Contoh Surat Jalan Barang Dan Cara Membuatnya, Simak Yuk!

Memahami contoh surat jalan barang sangat penting demi kelancaran proses pengiriman. Berikut penjelasan lengkapnya!

Surat jalan barang adalah dokumen penting dalam proses pengiriman barang yang memuat informasi terkait dengan pengirim, penerima, dan detail barang yang dikirim.

Dokumen ini juga dikenal sebagai bill of lading atau delivery order, tergantung pada konteks pengirimannya. Dalam industri logistik dan distribusi, surat jalan barang menjadi landasan yang memastikan kelancaran pengiriman dan memfasilitasi pelacakan barang selama pengiriman.

Dengan mengandalkan informasi yang tertera di dalamnya, pihak terkait dalam rantai pasokan dapat memastikan keakuratan, keamanan, dan ketepatan waktu pengiriman barang.

Sebagai dokumen resmi, surat jalan barang juga memiliki peran penting dalam menjaga keamanan dan validitas transaksi bisnis. Informasi yang tercantum di dalamnya meliputi rincian barang yang dikirim, jumlahnya, serta kondisi barang saat dikirimkan.

Selain itu, surat jalan barang juga mencantumkan instruksi terkait penanganan atau perlakuan khusus yang harus diberikan terhadap barang yang dikirim.

Ingin tahu lebih lanjut tenang contoh surat jalan barang? Simak selengkapnya, ya!

Apa Itu Surat Jalan Barang?

Sebelum memahami contoh surat jalan barang, kamu perlu memahami konsep dokumen ini terlebih dahulu.

Melansir dari Investopedia, surat jalan barang adalah dokumen resmi yang digunakan dalam proses pengiriman barang yang memuat informasi terperinci tentang pengiriman tersebut.

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman yang sah serta petunjuk bagi semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok, mulai dari pengirim hingga penerima.

Surat jalan barang mencakup informasi penting seperti nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, rincian barang yang dikirimkan beserta jumlahnya, serta instruksi khusus terkait penanganan atau perlakuan khusus yang harus diberikan terhadap barang tersebut.

Selain itu, surat jalan barang juga mencantumkan nomor referensi atau nomor pelacakan yang memungkinkan pihak terkait untuk melacak pergerakan barang selama proses pengiriman.

Dokumen ini menjadi penting karena tidak hanya memastikan keakuratan dan keamanan pengiriman barang, tetapi juga memberikan landasan hukum dalam hal transaksi bisnis dan penanganan klaim atas barang yang rusak atau hilang selama proses pengiriman.

Dalam era digital, surat jalan barang juga dapat diwakili dalam bentuk elektronik, tetapi keberadaannya sebagai dokumen resmi tetaplah krusial dalam menjaga keabsahan dan validitas transaksi bisnis.

Fungsi Surat Jalan Barang

Contoh Surat Jalan Barang dan Cara Membuatnya, Simak Yuk! — *Foto: Contoh Surat Jalan Barang (Freepik.com)*

Fungsi surat jalan barang sangatlah penting dalam proses pengiriman. Berikut beberapa fungsi utama dari surat jalan barang:

1. Sebagai Bukti Pengiriman

Surat jalan barang berfungsi sebagai bukti sah atas pengiriman barang dari pengirim kepada penerima. Melansir dari UPS Supply, dokumen ini memuat informasi lengkap mengenai barang yang dikirimkan, termasuk jumlah, jenis barang, dan kondisi barang pada saat pengiriman.

2. Sebagai Petunjuk Penanganan Barang

Surat jalan barang juga memberikan petunjuk kepada penyedia layanan pengiriman mengenai cara penanganan yang harus diberikan terhadap barang tersebut.

Misalnya, jika barang memiliki sifat mudah pecah atau mudah rusak, surat jalan akan mencantumkan instruksi untuk menangani barang dengan hati-hati.

3. Dokumen Administratif

Surat jalan barang juga berfungsi sebagai dokumen administratif bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, termasuk pengirim, penerima, dan perusahaan logistik.

Surat jalan barang memberikan informasi yang diperlukan untuk melakukan verifikasi dan pemrosesan administratif terkait dengan pengiriman barang.

4. Melacak Status Pengiriman

Nomor referensi atau nomor resi yang tercantum dalam surat jalan barang memungkinkan pihak terkait untuk melacak pergerakan barang selama proses pengiriman.

Ini memungkinkan transparansi dalam pengiriman barang dan memudahkan pelaporan status pengiriman kepada semua pihak yang terlibat.

5. Menunjukkan Legalitas Transaksi

Surat jalan barang juga memiliki peran sebagai bukti legalitas dalam transaksi bisnis dan penanganan klaim.

Jika terjadi masalah seperti barang rusak atau hilang selama proses pengiriman, surat jalan barang menjadi dokumen yang digunakan untuk melakukan klaim dan penyelesaian perselisihan antara pengirim dan penerima.

Cara Membuat Surat Jalan Barang

Membuat surat jalan barang membutuhkan kehati-hatian dan kejelasan informasi agar proses pengiriman berjalan lancar. Berikut langkah-langkah dan informasi yang harus ada dalam surat jalan barang:

Identifikasi Pengirim dan Penerima: Mulailah dengan mencantumkan informasi lengkap tentang pengirim dan penerima. Ini mencakup nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, nomor kontak, dan jika perlu, nomor pajak.
Tanggal dan Nomor Surat Jalan: Tanggal penerbitan surat jalan harus jelas tertera. Selain itu, berikan nomor surat jalan yang unik dan mudah dilacak untuk referensi selama pengiriman.
Deskripsi Barang: Sertakan deskripsi yang jelas dan rinci tentang barang yang dikirim. Ini mencakup jenis barang, jumlahnya, berat, dimensi (jika relevan), serta kode atau nomor SKU barang.
Instruksi Penanganan Khusus: Jika barang memiliki persyaratan penanganan khusus, seperti barang mudah pecah atau mudah rusak, atau jika perlu penanganan khusus seperti packing ekstra, pastikan untuk mencantumkan instruksi tersebut dengan jelas.
Rincian Pengiriman: Informasikan rincian pengiriman, seperti tujuan pengiriman (alamat penerima), metode pengiriman yang dipilih (misalnya, jalur darat, udara, atau laut), serta perkiraan waktu pengiriman.
Tanda Tangan: Surat jalan barang harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab, baik dari pihak pengirim maupun penerima, sebagai tanda persetujuan terhadap detail-detail yang tercantum di dalamnya.
Keterangan Tambahan: Jika diperlukan, tambahkan keterangan lain yang relevan, seperti instruksi pembayaran atau informasi asuransi barang.

Penting untuk diingat bahwa setiap negara atau perusahaan mungkin memiliki persyaratan khusus untuk format atau konten surat jalan barang. Pastikan untuk memeriksa persyaratan tersebut sebelum membuat surat jalan.

Menjaga keakuratan dan kejelasan informasi dalam surat jalan barang akan membantu memastikan barang sampai pada tujuan dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.