Seperti namanya, admin gudang merupakan pekerjaan yang memadukan keahlian dalam administrasi dan manajemen gudang.
Tak hanya perusahaan manufaktur besar, perusahaan dengan skala menengah juga memerlukan kontribusi seorang admin gudang guna menyukseskan operasional bisnisnya.
Peran seorang admin gudang tidak hanya terbatas pada administrasi biasa.
Mereka bertanggung jawab dalam mengelola inventaris, menjaga kelancaran proses penerimaan dan pengiriman barang, serta berkoordinasi dengan departemen terkait.
Oleh karena itu, kualifikasi yang diinginkan untuk posisi ini mencakup pemahaman yang kuat dalam manajemen gudang, kemampuan organisasi yang andal, dan keterampilan komunikasi yang baik.
Jadi, admin gudang bukan hanya berkutat pada tugas administratif semata, tetapi juga memiliki peran strategis dalam menjaga kelancaran aktivitas operasional perusahaan.
Lebih jelasnya, simak dalam pembahasan berikut ini!
Baca Juga: 10 Skill Yang Dibutuhkan Business Development Dan Tugasnya
Apa Itu Admin Gudang?
Admin gudang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran dan ketersediaan stok barang untuk operasional perusahaan.
Mereka tidak hanya bertugas mengatur stok barang, tetapi juga mengawasi proses penerimaan, pengeluaran, dan pengiriman barang.
Ini melibatkan koordinasi yang cermat antara perusahaan angkutan, pemasok, dan pelanggan gudang untuk memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi yang sesuai.
Selain tugas utama tersebut, admin gudang juga bertanggung jawab atas berbagai aspek administratif yang memerlukan ketelitian.
Mereka harus melakukan pekerjaan seperti pengelolaan inventaris, mencatat data secara akurat, dan memastikan kelengkapan dokumen terkait persediaan barang.
Kemampuan dalam mengelola informasi serta menggunakan perangkat lunak untuk mengelola data inventaris menjadi keterampilan kunci dalam pekerjaan ini.
Seringkali, admin gudang tidak hanya terpaku di meja kerja. Mereka aktif melakukan kunjungan ke lokasi gudang secara rutin.
Melalui kunjungan tersebut, mereka memeriksa kondisi fisik stok, memastikan ketersediaan barang sesuai dengan catatan, dan menangani masalah langsung apabila ditemukan ketidaksesuaian antara catatan dengan kondisi di lapangan.
Dalam keseluruhan, peran admin gudang tidak hanya terfokus pada aspek administratif semata.
Melainkan juga mengawasi langsung ketersediaan barang fisik di gudang, memastikan proses operasional berjalan lancar, dan memenuhi kebutuhan pelanggan secara efisien.
Baca Juga: Tugas Public Relation Dan Skill Yang Perlu Dimilikinya
Tugas Seorang Admin Gudang
Menurut laman Your Career, tanggung jawab seorang admin gudang mencakup serangkaian tugas yang meliputi berbagai aspek operasional gudang, seperti:
1. Pemantauan Persediaan dan Pengiriman Barang
Melacak inventaris dan jadwal pengiriman barang menjadi bagian penting dari tanggung jawab seorang admin gudang.
Mereka harus memastikan bahwa persediaan barang tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mengatur jadwal pengiriman agar berjalan lancar.
2. Tugas Administratif
Selain mengelola persediaan, admin gudang juga menangani tugas-tugas administratif, seperti melakukan pesanan untuk barang inventaris baru atau mengatur penyewaan ruang penyimpanan tambahan bila diperlukan.
Mereka juga bertanggung jawab dalam menjaga catatan yang akurat terkait inventaris dan transaksi yang terkait.
3. Perawatan Peralatan
Bagian dari pekerjaan admin gudang adalah membantu dalam merawat peralatan yang digunakan di gudang.
Hal ini mencakup membersihkan dan memperbaiki forklift, jack palet, dan peralatan lainnya untuk memastikan keamanan dan fungsionalitasnya.
4. Pengembangan Sistem Penyimpanan
Admin gudang berkolaborasi dengan staf lainnya untuk merancang sistem penyimpanan yang efisien.
Mereka bertugas menciptakan strategi penyimpanan yang memaksimalkan penggunaan ruang dan memastikan keamanan barang.
5. Manajemen Proses Operasional
Dalam pekerjaan sehari-hari, admin gudang menetapkan serta mengoordinasikan prosedur operasi terkait penerimaan, penanganan, penyimpanan, dan pengiriman barang.
Termasuk memastikan barang diterima dengan baik, dikelola dengan tepat, dan dikirimkan sesuai dengan permintaan.
6. Koordinasi dengan Departemen Lain
Admin gudang berkomunikasi dan berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu, penggantian barang rusak, dan memberikan informasi yang dibutuhkan kepada pelanggan terkait status pesanan mereka.
7. Pengelolaan Inventaris dan Perhitungan Stok
Melakukan pembaruan pada catatan inventaris, memperbarui informasi lokasi stok, dan menghitung stok yang masuk serta menyesuaikannya dengan daftar permintaan merupakan bagian integral dari pekerjaan admin gudang.
Dengan begitu, tugas seorang admin gudang tidak hanya melibatkan manajemen persediaan barang.
Melainkan juga beragam tugas administratif, perawatan peralatan, pengelolaan proses operasional, dan koordinasi dengan berbagai pihak untuk memastikan kelancaran aktivitas gudang.
Baca Juga: Profesi Checker Gudang, Simak Tugas Dan Skill Yang Diperlukan!
Kualifikasi dan Skill yang Dibutuhkan Admin Gudang
Menurut laman Climb, persyaratan untuk menjadi seorang admin gudang meliputi beberapa aspek dan keterampilan sebagai berikut:
1. Pendidikan
Umumnya, memiliki gelar sarjana dalam bidang terkait seperti manajemen logistik, manajemen inventaris, atau bidang terkait lainnya dianggap sebagai keunggulan.
Namun demikian, beberapa perusahaan juga membuka peluang bagi lulusan dari berbagai disiplin yang memiliki keterampilan yang relevan.
Hal ini menunjukkan bahwa kesempatan untuk memulai karier sebagai admin gudang bukanlah hal yang terbatas pada satu latar belakang pendidikan tertentu.
2. Pengalaman Kerja
Pengalaman di industri terkait, khususnya dalam manajemen logistik, seringkali menjadi nilai tambah. Pengetahuan dasar dalam bidang akuntansi juga dihargai.
Namun, bagi yang belum memiliki pengalaman, banyak perusahaan menawarkan program pelatihan atau memperhitungkan kandidat dengan kemauan belajar dan motivasi yang tinggi.
3. Sertifikasi
Meskipun bukan persyaratan wajib, memiliki sertifikasi terkait seperti Certified Warehouse Manager atau Sertifikasi Operator Warehouse (BNSP) dapat menambah nilai dan meningkatkan kredibilitas seorang kandidat.
Sertifikasi tersebut membuktikan keahlian khusus dalam manajemen gudang dan dapat memberikan keunggulan kompetitif.
4. Manajemen Inventaris
Keterampilan ini tidak hanya sebatas kemampuan melacak dan mengatur barang di gudang. Melainkan juga memastikan bahwa persediaan selalu mencukupi untuk menjalankan operasional perusahaan.
Kemampuan untuk mengelola inventaris dengan baik membantu dalam efisiensi dan kelancaran proses bisnis. Terutama dalam lingkungan gudang.
5. Literasi Komputer
Dalam era digital saat ini, penggunaan komputer sangatlah penting dalam tugas administratif.
Oleh karena itu, admin gudang perlu memiliki kemahiran dalam menggunakan perangkat lunak khusus dan teknologi yang mendukung pekerjaan mereka agar dapat menyelesaikan tugas dengan efisien.
6. Kemampuan Komunikasi
Berkomunikasi dengan baik dan efektif adalah keterampilan kunci.
Admin gudang harus mampu berinteraksi dengan berbagai pihak seperti karyawan, manajer, supplier, dan konsumen.
Komunikasi yang jelas membantu dalam menghindari kesalahpahaman dan memastikan informasi terkait persediaan dan pengiriman tersampaikan dengan baik.
7. Analisis Data
Keterampilan ini sangat diperlukan dalam mengambil keputusan terkait stok barang dan proses produksi.
Admin gudang harus mampu mengolah dan menganalisis data dengan akurat untuk membuat keputusan yang tepat guna meningkatkan efisiensi gudang.
Baca Juga: Statistika Bisnis: Jenis, Dan Manfaatnya Yang Perlu Dipahami
8. Penyelesaian Masalah
Dalam menghadapi berbagai tantangan, kemampuan menyelesaikan masalah menjadi kunci.
Ketika terjadi kendala dalam distribusi atau proses gudang lainnya, admin gudang harus bisa menganalisis situasi dengan cepat dan menemukan solusi terbaik.
9. Ketelitian
Ketelitian menjadi aspek yang sangat penting dalam konteks pekerjaan administratif, terutama dalam hal mengelola dan menyimpan data dengan tepat.
Ketika berurusan dengan informasi, kesalahan kecil saja bisa memiliki dampak yang signifikan pada operasional bisnis secara keseluruhan.
Pentingnya ketelitian dalam mengelola data dan stok di gudang tidak bisa diabaikan karena setiap informasi yang tidak akurat atau terdistorsi bisa mengganggu aliran kerja.
Bahkan kesalahan kecil dalam pencatatan atau pengelolaan data bisa menyebabkan ketidakcocokan atau masalah dalam berbagai hal.
Termasuk persediaan di gudang, kesalahan pengiriman, atau masalah lainnya yang dapat berdampak pada kepuasan pelanggan dan produktivitas perusahaan.
Itulah pembahasan mengenai admin gudang, tugas dan tanggung jawab, serta kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini.
Dengan menguasai keterampilan-keterampilan tersebut, seorang admin gudang menjadi lebih siap untuk mengelola berbagai aspek gudang dengan efisien dan efektif.
Guna menjaga kelancaran operasional perusahaan, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik.