Virtual assistant merupakan salah satu profesi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Seperti apa tugas dan fungsinya bagi bisnis?
Di era digital saat ini, profesi yang paling banyak dicari yaitu profesi yang berkaitan dengan digital dan teknologi. Salah satunya yaitu virtual assistant.
Perusahaan mencari virtual assistant, baik dalam skala besar atau kecil. Dengan berkembangnya teknologi juga, memungkinkan pekerjaan dilakukan secara remote, termasuk juga asisten.
Profesi satu ini sangat erat dan lekat dengan dua hal, teknologi dan dunia digital. Tentu profesi satu ini belum ada ketiga dunia digital tidak secanggih saat ini.
Lantas apa pengertian dari virtual assistant itu sendiri?
Baca Juga: Virtual Office: Pengertian, Cara Kerja dan Manfaatnya
Definisi dan Fungsi Virtual Assistant
Dilansir dari The Balance SMB, virtual assistant merupakan seseorang yang memberikan layanan administrasi dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote.
Profesi ini tidak jauh berbeda dengan asisten pada umumnya, hanya saja dilakukan secara virtual dengan dukungan teknologi digital dan dapat dilakukan secara jarak jauh dan secara online.
Semakin hari, teknologi semakin berkembang dan maju, hal tersebut juga berdampak pada profesi ini. Bahwa profesi ini semakin banyak menyedot perhatian perusahaan.
Hal tersebut disebabkan karena profesi ini dianggap sangat efektif dan efisien.
Karena virtual assistant tidak membutuhkan ruangan khusus dan perusahaan tidak perlu menghabiskan uang untuk operasional.
Profesi asisten virtual ini memiliki tugas dan fungsi sebagaimana asisten lainnya. Terutama tugas-tugas yang diminta langsung oleh perusahaan atau klien yang berkaitan dengan bisnis.
Namun, tentu saja asisten virtual ini tidak bisa melakukan perkejaan seperti membuat teh atau kopi bagi atasan atau klien.
Tugas mereka lebih berkaitan seperti hal-hal dasar yang berkaitan dengan administrasi.
Ada banyak asisten virtual yang bekerja sebagai karyawan tetap di sebuah perusahaan. Namun kebanyakan bekerja sebagai freelance yang berpindah kontrak dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Dalam fungsinya untuk menunjang sebuah bisnis dan perusahaan, tentu asisten virtual ini memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
Bagi kamu yang tertarik untuk menjalankan profesi sebagai virtual assistant, kamu harus mengetahui kelebihannya terlebih dahulu. Adapun kelebihan dari profesi satu ini yaitu:
- Tidak membutuhkan syarat yang kompleks dan ribet untuk memulai. Cukup hanya skill yang dibutuhkan saja.
- Jam dan waktu kerja yang sangat fleksibel.
- Dapat bekerja di mana saja atau work from anywhere.
- Bisa custom servicedan bekerja lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
- Mendapatkan gaji yang terbilang tinggi, terutama untuk yang bekerjaan bagi perusahaan di luar negeri.
Selain kelebihan di atas, kamu juga harus tahu apa saja kekurangan profesi satu ini. Kekurangan yang perlu kamu ketahui sebagai pertimbangan yaitu:
- Ketika saat memulai, kamu cenderung akan kesulitan menemukan klien pertama.
- Kamu harus mampu berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing, minimal mampu menguasai bahasa Inggris.
- Komunikasi menjadi hal penting bagi profesi ini, maka dari itu penguasaan bahasa yang baik dan benar merupakan sebuah kewajiban.
- Harus memiliki alat kerja sendiri, seperti komputer, laptop, atau alat-alat lain yang dapat menunjuang pekerjaan.
Bagi kamu yang ternyata tertarik ingin menjadi seorang virtual assistant, tentu kamu harus memenuhi persyaratan.
Beberapa kemampuan atau skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang asisten virtual yaitu:
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan atau skill yang dibutuhkan adalah kemampuan komunikasi.
Tentu kemampuan jelas harus dimiliki, karena dalam menjalankan proses pekerjaan, seorang asisten virtual akan banyak berkomunikasi dengan klien. Baik komunikasi langsung atau komunikasi tertulis.
Terutama jika kamu memiliki seorang klien yang berasal dari luar negeri. Maka kemampuan komunikasi dari berbagai bahasa internasional wajib kamu pahami.
Setidaknya kamu wajib menguasai bahasa Inggris, baik speaking, listening dan writing itu sendiri. Agar komunikasi dapat berlangsung dengan baik.
2. Menguasai Microsoft Office
Kemampuan selanjutnya yaitu mampun menguasai Microsoft Office, hampir setiap pekerjaan saat ini ditopang dengan pekerjaan Microsoft Office.
Tools seperti Word, Excel hingga Powerpoint. Karena banyak kegiatan asistensi yang menggunakan tools seperti yang disebutkan sebelumnya.
Di era digital dan online ini, akan lebih baik jika kamu menguasai setiap produk dari Google, seperti Google Sheet, Google Docs dan Google Drive. Sehingga pekerjaan yang kamu lakukan bisa lancar.
3. Manajemen Waktu yang Baik
Seorang virtual assistant wajib memiliki kemampuan manajemen waktu, karena dalam satu hari kamu bisa mendapatkan banyak tugas dan tanggung jawab.
Jika kamu tidak memiliki kemampuan manajemen waktu, kamu akan kesulitan dalam menjalankan setiap tugas dan tanggung jawab yang diberikan setiap harinya.
4. Mengambil Keputusan
Seorang asisten virtual juga wajib memiliki kemampuan mengambil keputusan yang baik atau kemampuan decesion making.
Setiap profesi memang diharuskan mampu untuk mengambil keputusan di saat yang tepat. Namun proffesi virtual assistant membutuhkan kemampuan ini karena hubungan dengan klien.
Kadang kala, klien atau atasan sulit dihubungi karena kesibukan.
Kemampuan mengambil keputusan menjadi sangat penting agar pekerjaan bisa tetap berlangsung sesuai dengan perencanaan.
Baca Juga: Manfaat dan Tujuan Helpdesk untuk Perusahaan
Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant
Dari penjelasan di atas, kamu mungkin sudah bisa mengambil kesimpulan bahwa tugas dan tanggung jawab seorang asisten virtual yaitu mengerjakan tugas administrasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau klien.
Maka dari itu, pada dasarnya, tugas seorang asisten virtual tergantung pada kebutuhan dan permintaan dari klien itu sendiri.
Meskipun demikian, terdapat beberapa tugas dan tanggung jawab umum yang harus dikerjakan oleh seorang virtual assistant, yaitu sebagai berikut:
1. Asisten Pribadi
Tugas dan tanggung jawab pertama yaitu sebagai asisten pribadi.
Tidak berbeda jauh dengan asisten pada umumnya, seorang asisten virtual juga bertanggung jawab menjadi asisten pribadi untuk perusahaan atau kliennya.
Tugas-tugas seperti mengatur jadwal, menyusun agenda dan kegiatan, melakukan panggilan telepon dan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan menyiapkan segala sesuatu.
2. Entri Data
Pekerjaan dan tugas umum seorang virtual assistant yaitu harus membantu klien dalam melakukan entri data. Bukan hanya klien namun juga perusahaan tempat bekerja.
Tugas dalam mengumpulkan data, memeriksa keakuratan dan menghapis data yang tidak diperlukan merupakan bagian dari entri data itu sendiri.
3. Mengelola Medsos
Tugas seorang asisten virtual juga yaitu wajib mengelola media sosial.
Bahkan banyak permintaan wajib yang mengharuskan seorang asisten virtual yang merangkap menjadi seorang media sosial spesialis.
Maka tanggung jawab selanjutnya yaitu mampu membalas komentar dan pesan yang datang dari followers juga mampu memantau insight yang masuk di setiap media sosial perusahaan.
Di era digital saat ini, di zaman yang serba online saat ini, media sosial memegang peran penting bagi perusahaan. Terutama bagi perusahaan untuk menjalankan bisnis.
Maka dari itu, klien atau perusahaan akan sangat membutuhkan jasa seorang virtual assistant, karena kemampuannya dalam menjalankan banyak jobdesk dan pekerjaan.
4. Mengelola Email
Selain mengelola medsos, seorang virtual assistant juga bertugas untuk mengelola email. Mengelola email untuk cek email masuk perusahaan atau email dari klien itu sendiri.
Ketika sekiranya ada email yang penting masuk, maka seorang asisten virtual wajib mengabari klien secara langsung dan dilengkapi dengan catatan atau gambaran seputar email yang dimaksud.
5. Melayani Pelanggan
Tanggung jawab dan tugas terakhir dari seorang virtual assistant yaitu harus mampu melayani pelanggan.
Terutama bagi asisten virtual yang bekerja di perusahaan yang memberikan produk atau jasa.
Seorang asisten virtual kadang diberi tugas untuk memberikan pelayanan seperti halnya customer service.
Pelanggan akan berkonsultasi dulu ke asisten virtual sebelum kemudian akan menghadapi customer service yang ada di perusahaan.
Bahkan, seringkali asisten virtual dimanfaatkan menjadi customer serivice oleh sebuah perusahaan kecil yang belum memiliki banyak pekerja atau pegawai.
Baca Juga: Kelebihan Internet Information Server, Server Web Punya Microsoft
Nah itulah pembahasan terkait virtual assistant, semoga penjelasan di atas bisa menambah wawasanmu terkait berbagai jenis pekerjaan di era digital yang serba online saat ini.
Bagi kamu yang menjalankan perusahaan dan membutuhkan jasa seorang asisten virtual, kini kamu telah mengetahui betapa pentingnya peran seorang asisten virtual.