah penerima beasiswa dari satu institusi yang menyatakan bahwa semua biaya perjalanan dari negara asal ke negara tujuan akan ditanggung oleh institusi tersebut.
Namun, di dalam perjanjian disebutkan bahwa biaya tersebut akan diganti melalui proses reimburse. Jadi, kamu harus menggunakan biaya pribadi terlebih dahulu, baru mengajukan klaim penggantian setelah perjalanan selesai.
Hal ini bisa juga terjadi antara perusahaan dengan karyawannya yang harus melakukan perjalanan bisnis. Mengingat perjalanan tersebut dilakukan untuk kepentingan perusahaan, maka perusahaan wajib membiayai penuh.
Namun, untuk menghindari kelebihan atau surplus perusahaan bisa saja menerapkan metode reimburse sehingga biaya yang dibayarkan perusahaan sama persis dengan biaya yang dikeluarkan pegawai.
Baca Juga: Wajib Tahu, Panduan Lengkap Cara Membuat Nomor Invoice
Tata Cara Mengajukan Reimburse
Sebelum menyetujui skema reimbursement dan mengajukan pengembalian dana, kamu wajib melakukan langkah-langkah berikut.
- Hal yang perlu diketahui tentang reimburse adalah biaya-biaya apa saja yang ditanggung atau tidak oleh institusi terkait. Pelajari dengan baik agar nantinya tidak ada kesalahpahaman di akhir. Dengan begitu, kamu pun akan lebih bijak dan tidak gegabah melakukan transaksi yang tidak perlu atau bisa dihindari.
- Siapkan persyaratan dokumen yang diminta. Biasanya nota pembelian, bukti pembayaran, bahkan boarding pass harus disertakan. Perusahaan bisa saja meminta surat permohonan atau mensyaratkan kita mengisi formulir pengajuan.
- Pastikan pada pihak perusahaan atau institusi tentang jangka waktu pengembalian dana.
- Kemudian, hitung dengan benar apakah jumlah yang kita terima sesuai dengan pengeluaran yang sudah dijanjikan akan ditanggung tersebut.
Baca Juga: Apa Beda Kwitansi dan Nota? Ini 3 Perbedaannya
Keuntungannya
Reimburse bisa saja menguntungkan, terutama untuk perusahaan atau institusi yang memiliki kewajiban menanggung biaya sesuai perjanjian. Apa saja keuntungannya?
- Memungkinkan perusahaan menunda pengeluaran dan bisa menggunakan dana yang ada untuk keperluan lain yang lebih mendesak.
- Perusahaan bisa mengelola pengeluaran sesuai dengan kebutuhan, tidak ada surplus pengeluaran yang tidak perlu karena penggantian dana disesuaikan benar dengan nota pembelian dan bukti-bukti administrasi lainnya.
Kelemahan
Reimburse juga punya beberapa kelemahan, antara lain.
- Individu atau klien perusahaan harus menggelontorkan dana pribadi di awal. Jumlahnya bisa saja tidak sedikit. Walau nantinya akan diganti, mungkin untuk beberapa pihak ini akan sedikit memberatkan.
- Perusahaan tidak bisa mengendalikan pengeluaran sesuai dengan alokasi atau rencana. Pengeluaran yang harus di-reimburse bisa saja melampaui ekspektasi atau alokasi dana yang sudah dibuat. Untuk itu, perusahaan harus memiliki dana cadangan untuk kemungkinan seperti ini.
- Proses reimburse bisa saja membutuhkan waktu lama sehingga tidak menguntungkan untuk individu atau klien.
Baca Juga: Wajib Tahu, Ini 7 Jenis Invoice Penagihan dalam Bisnis
Aplikasi Skema Reimbursement dalam Bisnis
Dalam bisnis, skema ini bisa diaplikasikan dalam beberapa format. Misalnya, jaminan efektivitas sebuah produk yang dibeli.
Jadi, ketika barang atau layanan yang dibeli konsumen tidak sesuai dengan ekspektasi atau janji yang sudah diberikan, mereka bisa mengajukan refund atau reimburse ke penyedia layanan.
Sistem macam ini banyak diterapkan oleh sejumlah perusahaan penyedia jasa maupun produsen barang.
Skema ini cukup berhasil menarik konsumen karena meningkatkan kredibilitas dan menunjukkan kepercayaan diri pihak penyedia layanan atau produk pada komoditas yang mereka tawarkan.
Tak sedikit yang kemudian tertarik karena embel-embel jaminan uang kembali tersebut. Sebagai konsekuensinya, pebisnis harus benar-benar bisa menjamin kualitas dan menepati janji tersebut.
Setidaknya jelaskan dengan rinci bagaimana prosedur atau alur pengembalian dana tersebut. Produsen berhak menentukan syarat untuk menjamin barang yang dikembalikan harus dalam keadaan seperti saat pembelian. Misalnya, label dan kardus kemasannya masih utuh dan lain sebagainya.
Baca juga: Nota Debit Adalah Bukti Transaksi, Apa Fungsinya?
Skema reimburse juga bisa dipakai dalam sistem layanan kesehatan. Melansir Rajpal, Peruchi, dan Sawhney dalam Healthcare Reimbursement Plans: Methodology, Advantages and Disadvantages, sistem layanan kesehatan terdiri dari tiga aktor.
Mereka adalah penyedia layanan (rumah sakit, tenaga kesehatan), pasien, dan yang ketiga adalah penanggung biaya. Penanggung biaya ini bisa saja perusahaan asuransi atau pasien itu sendiri.
Bila menggunakan asuransi, perusahaan pengelola dana asuransi bisa saja menerapkan metode reimbursement. Skema ini bisa saja mereka lakukan melalui kerja sama langsung dengan rumah sakit atau penyedia layanan kesehatan maupun langsung dengan pasien.
Jika bekerja sama dengan penyedia layanan, bisa saja mereka meminta rumah sakit membiayai dulu semua pengeluaran. Kemudian, pengelola dana asuransi membayarnya dalam jangka waktu yang sudah disetujui.
Dengan begitu, asuransi tidak akan berurusan dengan klien untuk urusan pembayaran Namun, bisa saja perusahaan asuransi memilih untuk memberikan reimburse langsung pada pasien atau klien.
Dengan begitu, klien harus membayarkan dulu biaya layanan kesehatan dari kantong pribadi. Untuk kemudian diganti oleh penyedia asuransi.
Itu beberapa contoh saja, skema lainnya bisa kamu eksplorasi sendiri. Kemungkinannya sangat luas dan beragam, kok.
Tentunya pastikan kamu sudah melakukan riset mendalam sebelum menjadi penerima manfaat atau bahkan pelaku reimburse. Tidak semua transaksi tentunya cocok menggunakan metode ini.