Google Workspace adalah layanan yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur pekerjaannya. Apa saja fitur yang dimiliki?
Digitalisasi bisnis adalah langkah penting yang kini sedang dilakukan oleh banyak perusahaan. Kemajuan teknologi tak bisa dihindari, hal ini juga berdampak besar bagi perusahaan.
Menurut Pagero, digitalisasi adalah transformasi dari model bisnis untuk menggunakan proses digital daripada konvensional.
Misalnya, perusahaan yang memutuskan untuk mengubah penanganan dan pemrosesan semua dokumen keuangan menjadi digital akan dianggap digitalisasi.
Digitalisasi bisnis adalah integrasi teknologi yang mengubah cara bisnis beroperasi di berbagai bidang, layanan, dan saluran pemasaran dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.
Proses digitalisasi ini didukung dengan berbagai utilitas yang dapat membantu pekerjaan, salah satunya adalah Google Workspace yang mempunyai banyak fitur. Kini, penggunaan perangkat lunak untuk menyelesaikan pekerjaan adalah hal yang lumrah.
Layanan Google sendiri menyediakan banyak perangkat lunak untuk mendukung bisnis. Ingin tahu apa saja fitur Google ini? Simak sampai akhir, ya!
Baca Juga: 8 Aplikasi Kelola Toko Online untuk Permudah Bisnismu
Apa Itu Google Workspace?
Google pertama kali mengenalkan layanan Workspace-nya pada Oktober 2020. Layanan ini menjadi teman baru bagi pekerja dari semua sektor untuk saling terhubung, meskipun dipisahkan oleh jarak akibat pandemi.
Google Workspace adalah toolkit produktivitas Google yang menjadi starter pack-nya para pekerja modern. Layanan Google ini mencakup beberapa aplikasi, seperti Calendar, Gmail, Drive, Document, Slide, Meet, Form, dan Spreadsheet.
Seluruh aplikasi Google tersebut berada dalam satu kelompok yang disebut G-Suite. Bagi para pekerja, pasti ada salah satu dari aplikasi Google yang kamu gunakan. Mungkin, yang paling banyak dipakai adalah Gmail dan Meet.
Namun, bagi sebagian pekerja modern, mungkin saja semua aplikasi Google tersebut digunakan setiap hari untuk bekerja. Mengapa Google memperkenalkan Workspace?
Pastinya, kamu sudah mengetahui bahwa dunia telah berubah, terutama akibat pandemi. Kehidupan kerja banyak orang sudah berubah, saat ini orang-orang tak perlu hadir ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Merespons hal tersebut, Google melihat bahwa aplikasi buatannya ada untuk memudahkan para pekerja. Akhirnya, Google membuat semacam kantor virtual yang dikenal sebagai Workspace.
Workspace ini mendorong kolaborasi yang lebih efektif, mendekatkan tim, dan membangun kerjasama yang baik meskipun para pekerja tidak berada di tempat yang sama.
Baca Juga: 6 Alasan Mengapa Kamu Butuh Aplikasi Rekap Orderan
Apa Saja Fitur Google Workspace?
Setelah memahami definisinya, tentu kamu sudah mengetahui apa saja aplikasi yang termasuk bagian dari Workspace.
Fitur Workspace ini memiliki beberapa fitur yang semakin canggih untuk bisnis, berikut penjelasannya.
1. Menggunakan Email Domain Perusahaan
Dengan Workspace, kamu bisa menggunakan semua fitur Gmail. Bahkan, ada peningkatan fitur yang juga bisa kamu gunakan. Untuk kepentingan pribadi, alamat email akan diakhiri dengan domain “@gmail.com”.
Namun, untuk kepentingan bisnis kamu bisa membuat domai email sendiri. Kamu bisa menggunakan domain menggunakan nama bisnismu, misalnya “@yourcompany.com”. Domain tersebut tentu bisa membuat alamat email menjadi lebih profesional.
2. Menyimpan File Tanpa Batas di Drive
Google Drive memiliki batasan memori penyimpanan untuk individu. Namun, jika menggunakan domain perusahaan, tidak ada batasan untuk menyimpan file apapun di Google Drive.
Kamu bisa membagikan semuanya dengan sesama rekan kerjamu menggunakan fitur Workspace yang juga tersedia di aplikasi Drive.
3. Berkolaborasi Secara Realtime
Lewat Workspace, kamu bisa berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan mudah. Misalnya saja kamu bisa membuat satu dokumen di Google Docs, kemudian membagikan dan memberikan izin edit kepada anggota tim.
Nantinya, setiap anggota tim bisa melihat, mengedit, dan memperbarui dokumen tersebut secara real-time kapan pun dan dimana pun.
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi E-Wallet, Transaksi Aman dan Praktis!
Keunggulan Google Workspace
Penggunaan Google Workspace memberikan beberapa keunggulan utama yang akan kamu rasakan. Berikut penjelasannya, simak, yuk!
1. Pengalaman Pengguna yang Sangat Terintegrasi
Semua alat komunikasi Google (Chat, Gmail, Voice, Content Management, dan Video Calling) telah disatukan untuk membantu kolaborasi antar tim dan menyederhanakan pengalaman pelanggan.
Pengguna Workspace juga dapat secara dinamis membuat dokumen dengan anggota tim di Chatroom. Semua orang dapat membuat dan mengedit dokumen secara real time.
Alih-alih harus membuka tab baru untuk mengunjungi tautan dalam dokumen, Spreadsheet, atau tayangan slide, pengguna sekarang dapat melihat pratinjau tautan hanya dengan mengarahkan mouse mereka ke tautan.
Selain itu, ada juga peningkatan di aplikasi Google lainnya yang semakin memudahkan anggota tim untuk saling terhubung satu sama lainnya.
2. Identitas Merek yang Modern
Google telah mendesain ulang limalogo utama aplikasinya, yaitu Document, Gmail, Calendar, Drive, dan Meet, untuk mencerminkan cara produk Google saling bekerja sama.
Logo-logo aplikasi Google ini terdiri atas empat warna utama, yaitu jingga, hijau, biru, dan merah. Google seolah menunjukkan bahwa keseragaman konsep logo aplikasi mereka menyimbolkan integrasi dan kolaborasi.
Baca Juga: 10 Aplikasi Membuat Video di Youtube Terbaik, Gratis dan Praktis!
3. Tersedia Berbagai Plan untuk Setiap Bisnis
Setiap bisnis tentu berbeda. Platform Workspace baru Google telah menambahkan paket langganan baru untuk mencerminkan perubahan ini, melayani bisnis kecil, menengah, dan besar pada saat yang sama, tetapi untuk harga yang berbeda.
Setiap paket mencakup Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Document, Spreadsheet, Slide, Keep, Sites, Formulir, dan Currents. Semuanya memiliki fitur dan dukungan bisnis yang berbeda.
4. Fitur Keamanan yang Canggih
Dengan menggunakan Google Workspace, semua pekerjaan dan data yang kamu bagikan akan masuk-keluar melalui server Google yang sangat aman. Pentingnya privasi pengguna mendorong lahirnya fitur keamanan baru, seperti:
- Merekam obrolan komprehensif dalam Investigation Tool.
- Kemampuan deteksi pintar di Meet untuk mencegah pengguna yang tidak dikenal dan berpotensi membahayakan agar tidak mengganggu rapat.
- Klasifikasi otomatis ruang Chat yang dianggap spam.
- Semua insight perlindungan data baru untuk Gmail.
- Halaman aturan yang didesain ulang di konsol admin Google Workspace, yang memusatkan aturan Google untuk pembuatan, penemuan, dan pengelolaan.
Baca Juga: 4 Jenis Aplikasi Jualan Online yang Cocok untuk UMKM
Itulah penjelasan lengkap tentang Google Workspace, apakah kamu sudah menggunakan produk-produk terbaru Google ini?