Jika kamu baru terjun ke dunia bisnis, mungkin bertanya-tanya apa itu sistem manajemen? Ini merupakan cara suatu perusahaan dalam menjalankan operasi bisnisnya.
Setiap bisnis perlu memiliki sistem manajemen, bahkan usaha terkecil sekalipun seperti usaha rumahan.
Namun untuk bisnis kecil, tidak perlu menerapkan sistem manajemen yang kompleks. Kamu hanya perlu menetapkan cara produksi, cara penjualan, metode penyimpanan produk, pengemasan, dan sebagainya.
Ada pun, sistem manajemen yang paling sederhana bisa kamu lakukan, yaitu PDCA (Plan, Do, Check, Action).
Apa itu sistem manajemen dan bagaimana fungsinya bagi bisnis? Selengkapnya akan dibahas di bawah ini.
Baca juga: Wajib Tahu, Ini Dia 5 Manajemen Rantai Pasokan bagi Bisnis
Apa Itu Sistem Manajemen?
Mengutip dari ISO, sistem manajemen adalah cara organisasi mengelola bagian-bagian yang saling terkait dari bisnisnya untuk mencapai tujuan.
Tujuan ini dapat berhubungan dengan sejumlah topik berbeda. Termasuk kualitas produk atau layanan, efisiensi operasional, kinerja lingkungan, kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, serta banyak lagi.
Tingkat kerumitan sistem tergantung pada konteks spesifik setiap perusahaan. Dalam beberapa perusahaan, terutama yang lebih kecil, sistem yang ada berupa kepemimpinan yang kuat dari pemilik bisnis.
Pemilik bisnis memberikan definisi yang jelas mengenai apa yang diharapkan dari setiap karyawan dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap tujuan perusahaan. Tak perlu dokumentasi yang ekstensif.
Ada pun bisnis yang lebih besar dan lebih kompleks, seperti bergerak di bidang yang sangat diatur, mungkin memerlukan dokumentasi dan kontrol yang ekstensif.
Misalnya, perusahaan yang memiliki pabrik manufaktur dengan jumlah produksi limbah tinggi, butuh sistem manajemen yang terstandardisasi.
Biasanya, ada perusahaan auditor atau pemberi sertifikat yang memberi sertifikasi bagi sistem manajemen perusahaan yang sudah terstandardisasi, salah satunya ISO.
Dengan adanya sertifikasi, sebuah perusahaan dapat meningkatkan kredibilitasnya di mata klien, pelanggan, bahkan investor.
Hal ini sudah dapat menjelaskan apa itu sistem manajemen. Selanjutnya, kamu perlu tahu bahwa sistem manajemen yang efektif dapat memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan.
Pertama, penggunaan sumber daya jadi lebih efisien dan kinerja keuangan jadi lebih baik. Kedua, meningkatkan manajemen risiko dan perlindungan tenaga kerja serta lingkungan.
Ketiga, meningkatkan kemampuan untuk memberikan layanan dan produk yang konsisten serta terus ditingkatkan. Hal ini meningkatkan pula nilai bagi pelanggan dan semua pemangku kepentingan lainnya.
Siklus PDCA atau Plan, Do, Check, Action/Adjust dapat menjelaskan apa itu sistem manajemen. Siklus ini merupakan bentuk sistem manajemen paling sederhana.
Baca juga: 6 Manfaat Manajemen Manpower bagi Perusahaan
Pengaruh dan Fungsi Sistem Manajemen dalam Bisnis
Kini, kamu sudah memahami apa itu sistem manajemen. Hal selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah bagaimana pengaruh dan fungsi sistem manajemen dalam bisnis.
Apa itu sistem manajemen? Ia adalah alat utama dalam membantu merampingkan proses bisnismu dan membangun efisiensi.
Penerapan sistem manajemen yang tepat dan sertifikasi standar yang sesuai untuk bisnismu, dapat meningkatkan kinerja bisnis.
Selain itu, kamu dapat menanamkan praktik yang aman dan berkelanjutan dalam operasi bisnismu sehari-hari.
Di mata pelanggan dan klien, ini pun menunjukkan kemampuanmu untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dengan demikian, sistem manajemen dapat memberdayakan bisnismu untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
Pengaruh sistem manajemen lainnya, yaitu membuat bisnis menjadi efektif. Apa itu sistem manajemen yang efektif?
Sistem tersebut melihat pada pengelolaan dan pengoptimalan risiko, peningkatan kinerja dan transparansi, serta mendorong budaya perbaikan berkelanjutan.
Penerapan standar pada sistem manajemen sering kali menjadi pendorong utama terpenuhinya harapan pelanggan seputar kualitas atau kepercayaan bisnis.
Hal ini dapat kamu lakukan dengan mengadopsi standar sistem manajemen dan mendapatkan sertifikasi ISO. Mengadopsi standar sistem manajemen merupakan bagian mendasar dari strategi pertumbuhan bisnis.
Kamu perlu memastikan peningkatan yang konsisten pada produk dan layanan serta efisiensi dan kinerja. Dengan demikian, kamu dapat membuat bisnismu berkelanjutan.
Pada gilirannya nanti, kamu dapat mencapai tujuan untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.
Baca juga: 5 Contoh Sistem Pemasaran Ampuh Untuk Meningkatkan Penjualan
Tips Implementasi PDCA
Setelah tahu apa itu sistem manajemen dan bagaimana pengaruhnya untuk bisnis, saatnya untuk mengimplementasikannya.
Seperti yang diutarakan sebelumnya, PDCA merupakan bentuk sistem manajemen yang paling sederhana.
Bagi kamu yang baru memulai usaha dari bisnis kecil, mungkin belum membutuhkan sistem manajemen yang kompleks.
Namun, kamu dapat mulai menerapkan siklus PDCA karena sifatnya yang sederhana dan bisa diaplikasikan pada tingkatan bisnis mana pun. Berikut ini tips implementasi PDCA.
1. Plan (Rencana)
Kegiatan bisnis tidak muncul secara spontan atau sebagai akibat dari permintaan pelanggan individual. Perlu ada perencanaan bisnis yang matang sebelumnya.
Menurut Innolytics Innovation, perencanaan merupakan bagian terbesar dan terpenting dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
Semua proses inti perusahaan harus didokumentasikan. Artinya, perusahaan merencanakan apa yang diperlukan untuk proses mencapai tujuannya.
2. Do (Laksanakan)
Apa itu sistem manajemen, didasarkan pada filosofi bahwa pelaksanaan kegiatan direncanakan secara independen oleh individu atau sekumpulan individu.
Dalam perencanaan, semua tindakan dan proses bisnis yang diperlukan sudah ditentukan.
Siapa yang bertugas melakukan sesuatu, sudah diatur di dalamnya, bahkan indikator keberhasilannya sudah ditentukan.
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan, yaitu melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Jika sesuai dengan perencanaan, tugas hampir selesai dengan sendirinya.
Dalam praktiknya, tidak semua karyawan akan melakukan tugas dan tanggung jawab yang sudah direncanakan. Namun dengan menggunakan sistem manajemen, setidaknya sudah mencapai kondisi ideal.
Baca juga: 7 Tips Membuat Action Plan untuk Bisnis
3. Check (Periksa)
Setelah mengimplementasikan rencana, langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan atau evaluasi hasil implementasi.
Sistem manajemen didasarkan pada filosofi bahwa segala sesuatu dapat diukur. Untuk mengukur kinerja divisi sales, ditentukan tolok ukur tertentu.
Misalnya, jumlah pertemuan dengan pelanggan, jumlah closing, serta nilai pesanan yang baru diperoleh. Hal lain seperti kepuasan pelanggan terhadap produk, penawaran, dan layanan perusahaan juga bisa diukur.
Pengukuran merupakan komponen penting dalam sistem manajemen. Keberhasilan suatu bisnis tidak bisa dibiarkan begitu saja, tetapi harus diukur untuk menjadi panduan menentukan strategi selanjutnya.
4. Action (Tindakan)
Setelah melakukan pengecekan terhadap hasil implementasi bisnis, hal selanjutnya adalah melakukan tindakan.
Hasil pengukuran dapat digunakan untuk melakukan analisis bisnis: implementasi mana yang efektif, mana yang tidak. Kemudian, kamu bisa melakukan aksi selanjutnya, misalnya perbaikan strategi pemasaran.
Dalam sistem manajemen, setiap penyimpangan antara rencana dan kondisi aktual, bukanlah suatu kesalahan, melainkan penyimpangan yang dapat dioptimalkan.
Oleh karena itu, perbaikan terus-menerus merupakan bagian penting dari sistem manajemen.
Melakukan perbaikan juga merupakan bagian dari perencanaan. Itulah mengapa PDCA dikatakan sebagai siklus, karena pengimplementasiannya akan terus terulang.
Itulah penjelasan mengenai apa itu sistem manajemen. Semoga bermanfaat.